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規(guī)章制度程序文件篇一
(一)公司規(guī)章制度的法律效力
《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規(guī)定：用人單位根據(jù)《勞動(dòng)法》第四條之規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。這條規(guī)定實(shí)際上賦予合法的公司規(guī)章制度以類似于法律的效力。
同時(shí)，《中華人民共和國勞動(dòng)法》及勞動(dòng)部相關(guān)規(guī)章都對(duì)公司的規(guī)章制度賦予類似的效力。如：《勞動(dòng)法》第二十五條第二項(xiàng)規(guī)定"嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律和用人單位規(guī)章制度的"公司可以隨時(shí)解除勞動(dòng)合同;勞動(dòng)部關(guān)于貫徹執(zhí)行<中華人民共和國勞動(dòng)法>若干問題的意見第87條規(guī)定:勞動(dòng)法第二十五條第(三)項(xiàng)中的"重大損害"，應(yīng)由公司內(nèi)部規(guī)章來規(guī)定。
(二)公司規(guī)章制度生效的必要條件
但并非公司制定的所有規(guī)章都能產(chǎn)生上述效力。根據(jù)上述最高法院的司法解釋，有效的公司規(guī)章必須具備三個(gè)條件：1經(jīng)過民主程序制定;2內(nèi)容不違反國家法律法規(guī)和政策規(guī)定;3已向勞動(dòng)者公示。三個(gè)條件缺一不可。嘉定區(qū)法律顧問律師，勞動(dòng)糾紛專業(yè)代理律師
(一)規(guī)章的制訂程序
按照最高法院司法解釋的規(guī)定，在制訂公司規(guī)章制度中應(yīng)通過"民主程序"。但怎樣操作，才算是"民主程序"，法律法規(guī)對(duì)此并無明確規(guī)定。司法實(shí)踐中一般認(rèn)為，以下程序，可以視為"民主程序"：1召開職工大會(huì)或者職工代表大會(huì)通過;2由公司工會(huì)參與制訂;3如果既未召開職工大會(huì)或者職工代表大會(huì)，也未設(shè)立工會(huì)，則應(yīng)通過適當(dāng)方式，在制訂規(guī)章過程中使員工有提出意見、建議的權(quán)利，并且員工的建議和意見應(yīng)充分反映在規(guī)章制訂過程中。
值得注意的，公司在采取上述方式制訂規(guī)章制度的過程中，應(yīng)注意保留職工大會(huì)、工會(huì)或者員工參與制訂規(guī)章的證據(jù)。
(二)規(guī)章的公示
公司規(guī)章制度公示中最應(yīng)注意的問題是：保留已經(jīng)公示的證據(jù)。通常，以下方法可以達(dá)到這樣的效果：
1將規(guī)章交由每個(gè)員工閱讀，并且在閱讀后簽字確認(rèn)。閱讀規(guī)章的簽字確認(rèn)，可以通過制作表格進(jìn)行登記，也可以制作單頁的聲明由員工簽字，內(nèi)容包括員工確認(rèn)"已經(jīng)閱讀"并且承諾"遵守"。
2在廠區(qū)將規(guī)章內(nèi)容公告，并且將公告的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行拍照、錄像等方式的記錄備案，并可由廠區(qū)的治安、物業(yè)管理等人員見證。
3召開職工大會(huì)公示，并以適當(dāng)方式保留證據(jù)。
4委托工會(huì)公示，并保留證據(jù)。
(三)規(guī)章向勞動(dòng)行政部門備案
用人單位的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)送交勞動(dòng)行政部門審查備案的規(guī)定。但應(yīng)當(dāng)注意的是，公司規(guī)章制度生效及生效時(shí)間應(yīng)以是否符合本文第一部分所述的三個(gè)條件為準(zhǔn)，是否送交勞動(dòng)行政部門審查備案，并不影響規(guī)章的效力;遇到勞動(dòng)糾紛需要適用公司規(guī)章時(shí)，如果證明規(guī)章生效的三個(gè)條件存在一定困難，那么，經(jīng)過勞動(dòng)行政部門審查和備案的程序在一定程度上能夠起到證明和使規(guī)章合法化的作用。
重慶市尚無相關(guān)規(guī)定。如果今后公司所在地的勞動(dòng)行政部門對(duì)公司規(guī)章提供審查和備案服務(wù)，建議公司在規(guī)章制訂后送交勞動(dòng)行政部門審查和備案。
(一)公司規(guī)章不得有違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的內(nèi)容
公司規(guī)章如果存在違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定的內(nèi)容，這部分內(nèi)容是無效的。如：某公司自行在規(guī)章中規(guī)定實(shí)行一星期六天工作制，自行規(guī)定低于勞動(dòng)法規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的加班費(fèi)支付標(biāo)準(zhǔn)，這樣的內(nèi)容是無效的。
(二)公司規(guī)章應(yīng)有罰則內(nèi)容
公司規(guī)章旨在維護(hù)公司的正常經(jīng)營(yíng)秩序，規(guī)范員工的行為，因此，除有規(guī)范性的規(guī)定外，必須有相應(yīng)的處罰規(guī)定。否則，規(guī)章就形同虛設(shè)，起不到實(shí)際效果。公司規(guī)章中可以規(guī)定的對(duì)于員工的處罰方式通常有：書面警告、記過、扣工資或獎(jiǎng)金、降級(jí)或降職、降薪、停工、辭退，等等。
(三)公司規(guī)章對(duì)于辭退員工的規(guī)定
《勞動(dòng)法》第二十五條第(二)項(xiàng)明確規(guī)定，勞動(dòng)者嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或者用人單位規(guī)章制度的，用人單位可以隨時(shí)解除勞動(dòng)合同。該條第(三)項(xiàng)規(guī)定，勞動(dòng)者嚴(yán)重失職，造成用人單位利益重大損害的，用人單位可以隨時(shí)解除勞動(dòng)合同。根據(jù)勞動(dòng)部的相關(guān)解釋，這兩種情況下公司解除勞動(dòng)合同(關(guān)系)不需要向勞動(dòng)者支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，同時(shí)，勞動(dòng)法律法規(guī)對(duì)是否屬"嚴(yán)重違反勞動(dòng)紀(jì)律或者用人單位規(guī)章制度"或者是否屬"重大利益損害"，并無明確規(guī)定，應(yīng)由公司規(guī)章加以規(guī)定。
公司規(guī)章制度對(duì)于上述辭退條件的具體規(guī)定，可視勞動(dòng)者行為的具體情節(jié)，分若干種情形加以規(guī)定：
1單個(gè)嚴(yán)重違紀(jì)行為即可辭退。如規(guī)定："員工不服從管理，毆打或者謾罵管理人員的，即予以辭退，公司不支付任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金"。
