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外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理制度篇一
外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理制度
辦理客戶業(yè)務(wù)前的準(zhǔn)備工作
營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或來電來函所應(yīng)辦工作是否已完成，如未完成應(yīng)速辦妥。
（一）營業(yè)助理對客戶所寄來擬在仿制的原樣品，如需準(zhǔn)備報(bào)價(jià)、樣品、印盒、紙?zhí)住?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說明書等資料，應(yīng)即準(zhǔn)備齊全，如有問題不能解決，應(yīng)即向主管經(jīng)理請示如何處理。
（二）營業(yè)助理須將客戶所欲購的項(xiàng)目，應(yīng)準(zhǔn)備最新報(bào)價(jià)，以滿足客戶再訂購的需要。
（三）營業(yè)助理應(yīng)客戶所需，代訂飯店 房間、并于前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò)，不可有誤。
（四）營業(yè)助理須通知裝押助理，最遲于于客戶來前一日辦妥o(hù)ol。
（五）如需采購部有關(guān)科長配合準(zhǔn)備工作者，營業(yè)助理應(yīng)協(xié)調(diào)妥善對大客戶來應(yīng)預(yù)到公司日期。
客戶接待工作
（一）如需到機(jī)場迎接，營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科安排接機(jī)事宜，并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時(shí)與航空公司機(jī)場辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時(shí)間。必須提前5分鐘抵達(dá)機(jī)場或飯店將客人接來公司。
（二）如客戶需赴工廠察看，營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò)，安排行程。
（三）如客戶需要游覽名勝古跡，營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程。
客戶來訪接待
（一）赴機(jī)場或飯店接客戶前，營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。
（二）如客戶需要飲料、食品等，營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室準(zhǔn)備。
（三）如需采購部有關(guān)科長備詢時(shí)，營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命。
客戶接洽業(yè)務(wù)
（一）營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。
（二）經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編號、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù)，最近工廠價(jià)格。如有必要，得與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報(bào)價(jià)。如客戶是以c&f或cif條件采購者，應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi)，如該產(chǎn)品客戶以前曾購買者，則應(yīng)記錄前次廠價(jià)與賣價(jià)。
（三）與客戶洽談中，對報(bào)價(jià)及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài)、大小、尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、品質(zhì)、訂購數(shù)量等，營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄，必要時(shí)畫上該產(chǎn)品草圖。
