在日常生活中，我們經(jīng)常需要處理各種各樣的問題，有時(shí)候需要總結(jié)一下我們的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。了解規(guī)則和基本技巧是學(xué)習(xí)和掌握任何一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)的第一步。精選了一些優(yōu)秀的總結(jié)示范，希望能夠給您提供一些范文參考和寫作靈感。
文件的管理制度篇一
為規(guī)范本公司文件分類、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2.職責(zé)。
2.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。
2.2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。
2.3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2.4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3.1上行文:請(qǐng)示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié)；
3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)，制度，規(guī)定；
3.3平行文:信函，會(huì)議紀(jì)要。
4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4.2秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。
4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:。
4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字，放在居中位置；
4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。
4.9日期:
4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；
4.9.2制度或會(huì)議經(jīng)過的文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；
4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；
5.文號(hào)。
5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)；具體文號(hào)編制規(guī)則見附件。
5.2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理；
5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。
6.用印。
6.1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6.2文件打印校對(duì)完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記；
6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:。
7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。
7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。
7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進(jìn)行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8.相關(guān)文檔。
8.1文號(hào)編碼規(guī)則。
8.2《文件編號(hào)使用登記表》。
8.3《對(duì)外發(fā)文登記表》。
8.4《對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表》。
8.5《收文登記表》。
8.7《傳閱單》。
8.8《用印登記表》。
8.9對(duì)外發(fā)文格式。
8.10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式。
8.11報(bào)告總結(jié)格式。
8.12會(huì)議紀(jì)要格式。
8.13會(huì)議記錄格式。
9.修訂及實(shí)施。
9.1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實(shí)行。
文件的管理制度篇二
一、學(xué)院的公文均由董事長(zhǎng)、黨委書記或院長(zhǎng)簽發(fā)。
1、學(xué)院對(duì)外公文、副處級(jí)（含副處級(jí)）以上干部的任免和內(nèi)部重要的行政、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理等公文由董事長(zhǎng)簽發(fā)。
2、學(xué)院教學(xué)、科研、招生、學(xué)生管理、后勤服務(wù)管理和副處級(jí)以下干部的任免等內(nèi)部公文由院長(zhǎng)簽發(fā)。
3、學(xué)院黨委的公文由黨委書記簽發(fā)。
二、學(xué)院公文擬稿與簽發(fā)程序：
1、公文擬稿需經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)同意或交辦。
2、公文內(nèi)容涉及其他部門和單位的，主辦單位或部門在擬稿前應(yīng)與協(xié)辦單位商議形成共識(shí)。
3、擬稿人對(duì)行文的目的與內(nèi)容要了解清楚，所擬公文要條理清楚、簡(jiǎn)明嚴(yán)謹(jǐn)、文字規(guī)范。
4、擬稿人擬稿后交部門或單位主要負(fù)責(zé)人審查文稿內(nèi)容及其表述形式。其內(nèi)容不得與國(guó)家法規(guī)、政策、政府有關(guān)文件和學(xué)院有關(guān)規(guī)定相抵觸。審查完畢簽字后轉(zhuǎn)交協(xié)辦單位負(fù)責(zé)人會(huì)簽；會(huì)簽者無論同意與否，均須用文字明確表述意見。
5、會(huì)簽后的文稿由分管院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，并簽署審核意見。
6、分管院領(lǐng)導(dǎo)審核后的文稿由院辦公室或黨委工作部進(jìn)行文字與格式審核，并簽署審核意見。
7、院辦公室或黨委工作部審核文稿后按本制度第一條之規(guī)定送請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
8、簽發(fā)后的文稿由學(xué)院辦公室或黨委工作部負(fù)責(zé)編號(hào)、印制、蓋章和發(fā)送。其格式要符合公文規(guī)范；校對(duì)由擬稿人負(fù)責(zé)，做到準(zhǔn)確無誤。
9、未嚴(yán)格按程序辦理的文稿，院辦公室或黨委工作部不得受理。
三、呈送上級(jí)的公文，其文件紅線左上方設(shè)置文號(hào)，右上方打印簽發(fā)人及其姓名；屬于“請(qǐng)示”類文件，須在印鑒與日期的左下方，用括號(hào)打印聯(lián)系人姓名與電話號(hào)碼。
四、部門公文由各部門擬稿、核稿、校對(duì)，由分管院領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。格式審定和編號(hào)由院辦公室或黨委工作部負(fù)責(zé)（詳見下表）。
注：
1、共產(chǎn)黨員和教職工處分類文件，由紀(jì)檢監(jiān)察室擬稿，視錯(cuò)誤程度和類型分別用紀(jì)檢監(jiān)察室、院紀(jì)委或院黨委、學(xué)院的文件公布（通知）。
2、學(xué)生處分文件，由學(xué)生工作部擬稿，除勒令退學(xué)和開除學(xué)籍的用學(xué)院文件外，其余用學(xué)生工作部的名義發(fā)文公布（通知）。
3、凡為了規(guī)范統(tǒng)一，需用學(xué)院函頭紙打印下發(fā)的資料（文稿），不屬此列。
附件2：
一、學(xué)院文件資料的制發(fā)由辦公室統(tǒng)一管理。
二、學(xué)院的文件、公函以及院領(lǐng)導(dǎo)交辦需印制的資料由文印室辦理；各部門需印制文稿的，按《公文簽發(fā)管理規(guī)定》中的程序完成審批后，由院辦公室繕印。未按規(guī)定程序辦理的，文印室不得印制。
三、文印程序：
四、文印室工作人員要加強(qiáng)政治與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)，嚴(yán)守文件機(jī)密，不斷提高文印質(zhì)量。
五、院辦公室要加強(qiáng)對(duì)文印室的管理，嚴(yán)格按規(guī)定程序辦文。
文件的管理制度篇三
為了進(jìn)一步加強(qiáng)公文管理，規(guī)范公文審核會(huì)簽工作，提高公文質(zhì)量和依法行政水平，制定本制度。