2重復(fù)行為累計(jì)加重。如規(guī)定："員工不服從合理工作分配，予以嚴(yán)重警告;再犯的，予以辭退，公司不支付任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金"。
3一段時(shí)期內(nèi)同類違紀(jì)行為合并加重。如規(guī)定："員工遲到或早退半小時(shí)以內(nèi)予以書面警告;一個(gè)月內(nèi)累計(jì)遲到或者早退達(dá)10次以上者，予以辭退，公司不支付任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金"。
4一段時(shí)間內(nèi)多次處罰累計(jì)加重。如規(guī)定："員工一個(gè)月內(nèi)累計(jì)受到書面警告以上處罰3次以上的，予以辭退，公司不支付任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金"。
(四)錄用員工過程中招錄條件的規(guī)定
根據(jù)《勞動(dòng)法》第二十五條第(一)項(xiàng)規(guī)定，員工在試用期內(nèi)被證明不符合錄用條件的，用人單位可以隨時(shí)解除勞動(dòng)合同，并且不需要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。公司援引這條規(guī)定辭退員工時(shí)，應(yīng)當(dāng)舉證證明員工"不符合錄用條件"。因此，事先制作、公布及在事后保留"錄用條件"就顯得十分重要。這方面比較妥當(dāng)?shù)淖龇ㄍǔＳ校?/p>
1通過媒體等公布招錄信息的，同時(shí)公布招錄條件，并予以保存;
2通過中介招錄員工的，由中介組織在招錄條件上蓋章或者簽字確認(rèn)，保留證據(jù);
3自行招聘的，制作詳細(xì)的招錄條件，由被招錄員工閱讀并簽字確認(rèn);
4在雙方訂立的勞動(dòng)合同中明確錄用條件。
規(guī)章制度程序文件篇二
為進(jìn)一步完善財(cái)務(wù)管理，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)制度，依據(jù)公司的規(guī)范化管理實(shí)施大綱，特制定本標(biāo)準(zhǔn)及程序。
(一)出差人員借款，必須先到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取“借款憑證”，填寫好該憑證后，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，再由各線主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，最后經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后，方予借支，前次借支出差返回時(shí)間超過三天無故未報(bào)銷者，不得再借款。
(二)外單位、個(gè)人因私借款，填寫“借款憑證”后，一律報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后，方予借支。凡職工借用公款者，在原借款未還清前，不得再借。
(三)其他臨時(shí)借款，如業(yè)務(wù)費(fèi)、周轉(zhuǎn)金等，審批程序同第一條第一款。
(四)試用人員借支旅差費(fèi)或臨時(shí)借款，須由正式員工具擔(dān)保書或簽認(rèn)擔(dān)保，方能辦理，若借款人未能償還借款，擔(dān)保人應(yīng)負(fù)有連帶責(zé)任。
(五)各項(xiàng)借款金額3000元以內(nèi)按上述程序辦理，超過3000元以上的需報(bào)請(qǐng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批。
(六)借款出差人員回公司后，三天內(nèi)應(yīng)按規(guī)定到財(cái)務(wù)部報(bào)帳，報(bào)帳后結(jié)欠部分金額或三天內(nèi)不辦理報(bào)銷手續(xù)的人員欠款，財(cái)務(wù)部門有權(quán)在當(dāng)月工資中扣回。
(一)住宿 公司部門副經(jīng)理以上人員，平均每天不能超過80元，主辦業(yè)務(wù)不能超過60元，業(yè)務(wù)員不能超過45元。高層領(lǐng)導(dǎo)因工作需要住宿費(fèi)超過80元標(biāo)準(zhǔn)后經(jīng)財(cái)務(wù)部總監(jiān)批準(zhǔn)后可予報(bào)銷。
(二)出差補(bǔ)助 按出差起止時(shí)間每天補(bǔ)助30元。
(三)市內(nèi)短途交通費(fèi) 控制在人均每天30元以內(nèi)，憑票據(jù)報(bào)銷。
(四)其他雜費(fèi) 如存包裹費(fèi)、電話費(fèi)、雜項(xiàng)費(fèi)用控制在人均每天10元內(nèi)，憑單據(jù)報(bào)銷。
(五)車船票 按出差規(guī)定的往返地點(diǎn)、里程，憑票據(jù)核準(zhǔn)報(bào)銷。
(六)根據(jù)出差人員事先理好的報(bào)銷單據(jù)，先由主管會(huì)計(jì)對(duì)單據(jù)全面審核，同時(shí)按出差天數(shù)填上住勤補(bǔ)貼，然后由部門經(jīng)理簽認(rèn)報(bào)有關(guān)各線主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后，方能報(bào)銷。
(七)出差坐飛機(jī)，需由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，連續(xù)三個(gè)月虧損單位人員出差，一律不準(zhǔn)乘坐飛機(jī)(特殊情況報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn))。
(一)總公司本部各業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，控制在各部門完成的營(yíng)業(yè)收入的2。5‰之內(nèi)，由部門經(jīng)理掌握，總公司本部的各行政職能部門，按總公司分配下達(dá)指標(biāo)使用，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理掌握，下屬公司根據(jù)完成的營(yíng)業(yè)收入，控制在4‰內(nèi)，由經(jīng)理掌握開支，超過一部分一律在年終利潤(rùn)分配留成公益金中予以扣除。
(二)屬指標(biāo)內(nèi)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，報(bào)銷單據(jù)必須有稅務(wù)部門的正式發(fā)票，數(shù)字分明，先由經(jīng)手人簽名，注明用途，部門經(jīng)理加簽證實(shí)，再報(bào)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，然后由各線主管領(lǐng)導(dǎo)審批，方能付款報(bào)銷。
(三)超指標(biāo)外的業(yè)務(wù)招待費(fèi)，一般不予開支，如有特殊情況，須經(jīng)總經(jīng)理審核加簽，董事長(zhǎng)批準(zhǔn)，方能報(bào)銷。
(一)在未實(shí)行醫(yī)療保險(xiǎn)制度以前，職工本人醫(yī)藥費(fèi)可按公費(fèi)醫(yī)療待遇，憑區(qū)級(jí)以上醫(yī)院發(fā)票實(shí)報(bào)實(shí)銷；臨時(shí)工憑區(qū)級(jí)以上醫(yī)院發(fā)票報(bào)銷50%。
