2023年會(huì)議室管理制度十條(五篇)

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2023年會(huì)議室管理制度十條(五篇)
時(shí)間:2023-04-13 11:23:50     小編:zdfb

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會(huì)議室管理制度十條篇一

2、會(huì)議室由辦公室管理,負(fù)責(zé)會(huì)議室的財(cái)物、使用和衛(wèi)生等管理工作。

3、學(xué)校及各部門使用會(huì)議室,要提前1天與辦公室申請(qǐng),并做好申請(qǐng)登記,以便辦公室統(tǒng)籌安排。

4、使用會(huì)議室實(shí)行部門負(fù)責(zé)人承包制,要愛護(hù)室內(nèi)財(cái)物,保持室內(nèi)清潔。凡損壞、挪用而造成公共財(cái)物損壞的,要按照同等物品的市場(chǎng)價(jià)加倍賠償。使用后,衛(wèi)生清掃不符合要求者,有權(quán)不再批準(zhǔn)使用。

5、進(jìn)入會(huì)議室要講文明,講紀(jì)律,講衛(wèi)生,遵守公共秩序,保持安靜,愛護(hù)公物,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁喧嘩和亂動(dòng)物品。

6、使用會(huì)議室結(jié)束后,部門負(fù)責(zé)人要與辦公室當(dāng)面清場(chǎng)交接,及時(shí)歸還鑰匙,保證會(huì)議室的正常使用。

7、外單位使用會(huì)議室要提前3天與學(xué)校辦公室申請(qǐng)登記,經(jīng)學(xué)校負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,每次交付一定押金后方可使用。

8、辦公室要嚴(yán)格執(zhí)行制度要求,對(duì)違反規(guī)定所造成的一切后果由辦公室負(fù)責(zé)。

會(huì)議室管理制度十條篇二

為進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)議室管理,充分發(fā)揮作用,提高使用率,明確各部門使用會(huì)議室的規(guī)定及申請(qǐng)使用流程,現(xiàn)對(duì)會(huì)議室的使用作如下規(guī)定:

會(huì)議室指的是大會(huì)議室、中會(huì)議室、小會(huì)議室以及接待室。

會(huì)議室用途:公司會(huì)議、部門會(huì)議、員工培訓(xùn)、員工工作面談、招聘面試、客戶接待及適合在會(huì)議室舉行的小型活動(dòng)、競(jìng)賽活動(dòng)等的場(chǎng)所,不做其他用途。

接待室:可容納6人;

小會(huì)議室:可容納14人,配備固定式投影儀、投影幕布;

中會(huì)議室:可容納22人,配備電視機(jī);

大會(huì)議室:可容納70人,配備音響、話筒、led顯示屏。

(一)三個(gè)會(huì)議室及接待室均由行政部統(tǒng)一管理,統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用,并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì)室內(nèi)設(shè)備物品的管理;

(二)部門或個(gè)人需要使用大會(huì)議室時(shí),需提前一天向行政部提出申請(qǐng)并填寫《會(huì)議使用申請(qǐng)表》;部門或個(gè)人需使用中會(huì)議室、小會(huì)議室以及接待室時(shí),需提前一小時(shí)提出申請(qǐng)并填寫《會(huì)議使用申請(qǐng)表》,因臨時(shí)情況需使用會(huì)議室的,可告知行政部先使用,后填補(bǔ)《會(huì)議使用申請(qǐng)表》。

(三)使用原則:先申請(qǐng),后使用,誰使用,誰負(fù)責(zé)。按申請(qǐng)先后順序使用,如遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議可優(yōu)先使用。

(四)申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門應(yīng)在所預(yù)約時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到達(dá)會(huì)議室,超過10分鐘未到達(dá)會(huì)議室的,行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用權(quán)另作安排,如需延長(zhǎng)使用時(shí),請(qǐng)及時(shí)通知行政部。

(五)任何部門或個(gè)人在使用會(huì)議室期間,必須愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施,安全使用,如因個(gè)人原因造成設(shè)備設(shè)施損壞,須照價(jià)賠償。

