方案不僅僅是制定，還需要經(jīng)過實(shí)施和評(píng)估，以確保方案的有效性和可持續(xù)性。方案的制定需要考慮到各方利益，做到公正平衡?？偨Y(jié)范文展示了不同領(lǐng)域和行業(yè)的方案，可以擴(kuò)展我們的思維和視野。
檔案數(shù)字化解決方案篇一
檔案數(shù)字化建設(shè)是我國檔案管理工作的一場(chǎng)革命，近些年，我國檔案數(shù)字化建設(shè)剛剛起步，各項(xiàng)研究還處于初級(jí)階段，因此，需要面對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的各項(xiàng)挑戰(zhàn)，本文就以檔案數(shù)字化建設(shè)為內(nèi)容，對(duì)其相關(guān)實(shí)踐策略進(jìn)行幾點(diǎn)具體分析。
檔案數(shù)字化建設(shè)；實(shí)踐；發(fā)展
檔案數(shù)字化技術(shù)不僅可以文字轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，而且還可以對(duì)圖像信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化。近些年，我國檔案數(shù)字化建設(shè)取得了顯著成績，但國外先進(jìn)水平相比還存在一定差距。為了能夠更好地提升數(shù)字化檔案實(shí)踐成效，有關(guān)部門以及相關(guān)工作人員應(yīng)該深入研究數(shù)字化技術(shù)，借由數(shù)字化技術(shù)擴(kuò)充檔案數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)字化檔案管理水平，確保檔案數(shù)字化實(shí)踐成果。
數(shù)字化是用0和1兩位數(shù)字編碼對(duì)所有信息進(jìn)行表達(dá)的技術(shù)，數(shù)字化技術(shù)可以所有信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)。我們也可以理解為數(shù)字化就是針對(duì)信息來說的，檔案數(shù)字化本質(zhì)上就是檔案信息化建設(shè)，檔案信息數(shù)字化借由數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等方式，將紙質(zhì)文件、聲像文件以及電子文件進(jìn)行有組織、系統(tǒng)化的構(gòu)建信息庫。數(shù)字化技術(shù)支持下的檔案管理效率更高，不僅可以緩解工作人員工作強(qiáng)度，而且還可以有效節(jié)約檔案儲(chǔ)存空間，減好了重要檔案原件由于反復(fù)使用而出現(xiàn)的磨損問題，使檔案信息優(yōu)勢(shì)得到更好的發(fā)揮。檔案數(shù)字化還具有內(nèi)容豐富，開發(fā)利用便捷等優(yōu)勢(shì)，能夠?yàn)闄n案管理提供最有力的支持。
（一）信息的非人工識(shí)讀性
與紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案有本質(zhì)上的區(qū)別，具體來說，數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案都是以文件的形式存在的，也是檔案信息的載體，具有物理實(shí)態(tài)的特征。電子檔案與紙質(zhì)檔案都是對(duì)真實(shí)活動(dòng)的一種記錄，并具有極高的利用價(jià)值。電子檔案通過計(jì)算機(jī)錄入生成，而傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案則是通過人工記錄而成，兩者載體存在差異。從這些區(qū)別我們可以看出，數(shù)字化檔案具有非人工識(shí)讀性，需要通過計(jì)算機(jī)解碼方可為人們所使用。
（二）信息存儲(chǔ)的高密度性
光盤和移動(dòng)硬盤是數(shù)字檔案的最主要儲(chǔ)存載體，具有容量大、儲(chǔ)存便捷等特點(diǎn)，這種儲(chǔ)存載體可以對(duì)各類信息進(jìn)行儲(chǔ)存，不僅如此，光盤與移動(dòng)硬盤攜帶便捷，可以有效減少檔案信息的儲(chǔ)存空間，人們使用和閱讀也非常方便。
（三）信息與載體之間的可分離性
檔案數(shù)字化過程中各類電子檔案不需要有固定的物理位置，它們可以一種非實(shí)體的狀態(tài)存在，人們也可以對(duì)這些信息進(jìn)行加工和管理，這種信息與載體相互分離的這種特性，不僅具有極強(qiáng)的安全性，可以避免原檔案資源被反復(fù)利用而破損，而且便于復(fù)制、傳輸，可以實(shí)現(xiàn)異地查閱和使用。電子檔案掙脫了時(shí)間、地點(diǎn)、空間的制約，可以在同一時(shí)間為不同地區(qū)的不同使用者提供服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)了信息共享。
（四）多種信息媒體的集成性
電子檔案依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)將文字、圖像、動(dòng)畫、聲音等資料數(shù)據(jù)檔案信息進(jìn)行整合，并可以在一定的交互界面上展示，電腦具有交互性、動(dòng)態(tài)性，人們閱讀檔案十分便利，也改變了人們閱讀檔案的方式，與當(dāng)代人們閱讀需求相契合。
（五）系統(tǒng)依賴性
電子檔案是以數(shù)字化的形態(tài)存在的，因此需要專門的設(shè)備作為支持。電子檔案的形成、傳輸、儲(chǔ)存都需要通過電子計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，一旦離開計(jì)算機(jī)的支持，電子檔案則無從談起。另外，電子檔案對(duì)運(yùn)行環(huán)境要求很高，信息加工、信息儲(chǔ)存、信息傳遞與檢索等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要依托各類硬件、軟件來完成，并且需要遵循相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，一旦不符合標(biāo)準(zhǔn)，那么電子檔案則可以出現(xiàn)不兼容、無法讀取等問題。
（一）加快檔案網(wǎng)站建設(shè)
建立檔案網(wǎng)站是檔案數(shù)字化建設(shè)中不可缺少的重要方面，在構(gòu)建檔案網(wǎng)站的過程中，技術(shù)人員、檔案管理者需要緊密合作，堅(jiān)持“內(nèi)容為王”，對(duì)于檔案網(wǎng)站來說，內(nèi)容是最重要、最關(guān)鍵的，優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源不管在任何時(shí)間都不會(huì)缺乏用戶。尤其是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案網(wǎng)站必須要獨(dú)特的內(nèi)容，同時(shí)具備專業(yè)的技術(shù)，才能夠脫穎而出，因此，檔案管理部門要針對(duì)實(shí)際情況，構(gòu)建就被優(yōu)質(zhì)內(nèi)容的檔案網(wǎng)站，以此提高檔案信息服務(wù)水平。
1.構(gòu)建專業(yè)的數(shù)據(jù)分析團(tuán)隊(duì)。專業(yè)的數(shù)據(jù)團(tuán)隊(duì)能夠及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析、優(yōu)化、改進(jìn)、推動(dòng)，數(shù)據(jù)分析團(tuán)隊(duì)成員要具備搜索、編輯等專業(yè)知識(shí)，同時(shí)，對(duì)社群、社會(huì)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)有深入了解。構(gòu)建專業(yè)的數(shù)據(jù)分析團(tuán)隊(duì)，可以快速提高檔案數(shù)據(jù)搜集能力與分析能力，也可以靈活把握當(dāng)前檔案數(shù)字化的動(dòng)態(tài)和趨向，進(jìn)而及時(shí)調(diào)整網(wǎng)站內(nèi)容與服務(wù)質(zhì)量?；ヂ?lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)技術(shù)要與檔案網(wǎng)站內(nèi)容創(chuàng)意生產(chǎn)要緊密結(jié)合在一起，以此提升檔案網(wǎng)站服務(wù)品質(zhì)。
2.創(chuàng)新檔案內(nèi)容制作、呈現(xiàn)和傳播形式。通過創(chuàng)新檔案網(wǎng)站內(nèi)容、傳統(tǒng)與呈現(xiàn)方式，可以更好的吸引用戶。新媒體的繁榮和發(fā)展，為檔案數(shù)字化提供了更有利的支持，網(wǎng)站構(gòu)建要基于用戶需求打造個(gè)性化、多元化的內(nèi)容，盡可能利用動(dòng)漫、視頻以及圖片等展示檔案信息，提高檔案內(nèi)容可視化程度，增強(qiáng)檔案網(wǎng)站內(nèi)容的感染力與沖擊力。豐富的色彩、動(dòng)態(tài)的圖像，更具吸引力。
（二）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息資源的組織建設(shè)
1.總體規(guī)劃，分步實(shí)施。在數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)中，有關(guān)部門以及工作人員要切實(shí)分析檔案內(nèi)容與管理需求，建立統(tǒng)一的數(shù)字資源導(dǎo)航系統(tǒng)，打造牢固的基礎(chǔ)堅(jiān)實(shí)，在這個(gè)基礎(chǔ)上，分步驟搜集檔案信息資源，之后在對(duì)檔案信息進(jìn)行分類、歸納、轉(zhuǎn)化，這樣可以降低檔案信息資源搜集整理的難度，避免由于工作量大而阻礙管理步伐。
2.強(qiáng)化應(yīng)用，講求實(shí)效。系統(tǒng)構(gòu)建之后，要構(gòu)建與其相匹配的技術(shù)規(guī)范，建立完善的服務(wù)機(jī)制，強(qiáng)化人員培訓(xùn)，切實(shí)提升檔案管理者的專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，統(tǒng)一檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，穩(wěn)定檔案管理隊(duì)伍，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供最有利的支持。
3.數(shù)據(jù)倉庫,拓展范圍。要加強(qiáng)資源共享和數(shù)據(jù)挖掘，強(qiáng)化系統(tǒng)之間的聯(lián)系，避免孤島信息的產(chǎn)生。檔案工作人員要深入挖掘檔案信息數(shù)據(jù)，并積極引入專業(yè)的數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫，建立不同的資源中心，強(qiáng)化檔案部門之間的合作，拓展檔案共享范圍，為檔案數(shù)字化提供更好的支持和參考。
（三）強(qiáng)化管理制度
從數(shù)字檔案管理的角度來講，還要運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技和安全可靠的信息系統(tǒng)。明白數(shù)字檔案管理的重要性意義，并強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)方面的投入力度，從而完善建立管理環(huán)境；先進(jìn)化的計(jì)算軟件與技術(shù)裝備要積極引進(jìn)，并且要配備專業(yè)化的信息化人才，確保數(shù)字化文件管理的良好實(shí)現(xiàn)；結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立科學(xué)化的檔案管理制度，從而強(qiáng)化信息資料的管理工作，在綜合材料管理的前提下強(qiáng)化信息管理的安全。如果是在特殊化的文件管理網(wǎng)站上，可設(shè)置單元內(nèi)部調(diào)用與查詢內(nèi)部文件，避免病毒的入侵對(duì)文件安全產(chǎn)生不利影響；對(duì)文件的數(shù)字化管理流程要嚴(yán)格加以控制，確保工作內(nèi)容能夠在制定的機(jī)制當(dāng)中落實(shí)與執(zhí)行。
（四）建設(shè)數(shù)字檔案館
數(shù)字檔案管理具有集成性、共享性，它不僅是一個(gè)數(shù)據(jù)中心，而且也是一個(gè)檔案管理中心，在檔案管理方面以集成機(jī)制為中心，有效突破了業(yè)務(wù)部門之間的限制，提高了檔案信息資源的共享性，保障了檔案信息的真實(shí)性、完整性，進(jìn)一步推進(jìn)了檔案數(shù)字化建設(shè)的有效性、有序性。具體分析如下：
1.及時(shí)更新數(shù)字化檔案資料。檔案管理信息建設(shè)十分重要，并且也是一項(xiàng)比較復(fù)雜的項(xiàng)目，由于檔案資料內(nèi)容較多，信息量較大，并且所涉及的時(shí)間較長，所以，針對(duì)檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，采集信息過程中，應(yīng)該盡量化繁就簡(jiǎn)，避免出現(xiàn)“凡文必掃”現(xiàn)象，提高信息系統(tǒng)查詢的效率，使得操作更便利。
2.健全數(shù)字檔案?jìng)鬏旙w制。傳輸體制要健全化，讓檔案數(shù)據(jù)流通穩(wěn)定得到有效保障。在檔案中心，先要整合現(xiàn)有資源和對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行有效性分類，再把軟硬件應(yīng)用結(jié)合到檔案信息上，利用信息采集設(shè)備更新存儲(chǔ)設(shè)備，從而讓設(shè)備性能夠支撐信息管理工作。在實(shí)際檔案工作的過程中，在職工作人員的分工要做好，并讓檔案數(shù)字化管理人員能夠?qū)嵭薪y(tǒng)一化的調(diào)配，從而在數(shù)字化管理服務(wù)中分析好檔案中心內(nèi)部數(shù)據(jù)管理組織，業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)信息等，從而設(shè)置信息存儲(chǔ)網(wǎng)站時(shí)篩選出有用信息，讓沒有用的信息規(guī)程得以減少。網(wǎng)站的建立可利用網(wǎng)站和互聯(lián)網(wǎng)，也可以連接到檔案信息共享的網(wǎng)站，從而讓檔案規(guī)范化數(shù)字化的普及度得到全面提高。第四，嚴(yán)格控制好檔案信息的分類工作，將檔案年號(hào)，檔案的時(shí)間，檔案的關(guān)鍵詞做好審查，再安排工作員定期核實(shí)檔案信息內(nèi)容。
3.制定完善管理責(zé)任分配制度。為讓數(shù)字化檔案管理得以實(shí)現(xiàn)，需要確定好相應(yīng)的責(zé)任制度，并且要成立工作小組，該小組負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)據(jù)和材料進(jìn)行歸檔，以達(dá)到數(shù)字化發(fā)展的良好效果。所以數(shù)字文件管理工作規(guī)范要明確化，依據(jù)具體工作的任務(wù)設(shè)立相應(yīng)的要求，做好數(shù)據(jù)的詳細(xì)分類，數(shù)據(jù)整理以及數(shù)字化處理的工作；科學(xué)化，合理化的責(zé)任分配制度要建立，先要清楚數(shù)字檔案管理的內(nèi)容，并依據(jù)實(shí)際制定程序方面的基本工作流程，有利于依據(jù)需求實(shí)現(xiàn)內(nèi)容管理的細(xì)化；進(jìn)職責(zé)分配的時(shí)候，還要確定具體工作的目標(biāo)，不僅要讓數(shù)字化管理全面實(shí)現(xiàn)，而且還要確保數(shù)據(jù)管理的規(guī)范。以整理歸檔信息為例，可以安排專門化的管理，由1-2人來專門負(fù)責(zé)，從而依據(jù)具體類型與材料的不同進(jìn)行科學(xué)化分類。
（五）提高檔案工作者素質(zhì)，加強(qiáng)檔案用戶教育培訓(xùn)
人類實(shí)踐活動(dòng)涉實(shí)際范圍廣泛，包括自然堂科學(xué)、社會(huì)科學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域，且社會(huì)分工日益細(xì)化，信息增長量巨大，現(xiàn)代化大規(guī)模生產(chǎn)的復(fù)雜性、多變性使得檔案工作的內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象、工作環(huán)境及管理方式都發(fā)生了變化，這給檔案工作者帶來了全新的要求，除了要求工作者需具備基本的共性知識(shí)之外，還應(yīng)該具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)及現(xiàn)代化的管理知識(shí)此外還要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，努力優(yōu)化自身水平，才能跟上變化著的社會(huì)形勢(shì)。在提高檔案工作者素質(zhì)的過程中，首先要做到如下幾個(gè)方面：檔案管理者要具備終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，不斷豐富自身專業(yè)知識(shí)與政治理論；積極學(xué)習(xí)新的管理理念，兼顧其他學(xué)科的內(nèi)容，全面學(xué)習(xí)與檔案相關(guān)的知識(shí)，熟悉和掌握檔案內(nèi)容，能夠具備借鑒專業(yè)技術(shù)提升自我素養(yǎng)的能力；具有靈活度的應(yīng)變能力，掌握工作所需要的外語知識(shí)與經(jīng)濟(jì)知識(shí)；學(xué)習(xí)與檔案內(nèi)容相關(guān)的知識(shí)與管理理念，熟悉和掌握專業(yè)知識(shí)和技能，積極學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、新型載體檔案保護(hù)等知識(shí)技能，更好地滿足新時(shí)期檔案管理需求。在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中包括眾多環(huán)節(jié)，有關(guān)部門以及相關(guān)工作人員要全面分析當(dāng)前檔案管理形勢(shì)，積極引入數(shù)字化技術(shù)，通過構(gòu)建數(shù)字化檔案館、數(shù)字檔案管理制度、豐富數(shù)字化檔案資源等，全面推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐和進(jìn)程。目前，我國在檔案數(shù)字化建設(shè)方面還有很長一段路要走，面對(duì)當(dāng)前數(shù)字化建設(shè)的大方向，不斷優(yōu)化和完善相關(guān)硬件、軟件是非常必要的，本文從幾個(gè)方面對(duì)此展開分析，旨在更好地推進(jìn)我國檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展。
[1]孫雁.檔案數(shù)字化建設(shè)與企業(yè)檔案管理研究[j].黑龍江檔案,20xx(05).