第一條文件會(huì)簽制度是指制發(fā)文件時(shí)，如文件內(nèi)容涉及其他科室的職能和業(yè)務(wù)，由主辦科室提出，相關(guān)科室就公文相關(guān)事宜進(jìn)行討論、協(xié)商并簽署意見的工作制度。
第二條起草下列文件時(shí)，須進(jìn)行會(huì)簽：
（一）文件內(nèi)容涉及多部門法律法規(guī)和政策的；
（二）業(yè)務(wù)涉及其他相關(guān)科室的。
（三）涉及全局性工作，需要相關(guān)科室協(xié)助的。
（四）綜合科室的文件涉及職能科室業(yè)務(wù)的。
（五）主要領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要會(huì)簽的。
第三條會(huì)簽審核的內(nèi)容和要求。
（一）會(huì)簽審核的內(nèi)容。
1、文件是否必要，觀點(diǎn)是否正確、符合實(shí)際；
3、文件是否符合法定程序和權(quán)限；
數(shù)字計(jì)量、人名地名、專業(yè)術(shù)語等是否正確、規(guī)范。主送單位、抄送單位、密級(jí)、急緩程度，是否符合規(guī)定。
（二）會(huì)簽審核的要求。
1會(huì)簽科室審核后，若認(rèn)為符合有關(guān)法律和規(guī)定，應(yīng)及時(shí)簽署同意意見；若認(rèn)為有明顯不當(dāng)?shù)?，要提出修改意見；若認(rèn)為違法法律法規(guī)和政策的，不得會(huì)簽；協(xié)商后仍不能達(dá)成一致意見的，應(yīng)簽署保留意見報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審定。
第四條局內(nèi)文件會(huì)簽程序。
（一）需要會(huì)簽的文稿，經(jīng)主辦科室負(fù)責(zé)人審核后，由擬稿人負(fù)責(zé)送相關(guān)科室會(huì)簽。會(huì)簽科室要認(rèn)真研究，及時(shí)出具會(huì)簽意見，由會(huì)簽科室主要負(fù)責(zé)人簽署意見、姓名和時(shí)間，并退回主辦科室。
（二）會(huì)簽一般在1個(gè)工作日內(nèi)完成。涉及技術(shù)問題和緊急公文須按局領(lǐng)導(dǎo)要求時(shí)限完成。確需延長(zhǎng)會(huì)簽時(shí)間的，會(huì)簽科室須及時(shí)告知主辦科室或公文審核科室，會(huì)簽時(shí)間不得超過3個(gè)工作日。
（三）由主辦科室送分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。
以局名義制發(fā)的文件，由主辦科室分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；分管領(lǐng)導(dǎo)如認(rèn)為必要或牽涉其他領(lǐng)導(dǎo)分管業(yè)務(wù)的，須請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，會(huì)簽一般應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成，如分管領(lǐng)導(dǎo)外出且辦文較緊急，則由局長(zhǎng)或主持工作的局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
第六條部門間聯(lián)合行文的會(huì)簽程序。
（一）由本局主辦的聯(lián)合行文（編本局文號(hào)），由主辦科室負(fù)責(zé)，經(jīng)有關(guān)科室會(huì)簽，分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后，送有關(guān)部門會(huì)簽。
（二）其他部門主辦的聯(lián)合行文（編外部門文號(hào)），由相關(guān)科室審核，送分管領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽。確須主要負(fù)責(zé)人會(huì)簽的，應(yīng)將會(huì)簽意見報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審核并會(huì)簽。會(huì)簽應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成。
第七條凡領(lǐng)導(dǎo)已簽發(fā)的文稿，內(nèi)容不得隨意改動(dòng)；確有改動(dòng)必要的，須說明原因并請(qǐng)示簽發(fā)人批準(zhǔn)。
文件的管理制度篇四
為規(guī)范本公司文件分類、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、職責(zé)。
2、1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。
2、2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。
2、3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及內(nèi)容的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、1上行文:請(qǐng)示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié);。
3、2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)，制度，規(guī)定;。
3、3平行文:信函，會(huì)議紀(jì)要。
4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4、2秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4、3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。
4、4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:。
4、5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字，放在居中位置;。
4、8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置;如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行"(此頁無正文)"字樣;落款字體與正文相同。
4、9日期:
4、9、1一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
4、9、2制度或會(huì)議通過的文件應(yīng)寫通過的日期;
4、9、3重要的文件寫簽發(fā)的日期;
5、文號(hào)。
5、1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào);具體文號(hào)編制規(guī)則見附件。
5、2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理;。
5、3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。
6、用印。
6、1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6、2文件打印校對(duì)完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記;。
6、3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:。
7、2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。
7、4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7、5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫文件發(fā)放登記表，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫文件處理單，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。
7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在收文登記表內(nèi)，內(nèi)容包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等。
7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7、8保存。文件辦理完畢后，由最后處理部門人員進(jìn)行保管。
7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、相關(guān)文檔。
8、1文號(hào)編碼規(guī)則。
8、2文件編號(hào)使用登記表。
8、3對(duì)外發(fā)文登記表。
8、4對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表。
8、5收文登記表。
8、7傳閱單。
8、8用印登記表。
8、9對(duì)外發(fā)文格式。