(二)公司職員已辦理獨(dú)生子女證的子(女)憑區(qū)以上醫(yī)院證明享受醫(yī)藥費(fèi)待遇，沒有辦理獨(dú)生子女證的，只準(zhǔn)一個(gè)孩子享受醫(yī)療費(fèi)全報(bào)待遇，其余子女享受半費(fèi)待遇。職工無職業(yè)的父母憑以上醫(yī)院?jiǎn)螕?jù)報(bào)銷一半醫(yī)藥費(fèi)(家屬名單由人事部門核定)。
(三)職工子女學(xué)雜費(fèi)，憑有效發(fā)票，經(jīng)人事部經(jīng)理簽認(rèn)，財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，給予報(bào)銷。
(四)煤氣瓶購置費(fèi)憑有效發(fā)票一次性報(bào)銷200元，夫妻雙方在本公司系統(tǒng)工作的，只能報(bào)一方。
(五)其他福利及醫(yī)藥費(fèi)開支，50元以下由財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)，50元-500元由總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)，超過500元的開支一律報(bào)財(cái)務(wù)部總監(jiān)批準(zhǔn)。
(一)屬生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性的各項(xiàng)費(fèi)用，20xx元以內(nèi)的憑稅務(wù)部門的正式發(fā)票，先由經(jīng)辦人和部門經(jīng)理簽名后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后送財(cái)務(wù)經(jīng)理審核報(bào)銷。超過20xx元以上的須報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。
(二)屬非生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性的各項(xiàng)費(fèi)用，20xx元以內(nèi)的按第六條第一款執(zhí)行，20xx元-5000元的，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)，超過5000元的報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)。
如經(jīng)費(fèi)開支審批人出差在外，則應(yīng)由審批人簽署指定代理人，交財(cái)務(wù)部備案，指定代理人可在期間行使相應(yīng)的審批權(quán)力。
規(guī)章制度程序文件篇三
一、飯店防凍掃雪委員會(huì)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)本飯店之掃雪工作。
二、飯店防凍掃雪委員會(huì)組成：
委員會(huì)主席：總經(jīng)理
委員會(huì)副主席：大堂經(jīng)理管家部主管
委員會(huì)委員：餐飲總監(jiān)工程部經(jīng)理客房部經(jīng)理
行政總廚桑拿部經(jīng)理銷售部經(jīng)理
保安部經(jīng)理
三、防凍掃雪委員會(huì)定期于冬季（11月至2月）每周大例會(huì)加強(qiáng)防凍掃雪教育，旨在加強(qiáng)員工防凍掃雪意識(shí)，討論防凍掃雪措施，布置相關(guān)工作實(shí)施，組織相關(guān)工作監(jiān)督和考評(píng)。
四、大堂經(jīng)理、管家主管負(fù)責(zé)代表飯店防凍掃雪委員會(huì)與當(dāng)?shù)刂枪芪３置芮新?lián)系，清楚了解并傳達(dá)有關(guān)工作指示。
五、人事部文員負(fù)責(zé)在員工飯?zhí)猛ǜ鏅趦?nèi)張貼防凍掃雪宣傳資料，及相關(guān)防凍防雪的天氣預(yù)報(bào)，并負(fù)責(zé)隨時(shí)補(bǔ)充和更換新內(nèi)容。
六、防凍掃雪措施：
1．工程部經(jīng)理冬季每月定期檢查所有相關(guān)設(shè)備和管道（檢查表1附后），確保其使用狀態(tài)良好，每天巡視飯店各營(yíng)業(yè)區(qū)域及后勤區(qū)域（檢查表2附后），確保相關(guān)室溫和水溫在規(guī)定的管理范圍內(nèi)。如果查出寒凍隱患應(yīng)立即采取措施予以解決。
2．飯店掃雪隊(duì)：
總指揮：總經(jīng)理
副總指揮：保安部經(jīng)理餐飲部總監(jiān)（現(xiàn)場(chǎng)交通和安全指揮）
管家部主管（現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)指揮和工具準(zhǔn)備）
現(xiàn)場(chǎng)分區(qū)指揮：大堂經(jīng)理
行政總廚或西餐總廚
桑拿部經(jīng)理
客房部經(jīng)理
掃雪隊(duì)員：餐飲部服務(wù)員、傳菜員、管事員共15名
中廚共15名
西廚、西餐共15名
總經(jīng)辦、前廳部、銷售部、財(cái)務(wù)部共10名
桑拿部共15名
保安部共15名
規(guī)章制度程序文件篇四
企業(yè)規(guī)章制度是指用人單位為加強(qiáng)勞動(dòng)管理，在本單位實(shí)施的保障勞動(dòng)者依法享有勞動(dòng)權(quán)利和履行勞動(dòng)義務(wù)的行為準(zhǔn)則。這種行為準(zhǔn)則對(duì)單位的全體人員都具有約束力。按照《勞動(dòng)合同法》的規(guī)定，企業(yè)制定勞動(dòng)規(guī)章制度應(yīng)該遵守法定程序。
《勞動(dòng)合同法》第四條第二款規(guī)定：“用人單位在制定、修改或者決定勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定”；第四款規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。”企業(yè)規(guī)章制度的制定是企業(yè)的一種內(nèi)部“立法”行為，這是法律賦予企業(yè)的一項(xiàng)重大權(quán)利，用以體現(xiàn)和貫徹企業(yè)的管理意志。但是，企業(yè)規(guī)章制度必須按照法律規(guī)定的程序來制定。企業(yè)如何制定和執(zhí)行規(guī)章制度，才能最大限度地起到維護(hù)經(jīng)營(yíng)秩序的作用?根據(jù)《勞動(dòng)合同法》的規(guī)定，需要從以下幾個(gè)方面加以考慮：
現(xiàn)代企業(yè)是以民主管理為基礎(chǔ)的，它強(qiáng)調(diào)全員管理，充分調(diào)動(dòng)廣大職工的積極性，從而提高內(nèi)部管理水平，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的準(zhǔn)確性和透明度。而且，勞動(dòng)規(guī)章制度只有在吸收和體現(xiàn)職工一方的意志，或者得到職工認(rèn)同的情況下，才能確保很好地實(shí)施。但是，職工代表大會(huì)的通過不能作為勞動(dòng)規(guī)章制度生效的要件，因?yàn)槁毠ご泶髸?huì)僅存在于全民所有制企業(yè)，而我國《公司法》只對(duì)國有股參股的公司要求有職工代表大會(huì)和職工股東、監(jiān)事，而對(duì)非國有股參股的公司卻沒有規(guī)定。按照《勞動(dòng)合同法》和有關(guān)法律、法規(guī)及最高法院司法解釋的規(guī)定，制定企業(yè)規(guī)章制度應(yīng)通過以下程序：
(一)召開職工大會(huì)或者職工代表大會(huì)通過；