（四)如客戶當(dāng)日未能決定采購者，須待次日繼續(xù)洽談時(shí)，營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品，留條囑咐樣品室暫保留于業(yè)務(wù)治談室架子內(nèi)。以免下次洽談時(shí)重復(fù)挑選。(保留期限不得超過一星期）。
（五）如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品，營業(yè)助理應(yīng)囑咐樣品室歸還原處。
（六）客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù)，如不能即時(shí)答復(fù)，亦應(yīng)向客戶說明原因并告以何時(shí)答復(fù)。
（七）與客戶洽談中，對客戶所交代的工作應(yīng)于下次洽談前完成。
整理報(bào)價(jià)單
（一）應(yīng)客戶需要，將洽談中感興趣的產(chǎn)品，營業(yè)助理與采購部有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報(bào)價(jià)單，經(jīng)主管理經(jīng)理核閱后打出交給客戶。
（二）客戶訂購產(chǎn)品，營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限內(nèi)將報(bào)價(jià)單單項(xiàng)總價(jià)及全部總價(jià)底稿整理妥當(dāng)，呈主管經(jīng)理閱后，掃報(bào)價(jià)單所規(guī)定份數(shù)增加二份。如是c&f或cif時(shí)，報(bào)價(jià)單上的材數(shù)不予打出。
（三）營業(yè)助理，應(yīng)即核對報(bào)價(jià)單是否與底稿相符，如有錯(cuò)誤即自行修改確實(shí)無誤，然后抽出一份報(bào)價(jià)單請示經(jīng)理后，開國內(nèi)訂單，連同國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。
（四）所有寄國外信件，報(bào)價(jià)單若其他一切文件須由營業(yè)助理核對，并在寄出份上經(jīng)理簽名處旁簽名和簽注日期，送交主管經(jīng)理發(fā)出，但報(bào)關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)并前自行核對單價(jià)數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。
開國內(nèi)訂單
營業(yè)助理應(yīng)時(shí)常查核自存的報(bào)價(jià)單，并盡速請主管經(jīng)理會(huì)同有關(guān)采購科長發(fā)出國內(nèi)訂單，并在存檔報(bào)價(jià)單及資料卡或price list 上注明承制工廠、廠價(jià)、國內(nèi)訂單號碼及日期。
（一）訂單上嘜頭可采用下列方式: 1. 刻章。
2、 打字。
3、 由營業(yè)助理書寫清楚。
（二）如國內(nèi)訂單上數(shù)量、價(jià)格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時(shí)，即發(fā)出“訂單更改通知”，并與原國內(nèi)訂單留底聯(lián)裝訂一起。
（三）如是將國內(nèi)訂單改開另一工廠，則應(yīng)于國內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明，“本訂單是原訂單號重開，原訂單作廢”并于存檔報(bào)價(jià)單聯(lián)及資料卡或price list上更改國內(nèi)訂單號碼、日期、承制廠名稱價(jià)格，但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單是重開，并即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝運(yùn)押助理。
（四)原國內(nèi)訂單如是改開別家工廠時(shí)，須用特別編號，舉例如下: kr-1021 (此為改開訂單號碼） k-1021 （此為原訂單號碼）
（五）需動(dòng)退的貨，外箱上要打記號，應(yīng)于訂單上特別注明，告知工廠。
（六）如是紡織品的訂單，亦應(yīng)于訂單上注明需辦guota才可出口。
（七）印制樣品請款時(shí)，務(wù)必附上樣品才可付款。
（八）訂單一個(gè)item在￥5,000以上，科長在時(shí)一定要讓科長簽字，才能寄出，如科長不在而急于需寄出的訂單由營業(yè)部自行決定。此訂單進(jìn)否要由科長簽字才寄出，但如未經(jīng)科長簽字的訂單，采購科長應(yīng)協(xié)助出貨，而催貨則由營業(yè)部負(fù)責(zé)。