8、10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式。
8、11報(bào)告總結(jié)格式。
文件的管理制度篇五
總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。
適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：
1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）。
2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）。
3、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）。
4、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）。
5、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）。
6、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）。
7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）。
8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）。
9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；（主要收集部門：行政部）。
11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）。
12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）。
13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）。
14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）。
15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）。
16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）。
17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）。
18、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）。
20、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）。
21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。
文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
（1）各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的'文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。
（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號(hào)類別。
（3）文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。
（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3、底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
4、庫藏檔案要定期核對(duì)，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場(chǎng)所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3、借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
4、歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。
5、凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
6、底圖一般不予外借。
經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所。
文件的管理制度篇六
第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱兩辦）歸口管理。
第四條公文的簽收
1、凡來廠公啟文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）后分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的"四對(duì)口"核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。
第五條公文的編號(hào)保管
1、兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單"，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2、本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第七條文件的傳閱與催辦。
1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見"兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4、文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。
5、兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。
第八條發(fā)文的規(guī)定
1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2、各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3、對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍：
1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：
（1）公布全廠規(guī)章制度；
（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；
（3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；
（4）公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的'決定；
（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；
（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；
3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：
（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；
（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。
4、在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文。
第十條發(fā)文程序規(guī)定：
1、各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)；
6、經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；
7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；
8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
9、文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；
10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打??；
11、文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
12、文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
第十五條文件的歸檔范圍：
1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：
（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；
（5）有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；
（6）參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；