[2]李熙利.探究檔案數(shù)字化建設(shè)的價(jià)值及問題[j].黑龍江檔案,20xx(05).
[3]戚霽,趙金幣,琚理.檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及對(duì)策分析[j].中國標(biāo)準(zhǔn)化,20xx(20).
[4]李旭.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案數(shù)字化建設(shè)研究[j].黑龍江檔案,20xx(04).
[5]馮瑜.檔案數(shù)字化建設(shè)常見問題與措施分析[j].黑龍江檔案,20xx(04).
檔案數(shù)字化解決方案篇二
:如何做好檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理檔案是二十一新世紀(jì)以來我國關(guān)注的重要問題，需要引起有關(guān)部門及個(gè)人的高度重視。本文主要介紹了高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化具備的含義，分析高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理檔案中存在的主要問題，進(jìn)而提出一些建設(shè)性意見，為我國高校的發(fā)展貢獻(xiàn)微薄之力.
:高校檔案管理;創(chuàng)新;數(shù)字化問題分析
眾所周知，隨著我國社會(huì)市場(chǎng)主義經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的顯著提高，促使我國的各行各業(yè)迅猛發(fā)展。其中教育行業(yè)尤為突出，得到質(zhì)的飛躍，各個(gè)高校檔案管理工作也得到顯著提升。隨著我國網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，數(shù)字化管理高校檔案方式應(yīng)運(yùn)而生，高校檔案管理需要不斷創(chuàng)新，緊跟時(shí)代的腳步，緊扣時(shí)代的需求。今天，本文就以“高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題”為主題進(jìn)行探析。
據(jù)調(diào)查可知，現(xiàn)代管理方案是我國各高校進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理數(shù)字化的必要前提和必然基礎(chǔ)?，F(xiàn)代管理方案中具有先進(jìn)的管理觀念以及管理形式，我國各個(gè)高校有效結(jié)合先進(jìn)的管理形式，從而能夠有效打破傳統(tǒng)落后單一的檔案管理形式，促使高校檔案管理能夠進(jìn)行有效創(chuàng)新，高校檔案管理形式能夠逐漸變得規(guī)范化、科學(xué)化以及系統(tǒng)化。筆者通過查詢高校傳統(tǒng)的檔案管理形式發(fā)現(xiàn)，將傳統(tǒng)檔案管理形式與現(xiàn)代化檔案管理形式進(jìn)行對(duì)比分析，現(xiàn)代化檔案管理形式具有多種多樣的特征，呈現(xiàn)多元化趨勢(shì)。主要表現(xiàn)為占據(jù)空間較小，有效減少教學(xué)資源的流失，檔案信息儲(chǔ)藏形式豐富多樣。
據(jù)調(diào)查可知，檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、ocr技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)以及存儲(chǔ)技術(shù)的不斷發(fā)展而衍生的一種新型檔案信息形態(tài)，能夠把各種各樣載體的高校檔案資源巧妙轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，存儲(chǔ)方式呈現(xiàn)數(shù)字化趨勢(shì)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的形式將諸多檔案信息進(jìn)行連接，進(jìn)而結(jié)合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來統(tǒng)一進(jìn)行管理，形成一個(gè)有結(jié)構(gòu)性、有序性的高校檔案信息庫，能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，推動(dòng)高校的進(jìn)一步發(fā)展。顯而易見，高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)是必然發(fā)展趨勢(shì)，能夠緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，順應(yīng)時(shí)代潮流，高校檔案是一種原生資源，其重要程度不言而喻。
眾所周知，隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國各個(gè)高校的檔案管理工作取得一定成效。然而“金無足赤人無完人”，高校檔案管理以及數(shù)字化管理中不可避免地存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面：
3.1檔案管理工作缺少統(tǒng)一性
眾所周知，我國各個(gè)高校的發(fā)展時(shí)間以及發(fā)展形式都存在差異性，從而促使各高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。各個(gè)高校的發(fā)展時(shí)間不同，從而導(dǎo)致管理技術(shù)存在差異，進(jìn)而導(dǎo)致高校檔案管理工作沒辦法進(jìn)行統(tǒng)一。并且，高校檔案管理室的設(shè)施應(yīng)用的效率以及使用時(shí)間也存在不同，種種因素導(dǎo)致高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。
3.2檔案管理形式缺少創(chuàng)新性
隨著時(shí)代的發(fā)展，高校檔案管理發(fā)展趨勢(shì)逐漸演變?yōu)閿?shù)字化管理。眾所周知，隨著我國的信息技術(shù)的不斷提高，我國對(duì)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展越來越重視。然而，筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國多數(shù)高校檔案管理工作存在局限性，檔案管理形式缺少創(chuàng)新性。由此可見，高校檔案管理應(yīng)該具備創(chuàng)新觀念，緊跟時(shí)代的腳步，緊扣時(shí)勢(shì)的需求，進(jìn)而能夠促使檔案管理不與時(shí)代脫軌。
3.3構(gòu)建的檔案數(shù)據(jù)庫缺少實(shí)用性
目前，我國在投資高校管理經(jīng)濟(jì)上，對(duì)檔案管理工作的資金投入比較少，沒有重視高校檔案管理工作。正因如此，我國多數(shù)高校在開展工作的時(shí)候存在局限性，不能夠及時(shí)更新一些優(yōu)質(zhì)的管理設(shè)備，從而促使構(gòu)建出的檔案數(shù)據(jù)庫缺少實(shí)用性、檔案管理形式比較單一、落后，高校檔案管理工作不夠規(guī)范化，大大減少了檔案管理的完善性。
各個(gè)高校負(fù)責(zé)人應(yīng)該針對(duì)檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理中存在的種種問題，進(jìn)行具體問題具體分析，進(jìn)而尋找促使高校檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理的有效措施，并將措施加以落實(shí)，進(jìn)而能夠有效推動(dòng)高校檔案管理具有創(chuàng)新性，并且能夠做到數(shù)字化管理，有效提高高校檔案管理水平。筆者結(jié)合自身多年的工作以及查詢相關(guān)資料，提出以下見解：
4.1完善高校檔案管理的系統(tǒng)
各高校負(fù)責(zé)人想要有效創(chuàng)新檔案管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，首先就必須完善高校檔案管理的系統(tǒng)，一定程度上減少網(wǎng)絡(luò)影響，開發(fā)出有效的高校檔案管理軟件。一般情況下，優(yōu)秀的檔案管理數(shù)字化技術(shù)需要具備以下幾個(gè)特征：
（1）必須滿足各種各樣形式的檔案需求，做到“有求必應(yīng)”；
（2）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用起來非常容易；
（3）能夠有效保障高校檔案管理信息不受網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的約束。高校負(fù)責(zé)人應(yīng)該結(jié)合以上三個(gè)特征來進(jìn)行高校檔案管理創(chuàng)新，進(jìn)而能夠促使數(shù)字化技術(shù)滿足管理人員的需求，保障檔案信息的有效性。
4.2構(gòu)建數(shù)字化檔案管理
據(jù)調(diào)查可知，構(gòu)建數(shù)字化的檔案館是推動(dòng)科技技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展的必要前提和必然基礎(chǔ)，能夠有效創(chuàng)新檔案管理形式以及檔案管理方向?；诖?，為了實(shí)現(xiàn)高校檔案管理的創(chuàng)新以及數(shù)字化管理，我們應(yīng)該構(gòu)建數(shù)字化檔案管理。隨后，檔案管理人員可以通過掃描以及手工錄入的形式將優(yōu)秀的信息資源儲(chǔ)存到u盤以及光盤等系統(tǒng)中。
綜上所述，隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，人民群眾的物質(zhì)生活水平得到顯著提高，促使人們對(duì)學(xué)習(xí)形式的要求越來越高。在信息數(shù)字化的社會(huì)背景下，現(xiàn)代化管理形式應(yīng)運(yùn)而生。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經(jīng)不能與時(shí)代接軌，需要將其摒棄，從而靈活運(yùn)用現(xiàn)代化管理形式，推動(dòng)高校檔案管理創(chuàng)新，從而能夠推動(dòng)高校檔案管理數(shù)字化理念的發(fā)展以及廣泛應(yīng)用。
[3]烏日娜.淺談高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[j].福建質(zhì)量管理,20xx(05):26.