(二)由企業(yè)工會(huì)參與制定；
(三)如果既未召開職工大會(huì)或者職工代表大會(huì)，也未設(shè)立工會(huì)，則應(yīng)通過適當(dāng)方式，在制定規(guī)章制度的過程中使員工有提出意見、建議的權(quán)利，并且員工的建議和意見應(yīng)充分反映在規(guī)章制度的制定過程中。
值得注意的，企業(yè)在采取上述方式制定規(guī)章制度的過程中，應(yīng)注意保留職工大會(huì)、工會(huì)或者員工參與制定規(guī)章制度的證據(jù)。
企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的適用對(duì)象是本企業(yè)的全體職工和本企業(yè)行政的各個(gè)組成部分，所以它必須為企業(yè)的所有成員所知悉。《勞動(dòng)合同法》對(duì)此已有明確規(guī)定；《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條也規(guī)定，用人單位根據(jù)《勞動(dòng)法》第四條的規(guī)定：“通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動(dòng)者公示的，可以作為人民法院審理案件的依據(jù)”。目前，在我國的一些企業(yè)中，僅將勞動(dòng)規(guī)章制度寫在員工手冊(cè)里就作為正式公布，這是不妥當(dāng)?shù)?，此種方式僅是使勞動(dòng)規(guī)章制度的內(nèi)容為員工所知曉，而不是對(duì)勞動(dòng)規(guī)章制度的正式公布。企業(yè)對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行公示的時(shí)候，要注意保留已經(jīng)公示的證據(jù)。通常，以下方法可以達(dá)到這樣的效果：
(一)將規(guī)章制度交由每個(gè)員工閱讀，并且在閱讀后簽字確認(rèn)。閱讀規(guī)章制度的簽字確認(rèn)，可以通過制作表格進(jìn)行登記，也可以制作單頁的聲明由員工簽字，內(nèi)容包括員工確認(rèn)“已經(jīng)閱讀”并且承諾“遵守”；
(二)在廠區(qū)將規(guī)章制度內(nèi)容公告，并且將公告的現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行拍照、錄像等方式的記錄備案，并可由廠區(qū)的治安、物業(yè)管理等人員見證；
(三)召開職工大會(huì)公示，并以適當(dāng)方式保留證據(jù)；
(四)委托工會(huì)公示，并保留證據(jù)。規(guī)章向勞動(dòng)行政部門報(bào)送備案用人單位勞動(dòng)規(guī)章制度的內(nèi)容體現(xiàn)了國家法律、法規(guī)、勞動(dòng)政策的執(zhí)行，因此各國立法都將勞動(dòng)規(guī)章制度的制定置于國家的監(jiān)督之下。在我國，因?yàn)椴荒軐⒙毠ご泶髸?huì)的通過作為用人單位勞動(dòng)規(guī)章制度的生效要件，所以，報(bào)送備案就顯得更為重要。報(bào)送備案的環(huán)節(jié)能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決用人單位在制定勞動(dòng)規(guī)章制度的過程x葉t可能存在的問題，預(yù)防違法行為的發(fā)生，以此保障勞動(dòng)規(guī)章制度內(nèi)容的合法性，保護(hù)全體職工的利益。但是，企業(yè)在向勞動(dòng)行政部門報(bào)送的過程中，要注意以下幾點(diǎn)：
(一)企業(yè)規(guī)章制度生效及生效時(shí)間，應(yīng)以是否符合規(guī)章制度生效要件為準(zhǔn)，是否送交勞動(dòng)行政部門審查備案，并不影響規(guī)章制度的效力；
(二)遇到勞動(dòng)糾紛需要適用企業(yè)規(guī)章制度時(shí)，如果證明規(guī)章制度生效的三個(gè)要件存在一定困難，那么，經(jīng)過勞動(dòng)行政部門審查和備案的程序在一定程度上能夠起到證明和使規(guī)章制度合法化的作用。
因此，如果企業(yè)當(dāng)?shù)氐膭趧?dòng)行政部門對(duì)企業(yè)規(guī)章制度提供審查和備案服務(wù)，建議企業(yè)在規(guī)章制度制定后送交勞動(dòng)行政部門審查和備案。
規(guī)章制度程序文件篇五
最高人民法院的司法解釋里面規(guī)定，民主程序就是企業(yè)行政一方制定出規(guī)章制度以后，提交職工代表大會(huì)或者政務(wù)大會(huì)討論通過。這是目前法律生效的唯一規(guī)定。
根據(jù)目前國家體制，包括企業(yè)工會(huì)體制建立方式，這個(gè)民主程序形同虛設(shè)。工會(huì)或者職工代表大會(huì)，對(duì)制定規(guī)章起不到監(jiān)督制度作用。雖然有這樣的法律規(guī)定，企業(yè)行政一方把規(guī)章制度拿出來進(jìn)行民主討論，但是結(jié)果還是按照企業(yè)行政一方的意志來辦。
基于這種情況，在制定新的法律，尤其在《勞動(dòng)合同法》制定的過程中，對(duì)企業(yè)規(guī)章制度的民主程序環(huán)節(jié)上要求更加嚴(yán)格。它把企業(yè)規(guī)章制度分為兩部分：
涉及員工切身利益的制度；?不涉及員工切身利益的制度。
對(duì)待兩類制度的制定過程，民主程序的要求是不一樣的。
法律具體規(guī)定：涉及勞動(dòng)者切身利益的勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律、以及勞動(dòng)定額管理等規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過職工代表大會(huì)，或者全體職工討論提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。這是《勞動(dòng)合同法》的條文，對(duì)企業(yè)的約束更大了，首先把規(guī)章制度進(jìn)行了分類。
1.涉及員工切身利益的制度
涉及員工切身利益的，比如說勞動(dòng)報(bào)酬，涉及到企業(yè)的薪酬制度，涉及到扣或者減，懲處員工時(shí)候的工資規(guī)定，涉及到加班費(fèi)的支付問題以及加班方面的制度、工作時(shí)間，涉及到工時(shí)制度、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、福利、培訓(xùn)、勞動(dòng)技能等。把八類規(guī)章制度基本上涵蓋了。企業(yè)日常管理員工的所有的規(guī)章制度，基本上都要經(jīng)過《勞動(dòng)合同法》所規(guī)定的民主程序。
這些規(guī)章制度或者重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過職工代表大會(huì)或者全體職工討論提出方案和意見，就是說，只有職工代表大會(huì)或者職工大會(huì)討論才能出一個(gè)規(guī)章制度的方案。這樣的規(guī)定是合理的，是符合勞動(dòng)關(guān)系的特征的。勞動(dòng)者和用人單位之間實(shí)際是勞動(dòng)合同關(guān)系，如果授予企業(yè)行政一方單方制定規(guī)章的權(quán)利，那對(duì)勞動(dòng)者是不公平的?，F(xiàn)在的法律規(guī)定，職工代表大會(huì)或者職工大會(huì)討論拿出方案進(jìn)行協(xié)商確定。職工代表需要推舉或者選舉產(chǎn)生，企業(yè)沒工會(huì)不要緊，上級(jí)有工會(huì)，上級(jí)工會(huì)要知道企業(yè)選舉職工代表，并真正代表著員工利益。要經(jīng)過這樣一個(gè)民主程序。