（8）反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；
（9）工廠日志和大事記；
（10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、業(yè)務(wù)科室，各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求
1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。
第十七條對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。
第十八條經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
文件的管理制度篇七
為了確保在質(zhì)量體系運(yùn)行中的各個(gè)場(chǎng)所使用的文件是有效版本,特制定本制度。
本制度適用于《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》的更改,發(fā)放和回收的管理。
2.1全質(zhì)辦是《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》的歸口管理部門。
2.2《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》在貫徹實(shí)施過程中若發(fā)現(xiàn)差距或不符合實(shí)際情況時(shí),各職能部門要以書面形式反饋全質(zhì)辦,全質(zhì)辦向管理者代表提出更改報(bào)告,填寫文件更改通知單,經(jīng)管理者代表報(bào)準(zhǔn)后進(jìn)行更改、控版和回收。
2.3全質(zhì)辦指定專人負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》按規(guī)定范圍進(jìn)行發(fā)放、更改和因收,對(duì)其使用和保管進(jìn)行監(jiān)控。
2.4全質(zhì)辦受管理者代表委托解釋《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》的有關(guān)內(nèi)容。
2.5技術(shù)科負(fù)責(zé)對(duì)《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化審查。
2.6《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》持有者要保證其有固定的存放位置,以便在任何情況下都能對(duì)其進(jìn)行更改、回收等。
2.7《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》持有者要妥善保管,不得丟失,不準(zhǔn)外借,更。
不準(zhǔn)私自提供他人轉(zhuǎn)抄或復(fù)印,若發(fā)現(xiàn)類似問題,應(yīng)予以追究責(zé)任。
文件的管理制度篇八
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際狀況，特制訂本制度。
第二條文件管理資料主要包括：上級(jí)函、電、來文，公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。同級(jí)相關(guān)方函、電、來文。
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由辦公室收發(fā)員登記簽收。
第四條公文的編號(hào)保管：
1.辦公室收發(fā)員對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“外來文件流單”，并分類登記編號(hào)、保管。
2.公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室收發(fā)員進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。
第五條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
1.凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件資料和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊狀況例外)。
第六條文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露資料。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室收發(fā)員應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3、辦公室收發(fā)員對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的職責(zé)，承辦部門接到文件應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)，以防丟失。
第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報(bào)下發(fā)正式文件由辦公室負(fù)責(zé)。
第八條發(fā)文的范圍：
1.凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
3.上行文件主要用于：(1)對(duì)上級(jí)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；外發(fā)文主要用于：(2)同相關(guān)單位聯(lián)系有關(guān)重大經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)、人事、物資供應(yīng)等事宜。
4.在日常經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由相關(guān)業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5.各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，能夠各業(yè)務(wù)部門名義發(fā)會(huì)議紀(jì)要。
6.各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查)不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求。
第九條發(fā)文程序規(guī)定：
2.草擬文稿務(wù)必從公司角度出發(fā)，做到狀況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。
4.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿資料、質(zhì)量負(fù)責(zé))；
5.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理清楚；
6.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；
7.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號(hào)打印；
8.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；
9.文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實(shí)狀況。
五、文件的借閱和清退。
第十條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意后辦公室方可借閱。
第十一條。
借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門應(yīng)指定一位職責(zé)心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義構(gòu)成的文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔；其它部門日常工作中構(gòu)成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十四條立卷要求。
1.文件立卷應(yīng)按照資料、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。
2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，持續(xù)文件、材料的完整性。
3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議構(gòu)成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。
4.上年度構(gòu)成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。(交接部門各留存一份備查)。
七、文件的銷毀。
第十五條對(duì)于剩余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè)，辦理銷毀手續(xù)。
