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同濟(jì)大學(xué)檔案服務(wù)篇一
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東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司
檔案管理制度
第一節(jié) 總 則
第一條 為規(guī)范東營市俊源石油技術(shù)開發(fā)有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，維護(hù)公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二節(jié) 管理體制和職責(zé)
第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩(wěn)定，調(diào)動工作時，須對檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時間等信息。具體職責(zé)為：
（1）負(fù)責(zé)公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、立卷歸檔等；
（2）負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的制訂；（3）負(fù)責(zé)檔案提供使用服務(wù)；
（4）嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。
第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔
第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實(shí)物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。
第四條 歸檔時間和歸檔程序
（一）公司各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域所產(chǎn)生的文書檔案，根據(jù)其重要程度及實(shí)際需要由其負(fù)責(zé)人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。
（二）項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)工程類檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，于工程項(xiàng)目竣工后三個月內(nèi)各項(xiàng)目資料員統(tǒng)一整理后有序歸檔。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔。
（三）聲像、實(shí)物檔案，在產(chǎn)生后及時歸檔。
（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應(yīng)的材料一同歸檔。
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（五）其中公司財(cái)務(wù)類及人事類檔案由財(cái)務(wù)部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求
（一）歸檔的文件、資料必須完整。
（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準(zhǔn)確，分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。
（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。
（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。
第四節(jié) 檔案的利用
第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)記錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。
第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項(xiàng)工作，搞好檔案提供利用。
第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定
第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。
第十條 對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案須永久保存。
第十一條 對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。
第六節(jié) 檔案保密規(guī)定
第十三條 檔案級別的劃分：
檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。
等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機(jī)密文件；四級為普通文件
（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。
（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。
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（三）本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。
（四）本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，其等級劃分為三級。
（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于機(jī)密文件，其等級劃分為三級。
（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。
第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅(jiān)決不說，不該看、記的材料不看、不記。
第十五條 接收和移出檔案，必須認(rèn)真清點(diǎn)、核對交接清單。
第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對摘抄內(nèi)容。
第十七條 整理檔案應(yīng)在辦公區(qū)內(nèi)進(jìn)行。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準(zhǔn)隨意銷毀，如需銷毀應(yīng)先辦理批準(zhǔn)手續(xù)。
第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。
第二十條 發(fā)現(xiàn)檔案丟失，損壞要及時報(bào)告。
第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定
第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。
第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。
第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內(nèi)部人員查閱使用。
如外單位、個人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。
第二十四條 復(fù)印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機(jī)密檔案資料由總經(jīng)理簽字同意后方可復(fù)印。
第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔
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案借閱申請表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。機(jī)密檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外借。