企業(yè)要制定一個(gè)獎(jiǎng)懲制度，規(guī)定：如果員工做一件好事，獎(jiǎng)勵(lì)100元，如果做一件壞事，懲處100元。企業(yè)行政一方把這個(gè)想法提交到職代會(huì)上，職工代表在討論的過程中，有的員工認(rèn)為這個(gè)制度不好，應(yīng)該是做一件好事獎(jiǎng)勵(lì)500元，做一件壞事一般的警告處分。如果行政一方做不通這些職工代表的工作的話，只好按照員工的來辦。員工后面有工會(huì)，有職工代表協(xié)商通過。
民主程序?qū)ζ髽I(yè)是一個(gè)很大的難處，《勞動(dòng)合同法》頒布以后，企業(yè)的規(guī)章制度更加難以擬定。涉及到員工切身利益的規(guī)章制度無法通過的時(shí)候，企業(yè)如何行使自己的管理權(quán)？如何在勞動(dòng)權(quán)利義務(wù)履行過程中進(jìn)行管理。其實(shí)，勞動(dòng)合同是管理員工一個(gè)很好的辦法。既然涉及到員工切身利益的規(guī)章制度民主程序很難通過，那么能不能把涉及員工切身利益的這些內(nèi)容，包括權(quán)利、義務(wù)的分配方案，放在勞動(dòng)合同里面，這樣就避免了經(jīng)過民主程序。勞動(dòng)合同一定要實(shí)行個(gè)性化的管理，在微軟公司，他們的規(guī)章都是四五十頁，而且是3個(gè)月一簽，體現(xiàn)了勞動(dòng)合同的個(gè)性化管理?！秳趧?dòng)合同法》實(shí)施以后，勞動(dòng)合同實(shí)行個(gè)性化的管理，是個(gè)大的趨勢(shì)。
2.不涉及員工切身利益的規(guī)章
例如企業(yè)章程、董事會(huì)的議事規(guī)則，這些規(guī)章制度的適用范圍是不一樣的，只是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層、決策層、部分人員來使用這個(gè)規(guī)章制度，沒必要經(jīng)過民主程序。
既然民主程序作為規(guī)章制度生效的一個(gè)要件，那么人力資源工作者就要想辦法把證據(jù)保存下來。如果沒有證據(jù)證明經(jīng)過民主程序，企業(yè)就很容易陷入被動(dòng)的局面。
在保存證據(jù)時(shí)還存在一個(gè)誤區(qū)，好多企業(yè)會(huì)下達(dá)一個(gè)文件，說這個(gè)規(guī)章制度已經(jīng)經(jīng)過了什么程序，哪一年、哪一月、哪一日，職代會(huì)討論通過提出方案，又經(jīng)過和工會(huì)協(xié)商確定下來，現(xiàn)在予以發(fā)布，大家遵守執(zhí)行。
這個(gè)制度是單方面的意思表示，實(shí)際并沒有起到證據(jù)保存的作用。還要有充分的依據(jù)來證明。是哪些證據(jù)呢？比如職代會(huì)討論方案的時(shí)候，討論過程的記錄，記錄上參與討論人員的簽字等，這應(yīng)該是第一份證據(jù)；第二份證據(jù)是當(dāng)討論形成一致意見的時(shí)候，決議性的文件以及相關(guān)人員的簽字；第三份證據(jù)就是和工會(huì)或者職工代表協(xié)商的過程記錄，協(xié)商的過程可能會(huì)產(chǎn)生一些意見的分歧，相應(yīng)的記錄有沒有，雙方達(dá)成協(xié)商一致的時(shí)候，證據(jù)有沒有。這些必須有客觀的書面的證據(jù)。
只有這樣，才能起到一個(gè)證據(jù)的作用。一旦發(fā)生爭(zhēng)議，就有相關(guān)的證據(jù)作為基礎(chǔ)性的材料來佐證?！秳趧?dòng)合同法》實(shí)施以后，就是20xx年1月1日起，一些基本的規(guī)章制度，都要經(jīng)過這樣的程序。
公示的程序及要求
（一）公示的目的是讓員工知曉
公示很簡(jiǎn)單，目的就是為了讓員工知道，就是通過如通知、會(huì)議等公開告知的形式，使員工知道我們企業(yè)有這樣的規(guī)章制度，作為企業(yè)的員工是必須遵守的。
（二）hr必須做到有證據(jù)證明員工已經(jīng)知曉作為人力資源工作者，還必須要有證據(jù)證明員工已經(jīng)知道了這樣的規(guī)章制度，如果員工不知道的話，后果非常嚴(yán)重。
北京的一個(gè)汽車生產(chǎn)公司，到某報(bào)社來做廣告，要求的廣告式樣是跨營(yíng)業(yè)中位廣告，就是上下距離是一樣的。結(jié)果廣告登出來以后，發(fā)現(xiàn)了一個(gè)問題，這個(gè)廣告變成了跨營(yíng)業(yè)下位廣告。那么這個(gè)企業(yè)就不愿意了，你做的廣告沒有按照合同的要求去做跨營(yíng)業(yè)中位廣告，作成跨營(yíng)業(yè)下位廣告，要求報(bào)社進(jìn)行賠償。雙方進(jìn)行談判，報(bào)社同意免費(fèi)再做一期。
按照廣告實(shí)際履行過程中報(bào)價(jià)，這種廣告一期就是16.3萬元。這樣就發(fā)生了什么后果，《勞動(dòng)法》第25條第3項(xiàng)，是某一個(gè)員工嚴(yán)重失職，某一個(gè)合版沒有合好，給企業(yè)造成了16.3萬元這樣重大的損害。
于是企業(yè)就要處罰員工，殺一儆百，最后找到有責(zé)任的合版員，解除了他的勞動(dòng)關(guān)系。這個(gè)合版員在這個(gè)報(bào)社工作了11年，月薪1萬元，他就非常冤枉，要求賠償。畢竟這種違紀(jì)性的解除是沒有補(bǔ)償?shù)摹?/p>
但是這個(gè)員工還要起訴這個(gè)企業(yè)，要求支付解除勞動(dòng)合同經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，11個(gè)月，一共11萬元人民幣，并且已經(jīng)延期支付了，按照有關(guān)法律規(guī)定，再支付50%的額外經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，5.5萬元。官司起訴到仲裁委員會(huì)，仲裁委員會(huì)就開庭審理。因?yàn)榻獬齽趧?dòng)關(guān)系的爭(zhēng)議，舉證責(zé)任在企業(yè)，企業(yè)必須拿出充分的證據(jù)證明，解除員工的
勞動(dòng)關(guān)系是對(duì)的，如果拿不出這樣的證據(jù)，那就推定解除勞動(dòng)關(guān)系是錯(cuò)誤的。
經(jīng)過審理發(fā)現(xiàn)，企業(yè)在員工的崗位職責(zé)中講到了合版的責(zé)任，但員工說沒有看過這個(gè)崗位職責(zé)，企業(yè)也拿不出證據(jù)說明員工看過這個(gè)崗位職責(zé)。于是仲裁員就做出裁決，企業(yè)的崗位職責(zé)沒有給員工進(jìn)行公示，員工不承擔(dān)合版的責(zé)任。既然這位員工不承擔(dān)合版的責(zé)任，那么認(rèn)為造成重大損害的責(zé)任人是他就是錯(cuò)誤的，于是撤消了解除勞動(dòng)關(guān)系的決定。如果員工又不回去上班，企業(yè)就要支付他經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，11個(gè)月工資11萬元，50%的額外經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金，共16.5萬元，再加上原來損失的16.3萬元，企業(yè)一共損失了30多萬元。