辦公室。
xxxx年xx月xx日。
文件的管理制度篇九
機(jī)要文件是傳遞黨中央、國(guó)務(wù)院和省委、省政府密級(jí)較高的文件，機(jī)要文件的管理要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密。
一、辦理程序。
(一)機(jī)要文件由機(jī)要人員簽收、啟封、核對(duì)、登記后，送辦公室主任提出擬辦意見報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽批，文件應(yīng)于當(dāng)日處理，電報(bào)、急件隨到隨處理。
(二)按領(lǐng)導(dǎo)簽批的范圍進(jìn)行傳閱。
(三)需辦理的，按局領(lǐng)導(dǎo)指示及時(shí)傳閱有關(guān)科室辦理。
(四)歸檔，交上級(jí)部門。
二、傳閱。
(一)傳閱文件要嚴(yán)格履行登記手續(xù)，按照文件閱讀范圍進(jìn)行傳閱。
(二)機(jī)要人員要隨時(shí)掌握文件行蹤和傳閱進(jìn)度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。
(三)對(duì)局領(lǐng)導(dǎo)閱后所作的批示，要及時(shí)通知有關(guān)科室辦理，并做好機(jī)要文件管理，防止文件丟失。
三、保密。
(一)機(jī)要人員要忠于職守，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)守保密規(guī)定，做到不該說的不說。
(二)對(duì)于機(jī)要文件，要單獨(dú)存放，嚴(yán)加保管。
(三)借閱機(jī)密、秘密級(jí)文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；絕密級(jí)文件一般不外借，確需借閱，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
(四)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)保密規(guī)定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。
(五)涉密文件，不得復(fù)制或摘抄。
四、歸檔。
(一)傳閱和辦理完畢的文件，應(yīng)及時(shí)清理收回，分類整理，堅(jiān)持整潔、清潔。
(二)凡參加會(huì)議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應(yīng)及時(shí)送交機(jī)要室登記歸檔。
(三)干部出差、調(diào)動(dòng)工作或離退休時(shí)必須將自我使用或傳閱的機(jī)要文件全部退回機(jī)要室。
(四)機(jī)要人員按上級(jí)要求及時(shí)將機(jī)要文件收回。
文件的管理制度篇十
為規(guī)范本公司文件分類、編號(hào)、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。
2、1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司所有對(duì)外發(fā)文審批。
2、2管理中心經(jīng)理負(fù)責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負(fù)責(zé)管理中心文件的打印及文號(hào)的管理工作。
2、3部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負(fù)責(zé)本部門對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部負(fù)責(zé)公司文件格式、文號(hào)及內(nèi)容的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、1上行文:請(qǐng)示，報(bào)告，計(jì)劃，總結(jié);。
3、2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報(bào)，制度，規(guī)定;。
3、3平行文:信函，會(huì)議紀(jì)要。
4、1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。
4、2秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。
4、3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項(xiàng)的單位。
4、4正文。是文件的.主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:。
4、5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號(hào)或三號(hào)黑體字，放在居中位置;。
4、8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置;如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時(shí)，并在其上面加注一行"(此頁無正文)"字樣;落款字體與正文相同。
4、9日期:
4、9、1一般應(yīng)寫發(fā)文日期;
4、9、2制度或會(huì)議通過的文件應(yīng)寫通過的日期;
4、9、3重要的文件寫簽發(fā)的日期;
5、1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào);具體文號(hào)編制規(guī)則見附件。
5、2公司文號(hào)由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號(hào)由物業(yè)部統(tǒng)一管理;。
5、3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號(hào)后，方可發(fā)文。
6、1用印是發(fā)文單位對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對(duì)外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。
6、2文件打印校對(duì)完之后，由管理印章的人員用印并進(jìn)行登記;。
6、3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:。
7、2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核。
7、4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。
7、5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫文件發(fā)放登記表，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫文件處理單，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。
7、6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在收文登記表內(nèi)，內(nèi)容包括:流水號(hào)、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號(hào)、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情況、備注等。
7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。
7、8保存。文件辦理完畢后，由最后處理部門人員進(jìn)行保管。
7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進(jìn)行整理存檔工作。
8、1文號(hào)編碼規(guī)則。
8、2文件編號(hào)使用登記表。
8、3對(duì)外發(fā)文登記表。
8、4對(duì)內(nèi)發(fā)文登記表。
8、5收文登記表。
8、7傳閱單。
8、8用印登記表。
8、9對(duì)外發(fā)文格式。
8、10對(duì)內(nèi)發(fā)文格式。
8、11報(bào)告總結(jié)格式。
8、12會(huì)議紀(jì)要格式。
8、13會(huì)議記錄格式。
9、修訂及實(shí)施。
9、1本規(guī)定由全公司各部門實(shí)施，行政人事部進(jìn)行監(jiān)督。
9、2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。
9、3本規(guī)定從20xx年五月一日實(shí)行。
文件的管理制度篇十一
1、資料室要確定專人負(fù)責(zé)歸檔、借閱、防火防盜工作，并將責(zé)任人員名單張貼在資料室入口處。未經(jīng)責(zé)任人許可，其它人員不得進(jìn)入。
2、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續(xù)，按期歸還。
3、資料室內(nèi)嚴(yán)禁生明火，嚴(yán)禁吸煙。