檔案數(shù)字化解決方案篇三
一是人員素質(zhì)有待提高。
當(dāng)前大多數(shù)管檔人員在掌握知識(shí)層面和掌握先進(jìn)技術(shù)上，能滿足一般的計(jì)算機(jī)操作，但總體現(xiàn)代化技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象，無法滿足干部人事檔案數(shù)字化要求。
二是基礎(chǔ)信息還不夠完備。
實(shí)行干部人事檔案數(shù)字化，干干部部人人事事檔檔案案數(shù)數(shù)字字化化管管理理的的思思考考文/關(guān)鳳明郝永琴基礎(chǔ)信息必須完整、真實(shí)，才能在利用上實(shí)現(xiàn)最大價(jià)值。但現(xiàn)在干部檔案里有個(gè)別的材料不真實(shí)、不準(zhǔn)確，在使用這些資源時(shí)，不能體現(xiàn)個(gè)人的真實(shí)信息。如，有的干部根據(jù)需要隨意填寫出生時(shí)間和參加工作時(shí)間等，給選拔任用干部等工作帶來了一定影響。
二、實(shí)行干部人事檔案數(shù)字化管理的對(duì)策
一是轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。
干部人事檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)新事物，目前并沒有完整、真實(shí)、齊全，為干部選拔任用工作提供有益的參考價(jià)值。
二是強(qiáng)化培訓(xùn)，提升素質(zhì)。
從目前檔案工作人員學(xué)歷上看，學(xué)計(jì)算機(jī)信息管理專業(yè)的人員非常少，這對(duì)檔案管理數(shù)字化工作的開展十分不利。要加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，注重提高檔案專業(yè)隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極培養(yǎng)既懂電子檔案，又懂電子政務(wù)的新的復(fù)合型人才，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。檔案管理人員要掌握現(xiàn)代管理的理論、方法和思想，深入學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，綜合運(yùn)用檔案學(xué)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)，以良好的專業(yè)技能服務(wù)于檔案工作。
三是加強(qiáng)對(duì)電子文件原始性、真實(shí)性的認(rèn)定和管理。
對(duì)于紙質(zhì)文件來說，人們可以借助形式的原始性來證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的原始性，但電子文件的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，沒有相對(duì)固定的形式要對(duì)采集的電子文件進(jìn)行全面、認(rèn)真的檢查?？赏ㄟ^電子信息加密技術(shù)、簽署技術(shù)、身份驗(yàn)證和仿寫措施等技術(shù)措施，提高電子文件的可靠性。
四是根據(jù)工作實(shí)際，制定相關(guān)檔案數(shù)字化規(guī)章制度。
為了防止工作中的盲目性和隨意性，要結(jié)合工作實(shí)際，從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面提出并完善檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以保證電子信息的采集、制作、分類、存儲(chǔ)等各方面工作有章可循，職責(zé)明確，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、真實(shí)、規(guī)范、統(tǒng)一。
五是要加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔管理。
加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證本單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和長期可讀性。
六是要加強(qiáng)檔案信息安全保障工作。
切實(shí)抓好網(wǎng)絡(luò)信息安全保密教育，增強(qiáng)干部人事檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)意識(shí)，提高安全防護(hù)的技術(shù)水平，嚴(yán)禁處理干部檔案業(yè)務(wù)的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)連接，防止失泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
檔案數(shù)字化解決方案篇四
檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措。隨著城市的發(fā)展和進(jìn)步，房產(chǎn)檔案的形成會(huì)越來越多，類別越來越細(xì)，而傳統(tǒng)手工作業(yè)方法已經(jīng)呈現(xiàn)出了許多弊端：效能低、錯(cuò)誤多、易損毀、易丟失。所以數(shù)字化檔案的建設(shè)在當(dāng)前的檔案管理工作中的重要性正日益凸顯出來。對(duì)于我局檔案館的數(shù)字化建設(shè)特制定以下方案：
為在數(shù)字化處理過程中對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的管理及對(duì)數(shù)字化處理進(jìn)行有效控制，需對(duì)館藏的檔案按照類別進(jìn)行批次安排，確保在數(shù)字化過程中有序進(jìn)行。
1、檔案出庫交接。
根據(jù)數(shù)字化加工批次計(jì)劃進(jìn)行出庫，對(duì)出庫的檔案進(jìn)行完整性檢查，對(duì)通過完整性檢查的檔案，進(jìn)行數(shù)量確認(rèn)，并詳細(xì)登記《檔案出庫單》，確保交接中檔案數(shù)量的正確性和完整性。
2、目錄制定及檔案整理。
按照文件數(shù)據(jù)庫目錄結(jié)構(gòu)及目錄著錄要求，規(guī)范需要目錄補(bǔ)錄的檔案目錄內(nèi)容，包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字度長度等規(guī)范要求。
對(duì)出庫檔案進(jìn)行數(shù)字化加工前，需對(duì)檔案文件進(jìn)行掃描。
前處理，使之成為能夠進(jìn)行掃描的形態(tài)。對(duì)影響掃描的非成冊(cè)檔案裝訂進(jìn)行拆除裝訂物，對(duì)破損嚴(yán)重，無法進(jìn)行掃描的文件應(yīng)進(jìn)行技術(shù)處理，如紙張褶皺無法掃描的應(yīng)進(jìn)行壓平等處理。對(duì)于檔案內(nèi)的資料應(yīng)區(qū)分掃描件和非掃描件，并詳細(xì)記錄，確保檔案內(nèi)的資料不亂不丟。掃描完成后按照檔案館的要求進(jìn)行裝訂，保證每卷檔案不掉頁，邊緣整齊。
3、檔案掃描。
根據(jù)文件數(shù)據(jù)庫要求的規(guī)格進(jìn)行檔案掃描，保證掃描件圖像效果與原件吻合。大幅面檔案采用大幅面掃描儀或者小掃描儀掃描后進(jìn)行圖片拼接。核對(duì)每份文件的掃描頁碼、頁數(shù)與實(shí)際的文件頁碼、頁數(shù)是否一致。對(duì)掃描圖像進(jìn)行命名時(shí)一定要正確，不能出現(xiàn)圖片顛倒、錯(cuò)亂等現(xiàn)象，掃描時(shí)要保證檔案原件不被損壞。
4、圖像處理。
對(duì)顛倒、偏斜的圖像進(jìn)行糾偏處理，以符合閱讀習(xí)慣。對(duì)頁面中影響閱讀的污點(diǎn)、黑線、黑邊等雜質(zhì)進(jìn)行去污處理。對(duì)顏色深淺度進(jìn)行調(diào)整，確保圖像字跡清晰，對(duì)大幅面掃描所形成多幅圖像進(jìn)行拼接，合并為一個(gè)完整圖像，以保證數(shù)字化圖像的完整性。
5、文件錄入。
漏頁、不亂頁，對(duì)錄入的文件要進(jìn)行準(zhǔn)確性核對(duì)，確保文件的完整。
6、目錄整理。
文件錄入完畢后應(yīng)按照系統(tǒng)內(nèi)的文件目錄制定館藏紙質(zhì)檔案的的索引目錄，以確定每份電子檔案在檔案館中原件的位置，做到不亂、不錯(cuò)。
7、檔案入庫。
完成數(shù)字化處理后，應(yīng)按照制定的檔案目錄進(jìn)行歸檔上架，由接收人檢查檔案的完整性，并核對(duì)《檔案出庫單》，確保文件不丟失。
檔案出庫。
檔案入庫。
檔案整理。
目錄整理。
文件錄入檔案掃描。
圖像處理。
由于檔案管理的專業(yè)性，在工作開始前，由業(yè)務(wù)單位及產(chǎn)權(quán)檔案室各出一人為工作人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，培訓(xùn)期為10個(gè)工作日。
為保證檔案數(shù)字化順利有序進(jìn)行，對(duì)工作流程中各個(gè)崗位做出如下安排：
1、檔案出入庫、批次制定1人，在制定批次后，負(fù)責(zé)提檔并做好記錄以及接檔核對(duì)記錄。
2、目錄制定及檔案整理共2人，一人負(fù)責(zé)檔案的分冊(cè)、目錄制定，一人負(fù)責(zé)掃描前檔案處理。
3、檔案掃描1人，嚴(yán)格按照批次掃描處理好的檔案。
4、圖像處理1人，將掃描好的圖像做去污、調(diào)整、邊框剪切等工作。
5、文件錄入4人，將處理好的數(shù)字化文件及相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫。
6、目錄整理1人，負(fù)責(zé)錄入完的文件裝訂及編號(hào)。
為加快檔案數(shù)字化過程，減少工作繁瑣度?，F(xiàn)需要以下辦公用品：
1、電腦打印機(jī)6套（電腦要求可以進(jìn)行圖像處理，打印機(jī)5臺(tái)激光1臺(tái)針式）。
2、高速掃描儀1臺(tái)，高拍儀1臺(tái)。
3、雙面復(fù)印機(jī)1臺(tái)。
4、裝訂機(jī)1臺(tái)，碎紙機(jī)1臺(tái)。
檔案館的數(shù)字化能夠通過互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算檢索及查閱檔案，極大的提高了工作效率，對(duì)紙質(zhì)檔案的利用保護(hù)起到了重要的作用。各工作人員應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，在整個(gè)數(shù)字化處理的過程中，嚴(yán)格按照要求規(guī)范工作方法，爭(zhēng)取圓滿完成檔案數(shù)字化工作。
檔案數(shù)字化解決方案篇五
進(jìn)入21世紀(jì)，信息網(wǎng)絡(luò)改變了人們的生活、工作和聯(lián)系方式。檔案管理工作也相應(yīng)進(jìn)入新的時(shí)代和領(lǐng)域，實(shí)踐證明，檔案數(shù)字化管理逐漸擯棄了紙質(zhì)管理的不便，不但降低了查閱檔案的時(shí)間和人力成本，而且通過檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，可以共享檔案信息資源，這也是踐行科學(xué)發(fā)展觀，加強(qiáng)檔案管理和使用的必要發(fā)展趨勢(shì)。
檔案；數(shù)字化；信息網(wǎng)絡(luò)
科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，檔案數(shù)字化管理是科學(xué)技術(shù)的一種體現(xiàn)。利用數(shù)字化檔案，是促進(jìn)科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的重要手段，是深化檔案工作改革，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，全面實(shí)現(xiàn)小康社會(huì)的重要途徑，同時(shí)，也是順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展的需要。
新時(shí)期的檔案管理工作，不同于歷史上紙質(zhì)資料的收集和管理，檔案數(shù)字化管理將檔案工作帶進(jìn)一個(gè)全新的管理領(lǐng)域。為適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要，作為檔案管理隊(duì)伍就要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，盡快和適時(shí)掌握檔案數(shù)字化管理的要求和操作方法。通過近年來的發(fā)展和實(shí)踐，目前，檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)在不斷提高，不僅適應(yīng)新時(shí)期工作需要，也成為探索和推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的主要人力資源。
檔案數(shù)字化管理可以儲(chǔ)存大量的信息和資料，豐富了檔案管理工作的信息收集和處理手段，節(jié)約了人力、物力和財(cái)力。同時(shí)便捷信息資料查找速度，想找資料可以根據(jù)檢索一鍵點(diǎn)出。特別是聯(lián)網(wǎng)辦公使檔案管理工作進(jìn)入更快捷的時(shí)代，檔案的整理和搜集在網(wǎng)上即可完成，這樣既縮短時(shí)間，簡(jiǎn)化工作程序還提高了工作效率。
檔案數(shù)字化管理成為現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必然趨勢(shì)，由于網(wǎng)絡(luò)的全球化，沒有地域性限制，人們可以根據(jù)需要，跨越時(shí)空，超越館藏，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案館資源的共享?？梢岳脛e人的數(shù)據(jù)庫，也可以給別人提供自己數(shù)據(jù)庫，使大家融入到這個(gè)互惠互利的資源共享之中，不斷增加彼此的數(shù)據(jù)庫含量。通過檔案信息資源的交流，也是生產(chǎn)技術(shù)的轉(zhuǎn)讓和管理手段的相互借鑒，因此，交流的越廣泛越及時(shí)，產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益就會(huì)越大。同時(shí)資源共享，也給檔案工作帶來一個(gè)新的發(fā)展空間，充分體現(xiàn)出檔案工作的自身價(jià)值，彰顯出了現(xiàn)代檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)。
檔案數(shù)字化解決方案篇六
檔案作為一種原生態(tài)信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來，憑借信息技術(shù)為檔案利用工作服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，是我國檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。方志館檔案已經(jīng)推行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，檔案管理引進(jìn)了數(shù)字化建設(shè)，但對(duì)電子文件管理的意識(shí)比較薄弱，利用率不高，從而造成檔案資源的閑置和浪費(fèi)。部分仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，從業(yè)人員的專業(yè)技能跟不上信息化發(fā)展的需要，是各部門普遍存在的問題。因此，應(yīng)盡快找到傳統(tǒng)模式與先進(jìn)技術(shù)的結(jié)合點(diǎn)，逐步展開數(shù)字化檔案管理建設(shè)，實(shí)現(xiàn)資源共享。同時(shí)要加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提高工作效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門的服務(wù)水平，更好地發(fā)揮方志館檔案的社會(huì)功能。
方志館檔案數(shù)字化工作是在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上，引進(jìn)新科技、加入創(chuàng)新，使之成為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、滿足社會(huì)需要的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的一個(gè)不同點(diǎn)是儲(chǔ)存媒介的變化，傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)為媒介，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸檔等，工作量大而繁雜，容易出現(xiàn)差錯(cuò)。利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化儲(chǔ)存和管理，能夠節(jié)省空間和人力。通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為檔案信息利用提供了新的方式。傳統(tǒng)的檔案管理，在遠(yuǎn)程傳遞檔案信息方面存在諸多不足，如易泄露和丟失等。而方志館檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后，便可利用網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地檢索、查閱檔案信息和傳輸信息，實(shí)現(xiàn)了方志館館藏檔案信息資源的共享。