(六)會(huì)議室使用期間,使用部門或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排、人員接待、會(huì)議記錄等會(huì)議要求,行政部相關(guān)人員可協(xié)助辦會(huì)。

(七)會(huì)議室使用期間,使用部門或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔,會(huì)場(chǎng)禁止吸煙,禁止亂扔垃圾等不文明行為;使用完畢后,務(wù)必將所有移動(dòng)過的椅子、桌子、設(shè)備設(shè)施等還原,離開時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源,并通知行政部及時(shí)驗(yàn)收檢查。

會(huì)議室管理制度十條篇三

1、所有在電視電話會(huì)議室召開的會(huì)議由政府辦秘書組負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)管理,信息辦負(fù)責(zé)設(shè)備管理。

2、電視電話會(huì)議設(shè)備的管理維護(hù)由網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé),其他工作人員協(xié)助網(wǎng)絡(luò)管理員完成工作。

3、召開非電視電話會(huì)議時(shí)由政府辦秘書組書面通知會(huì)議系統(tǒng)管理人員開啟會(huì)議室設(shè)備。

4、召開電視電話會(huì)議時(shí)由政府辦機(jī)要組通知會(huì)議系統(tǒng)管理人員開啟設(shè)備,政府辦秘書組派人做好會(huì)議室衛(wèi)生工作。

5、會(huì)議系統(tǒng)管理人員定期(按市政府安排)與市政府電視電話會(huì)議室進(jìn)行聯(lián)合調(diào)試。

6、召開電視電話會(huì)議前,會(huì)議系統(tǒng)管理人員應(yīng)預(yù)先進(jìn)行設(shè)備檢查和網(wǎng)絡(luò)調(diào)試,切實(shí)做好會(huì)議前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

7、會(huì)議系統(tǒng)管理人員在調(diào)試和會(huì)議期間,應(yīng)堅(jiān)守崗位,對(duì)會(huì)議全程的圖像、聲音實(shí)行連續(xù)監(jiān)看、監(jiān)聽。

8、會(huì)議系統(tǒng)管理人員每周一對(duì)設(shè)備及線路進(jìn)行檢測(cè),及時(shí)更換壞損設(shè)備,排查線路故障并做好會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)記錄。

9、禁止用手觸摸攝像頭、等離子屏等設(shè)備,無關(guān)人員不得進(jìn)入控制室。

10、開會(huì)期間,嚴(yán)禁在會(huì)議室使用手機(jī)。

11、 會(huì)議時(shí)間有沖突時(shí),電視電話會(huì)議優(yōu)先。

會(huì)議室管理制度十條篇四

(一)飯店級(jí)會(huì)議:飯店員工大會(huì)、飯店業(yè)務(wù)人員會(huì)以及各種代表大會(huì),應(yīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理辦公室批準(zhǔn)后,由各部門分別負(fù)責(zé)組織召開。

(二)專業(yè)會(huì)議:即全飯店性的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會(huì)(如經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)、安全工作會(huì)等),由分管副總經(jīng)理批準(zhǔn),主管業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織。

(三)系統(tǒng)和部門工作會(huì):飯店各部門召開的工作會(huì),由各部門主管決定召開并負(fù)責(zé)組織。

(四)班組(小組)會(huì):由各班組長(zhǎng)決定并主持召開。

(五)上級(jí)飯店或外單位在我飯店召開的會(huì)議(如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等)或業(yè)務(wù)會(huì)(如聯(lián)營洽談會(huì)等),一律由總經(jīng)理辦公室受理安排,有關(guān)業(yè)務(wù)對(duì)口部門協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。

(一)例會(huì)的安排

為避免會(huì)議過多或重復(fù),飯店正常性的會(huì)議一律納入例會(huì)制,原則上要按例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。例行會(huì)議安排如下:

1、技術(shù)會(huì)議

(1)總經(jīng)理辦公會(huì)

研究、部署行政工作,討論決定飯店行政工作重大問題。

(2)行政事務(wù)會(huì)