第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評或追究其相關(guān)責(zé)任。
第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)私自摘錄、翻印和任意轉(zhuǎn)借，不準(zhǔn)圈注和涂改，不準(zhǔn)污損和拆卷，嚴(yán)禁泄密。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。
第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負(fù)責(zé)及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如系人為造成，公司將追究有關(guān)人員的責(zé)任。
第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無誤，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報(bào)告。
第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定
第三十條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十八條 檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十一條 要愛護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時，要及時修補(bǔ)。
第三十二條 要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。
第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。
第三十四條 下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開檔案室時，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。
第三十五條 認(rèn)真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。
第三十七條 每年定期對室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。
第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定
第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。
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第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。
第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。
第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。
公司檔案分類試行規(guī)則
1、圖紙
1.01設(shè)備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙
2、合同
2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他
3、實(shí)物
3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質(zhì)等）3.03 印章
4、文書類 4.01政府 4.02公司
5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗(yàn)報(bào)告
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同濟(jì)大學(xué)檔案服務(wù)篇二
同濟(jì)大學(xué)檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條
為了進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案工作，推進(jìn)學(xué)校檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，有效地保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮學(xué)校檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，中華人民共和國教育部、國家檔案局令第27號《高等學(xué)校檔案管理辦法》等文件精神，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定本辦法。
第二條
本辦法所稱學(xué)校檔案，是指學(xué)校從事教學(xué)、科研、管理、文化交流、服務(wù)社會和其他活動中直接形成的，對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀(jì)錄。
第三條
學(xué)校檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一。學(xué)校檔案部門具有檔案行政管理和檔案業(yè)務(wù)管理與服務(wù)雙重職能。
第四條
學(xué)校檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理，保證檔案機(jī)構(gòu)、人員編制、檔案用房、設(shè)施和經(jīng)費(fèi)的落實(shí)，保障檔案安全，保守國家秘密。
第五條 檔案工作要納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展。
第二章 檔案工作機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
第六條
學(xué)校檔案工作由校長領(lǐng)導(dǎo)，由一名校級領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，同時接受上海市教育主管部門和上海市檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。
第七條
學(xué)校設(shè)立檔案工作委員會，領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)、檢查、解決全校檔案工作中的重大問題。
學(xué)校檔案工作委員會的主要職責(zé)：
（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)，審定學(xué)校關(guān)于檔案工作的規(guī)劃、規(guī)章制度，并提出指導(dǎo)性的意見；
（二）研究決定學(xué)校檔案工作發(fā)展中的重要事宜、重大問題和獎懲事項(xiàng)；
（三）協(xié)調(diào)、解決學(xué)校各部門檔案工作的布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收；
（四）保證學(xué)校檔案館全面履行檔案行政管理和檔案業(yè)務(wù)管理與服務(wù)兩種職 1 能，落實(shí)人員編制、檔案庫房以及發(fā)展檔案工作所需的設(shè)備與經(jīng)費(fèi)。
第八條
學(xué)校設(shè)立檔案館，直屬學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，為處級建制。
第九條
學(xué)校檔案館是學(xué)校檔案工作的職能管理部門，是檔案工作委員會的工作機(jī)構(gòu)。其主要職責(zé)：
（一）全面貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、政策和本校的有關(guān)規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作；制定本校檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查；