1.科學(xué)規(guī)劃。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、ocr技術(shù)、數(shù)字采集技術(shù)（錄音、錄像、照相）、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)的不斷發(fā)展和完善，檔案數(shù)字化管理也在不斷的發(fā)展進(jìn)步，把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，以計(jì)算機(jī)為網(wǎng)絡(luò)終端，互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)為平臺(tái)，能夠突破時(shí)間和空間的局限，實(shí)現(xiàn)方志館檔案信息資源共享。所以，方志館檔案數(shù)字化管理應(yīng)本著從實(shí)際情況出發(fā)，科學(xué)制定合理規(guī)劃，對(duì)傳統(tǒng)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，將重要檔案信息及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化歸檔入庫。同時(shí)，要充分利用計(jì)算機(jī)及專業(yè)人員的優(yōu)勢(shì)，在保障檔案信息完整性和安全性的基礎(chǔ)上，保證檔案數(shù)字化信息體系的完整性和健全性。
2.安全保障。安全體系建設(shè)是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案后，能夠增強(qiáng)檔案保管的安全性，但也應(yīng)借鑒紙質(zhì)檔案管理的一些管理原則。歷史久遠(yuǎn)的檔案材料數(shù)字化后，應(yīng)改善和提高保管條件，及時(shí)更新庫房陳舊保管設(shè)備等。數(shù)字化檔案有優(yōu)勢(shì)也有弊端，應(yīng)加強(qiáng)防范，否則會(huì)造成重要的檔案信息外泄，造成不應(yīng)有的損失和影響。因此，在做好檔案信息數(shù)字化加工的同時(shí)，要做信息安全保障工作，要加強(qiáng)人員專業(yè)培訓(xùn)管理，提高防范意識(shí)和管理水平，定期維護(hù)系統(tǒng)，有效及時(shí)排查安全隱患；建立安全防護(hù)系統(tǒng)，包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全防范體系，密碼保護(hù)系統(tǒng)、病毒防護(hù)系統(tǒng)等。同時(shí)，應(yīng)明確錄入、查閱、調(diào)閱和復(fù)制權(quán)限，防止對(duì)檔案信息內(nèi)容的篡改。
3.人才保障。方志館檔案信息資源日益增多，應(yīng)注重館藏檔案數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)，檔案數(shù)字化信息管理，涉及計(jì)算機(jī)軟硬件及掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)等多個(gè)學(xué)科，而不是僅僅懂得計(jì)算機(jī)或傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理知識(shí)的人員所能勝任的?？茖W(xué)規(guī)劃管理離不開人員隊(duì)伍建設(shè)，更離不開專業(yè)人才。所以，方志館應(yīng)積極引進(jìn)和培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)技術(shù)人才，加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)，把檔案數(shù)字化管理列入方志館檔案改革工作中，建立行之有效的學(xué)習(xí)制度和管理系統(tǒng)，在人員管理中，應(yīng)分工合理，即要專人專崗又要分工合作，既要掌握數(shù)字檔案的操作流程，還要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)措施，確保檔案信息的安全性和完整性。同時(shí)，方志館還應(yīng)注重檔案管理員技能培訓(xùn)工作，為檔案管理員創(chuàng)造培訓(xùn)機(jī)會(huì)，相互交流，共同進(jìn)步，使其更好地完成工作。
檔案數(shù)字化解決方案篇七
隨著科研項(xiàng)目工作的穩(wěn)步推進(jìn)，大量的科研檔案材料不斷生成，科研單位檔案數(shù)量不斷增加，檔案管理工作的任務(wù)越來越繁重。科研單位檔案管理部門必須配合本單位科研事業(yè)的整體發(fā)展，為科研提供服務(wù)支撐。因此，科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)必須與時(shí)俱進(jìn)，提到議事日程，納入發(fā)展規(guī)劃。
檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是指建立檔案的原件、原文、原貌的計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存系統(tǒng)，并圍繞該系統(tǒng)建立起電子檔案的檢索系統(tǒng)，構(gòu)成一個(gè)檔案計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、傳輸、檢索、查詢、復(fù)制、利用的良性運(yùn)轉(zhuǎn)體系。檔案數(shù)字化建設(shè)不僅是必要的，更是迫切的，數(shù)字化建設(shè)必然成為今后檔案管理的重中之重。
（一）科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)有助于提高工作效率。在科研單位，一個(gè)科研項(xiàng)目研究成功并驗(yàn)收后，新生成檔案的內(nèi)容涉及方方面面，存檔后還有可能被多次借閱利用，同時(shí)需要必要的日常維護(hù)。檔案部門在檔案管理、利用過程中，需要對(duì)科研檔案進(jìn)行詳細(xì)的類別劃分，需要分析各類檔案的作用、使用頻率、保存的需求，從而為日常的借閱和管理奠定基礎(chǔ)。隨著存儲(chǔ)年限、重要程度、檔案質(zhì)量等方面的變化，檔案文件還會(huì)繼續(xù)產(chǎn)生相應(yīng)的存檔變動(dòng)。這些細(xì)致和復(fù)雜的工作如果單純依靠人工完成，不僅要消耗大量的人力、物力、財(cái)力，更會(huì)使工作效率受到影響，不能滿足科研人員的服務(wù)需求。實(shí)施檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，能夠?qū)鹘y(tǒng)管理方式下繁瑣的人工操作解放出來，用更加高效的方式推進(jìn)檔案管理。
（二）科研單位檔案數(shù)字化建設(shè)有助于提升管理質(zhì)量。
在人工管理檔案的環(huán)境下，有的檔案在查閱后并不是科研人員所需要的內(nèi)容，還需要進(jìn)行新一輪的相關(guān)查閱。檔案的頻繁使用和查閱會(huì)使原始文件逐漸損耗，甚至發(fā)生部分文件丟失的問題。而且在科研單位中，有部分檔案應(yīng)進(jìn)行必要的保密。不僅檔案管理人員要具備強(qiáng)烈的責(zé)任感，檔案使用者也應(yīng)具備責(zé)任意識(shí)。通過數(shù)字化建設(shè)，對(duì)檔案的基本內(nèi)容、保密程度、借閱人員予以記錄，能夠直接減少檔案的損耗和泄密，使檔案借閱更有針對(duì)性，日常維護(hù)也能根據(jù)檔案的類別及時(shí)開展，從而使檔案管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。
為了加速推進(jìn)科研單位檔案工作的數(shù)字化建設(shè)，檔案管理部門應(yīng)將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)化研究、安全防范措施作為建設(shè)的首要任務(wù)，盡快鋪平數(shù)字化建設(shè)的道路，推動(dòng)現(xiàn)有管理工作的轉(zhuǎn)型。
（一）設(shè)計(jì)科學(xué)高效的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫是檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是最重要的工作。數(shù)據(jù)庫是系統(tǒng)數(shù)據(jù)的集合，其中既有檔案本身的數(shù)據(jù)信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數(shù)據(jù)庫的設(shè)計(jì)應(yīng)確保將檔案管理中所涉及的環(huán)節(jié)全面體現(xiàn)，以使用便捷、管理嚴(yán)謹(jǐn)作為原則，防止數(shù)字化管理的漏洞出現(xiàn)。檔案生成后應(yīng)及時(shí)和數(shù)據(jù)庫建立關(guān)聯(lián)，檔案管理人員要對(duì)新檔案的主要內(nèi)容、生成時(shí)間、保密級(jí)別、維護(hù)要求進(jìn)行詳細(xì)的登記，生成序列號(hào)。當(dāng)數(shù)據(jù)庫建立后，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)變革保存方式，形成以傳統(tǒng)檔案保存和數(shù)字化保存并舉的管理方式，對(duì)檔案實(shí)行掃描和著錄，完成數(shù)字化存儲(chǔ)，方便日后查閱。
（二）確立檔案管理數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程中，科研單位傳統(tǒng)的檔案管理制度已經(jīng)不能適應(yīng)改革和發(fā)展的需求。在數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)以外，數(shù)字化建設(shè)還應(yīng)從標(biāo)準(zhǔn)化制度的層面改革現(xiàn)有的管理工作，對(duì)數(shù)據(jù)庫的類別、與科研單位數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)接、新檔案必須具備的內(nèi)容、數(shù)字化檔案的保存等確立明確的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案的收集、保存、使用應(yīng)從數(shù)字化的角度獲得制度保障。在標(biāo)準(zhǔn)化的支持下，檔案管理工作能夠減少不必要的工作程序，使科研單位上下協(xié)同一致，共同在新的管理標(biāo)準(zhǔn)下開展工作。
（三）制定數(shù)字化管理的安全防范機(jī)制。安全防范主要是對(duì)檔案使用和管理的權(quán)限進(jìn)行約定，以及相關(guān)的安全監(jiān)控。隨著檔案內(nèi)容的數(shù)字化存儲(chǔ)，對(duì)于閱讀檔案的人員權(quán)限必須具有明確的劃分。對(duì)不同安全和保密級(jí)別的檔案，管理人員應(yīng)從授權(quán)的角度予以規(guī)范。在必要的情況下，管理人員應(yīng)通過檔案文件加密、文件防寫、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等措施確保檔案的安全，一旦發(fā)現(xiàn)問題，也能追根溯源。
科研單位開展檔案數(shù)字化建設(shè)，既滿足了科研單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需求，又有利于單位長遠(yuǎn)規(guī)劃的決策?？蒲袉挝恢挥锌朔щy，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地為科研事業(yè)科學(xué)發(fā)展服務(wù)。
檔案數(shù)字化解決方案篇八
摘要：隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了很大的變化，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化發(fā)展和數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，這樣能夠更好對(duì)一些珍貴的檔案原件進(jìn)行管理，同時(shí)也能更好的實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，這樣能夠更好的對(duì)檔案信息進(jìn)行保管。
關(guān)鍵詞：數(shù)字化；掃描；信息存儲(chǔ)。
信息時(shí)代的來臨，檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)過程中發(fā)揮了非常重要的作用。檔案在人們的生活和工作中具有很大的影響意義，這樣檔案的作用和價(jià)值才能得到更好的體現(xiàn)?，F(xiàn)在，人們?cè)谏詈凸ぷ髦?，要?duì)檔案歷史信息進(jìn)行更好的保護(hù)，這樣在進(jìn)行使用的時(shí)候才能更好的保證得到很好的利用。檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)過程中非常重要的基礎(chǔ)工作，同時(shí)在進(jìn)行檔案管理過程中要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行很好的利用，這樣才能在工作流程方面更加的合理，同時(shí)也能更好的將原始的資料進(jìn)行高效、準(zhǔn)確的進(jìn)行處理，將其轉(zhuǎn)變成為數(shù)字檔案。如何將原始資料變成為數(shù)字檔案也是檔案工作者和技術(shù)開發(fā)人員要進(jìn)行研究的問題。在日常的檔案管理中，已經(jīng)形成了非常規(guī)范的管理方法，同時(shí)對(duì)檔案的保護(hù)和****也是非常重視的，這樣能夠更好的提高檔案查詢的效率，同時(shí)，在社會(huì)發(fā)展過程中也能更好的對(duì)檔案資源進(jìn)行使用。為了更好對(duì)檔案進(jìn)行管理，實(shí)施檔案數(shù)字化發(fā)展非常重要，建立一套數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)能夠更好的解決檔案管理過程中數(shù)字化建設(shè)問題。在檔案工作中，對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，能夠更好的從檔案業(yè)務(wù)能力方面和技術(shù)方案方面更好的解決檔案數(shù)字化發(fā)展和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方案的解決。
檔案數(shù)字化是一項(xiàng)非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，在進(jìn)行處理的時(shí)候要對(duì)電子檔案信息進(jìn)行獲取，同時(shí)在信息處理、信息儲(chǔ)存和信息發(fā)布和利用方面都要進(jìn)行很好的發(fā)展。電子檔案信息在獲取的時(shí)候可以通過很多的渠道來進(jìn)行實(shí)現(xiàn)。在技能型信息獲取的時(shí)候，可以對(duì)紙質(zhì)的檔案進(jìn)行掃描加工，也可以對(duì)磁帶和磁盤中儲(chǔ)存的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這樣能夠更好的將采集到的數(shù)據(jù)信息更好的轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化形式。無論采取何種形式對(duì)技術(shù)參數(shù)進(jìn)行處理都要有專業(yè)的設(shè)備和文件儲(chǔ)存方式，要保證儲(chǔ)存介質(zhì)的安全性，同時(shí)要保證信息能夠更好的進(jìn)行處理。在檔案信息化處理過程中，數(shù)字化解決方案是核心的功能，其中包含著檔案信息的編目、標(biāo)引、圖像文件處理以及圖像識(shí)別處理，這樣能夠更好的對(duì)檔案目標(biāo)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)。在這個(gè)過程中，系統(tǒng)中每個(gè)功能模塊都要借助軟件開發(fā)平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)，同時(shí)要對(duì)用戶的操作環(huán)境的控制。檔案信息儲(chǔ)存的安全非常重要，因此，在整個(gè)系統(tǒng)中一定要保證信息的安全，同時(shí)要保證系統(tǒng)能夠更好的運(yùn)行支撐。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，系統(tǒng)的儲(chǔ)存量是有一定的要求，在安全管理方面也有一定的基本要求，同時(shí)也要對(duì)訪問的速度進(jìn)行控制，對(duì)儲(chǔ)存的設(shè)備也是有一定的要求。各種電子檔案信息在儲(chǔ)存和訪問方式也要進(jìn)行選擇，這樣能夠更好的對(duì)檔案信息的儲(chǔ)存方式進(jìn)行決定。在檔案信息利用中，檔案數(shù)字化發(fā)展是必然趨勢(shì)，同時(shí)在這個(gè)環(huán)節(jié)中要對(duì)查詢和利用的平臺(tái)進(jìn)行建設(shè)，這樣能夠更好的對(duì)網(wǎng)絡(luò)中出現(xiàn)的信息進(jìn)行保證，同時(shí)也能更好的保證人們?cè)谏詈凸ぷ髦袑?duì)網(wǎng)絡(luò)中存在的信息進(jìn)行使用。網(wǎng)絡(luò)中存在的信息具有很好的共享性，這也是檔案信息的重要價(jià)值和作用。在對(duì)檔案進(jìn)行保管的時(shí)候，對(duì)其隱私性也有要求，這樣才能更好保證信息的安全。
紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的過程要使用數(shù)字化掃描技術(shù)、圖文編輯、圖像格式和圖像儲(chǔ)存技術(shù)進(jìn)行發(fā)展，這樣能夠更好的對(duì)相關(guān)的技術(shù)和參數(shù)進(jìn)行選擇。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化能夠更好的實(shí)現(xiàn)掃描加工，同時(shí)也能更好地對(duì)信息質(zhì)量進(jìn)行檢查，同時(shí)對(duì)出現(xiàn)的污染問題也能進(jìn)行更好的處理，這樣更好的實(shí)現(xiàn)檔案文件的信息關(guān)聯(lián)。
2.1掃描技術(shù)參數(shù)選擇。
在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描的時(shí)候，要采用標(biāo)準(zhǔn)的編程接口，這樣能夠更好的應(yīng)用編程程序?qū)Ω鞣N掃描儀器進(jìn)行控制，同時(shí)也要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)圖像壓縮儲(chǔ)存。在這個(gè)過程中，有不同的掃描方式，可以支持不同的幅面和顏色，也能夠?qū)Σ噬珗D像進(jìn)行處理。在掃描過程中，要對(duì)分辨率進(jìn)行必要的設(shè)置，要根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)進(jìn)行靈活的設(shè)置，同時(shí)，也要滿足網(wǎng)絡(luò)化的查詢利用，對(duì)具體參數(shù)的掃描分析清晰度和質(zhì)量因素進(jìn)行綜合選擇，因此，在進(jìn)行掃描的時(shí)候可以提高掃描分辨率。
2.2ocr識(shí)別技術(shù)。
ocr技術(shù)可用于檔案標(biāo)引信息識(shí)別和全文信息識(shí)別。在理想的測(cè)試條件下，其主要技術(shù)指標(biāo)如下：識(shí)別字體：識(shí)別宋體、仿宋、楷體、黑體、魏碑、隸書、圓體、行楷、行書等近百種字體。識(shí)別功能：支持印刷文稿、純英文、中英文混排、較工整的手寫文稿等多種類型。對(duì)印刷材料的識(shí)別率達(dá)98%以上。識(shí)別速度：在普通配置的計(jì)算機(jī)上印刷體漢字達(dá)120字/秒以上。要求圖像分辨率：一般不低于300dpi。由于大量實(shí)際檔案的紙張、字體和測(cè)試樣例往往存在較大差距，因此ocr在實(shí)際應(yīng)用中自動(dòng)識(shí)別的準(zhǔn)確度和穩(wěn)定性會(huì)有較大的折扣，這使我們不得不遺憾地面臨艱苦而繁瑣的人工校對(duì)和補(bǔ)錄工作。
2.3圖像文件密級(jí)定義技術(shù)。
為了在較細(xì)粒度上實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案圖像信息的安全訪問與控制，可通過采用頁定級(jí)或頁內(nèi)區(qū)域定級(jí)，即指定某頁或頁內(nèi)某區(qū)域的保密級(jí)別。保密級(jí)別可分為公開級(jí)、國內(nèi)級(jí)、內(nèi)部級(jí)、秘密級(jí)、機(jī)密級(jí)、絕密級(jí)等等。頁定級(jí)與頁內(nèi)區(qū)域定級(jí)之后，通過用戶角色授權(quán)，便可實(shí)現(xiàn)精細(xì)的數(shù)據(jù)訪問控制和權(quán)限管理。
多媒體音像檔案數(shù)字化，就是將錄音、錄像等各種形式的多媒體原文資料通過音頻、視頻轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行轉(zhuǎn)換、識(shí)別，壓縮，生成標(biāo)準(zhǔn)格式的電子文件，并編目以及建立標(biāo)引信息的過程。
2.5條碼技術(shù)。
文檔數(shù)字化加工的全過程，采用條形碼技術(shù)進(jìn)行跟蹤管理是非常有效的手段之一。通過采用條碼可以實(shí)現(xiàn)下述自動(dòng)化處理：在檔案整理工序中加貼表示不同意義的條碼，可以實(shí)現(xiàn)案卷號(hào)、檔案分類等關(guān)鍵標(biāo)引信息的自動(dòng)識(shí)別。檔案移交過程中，可利用條碼自動(dòng)進(jìn)行檔案的逐卷核對(duì)；檔案盤點(diǎn)時(shí)，通過條碼掃描槍或無線數(shù)據(jù)采集器進(jìn)行條碼掃描，可實(shí)現(xiàn)庫房檔案數(shù)量的精確統(tǒng)計(jì)，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)庫房實(shí)物檔案與計(jì)算機(jī)中存儲(chǔ)的檔案信息的核對(duì)。在檔案的借閱管理工作中，可應(yīng)用條碼進(jìn)行自動(dòng)化的出入庫管理。
2.6數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)。
數(shù)字化后的數(shù)字檔案信息包括檔案目錄信息和圖像原文信息兩大類，為了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化利用，檔案的目錄數(shù)據(jù)庫必須采用支撐網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫，而數(shù)字化后的電子圖像文件的存儲(chǔ)則可以選擇文件存儲(chǔ)方式或數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)方式任何一種存儲(chǔ)方式，如果選用數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)，則要求數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的存儲(chǔ)容量足夠大，如果選用文件存儲(chǔ)，則應(yīng)考慮存儲(chǔ)在文件服務(wù)器上文件的存儲(chǔ)規(guī)則和命名規(guī)則，以方便實(shí)現(xiàn)圖像文件與數(shù)據(jù)庫的檢索。
3結(jié)束語。
在檔案工作中，檔案數(shù)字化是非常新的一項(xiàng)內(nèi)容，因此，在建設(shè)過程中無法避免的會(huì)遇到一些新問題和新情況。數(shù)字化檔案信息在壓縮和儲(chǔ)存關(guān)鍵技術(shù)方面要進(jìn)行更好的發(fā)展，這樣才能更好地保證數(shù)字化檔案信息的安全，同時(shí)在保密技術(shù)方面也要進(jìn)行很好的發(fā)展，這樣才能更好的保證數(shù)字化檔案信息能夠更好的實(shí)現(xiàn)訪問方式和安全控制。數(shù)字化檔案在進(jìn)行建設(shè)的過程中要面臨著很多的問題，對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行解決才能更好的促進(jìn)檔案工作得到更好的發(fā)展，在檔案管理水平方面得到提高。
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檔案數(shù)字化解決方案篇九
(一)高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案數(shù)字化管理的重視。要充分認(rèn)識(shí)到，數(shù)字化管理不同于傳統(tǒng)的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一個(gè)全新的改變，要制定相關(guān)數(shù)字化管理的制度和政策，提高全體教職員工的數(shù)字化意識(shí)，這樣才能保證數(shù)字化管理的有效實(shí)施。
(二)確立教學(xué)檔案數(shù)字化管理的“全過程”理念，在教學(xué)過程中將數(shù)字化管理理念融入其中。高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的實(shí)施，并不是某一個(gè)部門或某部分教師就能開展起來的，它需要全院教職員工的配合和支持。尤其是教學(xué)一線教師，要樹立數(shù)字化管理意識(shí)，從源頭上下手，對(duì)教案、教學(xué)計(jì)劃制訂固定的統(tǒng)一格式，對(duì)自己的教學(xué)資源按照數(shù)字化管理要求進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化整理，對(duì)學(xué)生的畢業(yè)作品、社會(huì)調(diào)查報(bào)告、社會(huì)實(shí)踐報(bào)告也按數(shù)字化管理要求進(jìn)行整理。
加大經(jīng)費(fèi)投入，搭建并完善教學(xué)檔案數(shù)字化管理的硬軟件平臺(tái)，是高職院校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)。做好這項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面入手:
(一)加大經(jīng)費(fèi)投入。數(shù)字化管理對(duì)硬件提出了更高的要求，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備都是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的基本保障。除了這些基本的設(shè)備外，隨著技術(shù)的進(jìn)步和市場(chǎng)的變化，還要適時(shí)進(jìn)行設(shè)備更新和系統(tǒng)升級(jí)。電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，它從形成到利用都離不開技術(shù)設(shè)備。要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的目標(biāo)，計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是一個(gè)重要因素。
(二)進(jìn)一步完善信息服務(wù)平臺(tái)。一個(gè)良好的信息服務(wù)平臺(tái)可以大大提高檔案利用率。信息服務(wù)平臺(tái)要保證廣大教職員工、學(xué)生能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找到最準(zhǔn)確、最有效的相關(guān)教學(xué)資源，這不僅要有一個(gè)暢通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，更要有一個(gè)科學(xué)合理的信息服務(wù)系統(tǒng)。
(三)搭建教學(xué)檔案數(shù)字化管理信息共享與交流平臺(tái)。教學(xué)檔案管理工作的技能方面，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和文字處理、數(shù)據(jù)處理等。為進(jìn)一步提高檔案職業(yè)隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)，需要加強(qiáng)構(gòu)建信息化研討和交流的平臺(tái)，加大專題會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、網(wǎng)絡(luò)討論、聯(lián)合進(jìn)行課題研究等，并通過繼續(xù)教育等多種手段提高從業(yè)人員的工作技能。
推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化管理，不僅是理念和技術(shù)的問題，同時(shí)也是機(jī)制的問題。機(jī)制不活、機(jī)制不順，教學(xué)檔案數(shù)字化管理就落不到實(shí)處。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。
(一)建立標(biāo)準(zhǔn)化工作流程。推進(jìn)數(shù)字化檔案管理機(jī)制創(chuàng)新，就應(yīng)當(dāng)變革現(xiàn)有的教學(xué)檔案管理機(jī)制，診斷其中存在的問題，建立新的適合數(shù)字化教學(xué)檔案管理的工作機(jī)制，建立上下銜接、靈活有效的工作流程，為數(shù)字化教學(xué)檔案管理提供條件。
(二)建立健全數(shù)字化教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。建立由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處主管部門以及下屬學(xué)院組成的數(shù)字化教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，作為推進(jìn)數(shù)字化教學(xué)檔案管理的決策部門，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決其中的問題。
(三)以人為本，建立教學(xué)檔案人性化服務(wù)機(jī)制。高職院校教學(xué)檔案服務(wù)機(jī)制堅(jiān)持以人為本，就是要將利用者的需求作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不斷滿足廣大師生員工對(duì)檔案信息的需要，開展個(gè)性化服務(wù)、主動(dòng)化服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)，就是要滿足不同檔案利用群體的不同需求，針對(duì)不同的利用者采取不同的服務(wù)方式，擴(kuò)展檔案利用服務(wù)的范疇。開展個(gè)性化服務(wù)，必須分析高職院校教學(xué)檔案用戶類型、需求，這是檔案服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)和依據(jù)。主動(dòng)服務(wù)實(shí)際上可理解成為檔案找利用者，它需要通過檔案工作者的主觀努力，發(fā)揮創(chuàng)造精神，以各種形式為高職院校各項(xiàng)工作提供服務(wù)。
目前，人員素質(zhì)參差不齊，也是影響教學(xué)檔案數(shù)字化管理的一個(gè)重要因素。傳統(tǒng)意義上的檔案管理人員，通常由教師家屬擔(dān)任，對(duì)于文化水平和相關(guān)業(yè)務(wù)水平?jīng)]有太多要求，從事著簡(jiǎn)單的整理、裝訂和編號(hào)、入庫工作。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理的要求下，這些工作人員的素質(zhì)亟待提升。一般來說，數(shù)字化管理下的檔案管理人員應(yīng)該既有一定的專業(yè)水平，還有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，是集知識(shí)與技能于一身的綜合型人才。概況起來，主要有如下幾個(gè)方面的要求:
(一)具有一定的計(jì)算機(jī)操作能力?，F(xiàn)代科技的發(fā)展，為教學(xué)檔案數(shù)字化管理提供了條件。同時(shí)這也要求從事數(shù)字化教學(xué)檔案管理的工作人員應(yīng)該具備相應(yīng)的技術(shù)素質(zhì)，能夠操作教學(xué)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠提供相應(yīng)的錄入、管理、更新等服務(wù)。否則，教學(xué)檔案數(shù)字化管理就難以實(shí)施。
資源。當(dāng)然，這也要求高職院校檔案管理人員需具備一定的外語能力。
(三)具備操作現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。檔案管理工作需要涉及的辦公設(shè)備很多，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)、掃描儀等。只有在熟練掌握這些設(shè)備的性能和功能的基礎(chǔ)上，才能有效完成檔案管理工作。同時(shí)，電子電器類設(shè)備更新?lián)Q代頻繁，高職院校檔案管理人員除掌握已有的設(shè)備外，還要不斷探索和學(xué)習(xí)，以適應(yīng)新產(chǎn)品的功能。
(四)具備一定的科研能力。要想檔案管理工作有更大更好的發(fā)展，除了完成日常的工作外，高職院校檔案管理人員還需要有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)研究的能力，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，并進(jìn)行理論提升。