總結(jié)評(píng)價(jià)當(dāng)月經(jīng)營工作情況,安排布置下月工作任務(wù)。

(3)班組長(zhǎng)以上經(jīng)營管理大會(huì)(或飯店員工大會(huì))

總結(jié)上期(半年、全年)工作情況、部署本期(半年、新年)工作任務(wù)。

(4)經(jīng)營活動(dòng)分析會(huì)

匯報(bào)、分析飯店計(jì)劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動(dòng)成果,評(píng)價(jià)各方面的工作情況,肯定成績(jī),指出失誤,提出改進(jìn)措施,不斷提高飯店經(jīng)濟(jì)效益。

(5)安全工作會(huì)(含治安、消防工作)匯報(bào)總結(jié)前期安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況,分析處理事故,檢查分析事故隱患,研究確定安全防范措施。

(6)部門事務(wù)會(huì)

檢查、總結(jié)、布置工作。

(7)班組會(huì)

檢查、總結(jié)、布置工作。

2、各類代表大會(huì)

(1)員工代表大會(huì)

(2)部門員工大會(huì)(或員工代表小組會(huì))

3、民主管理會(huì)議

(1)飯店管理委員會(huì)議

(2)總經(jīng)理、工會(huì)主席聯(lián)席會(huì)。

(3)生產(chǎn)管理委員會(huì)議

(4)生活福利委員會(huì)議

會(huì)議室管理制度十條篇五

為規(guī)范公司總部會(huì)議室的使用和管理,并使其制度化、合理化,更好的為公司與會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和良好的會(huì)議環(huán)境,防范會(huì)議室設(shè)備使用過程中可能存在的損壞,從而更好體現(xiàn)公司的整體形象,特制訂本辦法。

公司總部的各類型會(huì)議室。

原則:歸口管理原則,分工負(fù)責(zé)原則;有效控制原則;資源共享原則,快速處理原則,責(zé)任追究原則。

4.1公關(guān)傳播部職責(zé)

4.1.1公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)《會(huì)議室管理操作規(guī)范》的制定(修訂),以及在制度實(shí)施的整個(gè)過程中的考核工作,督促各部門嚴(yán)格執(zhí)行,保證制度的順利實(shí)施。

4.1.2公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)各部門會(huì)議室的統(tǒng)一分配,嚴(yán)格結(jié)合會(huì)議性質(zhì)、會(huì)議重要性等,將會(huì)議室按需求分配給各部門。

4.1.3公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施、流動(dòng)用品等的日常使用情況:每日定時(shí)進(jìn)行會(huì)議室點(diǎn)檢,點(diǎn)檢的內(nèi)容主要包含環(huán)境衛(wèi)生﹑物品設(shè)施等狀態(tài),并填寫《會(huì)議室點(diǎn)檢表》,詳見附件;

4.2綜合管理部職責(zé)

4.2.1綜合管理部負(fù)責(zé)會(huì)議室管理系統(tǒng)的制作和維護(hù);各類電子設(shè)備和設(shè)施由綜合管理部指定專人管理調(diào)試。

4.2.2綜合管理部負(fù)責(zé)公司對(duì)會(huì)議室系統(tǒng)設(shè)備的要求和提出規(guī)劃及采購到位。

4.3各部門職責(zé)

4.3.1各部門負(fù)責(zé)根據(jù)會(huì)議室申請(qǐng)流程預(yù)定會(huì)議室,不得隨意更改已申請(qǐng)過的會(huì)議;

4.3.2各部門重要接待會(huì)議,由公關(guān)傳播部根據(jù)實(shí)際需要安排各項(xiàng)會(huì)務(wù),各部門日常召開會(huì)議使用會(huì)議室,需自行安排會(huì)議服務(wù)人員;

4.3.3公司各部門使用會(huì)議室時(shí)有對(duì)會(huì)議室用品及衛(wèi)生維護(hù)的責(zé)任,用完會(huì)議室鑰匙應(yīng)立即歸還。

