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向供應商索賠聯絡函篇一
僅供參考： 面對客戶的索賠，最重要的是穩(wěn)住心態(tài)，千萬不要自亂陣腳！ 1、首先先核實客戶說的情況是否真實，注意搜集證據 很多業(yè)務員收到客戶索賠郵件后，什么都不考慮就抓起電話給工廠批評臭罵一通，這真的是屬于無腦的行為！ 99%的工廠都會說不可能，我們的質量/包裝一直很注意，從來沒有被客戶投訴過，絕對不可能出現問題。
你百口莫辯。 這個時候，首先不要先告知工廠索賠的事情，先聯系客戶，索要照片等相關材料。
耳聽為虛，眼見為實 2、拿到實際的證據之后，聯系工廠，告知情況，要求盡快查明原因 給工廠打電話也好，寫郵件也好，都必須要預先好好考慮，應該怎么溝通。 舉個例子，客戶因為產品質量問題索賠，要求索賠 2500 美金，客戶發(fā)來多張照片，確實此批貨存在做工上的問題，很多產品脫筋了。
于是，我考慮了一番后，先給工廠打電話。 “張總，上次出的那批貨客戶投訴有質量問題，很多貨大面積脫筋了。
然后過幾個小時后，寫一封郵件給工廠，附上客戶發(fā)來的照片，正文中把客戶的索賠原文稍加處理粘貼上（2500usd 改為 3500usd，客戶的口氣改的生氣些，加些感嘆號，給一些語句標上紅色。
、，然后在英文的下面，原原本本的寫上中文釋義，語言用詞上不要過渡引申和渲染，原原本本的體現口氣，感嘆號和標注紅色即可。 郵件的最后，要求工廠立即配合調查原因，回復客戶。
工廠張總受到郵件后，立即安排相關人員去排查生產記錄，調查當天負責生產的工人，調查原材料購入記錄之后查得原因： 上一批采購的橡筋，換了一個供應商，彈性沒有之前的好。（質量把控的問題、 工廠如實告知了原因后，并且說到客戶的賠款數額太高，麻煩盡量和客戶解釋情況。
3、慎重地回復客戶的索賠郵件，表達歉意，解釋原因，給出解決方案，爭取降低賠款 考慮一下，認認真真地回復客戶郵件。 首先表示非常抱歉，其次說明： 原因在于我們的原材料供應商前兩個月更換了新的機器，由于新機器的磨合期還沒有過，生產出的橡筋不是很穩(wěn)定。
這里注意：有些時候犯的一些“低級錯誤”不要直接就原文不動地發(fā)給客戶，發(fā)過去你考慮一下，客戶對你的公司是什么樣的印象？所以，適當的組織措辭很有必要。 針對這次的質量問題，公司非常重視，專門召開了會議，所有生產相關的部分負責人都參與檢討工作上的不足。
最終提出 解決方案： 新的機器不再立即投入生產，公司派專門的技術人員進行調試磨合，磨合期過后，再投入正式生產。 索賠金額方面，我方損失太多。
產品本來就利潤很薄，因此懇請客戶考慮一下長期的合作，能夠適當降低一些賠款，不影響之后的合作關系。 客戶回復郵件，他也希望這次的事件不會影響到合作關系。
但是他的老板說最少必須賠付 2000美金。 4、積極和工廠聯系，表現出努力和客戶溝通爭取降低賠款 我又打電話給工廠張總，告知已經把情況都解釋給客戶了，但是客戶態(tài)度非常強硬。
一定要索賠3500美金。 這樣，您先別急，這兩天我會好好跟客戶談談，希望能夠有些回轉的余地。
張總感激地連連說道，拜托了！ 5、虛心承認責任在于我方，會盡快妥善安排并答復 我回復客戶，感謝理解和信任！責任確實在于我們，我們正在積極調查，一定盡快給出答復。 注：這里有些業(yè)務員會務求和客戶商量，賠款從下一個訂單貨款中扣除。
“太好了！這次的教訓太大了，以后我們一定注意控制好質量，絕不會再出現這樣的問題！” “謝謝您的理解！我知道你們這次損失很大，可是質量出現問題，我也沒有辦法！錯了就是錯了，很多時候我沒辦法跟客戶討價還價，借口多了，客戶可能會很反感不跟我們合作了！” “恩，是的。那就這樣吧，這次就當花錢買個教訓吧！真是謝謝你！” “應該的，誰都不想出現這樣的問題。
有什么新的進展，我再及時通知您！” 然后又過了兩天之后，我再次給張總電話，口氣更加喜悅： “張總，這兩天我和客戶商量了半天，希望可以再降低一些賠款?？蛻粽f如果我給他更好的支付方式，他就想辦法和他們老板減少賠款。
我和公司領導商量了一下，我們都覺得做為合作伙伴，遇到困難的時候應該幫一把渡過難關。我們最后給客戶預付款由30%降到20%，尾款船快到港前十天付款。
作為條件，客戶也最后同意了索賠金額從 3000美金 降到2500美金！” “太感謝了！我這兩天都為這個事情愁的睡不著覺。損失。