（三）有效公示的方式
企業(yè)都習(xí)慣于采用電子手段來進(jìn)行公示，比如在網(wǎng)站上進(jìn)行公示，發(fā)郵件進(jìn)行公示，或者在告示牌上進(jìn)行公示。這些公示方式是可以的，達(dá)到
了讓員工知道規(guī)章制度的目的，但是這些證據(jù)如何固定下來呢？
1.在網(wǎng)站上公示
網(wǎng)站上公示可以節(jié)約好多成本，但是要達(dá)到這種證據(jù)保存的目的，必須要有相應(yīng)的技術(shù)支持。和勞動(dòng)者之間必須要有約定，約定企業(yè)在網(wǎng)站上公示規(guī)章制度，必須給員工告知。
同時(shí)雙方約定，員工必須每天什么時(shí)候到網(wǎng)站的什么頻道上去瀏覽。
只有把這樣的約定弄清楚，發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)企業(yè)才有根據(jù)。另外，企業(yè)還有一個(gè)證據(jù)責(zé)任，必須有證據(jù)證明已經(jīng)把制度放到網(wǎng)站上去了。
2.電子郵件
企業(yè)如果員工少的話，習(xí)慣于用電子郵件的往來。電子郵件要作為證據(jù)使用的話，首先要雙方都認(rèn)可，毫無疑問就是證據(jù)了，會(huì)被人民法院采信。但是如果有一方不認(rèn)可的話，這個(gè)證據(jù)就是無效的，除非有其他間接的證據(jù)佐證。北京市高
院有一個(gè)規(guī)定，電子郵件要作為證據(jù)的話，必須要有公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證的程序。
3.用公告欄進(jìn)行的公示
與在網(wǎng)站進(jìn)行公示是一樣的，必須雙方有個(gè)約定，公示欄就是企業(yè)公示規(guī)章制度的一個(gè)方式，員工必須在什么時(shí)候去看，同時(shí)要有證據(jù)證明，規(guī)章制度已經(jīng)在公示欄上公示出來了，必須要有這樣的制度。
4.傳統(tǒng)意義的公示方式
比如，制定規(guī)章制度以后，組織大家來學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)完了以后做好筆記，相關(guān)人員簽字。再如企業(yè)有員工手冊(cè)，往往是人手一本，那么給員工分發(fā)的時(shí)候讓他簽個(gè)字，簽收一下，這就是很有效方式，要取證也很簡(jiǎn)單，這個(gè)證據(jù)效率也大。
5.懶漢辦法
即直接把和員工的權(quán)利義務(wù)息息相關(guān)的規(guī)章制度作為勞動(dòng)合同的附件。
作為附件的時(shí)候，這些勞動(dòng)合同有時(shí)候表述不清楚，有的企業(yè)非常簡(jiǎn)單寫了一下：下列規(guī)章制度作為勞動(dòng)合同的附件，比如員工手冊(cè)或者薪酬制度，作為勞動(dòng)合同的附件。但員工說沒有見過就很容易發(fā)生爭(zhēng)議。
一般簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，可以寫上這樣一句話：乙方（員工）已經(jīng)認(rèn)真閱讀了上述規(guī)章制度，并且理解了上述規(guī)章制度的含義，而且愿意遵守這些規(guī)章制度。寫上這句話，就非常完整了。因此有效公示是一個(gè)很重要的程序。
規(guī)章制度程序文件篇六
1、程序合法：
（1）用人單位在制定、修改或者決定有關(guān)勞動(dòng)報(bào)酬、工作時(shí)間、休息休假、勞動(dòng)安全衛(wèi)生、保險(xiǎn)福利、職工培訓(xùn)、勞動(dòng)紀(jì)律以及勞動(dòng)定額管理等直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度工者重大事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定。如果未經(jīng)職工代表大會(huì)或者全體職工討論，也未與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商，既便規(guī)章制度內(nèi)容合法，也經(jīng)公示公告，用人單位遇到勞動(dòng)仲裁將敗訴。
（2）在規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定實(shí)施過程中，工會(huì)或者職工認(rèn)為不適當(dāng)?shù)?，有?quán)向用人單位提出，通過協(xié)商予以修改完善。
2、內(nèi)容合法：
用人單位制度規(guī)章制度，要嚴(yán)格執(zhí)行國家法律、法規(guī)的規(guī)定，保障勞動(dòng)者的勞動(dòng)權(quán)利，督促勞動(dòng)者履行勞動(dòng)義務(wù)。規(guī)章制度應(yīng)體現(xiàn)權(quán)利與義務(wù)的一致、獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰結(jié)合，不得違反法律、法規(guī)，否則，一旦發(fā)生勞動(dòng)糾紛，如果規(guī)章制度不合法用人單位必定敗訴。
3、公告公示。
規(guī)章制度要告知?jiǎng)趧?dòng)者，可以在企業(yè)的公告欄張貼公示，也可把規(guī)章制度作為勞動(dòng)合同附件發(fā)給勞動(dòng)者，也可以把規(guī)章制度印成小冊(cè)子向每個(gè)勞動(dòng)者發(fā)放，但都要留有書面記錄。
1、必要內(nèi)容：考勤及休假規(guī)定；培訓(xùn)；薪酬福利；獎(jiǎng)懲制度；績(jī)效；勞動(dòng)關(guān)系；消防及安全生產(chǎn)。
2、體現(xiàn)企業(yè)特色的內(nèi)容：禮儀禮節(jié)；日常行為規(guī)范；企業(yè)文化；信息安全管理等。
1、與公司高層充分溝通；
2、收集公司日常行為的規(guī)范；
3、整理、統(tǒng)籌后形成規(guī)章制度大綱；
4、撰寫規(guī)章制度草案；
5、把草案給公司領(lǐng)導(dǎo)審核；
6、召開職工代表大會(huì)討論，并與工會(huì)充分溝通；
7、把與職工代表大會(huì)討論后的修訂稿呈給公司高層審批；
8、如審批通過公示公告；如審批不通過，再召集職工代表大會(huì)討論。
規(guī)章制度程序文件篇七
目的：為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護(hù)企業(yè)利益，反映企業(yè)的`歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績(jī)，為企業(yè)開拓經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》（xx字[20xx]第111號(hào)）
附件：《檔案庫房管理制度》
《檔案補(bǔ)充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》
（一）收文：
1、上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料，應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號(hào)。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時(shí)督促催收。
2、綜合辦收到文件后，應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。