（九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品）一切的責(zé)任由營業(yè)助理負(fù)責(zé)，但裝押助理協(xié)助催貨。
開妥國內(nèi)訂單
（一）國內(nèi)訂單開妥后，須校對與報(bào)價(jià)單上所列的包裝、數(shù)量是否相符。
（二）開妥國內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后: 1. 留底聯(lián)存查。
2、 工廠聯(lián)及簽回聯(lián)及驗(yàn)貨聯(lián)交管制中心。
3、裝運(yùn)聯(lián)連同報(bào)價(jià)單一份交裝押助理保存出貨用。
4、簽回聯(lián)逾10天工廠未自動(dòng)簽回時(shí)，由管制中心過濾，如該訂單單項(xiàng)金額超過美金2000元或人民幣8萬元以上者，通知有關(guān)副（助)理或外務(wù)員負(fù)責(zé)簽回，(如金額未超過以上金額者不必硬性簽回），如超過美金5,000元者，務(wù)必由各有關(guān)科長簽回。
5、管制中心收到簽回聯(lián)時(shí)，核對單價(jià)、數(shù)量后，如簽回聯(lián)上有更改部分，應(yīng)由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員更改樣品室價(jià)格。
（三）營業(yè)助理收到出貨樣品時(shí)，須詳查出貨樣品的品質(zhì)規(guī)格是否符合客戶要求，如符合則呈閱主管經(jīng)理后將出貨樣品自行保管，否則即刻請示旅客經(jīng)理如何處理，驗(yàn)貨平面由主管經(jīng)理核閱后收回再保留。
1、北部地區(qū)助理取回出貨樣品，仍交由管制中心銷案后，自行保管。
2、送他倉庫的出貨樣品亦需取回，但貴重及體積太大的，助理可自行決定是否取回。
（四）工廠收到訂單要求承辦助理改價(jià)，須由經(jīng)理決定不可自作主張。
索取樣品
（一）客戶未訂購，但要求樣品的項(xiàng)目應(yīng)請示主管經(jīng)理會(huì)同采購部有關(guān)科長向何家工廠索取樣品，并填妥樣品索取函，以三聯(lián)交收發(fā)中心以一承留底。
（二）客戶已訂購者，應(yīng)按報(bào)價(jià)單國內(nèi)訂單上規(guī)定數(shù)量向有關(guān)工廠索取樣品。
（三）索取樣品如急迫時(shí)，以電話與有關(guān)工廠及外務(wù)員聯(lián)絡(luò)。
（四）重要樣品如在限期內(nèi)仍未收到回音時(shí)，應(yīng)即填寫“重要樣品逾期追問單”，交有關(guān)采購科長采取緊急措施。
（五）對外務(wù)人員交辦的事項(xiàng)，應(yīng)隨時(shí)督促如期完成，如有任何困難時(shí)請示主管經(jīng)理處理。
（六）收到工廠樣品后應(yīng)即詳細(xì)檢查是否完好無缺，如有規(guī)格不符或損壞應(yīng)速通知工廠重寄，并囑咐注意改善及小心包裝。
（七）向工廠索取樣品時(shí)，要注明該工廠產(chǎn)品的編號，如無工廠編號，須附上草圖或相片。
（八）向工廠索取樣品時(shí)，請勿寫客戶及地區(qū)名稱。
（九）外借樣品申請單上一律附上2“×3”相片留底。
（十)內(nèi)借(暫借）樣品應(yīng)于資料中心登記。
（十一）凡一個(gè)item拍成一張的相片均以2“×3”為主。
附件:
索取樣品職責(zé)的劃分:
1、舊樣品一律由營業(yè)部直接向工廠或外務(wù)員索取，若無法取得，請科長提供資料，由助理繼續(xù)索取，到完成為止。
2、新樣品一律要科長負(fù)責(zé)索取，所謂新樣品包括: (1)客戶送來的樣品（圖片）。
（2）舊樣品但有部分更改者。
①外務(wù)員編制隸屬采購部，但其工作直接對營業(yè)部負(fù)責(zé)。
②有訂單的新樣品由科長負(fù)責(zé)索取樣品到底。
③無訂單的新樣品索取期限已屆，科長無法完成，應(yīng)呈所屬經(jīng)理，說明理由。
寄樣品給客戶
在收到工廠所寄來的樣品上，貼妥本公司標(biāo)簽與item no.品名
（一）如以海郵或空郵寄出者，應(yīng)打收件人地址、姓名、電話、標(biāo)簽及sample invoice五聯(lián)，在第四聯(lián)上簽名及注明日期交包景裹組寄出，將第三聯(lián)隨同樣品裝入箱內(nèi)。第一聯(lián)寄客戶，第二聯(lián)交收發(fā)歸檔，第五聯(lián)自存。
1、如樣品數(shù)量過多或價(jià)值過高，而交涉仍需付樣品費(fèi)者，應(yīng)于sample invoice上注明sample charge并去函向客戶索取樣品費(fèi)及郵費(fèi)。