檔案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高職院校的教學(xué)檔案都還只是做到了整理、收集、存檔，而對(duì)這些庫存檔案的利用少之又少，甚至是無人問津。由于檔案沒有得到利用，沒有發(fā)揮它本來的價(jià)值，檔案工作甚至是檔案管理人員不受重視，久而久之，檔案便成了一潭死水。信息化時(shí)代的到來，可以說為沉睡的檔案燃起了希望之光，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備使檔案利用率更高，更好地服務(wù)于廣大教職員工。
(一)針對(duì)廣大師生員工開放教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)。目前各高職院校都有自己的網(wǎng)站，只要在網(wǎng)站上設(shè)置一個(gè)檔案查詢專欄，教師和學(xué)生都可以通過自己的用戶名和密碼輕松在網(wǎng)上找到自己需要的檔案信息，既不需要專程去檔案室查詢，也不需要翻閱大量的檔案材料，只需在網(wǎng)上搜索相關(guān)主題，就能看到與此相關(guān)的信息，真正實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上與校內(nèi)檔案網(wǎng)站有效銜接，大量節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。
(二)提高全院教職員工的檔案查詢和利用意識(shí)。教職員工多學(xué)習(xí)優(yōu)秀的教學(xué)資源，多學(xué)習(xí)其他高職院校甚至高等院校的教學(xué)資源，為我所用，能夠提高教學(xué)水平和教學(xué)管理水平，促進(jìn)學(xué)院教學(xué)整體水平上一個(gè)新臺(tái)階。因此，高職院校要多方面宣傳和號(hào)召教職員工、學(xué)生多瀏覽學(xué)院網(wǎng)頁，多查看學(xué)院教學(xué)檔案，為課堂教學(xué)、教學(xué)管理提供有益的參考和借鑒。
檔案數(shù)字化解決方案篇十
照片檔案數(shù)字化管理是照片檔案管理中一個(gè)不可缺少的組成部分，照片要?dú)w檔的話就少不了要進(jìn)行掃描，而掃描的過程中，掃描分辨率以及掃描設(shè)備的性能對(duì)掃描的質(zhì)量起了決定性作用。在掃描之前根據(jù)照片的實(shí)際情況選擇適當(dāng)?shù)姆直媛?，?duì)照片檔案數(shù)字化管理來說是非常重要的。
照片檔案；數(shù)字化；掃描；分辨率
照片檔案數(shù)字化是保存照片檔案的必然要求。在照片檔案數(shù)字化之前，照片檔案都是通過傳統(tǒng)的光學(xué)照片來進(jìn)行保存的，這些傳統(tǒng)的照片檔案時(shí)間一長就會(huì)出現(xiàn)褪色、失真等諸多問題，大大影響了檔案保存的質(zhì)量。為了能夠讓照片檔案得到更好的保存，就必須要對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化掃描。
1.要選擇最合適的分辨率
所謂的分辨率指的是單位長度內(nèi)圖像所包含的點(diǎn)數(shù)或像素，通常情況下可以用每英寸點(diǎn)數(shù)來表示，也就是dpi。如果一個(gè)圖像包含點(diǎn)數(shù)越多，就說明它能夠保存的圖像信息越復(fù)雜細(xì)膩，同時(shí)也需要耗用更大的空間來進(jìn)行儲(chǔ)存。如果點(diǎn)數(shù)少的話，存儲(chǔ)面積會(huì)減少，但是相應(yīng)的圖像也會(huì)變得比較粗糙。掃描人員在確定掃描分辨率的時(shí)候要進(jìn)行合理的選擇，如果分辨率不夠?qū)е抡掌瑨呙韬笙喈?dāng)模糊，那么就起不到檔案保存的效果，但是也并不是圖像越清晰就越好，還必須考慮到存儲(chǔ)空間的問題。另外，分辨率的選擇還要考慮到打印設(shè)備的選擇，如果打印分辨率低于掃描的分辨率，那么是無法得到更好的打印效果的。所以在選擇分辨率的時(shí)候要綜合考慮各種情況，選擇最適合的分辨率來進(jìn)行掃描。
2.要選擇符合規(guī)定的分辨率
由于國家檔案局在檔案行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)中已經(jīng)對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描分辨率進(jìn)行了一系列的規(guī)定，所以在進(jìn)行掃描的時(shí)候就要參考國家的相關(guān)規(guī)定，明確地按照規(guī)定的要求來進(jìn)行掃描。
3.注意掃描設(shè)備等的選擇
由于照片檔案的掃描最重要的一點(diǎn)就是要保持真實(shí)地反映原始照片的情況，所以在掃描的過程中對(duì)于掃描設(shè)備的選擇也是十分重要的，掃描設(shè)備要能夠做到掃描照片的真實(shí)情況，在色彩等方面和原始檔案照片保持一致。值得注意的是，除了掃描設(shè)備以外，顯示器和電腦顯卡的因素掃描者也要考慮進(jìn)去，因?yàn)橛械臅r(shí)候這些設(shè)備會(huì)影響到色彩的顯示，如果顯示器不能夠準(zhǔn)確地顯示色彩的話，那么根據(jù)顯示器上的錯(cuò)誤色彩來進(jìn)行調(diào)節(jié)，必將南轅北轍，距離原始照片的真實(shí)性反而會(huì)越來越遠(yuǎn)。所以說在選擇顯示器和顯卡的時(shí)候也要注意一下，要先校正一下，看看它們是否能夠?qū)⑤斎氲膱D片真實(shí)地顯示出來。
1.掃描前選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺直媛?/p>
掃描人員在進(jìn)行掃描之前首先要做的事情就是根據(jù)要求來選擇合適的分辨率，掃描照片的時(shí)候有一定的分辨率計(jì)算公式，掃描者可以通過打印照片的物理尺寸大小和打印所需要的分辨率，以及原始照片的尺寸來選擇分辨率。分辨率公式可以設(shè)定為：掃描分辨率=（打印照片的物理尺寸×打印的分辨率）/（原始檔案照片大小×n），其中n的數(shù)值由打印機(jī)的情況來決定，如果打印機(jī)是連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，那么n的數(shù)值可以選擇為1，但是如果打印機(jī)是非連續(xù)色調(diào)輸出設(shè)備，這種情況下就要選擇n的數(shù)值為4了。掃描照片的時(shí)候除了按照固定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行以外，有的時(shí)候還可以根據(jù)實(shí)際工作需要得到的效果來進(jìn)行選擇。例如掃描從一寸到十二寸的一組照片的時(shí)候，可以統(tǒng)一一下，以滿足最終輸出的尺寸作為標(biāo)準(zhǔn)來選擇需要的分辨率，即可以統(tǒng)一成滿足十二英寸照片的圖片文件分辨率為標(biāo)準(zhǔn)。這樣的話，掃描一寸照片的話，照片的尺寸大小在2.5cm×3.5cm，這時(shí)候可以選擇掃描分辨率為2200dpi，而相應(yīng)的圖片文件分辨率為3058×2249pixel，而掃描照片尺寸在12英寸×10英寸的十二英寸照片的時(shí)候，可以選擇分辨率為240dpi，而得出的圖片文件分辨率為3000×2500。這樣就能使得不同大小的照片掃描出來的數(shù)字化文件的尺寸大小保持一致，可以方便以后進(jìn)行統(tǒng)一管理。
2.掃描中合理使用掃描儀和相關(guān)軟件
在使用掃描設(shè)備的時(shí)候要注意選擇最佳的圖片掃描區(qū)域，盡量選擇大面積而且無雜質(zhì)的區(qū)域作為掃描的區(qū)域，以求在掃描的時(shí)候能夠得到更好的掃描效果。對(duì)照片檔案的數(shù)字化掃描要完成得更加完美，還必須要在進(jìn)行分辨率選擇的同時(shí)慎重使用掃描軟件的各種功能，要利用掃描軟件的操作來配合分辨率的選擇，這樣才能掃描出真正符合要求的照片。在使用掃描軟件的時(shí)候要注意，有些掃描設(shè)備及其軟件中配備有一鍵掃描和智能修復(fù)等功能，在掃描的過程中不要胡亂地使用類似的功能，而要配合自己所選擇的掃描分辨率來合理運(yùn)用，因?yàn)槿绻x擇了這些自動(dòng)功能的話，往往反而使得效果達(dá)不到預(yù)期的要求。尤其是對(duì)于色彩翻新、去除雜點(diǎn)、背光補(bǔ)償?shù)裙δ?，由于檔案照片要保持原始照片的真實(shí)性，所以掃描者在選擇這些項(xiàng)目的時(shí)候要特別注意，不能因?yàn)楹鷣y的選擇而破壞了原始照片的真實(shí)面貌。
3.掃描后調(diào)節(jié)最終效果
在掃描完成之后，掃描者要根據(jù)照片檔案的實(shí)際情況來進(jìn)行最終的調(diào)節(jié)，在進(jìn)行這一步的時(shí)候尤其要注意細(xì)心謹(jǐn)慎，要注意觀察是不是已經(jīng)將照片上的各種細(xì)節(jié)都掃描下來了，尤其在影響影像層次、細(xì)部存留參數(shù)這兩個(gè)方面要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，盡可能地使得原始檔案照片的真實(shí)面貌被保留下來。對(duì)照片檔案來說，保持照片的真實(shí)面貌是最重要的，所以要盡可能地保持這一點(diǎn)。掃描者在掃描之后要觀察一下照片的長寬比例等，看看是不是和原始檔案照片一致，有的時(shí)候甚至還可以保留住照片的外延邊界，這樣的話就更加能夠確保照片的真實(shí)面貌得到保留。掃描者要注意切不可對(duì)存檔用的檔案照片進(jìn)行改變顏色、移位遮擋等處理。
照片檔案數(shù)字化掃描看似簡(jiǎn)單，但是如果要真正做好的話并不容易，掃描者要仔細(xì)選擇掃描分辨率，并不斷積累掃描經(jīng)驗(yàn)，以求能夠更好地掃描照片，為檔案管理作出自己的貢獻(xiàn)。
檔案數(shù)字化解決方案篇十一
數(shù)字化檔案管理工作，主要是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方法，利用數(shù)字模擬技術(shù)，以及相關(guān)的錄音、錄像等操作，對(duì)資料進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)化，形成一種多媒體信息資源，進(jìn)而將其按照統(tǒng)一化的格式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫之中。在工作中，利用數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器，可以實(shí)現(xiàn)這些數(shù)據(jù)資源的共享，提升國土資源檔案管理的整體效率。
（一）多樣化管理需求。國土資源的檔案種類較為繁雜，且包括了較多的專業(yè)檔案內(nèi)容，僅不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案就劃分為國有、集體、農(nóng)村宅基地、土地承包經(jīng)營權(quán)、注銷異議、抵押權(quán)、預(yù)告、查封登記這八大類，國土資源執(zhí)法監(jiān)察、地籍、建設(shè)用地、礦業(yè)權(quán)、聲像、實(shí)物、電子檔案等內(nèi)容的管理難度同樣不小，這些內(nèi)容都充分體現(xiàn)了國土資源檔案管理工作的多樣化特點(diǎn)。數(shù)字化管理內(nèi)容，可以針對(duì)不同的檔案資料，進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，將這些資源統(tǒng)一納入數(shù)據(jù)庫之中，并引入智能化的分析手段，對(duì)檔案進(jìn)行高效率的管控。（二）復(fù)雜性管理特點(diǎn)。國土資源檔案的管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，并且各個(gè)檔案種類之間，有著較為復(fù)雜的關(guān)系，比如不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍檔案、建設(shè)用地檔案就會(huì)涉及到一系列的流程問題，如果不能對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行智能化的管理，那么很容易在管理工作中出現(xiàn)紕漏。根據(jù)國土資源的復(fù)雜化管理特點(diǎn)，利用數(shù)字化技術(shù)，將數(shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)化為知識(shí)庫，利用智能化的手段，展開更為專業(yè)的分析，可以將那些原本繁雜的資源檔案，實(shí)現(xiàn)流程化管理，能夠極其有效地提升國土資源檔案管理的效能。（三）變更性管理情況。隨著我國各個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，城鎮(zhèn)化建設(shè)的步法也越來越快，不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍信息時(shí)常會(huì)發(fā)生變動(dòng)，首次登記、變更登記、轉(zhuǎn)移登記、注銷登記在數(shù)字化的管理模式下，建立一套智能化的信息管理系統(tǒng)，可以將有關(guān)的信息利用統(tǒng)一化的手段進(jìn)行搜索，并對(duì)那些實(shí)際出現(xiàn)變更的信息執(zhí)行修改操作，盡可能提升管理效率，這也直接印證了數(shù)字化管理模式，可以對(duì)國土資源信息容易變更的情況進(jìn)行解決。（四）完整性管理目的。國土資源管理工作屬于一個(gè)具有較強(qiáng)系統(tǒng)性的資源集合，并且多個(gè)資源并非是獨(dú)立存在的個(gè)體，它們之間具有一定的綜合性，有不少資源信息是由多個(gè)信息綜合構(gòu)成的，如果某個(gè)信息資源發(fā)生缺失，對(duì)于整個(gè)國土資源信息都將會(huì)出現(xiàn)不完整的問題，進(jìn)而影響到后續(xù)檢查、監(jiān)督工作的進(jìn)行。
（一）重視數(shù)字化管理手段的作用。要想確保數(shù)字化技術(shù)在國土資源檔案管理中發(fā)揮相應(yīng)的作用，首先，領(lǐng)導(dǎo)要重視，將檔案數(shù)字化管理納入年度計(jì)劃和目標(biāo)考核，層層抓落實(shí)，建立健全檔案管理制度，形成強(qiáng)有力的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，讓部門之間通力協(xié)作，避免重要信息出現(xiàn)遺漏。其次，檔案人員必須要對(duì)這項(xiàng)技術(shù)的使用給予高度的重視，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作和檔案專業(yè)技術(shù)提升。最后，綜合檔案室將相關(guān)檔案信息，統(tǒng)一收集到數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)之中，并在日常的工作中，使用數(shù)字化的關(guān)系系統(tǒng)，盡可能完善國土資源的管理效率。（二）制定循序漸進(jìn)的實(shí)施計(jì)劃。在對(duì)數(shù)字化管理手段進(jìn)行運(yùn)用的時(shí)候，工作人員首先應(yīng)該明白國土資源檔案數(shù)字化管理工作的難度，由于其所具備的系統(tǒng)化特點(diǎn)，涉及到的部門較多，不可能一蹴而就，所以在工作中，需要堅(jiān)持循序漸進(jìn)的工作原則。（三）做好安全性的建設(shè)工作。數(shù)字化管理方法具有較為便利的工作特點(diǎn)，同時(shí)也存在著安全性的弊端，這也是當(dāng)前數(shù)字化管理模式發(fā)展所面臨的一大障礙。隨著安全技術(shù)的不斷升級(jí)，為了盡可能推動(dòng)數(shù)字化管理模式在國土資源管理工作中的應(yīng)用成效，一方面，應(yīng)該引進(jìn)專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)安全人才，在單位內(nèi)部，構(gòu)建起一套安全系數(shù)較高的數(shù)字化共享系統(tǒng)；另一方面，則是要做好相應(yīng)的安全防范措施，通過增設(shè)防火墻，購買殺毒軟件，對(duì)操作人員的安全意識(shí)進(jìn)行提升，構(gòu)建出一套完善的數(shù)據(jù)調(diào)用權(quán)限，優(yōu)化相應(yīng)的安全管理制度；還要采用先進(jìn)的服務(wù)器或者數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)設(shè)備及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫雙備份和異地備份，確保數(shù)字化管理的安全性、連續(xù)性、完整性。
總而言之，在國土資源檔案管理工作中，對(duì)于數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用，相關(guān)人員需要抱有開放性的態(tài)度，從基礎(chǔ)內(nèi)容入手，完善數(shù)字化管理模式的實(shí)際應(yīng)用效果，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，進(jìn)一步加強(qiáng)科技興檔，努力做到“四化”，即積極推行文檔一體化，加速檔案管理信息化，逐步實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，專兼職檔案人員專業(yè)化，從而促進(jìn)檔案管理工作水平的全面提高，建立國土資源檔案的現(xiàn)代化管理。
[1]潘廣艷.數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性探討[j].農(nóng)家參謀,20xx(23):361.
[3]朱楠楠.數(shù)字化管理在國土資源檔案管理中的適用性探討[j].黑龍江檔案,20xx(06):95.