4、資料管理員要定期檢查和維護(hù)電器及照明線路，定期檢查電源開關(guān)和電源插座插頭。
5、資料室內(nèi)要配齊各類消防設(shè)施，定期檢查并及時(shí)更換。資料室管理員要熟知消防設(shè)施擺放位置和使用方法。
6、工作人員離開資料室時(shí)，要鎖好門窗，切斷室內(nèi)一切電源。
7、室內(nèi)資料要統(tǒng)一編碼并擺放整齊，室內(nèi)干燥、通風(fēng)流暢并留足安全通道。
8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設(shè)備位置示意圖，以及緊急出口示意圖。
9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內(nèi)墻。
文件的管理制度篇十二
第一條：為了加強(qiáng)計(jì)量監(jiān)督管理，保障國(guó)家計(jì)量單位的統(tǒng)一和量值的準(zhǔn)確可靠。根據(jù)《中華人民共和國(guó)計(jì)量法》條件解釋的有關(guān)規(guī)定，制定本制度。
第二條：本部門采用國(guó)際單位制和國(guó)家法定計(jì)量單位。對(duì)非法定計(jì)量單位的計(jì)量器具應(yīng)進(jìn)行改制、更新、各項(xiàng)圖表、文件都應(yīng)采用國(guó)家法定計(jì)量單位。
第三條：計(jì)量中心是對(duì)紡織系統(tǒng)有關(guān)計(jì)量器具的檢定維修服務(wù)機(jī)構(gòu)，并協(xié)助公司計(jì)量管理部門作好本系統(tǒng)的計(jì)量管理工作。
第四條：做好中心計(jì)量工作，對(duì)保證本系統(tǒng)的產(chǎn)品質(zhì)量、提高勞動(dòng)生產(chǎn)率、保障安全生產(chǎn)、節(jié)約能源、加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)核算都起著重要的作用，為促進(jìn)計(jì)量工作開展，中心部門針對(duì)工作中的實(shí)際情況特制定以下制度：
1、宣傳貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)計(jì)量工作方針、政策、法則、制度、確保有關(guān)計(jì)量器具的量值統(tǒng)一準(zhǔn)確，并及時(shí)服務(wù)于生產(chǎn)，是計(jì)量工作的中心任務(wù)。
2、努力學(xué)習(xí)計(jì)量法和技術(shù)業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高管理、檢定、測(cè)試技術(shù)水平，對(duì)職工進(jìn)行計(jì)量器具的正確使用、維護(hù)、保養(yǎng)教育。
3、建立和管理好計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器，保證量值的準(zhǔn)確性，設(shè)置計(jì)量監(jiān)測(cè)點(diǎn)，繪制各類網(wǎng)絡(luò)圖，合理配備各種計(jì)量器具，開展周期檢定工作，為提高產(chǎn)品質(zhì)量提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)。
4、做好計(jì)量器具的統(tǒng)計(jì)、管理，建立臺(tái)帳和各部門的能源分類臺(tái)帳，編制量值傳遞系統(tǒng)、出廠產(chǎn)品檢驗(yàn)，以及發(fā)放、購(gòu)置、報(bào)廢等工作。
5、保管好計(jì)量標(biāo)器具的技術(shù)說明書及計(jì)量器具，歷次檢定合格證，做好檢定原始記錄，做到帳物相符。
1、計(jì)量室是標(biāo)準(zhǔn)器具、精密儀器、設(shè)備集中的地方，非工作人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)入內(nèi)。
2、檢定人員必須在過渡間更換好隔離衣、拖鞋、方可進(jìn)入室內(nèi)。
3、室內(nèi)外要保持清潔衛(wèi)生、環(huán)境安靜，打鬧、擅離工作崗位。
4、室內(nèi)儀器要保持整齊，做到定點(diǎn)、定位、臺(tái)面不得放置任何雜物。
5、檢定員對(duì)所使用的儀器，應(yīng)按說明書使用，按規(guī)程操作，按制度保養(yǎng)，本室使用的標(biāo)準(zhǔn)及精密計(jì)量器具，不準(zhǔn)外借。
6、下班時(shí)，切斷電源，關(guān)好門窗，發(fā)現(xiàn)事故隱患及時(shí)報(bào)告中心領(lǐng)導(dǎo)采取措施。
1、標(biāo)準(zhǔn)器具、精密儀器必須設(shè)專人管理、嚴(yán)格按照說明書及操作規(guī)程進(jìn)行操作，未取得操作證者，不得擅自動(dòng)用計(jì)量器具。
2、所有計(jì)量器具，要落實(shí)到人定期進(jìn)行維護(hù)、保養(yǎng)、及時(shí)清除污垢，以保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。
3、使用和保管計(jì)量器具的房間、要清潔干燥、溫度要相對(duì)穩(wěn)定。
4、計(jì)量器具要嚴(yán)防潮濕，嚴(yán)禁與酸、磷、水等腐蝕性物質(zhì)放在一起，以免損壞。
5、使用計(jì)量器具要以常保持清潔，并保存好合格證。
6、使用計(jì)量器具時(shí)，選用要合理，嚴(yán)禁摔、砸、碰，用后合理保養(yǎng)，不得丟失。
7、上班前，節(jié)假后要及時(shí)佼驗(yàn)各種計(jì)量器具，對(duì)精密儀器發(fā)現(xiàn)問題時(shí)，停止使用，待維修、檢驗(yàn)后再使用，切不可自行拆除。
1、計(jì)量室必須對(duì)本部門及本公司使用的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器、計(jì)量器具、應(yīng)嚴(yán)格按照要求進(jìn)行周期檢定。
2、周期檢定計(jì)劃，應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況，編排檢定周期表。
3、嚴(yán)格執(zhí)行周期檢定制度，對(duì)不能送檢的計(jì)量器具，應(yīng)派專人到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢定。
4、無檢定規(guī)程的計(jì)量器具要根據(jù)有關(guān)檢定方法，進(jìn)行周期檢驗(yàn)，并出具報(bào)告。
5、根據(jù)周檢及抽檢情況經(jīng)主任及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意及時(shí)調(diào)整周期逐步達(dá)到周期合理。
1、為保證計(jì)量器具在整個(gè)有效使用周期限內(nèi)的精度情況，更好地為生產(chǎn)服務(wù)，計(jì)量人員在檢定周期內(nèi)對(duì)使用中的計(jì)量器具進(jìn)行不定期的抽檢。
2、抽檢率不應(yīng)小于10%，抽檢合格率不應(yīng)小于98%，每月抽檢結(jié)果應(yīng)做好記錄、登記、存檔。
3、對(duì)計(jì)劃抽檢的計(jì)量器具，要按類別，按等級(jí)分層，分層后進(jìn)行隨機(jī)抽樣。
4、每月一次現(xiàn)場(chǎng)抽查，抽查數(shù)為量具總數(shù)的'5%—10%。
5、現(xiàn)場(chǎng)抽制內(nèi)容為：量具有無合格證、是否在周期內(nèi)，零部件是否齊全，外觀缺陷、各部位相互作用，零位后正確性，工作中示值情況等，并做好記錄。
6、對(duì)抽查不合格的器具應(yīng)及時(shí)收回修檢，不許以任何借口繼續(xù)使用。
1、計(jì)量技術(shù)檔案和技術(shù)資料是計(jì)量檢定、技術(shù)管理的依據(jù)和歸宿，是開展計(jì)量工作必不可少的重要住處各類計(jì)量人員應(yīng)給予足夠的重視。
2、所有計(jì)量器具都應(yīng)建立技術(shù)檔案袋，其中包括：（使用說明書、附件明細(xì)表、操作規(guī)程、檢定證書、使用記錄）。
3、對(duì)所有計(jì)量技術(shù)資料、原始記錄要按規(guī)定的內(nèi)容項(xiàng)目認(rèn)真填寫，字跡端正、完整清晰、供使用查閱，不得外借。
4、對(duì)計(jì)量技術(shù)檔案，要按科學(xué)方法排列整齊，重點(diǎn)與一般檔案要分別管理，以適應(yīng)工作要求。
5、計(jì)量檔案柜架等設(shè)備，要注意保護(hù)好，對(duì)卷內(nèi)不清的要及時(shí)修復(fù)和復(fù)制。
6、技術(shù)檔案及資料應(yīng)有專人管理，進(jìn)行分類編號(hào)，登記入冊(cè)，外借要登記手續(xù)。
7、對(duì)所管理的技術(shù)檔案，要定期檢查清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)總是及時(shí)解決處理。
8、在規(guī)定的保管期內(nèi)銷毀檔案資料要經(jīng)主任批準(zhǔn)。
1、做好每次各種計(jì)量器具及出廠儀器檢定的原始記錄，以便隨時(shí)及檔。
2、檢定的數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，按有關(guān)規(guī)定填好，不得擅自更改或填補(bǔ)，一般數(shù)據(jù)要保存1—2年，備查的數(shù)據(jù)要保存3—5年。