2、每3個(gè)月依自存的第五聯(lián)sample invoice清理客戶未寄來樣品費(fèi)郵費(fèi)或其他費(fèi)用，打debit note用會(huì)計(jì)科長名義向客戶索取。
3、寄國外包裹，由各助理自行包好，裝入箱內(nèi)“
4、如寄出smp需辦出口配額者，承辦助理應(yīng)特別注意事先辦理。
（二)如以航空貨運(yùn)方式寄出者，應(yīng)打sample invoice六聯(lián)單價(jià)打上虛價(jià)(不實(shí)的價(jià)格）第一聯(lián)于樣品寄出后隨函寄給客戶，第五聯(lián)由航空貨運(yùn)公司簽名后交秘書室收發(fā)人，六聯(lián)自存。收到航空貨運(yùn)公司提單應(yīng)核對航空運(yùn)費(fèi)、客戶地址及班機(jī)是否正確，如航空貨運(yùn)公司計(jì)算傭金時(shí)核對，其余交秘書室存檔，如航空運(yùn)費(fèi)為本公司支付者，須客戶確實(shí)收到貨品時(shí)才可簽付運(yùn)費(fèi)。
（三）所有寄出國外的樣品須由經(jīng)理過目，再行寄出。
□ 客戶來電來函來樣品
（一）收到客戶來電來函，應(yīng)立即請示經(jīng)理如何處理。
（二）收到客戶來擬仿制的樣品，或寄來的目錄相片，其開發(fā)報(bào)價(jià)等，應(yīng)即請示主管經(jīng)理。若有居交訂單者，請公司予以獎(jiǎng)勵(lì)。
（三）主管經(jīng)理外出時(shí)，營業(yè)助理應(yīng)在自己能力范圍內(nèi)所能管的事先行管理，主管經(jīng)理返公司后，再呈報(bào)處理經(jīng)過如系緊急事項(xiàng)，應(yīng)設(shè)法與主管經(jīng)理取得聯(lián)絡(luò)，以便迅速處理。
□ 須經(jīng)確認(rèn)樣品、印刷品
（一）如國內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒、紙?zhí)住?biāo)紙、標(biāo)頭經(jīng)國外客戶確認(rèn)通過后，立即以公司印的表格，寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員，留底一份交裝押簽收，并在原國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助理留存。如以電話通知工廠，應(yīng)補(bǔ)寄通知以便安排出貨。
（二）客戶正式確認(rèn)通過的樣品，應(yīng)會(huì)知有關(guān)外務(wù)員或科長，規(guī)格正確以便驗(yàn)貨。
□ 驗(yàn)貨
（一）如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務(wù)員忙碌，因地區(qū)偏遠(yuǎn)無法前往承制廠商貨或因承制廠商品質(zhì)差，外務(wù)人員不能決定可出貨時(shí)，外務(wù)人員來電或來函通知，營業(yè)助理應(yīng)即請示主管經(jīng)理如何處理。但北部地區(qū)、廣州地區(qū)不論任何情況，應(yīng)通知外務(wù)員必須親往驗(yàn)貨。
（二）營業(yè)助理因解決重要問題須往工廠時(shí)，應(yīng)填出差申請表返回公司后憑出差報(bào)告表，向總務(wù)科請領(lǐng)差旅費(fèi)。
（三）所有訂單的驗(yàn)貨聯(lián)均由管制中心直接寄交外務(wù)員，以便協(xié)助催貨，如助理需到倉庫驗(yàn)貨，自行找裝運(yùn)聯(lián)或留底聯(lián)。
□申請國外(內(nèi))傭金賠償
（一）營業(yè)助理填妥申請書，送呈主管經(jīng)理、總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)送交押匯科長，如賠償須扣工廠者于表上注明并另填寫扣款單一份交會(huì)計(jì)，一份交稽核，一份交采購科長，一份留底，以便工廠請款時(shí)扣除，如是親交來公司的客戶，須備妥收據(jù)及護(hù)照影本送交會(huì)計(jì)制單。
（申請書為四聯(lián)，其中一份留底）
（二）在支付國外傭金時(shí)必須:
1、與國外公司訂傭金可在任何地點(diǎn)支付的契約影本交會(huì)計(jì)。
2、每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)支領(lǐng)。
（三）押匯科長收到國外匯款支出申請單，送交有關(guān)會(huì)計(jì)簽收一份，另一份交稽核。
□ 對樣品處理