3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。
4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù)，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字，并及時(shí)送還綜合辦。
5、涉及幾個(gè)部門合辦（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。
6、嚴(yán)格保密制度，按照文件的密級(jí)加強(qiáng)管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應(yīng)立即逐級(jí)上報(bào)，嚴(yán)肅處理。
（二）發(fā)文：
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號(hào)主要有“××字”、“××黨字”、“××工字”、“××團(tuán)字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應(yīng)人員簽字。
3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請(qǐng)示報(bào)告文件以及對(duì)外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件，由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽，會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號(hào)并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報(bào)表的打印，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負(fù)責(zé)校對(duì)，公文應(yīng)在最后打印打字員、校對(duì)員的姓名。
6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。
（三）歸檔：
1、公司設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設(shè)立兼職檔案人員（各部室資料員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。
2、歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號(hào)、編目等程序，專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。
（1）收集：對(duì)經(jīng)核對(duì)已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。
（2）整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對(duì)應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。
（3）檔案價(jià)值鑒定：對(duì)各部室分類后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值，分為永（y）、長(zhǎng)（c）、短（d）三種歸檔文件。
（4）排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請(qǐng)示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)椋号鷱?fù)在前，請(qǐng)示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。
（5）裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長(zhǎng)期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。
（6）編號(hào)：歸檔文件按文件編號(hào)，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。
（7）編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號(hào)順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗(yàn)收，辦理檔案移交手續(xù)。
3、歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
4、由綜合辦負(fù)責(zé)對(duì)公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。
5、重要會(huì)議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料，由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。
6、公司在各經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍（責(zé)任分工詳見附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對(duì)，并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。
7、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后，由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。
8、工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷，由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。
9、設(shè)備儀器檔案在開箱驗(yàn)收后，由主管部室審定，隨即歸檔。
10、人事檔案中工資審定、職稱評(píng)審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級(jí)批復(fù)后，10～20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時(shí)歸檔。
11、凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件（如：工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等），各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。
（四）利用：歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》）。
（五）統(tǒng)計(jì)：詳見附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。
（六）保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