3、檢定證書和檢定結(jié)果通知書，填寫的字跡要清楚，要有核定、檢定、主管人的簽字，并有檢定單位的印章。
4、檢定合格證的印章要完整，殘缺、磨損的應(yīng)停止使用。
5、計(jì)量器具在檢定周期內(nèi)抽檢不合格的，應(yīng)有檢定部門注銷檢定證書，并做相應(yīng)的處理。
1、檢定員必須首先了解本人所使用標(biāo)準(zhǔn)器的工作原理，掌握測(cè)試范圍，嚴(yán)格按檢定規(guī)程進(jìn)行操作。
2、對(duì)不同的計(jì)量器具按照相應(yīng)的要求進(jìn)行保管和使用。
3、使用標(biāo)準(zhǔn)天平進(jìn)啟動(dòng)和關(guān)閉天平的動(dòng)作要輕緩，稱量過程不要咳嗽、說話，以免造成局部氣流沖擊。
4、天平處于啟動(dòng)狀態(tài)，絕不可在稱盤上取放物品或砝碼。
5、天平內(nèi)應(yīng)放置干燥劑，最好用變色硅膠定進(jìn)取換。
6、標(biāo)準(zhǔn)砝碼不得赤手拿取，使用時(shí)應(yīng)輕拿輕放，避免腐蝕磨損。
7、在使用標(biāo)準(zhǔn)砝碼過程中先用不帶點(diǎn)的，然后再用帶點(diǎn)的。
8、對(duì)1—3等砝碼每隔一定時(shí)間用無水酒精清洗一次，4—5等砝碼也應(yīng)定進(jìn)清除污垢。
9、對(duì)使用中的是電氣計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器，采取有效的防潮措施，每次使用完畢慶及時(shí)關(guān)閉制動(dòng)性裝置和電源。
10、使用時(shí)，電源、電壓要符合該儀器的標(biāo)稱電壓。
1、為滿足計(jì)量工作的需要，應(yīng)根據(jù)計(jì)量工作定級(jí)、升級(jí)文件有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要配備專職人員。
2、新邀入的人員必須具有高中以上的文化程度，通過考核選擇思想好、身體健康的計(jì)量工作人員。
3、經(jīng)培訓(xùn)的計(jì)量人員要有較強(qiáng)的組織管理水平，熟悉和掌握有關(guān)的計(jì)量法則或計(jì)量技術(shù)。
4、中心部門要有計(jì)劃地安排有關(guān)人員參加上級(jí)部門組織的計(jì)量技術(shù)培訓(xùn)或考核，強(qiáng)化計(jì)量人員的素質(zhì)。
5、經(jīng)研究批準(zhǔn)參加培訓(xùn)的人員，如考試不合格經(jīng)補(bǔ)考仍不合格者，或拒絕參加培訓(xùn)。經(jīng)教育無效者，應(yīng)調(diào)離計(jì)量檢定崗位。
6、計(jì)量人員的業(yè)務(wù)考核成績(jī)和培訓(xùn)成績(jī)作為晉級(jí)、評(píng)選先進(jìn)的依據(jù)之一。
1、計(jì)量中所用的標(biāo)準(zhǔn)器要落實(shí)到人，對(duì)丟失的新量具，（領(lǐng)用不足一年的）按原價(jià)賠償，超過一年的，根據(jù)新舊程度，折價(jià)賠償原價(jià)的10%—50%。
2、對(duì)責(zé)任心不強(qiáng)，使用不當(dāng)，違章操作，造成講師器具損壞，應(yīng)看其損壞程度及本人態(tài)度酌情處理。（不般為原價(jià)的5%—50%）。
3、私自拿用別人計(jì)量器具及損壞者，必須由本人寫書面檢查，經(jīng)修理后能降更使用的器具，按原從的50%賠償。
4、對(duì)有爭(zhēng)議的計(jì)量數(shù)據(jù)應(yīng)以受權(quán)單位檢定的計(jì)量數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，持之不聽者，給工作造成經(jīng)濟(jì)損失或發(fā)生人身傷亡現(xiàn)象，要依照有關(guān)規(guī)定給予經(jīng)濟(jì)罰款和行政處分。
5、對(duì)在計(jì)量檢定、管理工作提出合理意見，或有發(fā)明創(chuàng)造做出貢獻(xiàn)者，應(yīng)發(fā)獎(jiǎng)勵(lì)工資以鼓勵(lì)。（獎(jiǎng)金為半年的20%—80%）。
6、對(duì)嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)量法規(guī)和各種規(guī)章制度，并且敢于和違反計(jì)量法令的不良行為做斗爭(zhēng)成績(jī)突出者，應(yīng)報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給予表揚(yáng)、記功。
1、對(duì)使用中失準(zhǔn)或磨損的標(biāo)準(zhǔn)器，要及時(shí)填寫事故報(bào)告單，及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)處理，如隱藏不報(bào)、使產(chǎn)品質(zhì)量、工藝數(shù)據(jù)、質(zhì)量傳遞受到影響，由儀器使用者負(fù)責(zé)。
2、發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定使用計(jì)量器具，造成器具損壞，必須由本人寫書面檢查上交部門領(lǐng)導(dǎo)，按獎(jiǎng)罰規(guī)定處理。
3、對(duì)檢定過的計(jì)量器具，如在使用中發(fā)現(xiàn)問題，由公司領(lǐng)導(dǎo)到現(xiàn)場(chǎng)考察分析，然后分清責(zé)任，做相應(yīng)處理。
4、對(duì)非法定計(jì)量單位的器具在進(jìn)行改制或報(bào)廢時(shí)，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，才能采取措施，進(jìn)行改制并由操作者寫報(bào)廢單。
5、填寫的事故報(bào)告單應(yīng)屬實(shí)，事故處理部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，不能敷衍了事。
文件的管理制度篇十三
第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類文件、檔案的規(guī)范管理，確保檔案保管和使用安全，提高利用效率，更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)，特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立，在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的，具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用于公司各部門。
第二章基本原則及管理范圍。
第四條檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用。
第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案，須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法，公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。
第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)。
公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，采取總經(jīng)理直管模式，即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
二、技術(shù)類檔案主要包括：各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案，以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求。
合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購(gòu)部、總工室、工程部和營(yíng)銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的'檔案室或檔案柜，并設(shè)專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門（行政人事部）主要職責(zé)。
三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度，指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作；
四、維護(hù)檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作；
五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交。
第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間。
二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者，將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。