（一）出貨樣品:營業(yè)助理必須取得并切實(shí)負(fù)責(zé)驗(yàn)貨無誤后予以自行保管或予補(bǔ)樣。
（二）收到工廠新樣品，呈閱主管經(jīng)理后，應(yīng)附廠商住址、電話及負(fù)責(zé)人姓名及價(jià)格資料即送采購部有關(guān)科長編資料。
（三）承辦助理收到新樣品，應(yīng)從速送采購部，如獲訂單，可得獎(jiǎng)金。
（四)有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶）不可隨便陳列于樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應(yīng)改填經(jīng)理名。
（五）如需向商業(yè)部門借出樣品時(shí)，應(yīng)填寫”樣品外借申請單“連同彩色照片呈總經(jīng)理核后方可借出。
（六）如有不可陳列的印刷盒，由承辦助理于出綱smpl上注明”不可陳列“字樣，先交管制中心銷案后，再由管制中心送交承辦助理保管。
□ 注銷國內(nèi)訂單
（一）營業(yè)助理向裝押助理簽收”營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單“須詳細(xì)核對單價(jià)、數(shù)量及扣款事項(xiàng)并作付款記錄后交管制中心核對，無誤后簽名呈閱經(jīng)理，并將原國內(nèi)訂單底上予以注銷。
（二)凡有退關(guān)稅或退貨物稅的工廠在未結(jié)關(guān)前請款一律保留50%(包括送倉庫貨），如工廠急需貨款，亦應(yīng)先開來保證票。
□ 接到報(bào)價(jià)單與國內(nèi)訂單
裝押助理收到由營業(yè)助理轉(zhuǎn)來的報(bào)價(jià)單與國內(nèi)訂單時(shí)，應(yīng)核對報(bào)價(jià)單與國內(nèi)訂單上包裝、數(shù)量是否完全相符，如發(fā)生錯(cuò)誤或有疑問時(shí)，應(yīng)即與營業(yè)助理協(xié)調(diào)或請示主管經(jīng)理如何處理。
□ 簽收l/c影本
（一）押匯科長收到l/c后，即影印一份送交營業(yè)經(jīng)理簽收，再轉(zhuǎn)交營業(yè)助理核閱并在存檔的o/c上登記l/c號碼，s/d、v/d以及金額后，交裝押助理。
(二)l/c可能發(fā)生的問題如下:
1、收到l/c時(shí)須先核對總金額、數(shù)量、單價(jià)是否正確。
2、收以l/c當(dāng)天時(shí)，如距有效日少于三天，即須向主管經(jīng)理提出。
3、通常l/c是可分批，如不可分打，須向主管經(jīng)理提出。
4、如由本地?zé)o直接船可到達(dá)的港口，須看l/c是否可以轉(zhuǎn)船，如不可以須請示主管經(jīng)理，必須特別注意出口港不能指定為本地港口。
5、核對受益人全名、地址有無錯(cuò)誤。
6、核對交易條件是為fob、cif、c&f是否相符。
7.l/c內(nèi)容有無錯(cuò)誤字。
8、有無規(guī)定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。
9、如同一富戶有數(shù)張l/c時(shí)須看有無規(guī)定可予合并。
10、如l/c直接由國外客戶寄來，而未經(jīng)銀行登記，須即請示主管經(jīng)理是否送銀行核對其簽字是否符合。
11、如遠(yuǎn)期付款的l/c應(yīng)查看利息，是否由買方負(fù)擔(dān)，如否應(yīng)即請示主管經(jīng)理。
12、如有怪異字眼，或條款有違常理者，應(yīng)即請示主管經(jīng)理。
□裝船通知單
（一）依照國內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期一個(gè)月至一個(gè)月前開始作業(yè)，由裝押助理按外勤人員的報(bào)告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單。
送貨柜場者:共四聯(lián)
第一聯(lián):
寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。
第二、三聯(lián):
（1）寄有關(guān)外務(wù)員，在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期、凈重、毛重、才積、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理，再交裝押助理協(xié)調(diào)安排出貨。
（2）如每一item超過，美金5000元者，第二聯(lián)交有關(guān)科長，第三聯(lián)仍寄交外務(wù)員。