檔案數(shù)字化解決方案篇十二
為全面提高我市檔案現(xiàn)代化管理水平，認(rèn)真貫徹落實(shí)湘辦發(fā)〔2016〕29號(hào)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》文件精神，推動(dòng)我市檔案數(shù)學(xué)化建設(shè),決定2017年在全市范圍內(nèi)開展“檔案數(shù)字化建設(shè)年”活動(dòng)，特制定如下實(shí)施方案。
以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊緊圍繞建設(shè)“三個(gè)體系”的檔案工作目標(biāo)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。
2017年主要對(duì)重點(diǎn)檔案、民生檔案、誠信檔案，進(jìn)行數(shù)字化加工，并建立案卷和文件目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。具體任務(wù)如下：
1、各縣市區(qū)檔案館完成5000卷重點(diǎn)檔案的數(shù)字化加工。
3、市直、部省屬駐邵單位重點(diǎn)抓好市財(cái)政局、市國土局、市房產(chǎn)局、市工商局、市住房公積金管理中心、市殘聯(lián)、市一人民醫(yī)院、市房屋產(chǎn)權(quán)處、市機(jī)關(guān)社保處、市人才交流中心、市職業(yè)介紹中心、市婦幼保健院、邵陽學(xué)院、人民銀行邵陽市中心支行等14個(gè)單位的數(shù)字化加工。
4、根據(jù)誠信檔案管理的要求，整合全市誠信檔案信息資源，初步建立全市誠信檔案數(shù)據(jù)中心或平臺(tái)。
1、動(dòng)員部署(2017年3月-5月)。
在2017年全市檔案工作會(huì)議上進(jìn)行總動(dòng)員，制定下發(fā)《邵陽市檔案局關(guān)于開展檔案數(shù)字化建設(shè)年活動(dòng)的實(shí)施方案》，部署安排檔案數(shù)字化工作，全面啟動(dòng)“檔案數(shù)字化建設(shè)年”工作。
2、督查落實(shí)(2017年6月-11月)。
廣泛開展“檔案數(shù)字化建設(shè)年”的各項(xiàng)工作，重點(diǎn)對(duì)50個(gè)重點(diǎn)單位的檔案數(shù)字化工作進(jìn)行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo);加強(qiáng)對(duì)其他單位的監(jiān)督檢查。
3、總結(jié)驗(yàn)收(2017年12月)。
各級(jí)檔案行政管理部門將采取多種形式對(duì)相關(guān)單位檔案工作規(guī)范化管理進(jìn)行驗(yàn)收，并總結(jié)表彰全市“檔案工作規(guī)范化管理年”活動(dòng)。
各級(jí)各單位要加強(qiáng)對(duì)“檔案數(shù)字化建設(shè)年”活動(dòng)的領(lǐng)導(dǎo)，特別是當(dāng)?shù)攸h委、政府要引起足夠的重視，及時(shí)聽取工作匯報(bào)，安排必要工作經(jīng)費(fèi)，切實(shí)保障活動(dòng)扎實(shí)有序開展。要嚴(yán)格按照方案的要求，精心組織，統(tǒng)籌安排，抓好落實(shí)。縣市區(qū)檔案部門要將確定好的縣市區(qū)檔案信息化單位，按目標(biāo)任務(wù)的要求將單位名單于2017年6月底報(bào)檔案局業(yè)務(wù)科。
檔案數(shù)字化解決方案篇十三
檔案數(shù)字化是當(dāng)今信息化時(shí)代的必然趨勢(shì)，而數(shù)字化文員則是數(shù)字化時(shí)代檔案數(shù)字化過程中最核心的人才。作為一名數(shù)字化文員，我深深地感受到了自己重要性的同時(shí)，也體會(huì)到了其工作上的諸多挑戰(zhàn)。在此，我將分享一下個(gè)人的心得體會(huì)。
第二段：工作準(zhǔn)備
數(shù)字化檔案需要嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，因此在數(shù)字化文員的工作中，首先需要做好的是準(zhǔn)備工作。要對(duì)所要處理的檔案進(jìn)行全面、詳細(xì)的測(cè)量、分類、整理、備案工作。對(duì)原始資料進(jìn)行詳細(xì)了解，了解文件的所在位置、文件名稱、文件類別、文字特征等方面的具體內(nèi)容，為后續(xù)的數(shù)字化操作提供保障。
第三段：技能要求
數(shù)字化文員的工作需要非常熟練的計(jì)算機(jī)操作技能，對(duì)檔案數(shù)字化技術(shù)的掌握也至關(guān)重要。 總體而言，數(shù)字化文員需要有較高的綜合素質(zhì)，包括良好的文字功底、人際交往技能、溝通能力和理解能力。另外，數(shù)字文員還需要強(qiáng)烈的責(zé)任心和工作精神，讓數(shù)字化檔案工作更加規(guī)范和安全。
第四段：總體感受
數(shù)字化檔案工作中，數(shù)字化文員承擔(dān)著主要的職責(zé)，需要在整個(gè)數(shù)字化過程中嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定。這需要數(shù)字化文員的耐心、細(xì)心和責(zé)任心。除此之外，數(shù)字化文員還需要掌握基本的數(shù)字化文檔處理和管理技能，才能避免數(shù)據(jù)的丟失或混淆。 盡管數(shù)字化文員的工作比較繁瑣，但我認(rèn)為這是非常有價(jià)值的，因?yàn)閿?shù)字化檔案具有長期的保存和利用價(jià)值，也是保護(hù)檔案資料和信息安全的手段之一。
第五段：結(jié)語
通過數(shù)字化檔案的工作，我了解到了數(shù)字化時(shí)代中檔案數(shù)字化方面的最新技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，同時(shí)也提升了自己的專業(yè)能力。同時(shí)，數(shù)字化檔案保護(hù)和利用也都具有非常重要的價(jià)值。因此，我將繼續(xù)加強(qiáng)自身技術(shù)素質(zhì)的提升，發(fā)揮數(shù)字化文員的重要作用，為中國數(shù)字化檔案事業(yè)做出自己的貢獻(xiàn)。
檔案數(shù)字化解決方案篇十四
1.1為加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理，確保檔案數(shù)字化過程中檔案實(shí)體與信息安全，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，制定本《規(guī)范》。
1.2各級(jí)各類檔案館、室等檔案部門（以下簡(jiǎn)稱“檔案部門”）開展檔案數(shù)字化外包工作，具有獨(dú)立法人身份的檔案數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)”）承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)，應(yīng)遵循本《規(guī)范》開展安全管理工作。檔案部門自行開展檔案數(shù)字化時(shí)，可參照本《規(guī)范》實(shí)施安全管理。
1.3本《規(guī)范》所稱數(shù)字化外包檔案指非涉密檔案，涉密檔案數(shù)字化按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
1.4檔案數(shù)字化外包安全管理應(yīng)按照“安全第一、預(yù)防為主”的原則，采取科學(xué)有效的安全管理措施，應(yīng)用確保檔案安全的技術(shù)手段，建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋檔案數(shù)字化全過程的崗位責(zé)任制，對(duì)檔案數(shù)字化全過程實(shí)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，確保檔案實(shí)體與信息安全。
2.1成立由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)同志參加的檔案數(shù)字化外包管理組織，明確檔案數(shù)字化管理的部門、人員及其職責(zé)。
2.2根據(jù)檔案數(shù)字化總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案的范圍，提出檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。
2.3提出檔案數(shù)字化外包招標(biāo)文件中有關(guān)安全管理的要求，協(xié)助制定招標(biāo)文件，審定合同。
2.4對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)資質(zhì)、業(yè)績、人員、設(shè)備和加工軟件等進(jìn)行考察，并了解是否存在違約行為、安全事故等不良記錄。在同等條件下，應(yīng)優(yōu)先選用具有與數(shù)字化加工相關(guān)涉密資質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)。
2.5建立檔案數(shù)字化安全保密制度，與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂安全保密協(xié)議，并對(duì)檔案數(shù)字化加工人員進(jìn)行安全保密教育。
2.6制訂檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)程或規(guī)章制度。
2.7建立檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目管理檔案，記錄檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案數(shù)字化外包項(xiàng)目的全過程。
2.8建立監(jiān)管機(jī)制，對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的保密、安全措施落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，防止檔案實(shí)體受損、丟失，杜絕數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)擅自復(fù)制、留存、使用檔案信息的行為。
3.1數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項(xiàng)目。
3.2數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊(cè)的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民，國家另有規(guī)定的除外。
3.3數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作人員必須提供本人身份證明和公安部門提供的無犯罪記錄證明，必要時(shí)提供政審材料。
3.4數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須與其工作人員簽訂符合國家勞動(dòng)法律法規(guī)要求的勞動(dòng)合同。
3.5數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術(shù)與管理水平、設(shè)施與設(shè)備狀況能夠滿足擬承擔(dān)項(xiàng)目的要求。
3.6數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須制訂并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制訂并執(zhí)行檔案實(shí)體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等操作規(guī)范和管理制度。
3.7數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立安全崗位責(zé)任制，配備專人負(fù)責(zé)安全保密工作。
3.8數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行安全保密教育和必要的上崗培訓(xùn)，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責(zé)任、義務(wù)。安全保密協(xié)議應(yīng)報(bào)送檔案部門備案。
3.9數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。
4.1數(shù)字化加工場(chǎng)所一般設(shè)在檔案部門獨(dú)立、可封閉的建筑內(nèi)。
4.2數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。
4.3數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設(shè)備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務(wù)器、數(shù)據(jù)導(dǎo)出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由檔案部門專人負(fù)責(zé)，數(shù)字化加工場(chǎng)所設(shè)于檔案部門之外的，檔案部門應(yīng)定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個(gè)月；檔案部門應(yīng)定期對(duì)視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)進(jìn)行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。
4.4數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)配備符合國家標(biāo)準(zhǔn)并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。
4.5數(shù)字化加工場(chǎng)所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設(shè)備的無線網(wǎng)絡(luò)功能,并定期進(jìn)行相關(guān)檢測(cè)。
4.6數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲(chǔ)物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置；數(shù)字化加工場(chǎng)所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、錄音機(jī)、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設(shè)備和各類移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)；嚴(yán)禁擅自將數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場(chǎng)。
4.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。
4.8工作人員不得在數(shù)字化加工場(chǎng)所內(nèi)從事與數(shù)字化無關(guān)的活動(dòng)，嚴(yán)禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進(jìn)食、吸煙等，嚴(yán)禁攜帶火種進(jìn)入數(shù)字化加工場(chǎng)所。
4.9檔案部門和數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)指定有關(guān)人員經(jīng)常對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所進(jìn)行巡查，確保有關(guān)數(shù)字化加工和管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實(shí)貫徹和執(zhí)行。
5.1檔案數(shù)字化加工過程中建議使用檔案部門提供的相關(guān)設(shè)備，使用數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)備的，檔案部門應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行必要的安全檢查。
5.2檔案數(shù)字化加工使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，必須采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如usb接口、紅外線、藍(lán)牙、scsi接口、光驅(qū)接口等，封閉的裝置或端口要定期進(jìn)行檢查。
5.3檔案數(shù)字化加工過程中推薦使用國產(chǎn)設(shè)備并使用正版軟件。數(shù)字安全與網(wǎng)絡(luò)臨近軟硬件必須使用通過國家安全認(rèn)證的國產(chǎn)品牌產(chǎn)品。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數(shù)字化加工計(jì)算機(jī)不允許安裝任何與加工無關(guān)的軟件。
5.4檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)要與其他網(wǎng)絡(luò)物理隔離，禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標(biāo)等設(shè)備。
5.5檔案數(shù)字化加工網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中應(yīng)配備具有權(quán)限管理、設(shè)備管理、端口管理、日志管理和安全審計(jì)等功能的數(shù)字化加工安全保護(hù)系統(tǒng)，準(zhǔn)確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設(shè)備接入和電子檔案信息流向等信息。
5.6檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)應(yīng)具備流程定義、任務(wù)分配、過程跟蹤、質(zhì)量檢測(cè)、成品制作、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份管理等功能，并分別設(shè)置管理員、保密員、審計(jì)員，實(shí)行“三員分離”。
5.7檔案數(shù)字化加工過程中建議由檔案部門提供計(jì)算機(jī)等設(shè)備的硬盤、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)以及無法確保數(shù)據(jù)可靠清除的設(shè)備，并逐一進(jìn)行檢查、登記。數(shù)字化工作完成后，這些設(shè)備必須交由檔案部門統(tǒng)一保管或銷毀，嚴(yán)禁擅自帶走。
5.8用于檔案數(shù)字化加工的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁與其他設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)交叉使用，非數(shù)字化專用的設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)嚴(yán)禁帶入數(shù)字化加工場(chǎng)所。
5.9檔案數(shù)字化過程中使用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)和刻錄設(shè)備應(yīng)由檔案部門指定專人保管，并對(duì)使用情況進(jìn)行記錄。檔案數(shù)字化成果的拷貝和刻錄應(yīng)相對(duì)集中。檔案部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)數(shù)量的清點(diǎn)，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)完成拷貝或刻錄的數(shù)據(jù)介質(zhì)(包括損壞的數(shù)據(jù)介質(zhì)）應(yīng)及時(shí)交接給檔案部門指定的人員，并辦理交接手續(xù)。
5.10檔案數(shù)字化設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)不得擅自送外維修，必須送外維修的應(yīng)辦理書面審批手續(xù)，并由檔案部門人員現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。
5.11處理尚未開放檔案的信息設(shè)備的.管理和使用應(yīng)符合國家有關(guān)秘密載體管理和使用的相關(guān)規(guī)定。
6.1檔案部門要對(duì)擬數(shù)字化的檔案進(jìn)行涉密性、完整性、有序性及檔案實(shí)體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實(shí)體破損、殘缺的要進(jìn)行登記與處理，檔案實(shí)體與文件目錄不對(duì)應(yīng)的要進(jìn)行必要的記錄或標(biāo)示。
6.2檔案部門人員應(yīng)按照工作計(jì)劃分批調(diào)檔，并與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案接收人員進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，雙方確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后填寫檔案交接清單一式兩份，注明交接檔案的內(nèi)容、數(shù)量、狀況、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等。
6.3檔案數(shù)字化加工不得損毀檔案，出現(xiàn)檔案損毀的，需按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，并進(jìn)行修復(fù)和登記。需要拆裝檔案時(shí)，應(yīng)盡可能地保持檔案原貌。
6.4檔案數(shù)字化過程中要建立檔案流程單，流程單包括檔號(hào)、加工工序、設(shè)備編號(hào)、數(shù)量、經(jīng)手人、加工時(shí)間等,數(shù)字化加工過程中檔案流程單應(yīng)與檔案實(shí)體同步流轉(zhuǎn)。