（七）銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
1、分公司印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過綜合辦。
2、綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強(qiáng)對(duì)印鑒、介紹信及營(yíng)業(yè)執(zhí)照的管理。
3、印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記，方能辦理。
4、分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管，除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、需使用營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室，應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印，并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、介紹信開出，內(nèi)容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號(hào)及持有人姓名，介紹信正文與存根應(yīng)一致，如介紹信開出后未用，應(yīng)交回綜合辦，附于存根備查。
7、介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，涉及重要事項(xiàng)，還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。
8、須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
9、各部室印鑒（包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購專用章等），應(yīng)由各部室專人保管，部門經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。
10、如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí)，需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、印鑒不準(zhǔn)出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。
12、公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責(zé)任。
1、公司公函（包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等）需使用ems（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函（對(duì)時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則，由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理ems郵寄時(shí)，經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù)，綜合辦應(yīng)及時(shí)處理，保證當(dāng)日遞送，不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對(duì)外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。
范圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目的：為了節(jié)約開支杜絕浪費(fèi)，確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。
參考文件：總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》（xx字[20xx]第125號(hào)）
1、辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。
2、辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購部統(tǒng)一編號(hào)、建帳管理，各使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。
3、辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺(tái)帳。
4、辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)，殘?bào)w由綜合辦處置。
5、辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。
6、辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。
8、特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。
9、綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購清單進(jìn)行辦公用品的購置，并將采購物品分類進(jìn)帳。
1、圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各部室自行購置。
2、購置圖書后，購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。
3、圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號(hào)及進(jìn)行圖書資料的登記。
4、綜合辦應(yīng)按照iso14001及ohsas18001的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書，因個(gè)人原因損壞、丟失圖書資料的要照價(jià)賠償。
1、公司上下級(jí)、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。
2、對(duì)于總公司下行的信息（包括fax、e—mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、各部室要認(rèn)真對(duì)待與上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系，接到有關(guān)信息后，應(yīng)立即作好記錄，將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門和人員，并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。
4、各部室間的信息溝通可通過會(huì)議、簡(jiǎn)報(bào)、個(gè)別交流等多種形式進(jìn)行。
5、公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理，做到件件有落實(shí)，事事有回音。
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