5.1會(huì)議室使用申請(qǐng)流程及規(guī)定

5.1.1.為避免會(huì)議發(fā)生沖突,各部門如需使用會(huì)議室,須由相關(guān)部門進(jìn)行申請(qǐng),并做好登記。原則上按先后順序,如有特殊情況,需要雙方共同協(xié)商,從而達(dá)成一致。

5.1.2使用會(huì)議室的順序是先預(yù)定先使用,但如若有公司級(jí)分管副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)需臨時(shí)使用,各相關(guān)部門必須做相應(yīng)的調(diào)換或推遲;

5.1.3.臨時(shí)召開會(huì)議需要使用會(huì)議室時(shí),要及時(shí)向會(huì)議室負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)并登記使用情況;

5.1.4若實(shí)際情況有變,不需要使用會(huì)議室必須提前半天向會(huì)議室管理員取消預(yù)定時(shí)間;

5.1.5各部門申請(qǐng)使用會(huì)議室時(shí),需明確使用時(shí)間、參加人員等,如有需要其他部門協(xié)辦的事項(xiàng),請(qǐng)?zhí)崆奥?lián)系需協(xié)辦部門領(lǐng)導(dǎo)。

5.2會(huì)議室使用及維護(hù)

5.2.1會(huì)議過程中,使用人負(fù)責(zé)維護(hù)會(huì)議室內(nèi)的各類設(shè)備完好性,提醒參會(huì)人員愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的一切設(shè)備;

5.2.2在使用過程中,一旦發(fā)現(xiàn)有對(duì)會(huì)議室內(nèi)設(shè)施造成人為損害和資源(白板筆、紙杯等)浪費(fèi)的行為,公關(guān)傳播部將對(duì)其個(gè)人進(jìn)行照價(jià)賠償?shù)奶幜P,情況惡劣者將按公司相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行處罰;

5.2.3整個(gè)會(huì)議過程中,會(huì)議組織者有責(zé)任維護(hù)會(huì)議室內(nèi)的環(huán)境衛(wèi)生;

5.2.4會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議組織者負(fù)責(zé)將會(huì)議室內(nèi)的廢棄物收拾整潔,恢復(fù)會(huì)前使用狀態(tài),如未做整理或整理不到位者,次數(shù)達(dá)三次以上,將進(jìn)行通報(bào)批評(píng);

5.2.5會(huì)議結(jié)束后,會(huì)議組織者負(fù)責(zé)通知會(huì)議管理員清點(diǎn)會(huì)議室固定資產(chǎn),確保設(shè)備完好,會(huì)議組織者方可離開;

5.2.6會(huì)議組織者會(huì)前應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行檢查,如發(fā)現(xiàn)物品損壞和丟失,要及時(shí)與公關(guān)傳播部聯(lián)系,如不上報(bào),則承擔(dān)全部責(zé)任。

5.2.7在使用期間,在會(huì)議室發(fā)生的任何事故和意外責(zé)任由使用部門承擔(dān)。

6.1各職能部門不按規(guī)定私自使用會(huì)議室時(shí),將給予各事業(yè)部綜合管理部負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì)100元/次(臨時(shí)緊急性會(huì)議需電話通知后方可使用);

6.2各職能部門在會(huì)議期間桌椅等設(shè)備有破損的,每一處將給予組織會(huì)議的負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì)200元;會(huì)后物品擺放不整齊、垃圾不清理、鑰匙不及時(shí)歸還的,給予各會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì)100元;

6.3未經(jīng)允許隨意調(diào)試造成電器等音響設(shè)備損壞影響會(huì)議使用情況的,每一次將給予各事業(yè)部綜合管理部負(fù)責(zé)人或職能部門負(fù)責(zé)人負(fù)激勵(lì)200-500元;損壞物品、器材需按原價(jià)1.5倍賠償;

7.1本制度由公關(guān)傳播部負(fù)責(zé)解釋;

7.2本制度自簽發(fā)之日起生效;

附件

一、《會(huì)議使用登記表》。

二、《會(huì)議分配明細(xì)表》

三、《會(huì)議點(diǎn)檢表》

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