向供應商索賠聯絡函篇二
索賠函是指買賣中的任何一方，以雙方簽訂的合同條款為根據，具體指出對方違反合同的事實，提出要求賠償損失或維護其他權利的書面材料。
2、索賠函的理由
①質量低劣。
②數量短缺。
③包裝不善。
④運輸拖欠。
3、索賠函的結構
索賠函的結構一般由標題、編號、受書者、正文、附件、簽署等六部分組成。
(1)標題
①標題的形式比較靈活，既可以根據實際情況寫成包括索賠事由文種的完全標題樣式，如：《關于**的索賠函》。
②也可以簡明扼要地寫成不包括索賠事由而只寫文種的簡單標題形式，如：《索賠函》。
(2)編號
編號是為了聯系與備查用，寫在右上角。一般由年號、代字、順序號組成。
(3)受函者
寫受理索賠者的全稱。
(4)正文
①緣起：提出引起爭議的合同及其爭議的原因。
②索賠理由：具體指出合同項下的違約事實及根據。
③索賠要求和意見：根據合同及有關國家的商法、慣例，向違約方提出要求賠償的意見或其他權利。
(5)附件
為解決爭議，以有關的說明材料、證明材料、來往的函電作為附件。
(6)簽署
要寫明索賠者所在地和全稱及致函的日期。
下面的是一個范文，希望能幫到朋友。
北京xx貨運有限責任公司：
200x年x月xx日，我公司委托貴公司將回流焊設備一臺，通過公路運輸至深圳，交付給收貨人劉x（以下簡稱收貨人），在深圳收貨人驗收時發(fā)現設備已經破損而拒絕接收。設備于200x年x月x日退回我公司，經貴公司和我公司雙方查驗，由于貴公司運輸、裝卸不當，造成設備和包裝破損。
破損部位及程度 費用（元）
上罩：兩合頁部分螺絲穿孔，嚴重掉漆
溫室：合頁部分及四個邊角破裂
橫梁：中間部分壓損
電機上罩
包裝箱
修理設備運輸費
設備修理人工費
費用合計
以上是我公司的最低要求，請貴公司于7日內支付上述賠償金額，或者貴公司自己將設備送去經我公司認可、有相應技術能力和修理設施、設備完善的修理廠修理，貴公司承擔全部修理費用。7日后如果貴公司不支付賠償金，又不將損壞設備送去修理、恢復設備完好，我公司將自己委托修理廠修理，并通過法律途徑追償全部損失，不再通知。
順祝商祺！
北京xxxx有限責任公司
200x年x月x日
索賠申請書的重點，就在于你將過程寫得清楚一點，比如說，什么地方什么時間什么單位的人損壞了你的什么東西，大概是損失了多少錢，你想怎樣賠，都要說清楚。。。這是重中之重。
向供應商索賠聯絡函篇三
本協(xié)議是根據公司《采購控制程序》(kh/qm-7.4-b)《不合格品程序》(kh/qp-8.3-b) 品質保證協(xié)議制訂，目的是確保進入本公司用于加工生產和制造的各種原材料、輔助材 料,維修零件的品質的穩(wěn)定性，生產顧客滿意的產品。
2 適用范圍
本條例適用于為本公司產品配套供貨的所有供方。
3 職責
3.1 各供方應按照品質協(xié)議的`要求為科訊公司提供合格的原輔材料,確保生產合格的產品。
3.2 品質保障課應以公平、公正、負責的原則對待每一批零件材料的檢查，對進貨檢查及工序使用中發(fā)現的不合格零件、材料做好統(tǒng)計資料提供給資材課。
3.3 供方所交物品在被品質保障課通知判定為不合格時必須迅速交涉確認，當收到賠償通知書后必需經貴公司總經理簽字確認，并在十天內將簽字通知書交科訊公司資材課轉財務便于帳務確認。
3.4 資材課根據品質保障課將每周統(tǒng)計的檢查數據開具賠償通知書并交給相應的賠償供方,并督促賠償供方將貴方總經理簽字確認的賠償通知單交科訊公司財務。
3.5 賠償供方在月末開發(fā)票時扣除賠償金額，科訊財務入帳時根據賠償通知確認發(fā)票金額。
4. 實施規(guī)則
4.1 送檢批次不合格的賠償
4.1.2 生產工序上出現的不合格零件、材料由品質保障課判斷確定造成原因，因科訊操作不當造成由本公司承擔,因供方造成由供方按提供給科訊的開票價回收,并承擔由此造成后果的損失費用1000元(停工待料、延遲交貨、多支出的運費等費用)。
4.1.3 如出現無法確定哪一方造成零件、材料不合格原因的，那么不對該材料進行賠償處理。
4.2 市場批量不良損失的賠償
4.2.1 在市場出現品質批量不良需要更換或返工及翻修時,造事供方同時還需承擔由于返工或 翻修而發(fā)生的費用(人工費、差旅費、出差津貼費運輸費、交際費、賠付費等)以及牽涉相關零部件更換所發(fā)生的費用(通過計算后另行通知)。