第四聯(lián):裝押助理存查。
貨送倉庫者:填”送倉裝船通知單“，共二聯(lián)
第一聯(lián):
寄工廠，由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后，再送收發(fā)。
第二聯(lián):
裝押助理存查。
如重要訂單未能如期交貨，得填寫”重要訂單逾期追問單“交有關(guān)科長協(xié)助處理。
（二)如國內(nèi)訂單規(guī)定收到l/c后才通知生產(chǎn)者，收到l/c當(dāng)日即在裝船通知單上注明”l/c已收到“，船期通常以s/d期限前三星期為宜。(彈性應(yīng)用）
（三）如國內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實(shí)通過才生產(chǎn)者，當(dāng)收到客戶確認(rèn)函電時(shí)，由營業(yè)助理填寫確認(rèn)函交工廠，并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收，并在國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)上登記后，再交回營業(yè)助理，以便安排船期。
（四）如出口美、日地區(qū)，應(yīng)將經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局的原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥，可
隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫后寄回，才回經(jīng)濟(jì)部商品檢驗(yàn)局申請產(chǎn)地證明書。
（五）需確實(shí)注意出口貨品是否含有須辦退稅進(jìn)口零件，協(xié)調(diào)報(bào)關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù)。
□ 催貨
（一）送貨柜場的裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨，應(yīng)該會(huì)同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員催貨。
（二）退稅資料寄來本公司時(shí)，應(yīng)先告知工廠填明承辦人姓名，否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨，退稅資料往往誤傳，而發(fā)生工玫不能退稅的麻煩。
□ 收到倉庫送來的進(jìn)貨單
（一）裝押助理收到進(jìn)貨單應(yīng)即核對，對所列的嘜頭、數(shù)量、包裝情況表是否與國內(nèi)訂單符合，如需更正即刻通知倉儲(chǔ)科長處理。
（二）收到進(jìn)貨單后，需通知助理前往倉庫驗(yàn)貨，并制訂”萊部訂單貨款支付核準(zhǔn)單“。
（三）如未通知送貨柜場而擅自送來倉庫者，應(yīng)扣運(yùn)費(fèi)。
□ 簽訂s/o
（一）依據(jù)出貨明細(xì)表及國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)所示大約材數(shù)計(jì)算體積重量。
（二）向擬裝運(yùn)的船公司或報(bào)關(guān)行查是否確實(shí)簽到s/o。
（三）船期如有提前或延后，應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合。
（四）打s/o時(shí)須查核是否每張均打，如有漏打，應(yīng)即時(shí)補(bǔ)上，以免報(bào)關(guān)行在船公司重打，浪費(fèi)時(shí)間。
（五）簽s/o的時(shí)間應(yīng)提早一星期或兩星期，或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。
（六）如裝整臺貨柜時(shí)，必須貨物實(shí)際重不可超過船公司所規(guī)定的重，如超過時(shí)應(yīng)請示主管經(jīng)理處理。
□ 結(jié)關(guān)前工作
（一)如由他庫裝貨柜出貨者，應(yīng)提前將出貨明細(xì)表一份交倉儲(chǔ)科科長，以便送貨。(貨未到或尚未驗(yàn)貨，應(yīng)在明細(xì)表上注明）
（二）(如由倉庫出卡車者，須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細(xì)表交押匯科長，以便及時(shí)通知卡車，貨未到或尚未驗(yàn)貨必須在明細(xì)表上注明。