第十一條歸檔要求。
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求。
（四）聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。
二、相關(guān)工作要求。
（三）新成立公司，在取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi)，必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷。
一、立卷原則。
三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔，并做好檔案預(yù)立卷工作。
第十三條檔案移交。
一、檔案對(duì)外移交要求：按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí)，須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖，在政府有關(guān)部門需回收時(shí)，公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。
二、公司內(nèi)部移交要求：
（一）行政人事部接收檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁清點(diǎn)，雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷，更需要仔細(xì)核對(duì)，經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。（檔案移交登記表格式見附表一）。
（二）全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見，并加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。
三、對(duì)調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字，不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、電子檔案管理（略）。
第五章檔案的利用。
第十四條檔案借閱基本程序。
僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級(jí)資料，須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意，且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印。（檔案查詢審批表見附表二）。
第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定。
一、借閱檔案必須按時(shí)歸還，并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù)；（檔案借閱審批表見附表三）。
四、嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密；
七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)歸還檔案；
十一、實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。
第十六條檔案資料借閱規(guī)定。
一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制；
二、復(fù)印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再?gòu)?fù)印無效”印章。
第十七條檔案密級(jí)確定與管理。
公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類。（密級(jí)事項(xiàng)劃分表見附表四）。密級(jí)檔案保管要求如下：
一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄；
二、查閱機(jī)密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱；
四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖；
七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：
（一）涉及公司商業(yè)機(jī)密；
（二）涉及公司專利或技術(shù)秘密；
（三）涉及公司員工個(gè)人隱私；
（四）檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條檔案統(tǒng)計(jì)。
公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。（檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五）。
第六章檔案的保管和鑒定。
第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定。
三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防火災(zāi)；
四、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次全面盤查，對(duì)檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。
第二十條檔案鑒定與銷毀流程。
檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定，未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織，行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求。
（一）經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定；
（二）技術(shù)檔案鑒定時(shí)，需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見；
（三）鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、檔案銷毀規(guī)定。
（三）檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請(qǐng)、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、長(zhǎng)久保存。
第二十一條檔案保管期限。
檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期等，公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。
第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定。
第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，對(duì)于在檔案管理過程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn)，或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人，整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理，給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第二十三條罰則。
一、工作不負(fù)責(zé)任，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，根據(jù)實(shí)地檢查情況，對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。
（六）專兼職管理員態(tài)度不端正，工作責(zé)任心不強(qiáng)，未按要求管理本部門的檔案資料，經(jīng)檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當(dāng)，違反公司檔案保密規(guī)定，造成檔案（保密）信息外泄；或者未經(jīng)允許，私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況，公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。
第八章附則。
第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附表：
一、《檔案移交登記表》。
二、《檔案查詢審批表》。
三、《檔案借閱審批表》。
四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》。
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