6.5檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)有涉密標(biāo)識(shí)且無解密標(biāo)識(shí)的檔案，數(shù)字化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)停止該檔案的數(shù)字化加工，在登記目錄后立即將檔案移交檔案部門。
6.6正在進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案必須每天入庫（柜），不得在加工工位上留存過夜。
6.7數(shù)字化檔案要專人專柜保管，數(shù)字化加工完畢的檔案要及時(shí)歸還入庫。對(duì)于離庫時(shí)間較長或有蟲霉隱患的檔案，應(yīng)進(jìn)行消毒殺蟲處理。
7.1檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門應(yīng)組織專業(yè)人員按照本《規(guī)范》的要求，對(duì)向檔案部門移交的數(shù)字化加工介質(zhì)（如存儲(chǔ)介質(zhì)、移動(dòng)介質(zhì)、備份介質(zhì)等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實(shí)體出入庫交接記錄、加工人員變更記錄等進(jìn)行安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收；凡未開展安全保密專項(xiàng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的，不得對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體驗(yàn)收。
7.2檔案數(shù)字化成果必須通過完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性檢測(cè)，檢測(cè)合格后雙方辦理數(shù)據(jù)交接手續(xù)。
7.3檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)會(huì)同檔案部門拆除其自帶加工設(shè)備中的硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，并將其與數(shù)字化過程中使用過的其他移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)一起移交給檔案部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。
7.4檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)所用的設(shè)備進(jìn)行檢查，以確保其設(shè)備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。
檔案數(shù)字化解決方案篇十五
第一條為了確保省檔案館館藏檔案資料的安全保密，檔案數(shù)字化工作所有人員必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》和《福建省檔案數(shù)字化工作安全保密管理規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)制度。
第二條承擔(dān)檔案數(shù)字化外包服務(wù)的加工機(jī)構(gòu)（含數(shù)字化監(jiān)理機(jī)構(gòu)，以下簡(jiǎn)稱“服務(wù)機(jī)構(gòu)”），須與省檔案館簽訂《檔案數(shù)字化項(xiàng)目安全責(zé)任書》（見附件1）及《檔案數(shù)字化加工安全保密協(xié)議》，保證嚴(yán)守國家秘密，確保省檔案館檔案信息和項(xiàng)目保密信息不外泄。館藏涉密檔案不得由不具備相應(yīng)涉密資質(zhì)的服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化加工。
第三條服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的人員進(jìn)行身份審查，填寫《人員政治考核表》，開展上崗前保密教育，簽署保密承諾書。服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)將簽署保密承諾書人員的名單及個(gè)人基本信息匯總報(bào)送省檔案館備案。
第四條服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)在指定的工作區(qū)域和時(shí)間范圍內(nèi)進(jìn)行檔案數(shù)字化加工，不得從事與數(shù)字化項(xiàng)目無關(guān)的業(yè)務(wù)。
第五條數(shù)字化項(xiàng)目使用的計(jì)算機(jī)及掃描儀等設(shè)備須統(tǒng)一安裝“安全管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)封閉、管控設(shè)備的輸入、輸出接口使用。由服務(wù)機(jī)構(gòu)配備的'計(jì)算機(jī)、打印機(jī)及掃描設(shè)備等進(jìn)入工作場(chǎng)所，必須由省檔案館全面檢查后方可入場(chǎng)使用，項(xiàng)目結(jié)束后須將項(xiàng)目涉及的電腦硬盤、移動(dòng)硬盤、光盤等具有存儲(chǔ)功能的設(shè)備全部移交省檔案館。
第六條服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專人管理硬盤、光盤等介質(zhì)，以及各種臺(tái)賬資料等，不得將檔案資料帶出加工場(chǎng)所，不得損毀、偷盜檔案，不得以任何方式復(fù)制、抄錄、記載檔案信息。
第七條服務(wù)機(jī)構(gòu)人員嚴(yán)禁攜帶手機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、mp3、u盤等任何與數(shù)字化加工無關(guān)的電子設(shè)備進(jìn)入工作區(qū)域，未經(jīng)許可不得擅自接入導(dǎo)出、導(dǎo)入設(shè)備。
第八條檔案數(shù)字化工作中形成的文字材料、更換的廢舊卷封等，均應(yīng)交由省檔案館有關(guān)處室人員集中統(tǒng)一處理。
第九條違反本辦法者，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)處理。如構(gòu)成犯罪的，依據(jù)相關(guān)法律追究其責(zé)任。
檔案數(shù)字化解決方案篇十六
為了進(jìn)一步加強(qiáng)黃岡市檔案館信息化建設(shè)，根據(jù)國家檔案局、中央檔案館《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、湖北省檔案局《湖北省檔案信息化建設(shè)十年規(guī)劃》及市委、市政府對(duì)檔案信息化工作的要求，結(jié)合我局工作實(shí)際，制定本實(shí)施方案。
檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想：以鄧小平理論、“三個(gè)代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，堅(jiān)持檔案工作緊緊圍繞市委、市政府中心工作，服務(wù)全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。以檔案信息資源開發(fā)利用為核心，以建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)公共服務(wù)為目的，積極推進(jìn)檔案接收電子化、檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案管理自動(dòng)化和檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康、快速發(fā)展，為全面建設(shè)小康社會(huì)服務(wù)。
檔案信息化建設(shè)的基本原則：遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、分級(jí)負(fù)責(zé);項(xiàng)目帶動(dòng)、穩(wěn)步實(shí)施;需求導(dǎo)向、典型示范;多措并舉、安全可控”的原則，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐。
加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，穩(wěn)步實(shí)施存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化，建立數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，開展已經(jīng)公開現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，積極推進(jìn)數(shù)字檔案館和數(shù)字檔案室建設(shè)，全面提高檔案工作的質(zhì)量和效率，建設(shè)一支適應(yīng)檔案信息化發(fā)展需要的人才隊(duì)伍，滿足社會(huì)各界日益增長的檔案信息利用需求。
1.加快推進(jìn)檔案館數(shù)據(jù)庫建設(shè)。逐步建立檔案數(shù)據(jù)庫，到2017年完成館藏17完卷檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。
2.加強(qiáng)電子文件歸檔管理。加強(qiáng)對(duì)全市機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。做好1996年建市前市直機(jī)關(guān)單位電子檔案的移交接收工作。逐步實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔和有效管理。
3.充分利用和發(fā)揮網(wǎng)站的作用。不斷豐富網(wǎng)站內(nèi)容，有計(jì)劃地上傳開放檔案目錄，向社會(huì)提供網(wǎng)上查詢和利用服務(wù)，及時(shí)更新檔案信息和網(wǎng)頁內(nèi)容，讓利用者不出家門就能了解所需的檔案信息，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。
4.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)。堅(jiān)持把檔案信息化建設(shè)相關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等列入培訓(xùn)教學(xué)計(jì)劃;加強(qiáng)對(duì)檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，普及信息技術(shù)知識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能。
5.完善檔案信息安全管理體制。加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全;加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效;存有檔案數(shù)據(jù)庫的計(jì)算機(jī)要與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，要認(rèn)真執(zhí)行采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?，防止失密、泄密的發(fā)生。每年的數(shù)據(jù)備份要嚴(yán)格按照省局的技術(shù)要求進(jìn)行，保證備份數(shù)據(jù)的可利用。
館藏檔案數(shù)字化任務(wù)由市檔案技術(shù)指導(dǎo)中心負(fù)責(zé)實(shí)施，技術(shù)指導(dǎo)中心要制定數(shù)字化方案，開展數(shù)字化工作。館藏檔案數(shù)字化任務(wù)從2013年起到2017年全部完成。
建立數(shù)字檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)管理制度。制定檔案數(shù)字化規(guī)程、檔案安全保密、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)、檔案設(shè)備維護(hù)使用等制度。建立領(lǐng)取檔案、歸還檔案登記制度，確保檔案的安全。
檔案及目錄數(shù)據(jù)至少應(yīng)制作三套備份，脫機(jī)分開保管，一套異地保存，定期進(jìn)行更新備份，并確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、設(shè)施、介質(zhì)和信息的物理安全。此項(xiàng)為長期工作。
在完成市檔案館館藏檔案數(shù)字化任務(wù)后，及時(shí)向市檔案局檔案數(shù)字化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組申報(bào)驗(yàn)收，認(rèn)真準(zhǔn)備好各種驗(yàn)收工作。具體驗(yàn)收時(shí)間由市檔案局檔案數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一安排。
一要統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)。檔案數(shù)字化后有利于提高檔案利用工作效率，實(shí)現(xiàn)快速檢索、資源共享、遠(yuǎn)程服務(wù)。有利于提高檔案保護(hù)工作水平，減少檔案利用損壞、促進(jìn)檔案搶救工作、提高信息安全系數(shù)。是檔案創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的`重要內(nèi)容，全局上下務(wù)必高度重視，合力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。
二要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)投入大、周期長、環(huán)節(jié)多、要求高的工作，做好這項(xiàng)工作，需要有認(rèn)真的精神，務(wù)實(shí)的作風(fēng)，科學(xué)的態(tài)度和嚴(yán)格的管理。成立由局長任組長、其他黨組成員任副組長、各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案數(shù)字化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)。
三要搞好配合協(xié)調(diào)。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)長期工作，各科室(中心)應(yīng)密切配合，共同完成好館藏檔案數(shù)字化工作。
積極爭(zhēng)取市委、市政府對(duì)我市檔案館信息化建設(shè)的支持，將信息化建設(shè)資金列入財(cái)政預(yù)算。根據(jù)信息化工作安排，設(shè)備購置、數(shù)字化人員工作經(jīng)費(fèi)、安全保障設(shè)施經(jīng)費(fèi)、信息維護(hù)經(jīng)費(fèi)、異地備份等工作經(jīng)費(fèi)從信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)財(cái)政預(yù)算中列支;同時(shí)為人員技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)提供相應(yīng)的平臺(tái)，以此為我市檔案信息化建設(shè)提供良好的環(huán)境，加快推進(jìn)我市檔案信息化建設(shè)。
本實(shí)施方案從20xx年12月起執(zhí)行。
檔案數(shù)字化解決方案篇十七
我縣農(nóng)村居民健康檔案工作，在衛(wèi)生局的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在各級(jí)項(xiàng)目工作人員的樂觀配合下，仔細(xì)貫徹落實(shí)《浮山縣基本公共衛(wèi)生服務(wù)農(nóng)村居民健康檔案管理實(shí)施方案》，切實(shí)做好我縣農(nóng)村居民健康檔案工作，現(xiàn)將工作開展情況總結(jié)如下：
1、召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)
20xx年7月31日，召開有縣鄉(xiāng)兩級(jí)衛(wèi)生保健單位參加的"基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目'啟動(dòng)會(huì)。此次會(huì)議標(biāo)志著基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目在我縣正式展開。
2、樂觀開展項(xiàng)目培訓(xùn)
20xx年8月1日，舉辦有9個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院院長、負(fù)責(zé)項(xiàng)目工作的工作人員，各村衛(wèi)生室工作人員參加的《基本公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目》培訓(xùn)班，為保質(zhì)保量完成項(xiàng)目工作奠定了基礎(chǔ)。
3、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。
縣鄉(xiāng)兩級(jí)成立了項(xiàng)目工作領(lǐng)導(dǎo)小組和技術(shù)指導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)建檔工作。建立健全各項(xiàng)工作制度，明確責(zé)任，落實(shí)到人。
4、廣泛宣揚(yáng)動(dòng)員。
在全縣范圍內(nèi)加強(qiáng)宣揚(yáng)力度，印制發(fā)放《農(nóng)村居民健康檔案》、《老年人健康管理》宣揚(yáng)材料、《公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目》政策宣揚(yáng)等宣揚(yáng)材料60000份。居民健康檔案宣揚(yáng)標(biāo)語200條，并且還制作了大量的工作規(guī)章制度。有效地調(diào)動(dòng)了婦幼工作人員的工作樂觀性。
5、加大督導(dǎo)力度。
自建檔工作開展以來，我縣領(lǐng)導(dǎo)小組共組織人員，下鄉(xiāng)督導(dǎo)30余次，有效地保證了建檔工作的順利開展與工作的質(zhì)量水平。
今年截止到10月13日完成紙質(zhì)建檔76817人，完成建檔率56%；完成電子建檔13828人，完成建檔率11%。其中，65歲以上老年人建檔9561人，高血壓患者建檔6784人，糖尿病患者建檔1123人，重性精神病患者建檔108人，06歲兒童建檔人，孕產(chǎn)婦建檔人。較好的完成了我縣今年的工作任務(wù)。
一是由于種種原因，各基層?jì)D幼醫(yī)生缺乏工作樂觀性，工作態(tài)度不樂觀。
二是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)人員缺乏專業(yè)統(tǒng)計(jì)知識(shí)培訓(xùn)，上報(bào)數(shù)據(jù)存在漏洞。
總之，今年我縣農(nóng)村居民健康檔案建檔工作取得了一定的業(yè)績，但同時(shí)也存在一些問題，因此在今后的.工作中，要不斷查找制約建檔工作的結(jié)癥，討論制定解決結(jié)癥的辦法，提高農(nóng)村居民建檔檔案高效率、高質(zhì)量、高水平的完成。
檔案數(shù)字化解決方案篇十八
在數(shù)字化時(shí)代，檔案數(shù)字化已成為各個(gè)行業(yè)的必備技能。作為一個(gè)檔案數(shù)字化文員，我深深體會(huì)到數(shù)字化對(duì)檔案管理有著極大的影響。在長期工作中，我陸續(xù)總結(jié)出了一些心得體會(huì)，今天就和大家分享一下。
第二段：加強(qiáng)策劃意識(shí)
對(duì)檔案數(shù)字化文員來說，策劃與規(guī)劃工作是非常重要的。在工作中我們要時(shí)刻關(guān)注檔案安全問題，營造安全無隱患的數(shù)字化檔案平臺(tái)。同時(shí)，我們要提高檔案管理的可靠性，制定規(guī)范的管理流程，確保精準(zhǔn)處理各類檔案。
第三段：提高技術(shù)水平
檔案數(shù)字化是一門高技術(shù)含量的工作。對(duì)于檔案數(shù)字化文員來說，技術(shù)的學(xué)習(xí)和變革意味著生產(chǎn)效率的不斷提升。我們要不斷學(xué)習(xí)和掌握各類數(shù)字化檔案技術(shù)，提高我們的數(shù)字化工作水平。
第四段：保障數(shù)據(jù)安全
數(shù)據(jù)安全問題一直是數(shù)字化檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。因此，檔案數(shù)字化文員要時(shí)刻保障檔案的數(shù)據(jù)安全。我們要加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)策略，維護(hù)數(shù)據(jù)的完整性，避免數(shù)據(jù)丟失問題的發(fā)生。同時(shí)，我們要防范網(wǎng)絡(luò)安全攻擊。
第五段：加強(qiáng)交流與合作
檔案數(shù)字化工作不是一個(gè)單打獨(dú)隨的工作，需要良好的協(xié)作。我們要加強(qiáng)部門與部門之間的交流溝通和合作配合，將檔案管理和數(shù)字化工作貫穿到整個(gè)流程當(dāng)中。同時(shí)，我們也應(yīng)該參加各種檔案管理領(lǐng)域的交流和會(huì)議，獲得經(jīng)驗(yàn)和技能上的提升。
總之，檔案數(shù)字化是一個(gè)復(fù)雜、系統(tǒng)化的過程，需要我們?nèi)硇牡赝度氲綌?shù)字化工作中。我們應(yīng)該通過加強(qiáng)策劃意識(shí)、提高技術(shù)水平、保障數(shù)據(jù)安全以及加強(qiáng)交流與合作等措施，來協(xié)助數(shù)字化檔案領(lǐng)域的發(fā)展。這些措施可以有效地提升我們的數(shù)字化工作水平，并將數(shù)字化檔案管理工作做得更加精準(zhǔn)和高效。
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