4.2.2 每月市場退回的不良品零件將以供方提供的價格退回給零件生產的供方。
5 相關文件
5.1 品質保證協(xié)議書委外加工協(xié)議
6 相關表格
6.1 供方品質不良賠償通知書
甲方
簽字 乙方： 簽字
供應商質量索賠協(xié)議書2
向供應商索賠聯絡函篇四
首先先核實客戶說的情況是否真實，注意搜集證據；拿到實際的證據之后，聯系工廠，告知情況，要求盡快查明原因；慎重地回復客戶的索賠郵件，表達歉意，解釋原因，給出解決方案，爭取降低賠款；積極和工廠聯系，表現出努力和客戶溝通爭取降低賠款；虛心承認責任在于我方，會盡快妥善安排并答復。
有效解決投訴問題的原則： 1、迅速原則 如果投訴是在服務傳遞過程中發(fā)生的，那么要實現充分的補救，時間就很重要；當投訴發(fā)生在服務完成之后，許多公司已經建立了24小時反應的政策。即使是在完全解決可能需要更長時間的情況下，對顧客投訴做出迅速的反應仍然非常重要。
2、承認錯誤但不要太多辯解 辯解太多可能表明公司要隱藏某些事情或不愿意充分披露整個情況。 3、表明你是從每一個顧客的觀點出發(fā)認識問題 通過顧客的眼睛看問題是了解他們認為問題出在哪里，以及他們感到不高興的唯一途徑。
受理人員應當避免用他們自己的解釋輕易地得出結論。 4、不要同顧客爭論 你的目的應當是收集事實信息以達成雙方都能接受的解決問題的方案，而不是贏取辯論賽的勝利或證明顧客是一個傻瓜。
爭論會阻礙聆聽顧客的觀點，并不能平息顧客的怒氣。 5、認同顧客的感覺 以默許或明言的方式認同顧客的感覺（“我能理解你為什么如此不高興”）。
這種行動有助于建立融洽的關系，它是重建一種受到傷害關系的第一步。 6、給顧客懷疑的權利 并非所有顧客都是誠實的，也并非所有的投訴都被證明是正確的。
但是在明確的反面證據出現之前，應當把顧客視為擁有確鑿的投訴理由來對待。如果牽涉到大量的金錢（如索賠或法律訴訟），那么就要保證進行認真的調查；如果涉及金額數量較小，那么可能就不值得為退款或其他補償爭論不休——但是檢查記錄以了解這個顧客是否有過可疑投訴的歷史，仍不失為一個好主意。
7、闡述解決問題需要的步驟 在不可能當場解決投訴的情況下，告訴顧客公司將計劃如何行動，這可以表明公司正在采取修正的措施，還設定了顧客對時間進度的期望（所以不要過分承諾）。 8、讓顧客了解進度 沒有人喜歡被拋棄在黑暗中。
不確定性導致焦慮和緊張，如果顧客知道目前的情況并收到定期的進度報告，那么他們將更易于接受處理過程的遞延。 9、考慮補償 在顧客沒有得到他們花錢購買的服務結果，或遇到了嚴重的不便，或因為服務失誤而遭受了時間和金錢的損失時，正確的做法是支付金錢或提供同類服務給他們。
這樣一種做法還可能有助于減少惱怒的顧客采取法律行動的風險。服務保證通常會事先確定補償方式。
在許多情況下，顧客最想要得到的是道歉和承諾避免類似錯誤的發(fā)生。 10、堅持不懈地重獲顧客的友善 當顧客感到不滿時，公司所面臨的最大的挑戰(zhàn)是恢復他們的信心和為未來保留這種關系，這可能需要毅力和追蹤，不僅是為了平息顧客的怒氣，而且要讓他們相信公司正在采取行動避免問題的再次發(fā)生。
出色的補救工作有助于建立顧客忠誠和推動顧客向他人推薦公司的服務。
向供應商索賠聯絡函篇五
乙方：
一、甲方因 產品質量問題，同意向乙方支付賠償金人民幣 元。(自本協(xié)議簽訂之日起3日內支付)
二、甲方向乙方支付產品質量賠償金后，對于《》項下產品任何質量問題，乙方承諾免去甲方因該產品所產生質量問題的一切責任。
三、甲方賠償乙方后，應當采取必要的措施(如維修、檢查、排除危險等措施)，以避免損失的擴大。乙方同時應當為甲方提供切實、有效的協(xié)助義務。
四、本協(xié)議具體最終法律效力，如之前有與本協(xié)議相抵觸的約定，按本協(xié)議約定為準。
五、有關或執(zhí)行本協(xié)議的一切爭議應該友好協(xié)商解決。若達不成協(xié)議，甲乙任何一方可向甲方所在地人民法院提起訴訟。
其他
1、本協(xié)議自甲乙雙方簽字或蓋章后，發(fā)生法律效力。
2、本一式兩份，雙方各執(zhí)一份具有同等效力。
甲方： 乙方：
年 月 日 年 月 日
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