（三）須密切注意倉庫出貨時(shí)間、車號、嘜頭、數(shù)量及送貨地點(diǎn)，確定時(shí)應(yīng)即通知報(bào)關(guān)行。
（四）于船期結(jié)關(guān)前一日，確定出貨明細(xì)表的正確項(xiàng)目、數(shù)量，如所出的貨有配件印刷工廠者，須于出貨明細(xì)表上注明。
（五)打prcking list六份，并于其中三分抬頭改成invoice并于其上注明每家工廠正確全名，統(tǒng)一編號、發(fā)票號碼，交營業(yè)助理核閱。并填寫出口登記本四聯(lián)，第五聯(lián)(財(cái)務(wù)）連同packing list三份invoice二份送交押匯科長蓋章后，連同退稅資料交報(bào)關(guān)行，一份交會(huì)計(jì)科長，其中另一份invoice自行留底。
（六）出口登記本上所列規(guī)定送件日期及預(yù)計(jì)入帳日期，應(yīng)填寫結(jié)關(guān)后七天，如有遲延應(yīng)寫原因。
（七）送貨當(dāng)天早上必須聯(lián)絡(luò)工廠確實(shí)出貨時(shí)間、卡車號碼及到達(dá)時(shí)間，確定時(shí)立即通知報(bào)關(guān)行。
（八）結(jié)關(guān)當(dāng)天如有未能確定工廠出貨把握者，須立即修改資料，將該綱報(bào)關(guān)。
（九）貨如未依時(shí)間送達(dá)，所發(fā)生海關(guān)費(fèi)用及規(guī)費(fèi)應(yīng)有記錄，并于簽訂單支付核準(zhǔn)單時(shí)填上應(yīng)扣數(shù)目，注意請款時(shí)扣除。
（十）裝押助理如當(dāng)日有結(jié)關(guān)的貨，須所有的貨到達(dá)確實(shí)報(bào)關(guān)完畢，才可下班。
（十一）裝押助理必須待進(jìn)貨柜場的貨確已送達(dá)無誤才可制”營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單“。
（十二）工廠的出貨發(fā)票要開送貨當(dāng)天的日期、配件，如分批出貨，亦需于每一次出貨（磅貨）即
開來當(dāng)天的發(fā)票，不可延遲于送貨。
（十三）工廠如在貨未結(jié)關(guān)前，即已送達(dá)貨柜場，而有需退貨物稅或關(guān)稅者，請款時(shí)一律暫時(shí)保留50%，并于貨款支付核準(zhǔn)單上注明此點(diǎn)。
結(jié)關(guān)后工作
（一）裝押助理須查詢報(bào)關(guān)行及船公司，貨是否確實(shí)出口無誤，如確實(shí)無誤，將出口明細(xì)表一份交會(huì)計(jì)，另一份送管制中心，并將營業(yè)部訂半日貨款支付核準(zhǔn)單交營業(yè)助理。
（二）催cbc必須確實(shí)于結(jié)關(guān)次日取得，除非以錯(cuò)單出口者，須隨時(shí)催報(bào)關(guān)行，最遲須于一星期內(nèi)取得，否則須向主管經(jīng)理報(bào)備。
（三）于cbc到達(dá)后，如要辦理經(jīng)濟(jì)部產(chǎn)地證明書，須附上invoice一份，工廠已蓋好章的原料來源加工切結(jié)書一份及cbc副本一份送交報(bào)關(guān)行，以便辦理產(chǎn)地證明。
（四）在拿b/l前須將s/o留底正確無誤一份交報(bào)關(guān)行，以便到船公司拿b/l時(shí)核對。
（五）在收到b/l時(shí)立刻核對材數(shù)與運(yùn)費(fèi)與內(nèi)容有無錯(cuò)誤是否符合。
(六)b/l如須預(yù)付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)會(huì)同營業(yè)助理填妥營業(yè)部雜費(fèi)支付核準(zhǔn)單交有關(guān)會(huì)計(jì)，如經(jīng)理不在，為爭取時(shí)效，可憑裝押助理簽名，即送會(huì)計(jì)付款，事后由會(huì)計(jì)送給經(jīng)理、副經(jīng)理、助理補(bǔ)簽。
（七)將文件備妥，待文件齊全后，將全套押匯文件另加出貨明細(xì)表invoice,b/l各一份連同出口登記本第三聯(lián)(稽核）第四聯(lián)（押匯）交押匯科長，將必要文件轉(zhuǎn)送銀行押匯，出口登記本第三聯(lián)由押匯科長轉(zhuǎn)送稽核，時(shí)間由結(jié)關(guān)日起不得超過七天，如有延誤需寫原因，并須扣各經(jīng)理利息，并處罰裝押助理。
（八）押準(zhǔn)文件存檔聯(lián)及寄交客戶，聯(lián)經(jīng)由營業(yè)助理呈閱主管經(jīng)理后，分別寄出并在存檔聯(lián)上注明”歸檔"，交收發(fā)中心。
（九）押匯科長收到結(jié)匯證書連同信匯回條、出貨明細(xì)表、invoice及b/l各一份送交有關(guān)會(huì)計(jì)。
□ 打ool
視客戶或經(jīng)理需要，裝押助理應(yīng)按所辦客戶會(huì)同營業(yè)助理打ool三份，一份由裝押助理留存，兩分轉(zhuǎn)交營業(yè)助理留存一份，另一份呈閱主管經(jīng)理。
□ 收到倉庫存貨周報(bào)表
倉儲(chǔ)科須于每周一上午11時(shí)半前將倉庫周報(bào)表送交行政助理，行政助理于午前送交裝押助理，裝押助理收到后須填妥l/c期限欄及裝船日期欄，并核對數(shù)量、嘜頭廠商無誤后交營業(yè)助理核對，于每周二中午下班前交主管經(jīng)理轉(zhuǎn)交行政助理，如倉庫存貨周報(bào)表上有錯(cuò)誤時(shí)須立刻去電話與倉儲(chǔ)科長聯(lián)系查明。
□ 申請local l/c
（一）向押匯科長取表填妥，即送主管經(jīng)理，總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)交押匯科長申請，在開發(fā)本地信用狀申請書上須開給何家工廠，手續(xù)費(fèi)是否從工廠扣除。
（二）押匯時(shí)lacal l/c復(fù)印件本一份需送押匯科長。
貨完全出清時(shí)的工作
（一）國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)待貨完全出清不再使用時(shí)，自行燒掉。
(二)l/c影本待貨完全出清不再使用時(shí)，應(yīng)即交押匯科長。
核簽報(bào)關(guān)費(fèi)
（一）核對嘜頭、件數(shù)是否無誤，并于出口登記本留底聯(lián)注銷并于出口登記本上報(bào)關(guān)費(fèi)欄登記該批報(bào)關(guān)費(fèi)，以免報(bào)關(guān)行重復(fù)請款。
（二）報(bào)關(guān)費(fèi)如多出規(guī)定費(fèi)用時(shí)，應(yīng)簽請經(jīng)理核準(zhǔn)
外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理制度篇二
一、當(dāng)班全體成員要準(zhǔn)時(shí)在會(huì)議室參加班前會(huì)，按“班前十分鐘”程序進(jìn)行。
二、班前會(huì)由主管區(qū)長（書記）或當(dāng)班副區(qū)長主持，本班次工人必須全部參加。
三、主持人在班前會(huì)上傳達(dá)上級的指示，布置本隊(duì)具體工作，對職工進(jìn)行安全教育，強(qiáng)調(diào)各崗位、各工種的安全注意事項(xiàng)和安全措施。
四、班長要從安全檢查角度對工人進(jìn)行安全教育，要求不違章指揮，不違章作業(yè)，不違反勞動(dòng)紀(jì)律。
五、班長要從技術(shù)管理角度，安排布置本隊(duì)技術(shù)要求，強(qiáng)調(diào)技術(shù)安全措施。
六、對不參加班前會(huì)的人員，不準(zhǔn)點(diǎn)名記工，不準(zhǔn)入井工作。
七、主持人要認(rèn)真準(zhǔn)備班前會(huì)的會(huì)議內(nèi)容，做好班前會(huì)記錄。
外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理制度篇三
一、外貿(mào)業(yè)務(wù)是靈活的，涉及到與國外買家溝通的時(shí)間差，外貿(mào)業(yè)務(wù)員會(huì)自己利用晚上工作的時(shí)間，工作晚了次日上班時(shí)間可以遲些，但原則上不能超過10點(diǎn)。
二、請假必須提前半天向董事長提出書面申請，并填寫請假條說明事由，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后方可。
三、公司將給每個(gè)新加盟的員工配備業(yè)務(wù)手機(jī)卡。
四、外貿(mào)人員離職必須提前一個(gè)月向董事長提出，在董事長同意后離職申請單，離職請交接好業(yè)務(wù)，并歸還手機(jī)卡和修改郵箱密碼。
六、原則上公司按排每周日休息，若有特殊情況處理，外貿(mào)人員也應(yīng)該放棄休息。
七、每周例會(huì)，需要員工做好充分準(zhǔn)備。需要員工不少于15分鐘的發(fā)言。內(nèi)容包括（自己目標(biāo)達(dá)成，客戶情況分析，自己需要提升的地方，公司目前存在的客觀問題等）。
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