（二）統(tǒng)一管理學(xué)校各部門的檔案工作，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)確定學(xué)校檔案歸檔范圍、分類標(biāo)準(zhǔn)、保管期限和整理規(guī)范，負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管、開放和利用全校各類檔案及有關(guān)資料；
（三）組織實(shí)施檔案的信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)電子文件的歸檔和規(guī)范化管理；
（四）編制檢索工具，編研檔案史料和參考資料，多形式、深層次開發(fā)檔案信息資源。積極開展學(xué)校檔案信息的開放和利用工作，為學(xué)校、社會服務(wù)；
（五）保守檔案秘密，確保檔案實(shí)體和信息安全，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；
（六）明確檔案工作崗位職責(zé)，對全校專（兼）職檔案工作人員和有關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案學(xué)術(shù)研究交流和宣傳教育活動，不斷提高全校師生員工的檔案法制意識；
（七）圍繞學(xué)校中心工作，完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。
第十條
學(xué)校檔案工作人員應(yīng)具有大學(xué)本科（或相當(dāng)于本科）及以上學(xué)歷，能認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守，遵紀(jì)守法，具備檔案專業(yè)或相關(guān)學(xué)科知識及現(xiàn)代化的管理技能。
第十一條
學(xué)校所屬各單位應(yīng)有一名負(fù)責(zé)人分管該單位的檔案工作，配備專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理和歸檔工作。專（兼）職檔案人員隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)保持相對穩(wěn)定。經(jīng)學(xué)校同意配置的兼職檔案員，可申請檔案專業(yè)技術(shù)職稱。
第十二條
專（兼）職檔案員的主要職責(zé)是：
（一）貫徹落實(shí)國家有關(guān)檔案工作的法令、政策和本校有關(guān)規(guī)定，制定本部門檔案工作計(jì)劃；
（二）做好本部門文件材料的收集工作，堅(jiān)持平時預(yù)立卷；
（三）將需要?dú)w檔的文件材料整理組卷裝訂，做到組卷合乎要求，編目清楚、標(biāo)題準(zhǔn)確、裝訂整齊。相應(yīng)的信息入錄檔案管理系統(tǒng)，信息完整，著錄規(guī)范，并及時向檔案館移交；
（四）做好存放在本部門的文件材料的分類、組卷、編目、登記、保管、利用等工作。
第三章 檔案的接收
第十三條
學(xué)校建立和完善歸檔制度，實(shí)行以紙質(zhì)檔案為主，紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌歸檔的管理制度。各部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人應(yīng)將文件材料歸檔工作納入自己的職責(zé)范圍，督促檢查。各部門專（兼）職檔案員，做到每項(xiàng)重要教學(xué)、科研、管理、對外交流等工作，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。
第十四條
學(xué)校實(shí)行文件材料形成部門、課題組立卷制度。各部門在教學(xué)、科研、黨政管理、對外交流等活動或個人在職務(wù)活動中形成的材料，由各部門按照學(xué)校檔案管理部門制定的檔案歸檔范圍和整理規(guī)范組卷，經(jīng)檔案館檢查合格后向檔案館移交。
第十五條
經(jīng)學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)所形成的文件按《同濟(jì)大學(xué)電子公文處理管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。
第十六條
各類文件材料的歸檔范圍和保管期限，按《同濟(jì)大學(xué)檔案歸檔范圍和保管期限規(guī)定》執(zhí)行。
第十七條
學(xué)校部門立卷歸檔分工為：全校性、綜合性的材料由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。其余均按職能部門分工負(fù)責(zé)相應(yīng)門類材料的立卷歸檔。立卷歸檔涉及多個部門的大類由文件的主辦部門歸檔，其他部門協(xié)辦。
第十八條
各部門立卷歸檔的文件材料，應(yīng)符合下列要求：
（一）歸檔的文件材料要齊全完整。破損文件應(yīng)予修復(fù)；
（二）歸檔的文件材料，要遵循文件之間的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類組卷；
（三）歸檔文件用紙規(guī)范，紙質(zhì)優(yōu)良，字跡清楚，應(yīng)用黑色耐久筆書寫；
（四）案卷標(biāo)題簡明確切，卷內(nèi)目錄、備考表符合規(guī)范要求；
（五）歸檔材料的著錄符合檔案計(jì)算機(jī)管理要求。第十九條
歸檔時間及手續(xù)：
（一）學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件材料應(yīng)實(shí)時歸檔；
（二）按自然年度歸檔的文件材料應(yīng)于次年6月底以前歸檔；
（三）按教學(xué)年度歸檔的文件材料原則上應(yīng)于教學(xué)年度末歸檔。研究生學(xué)位審批材料在完成學(xué)位授予之后二個月內(nèi)歸檔；
（四）科研、基建項(xiàng)目和專題性、成套性檔案應(yīng)于項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后二個月內(nèi)歸檔；
（五）接收檔案必須履行相關(guān)手續(xù)，制作案卷移交目錄，一式兩份。交接雙方必須簽名蓋章；
（六）檔案部門應(yīng)及時接受上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。
第二十條
個人在其從事教學(xué)、科研、黨政管理、對外交流等職務(wù)活動中形成的各種載體的文件材料，必須按照規(guī)定向檔案館移交，集中管理，任何人不得以任何借口拖延或據(jù)為己有。
個人在其非職務(wù)活動中形成的各種載體形式的文件材料，檔案館可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行管理。對個人向檔案館捐贈有價值檔案的，學(xué)校予以獎勵。
第四章 檔案的管理
第二十一條
學(xué)校檔案由檔案館分類保存。在國家需要或列入國家檔案館接收范圍時，應(yīng)按要求提供所需檔案的復(fù)制件或原件。
第二十二條
檔案館根據(jù)《同濟(jì)大學(xué)檔案實(shí)體分類方案》，對館藏檔案進(jìn)行分類、編號、上架，編制檢索工具。根據(jù)檔案的保密程度確定不同的利用范圍，建立檔案借閱和審批制度，做好檔案的利用效果登記。
第二十三條
檔案館應(yīng)及時研究、改進(jìn)檔案保護(hù)技術(shù)，及時修補(bǔ)、修復(fù)殘破檔案。建立和健全庫房管理制度，落實(shí)防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施，控制庫房溫濕度，確保檔案安全。
第二十四條
檔案館應(yīng)組織做好檔案的鑒定工作。對于保管期限已滿的檔案，須征得有關(guān)部門同意，編制清冊，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批后予以銷毀。銷毀檔案時應(yīng)指定專人實(shí)施，學(xué)校紀(jì)檢、監(jiān)察等有關(guān)部門要派人監(jiān)銷，并在銷毀清冊簽名。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得銷毀檔案。
第二十五條
檔案館要建立檔案統(tǒng)計(jì)、檢查制度，定期對檔案的收集、整理、4 保管利用和館內(nèi)各種數(shù)據(jù)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查；并按國家有關(guān)規(guī)定報(bào)送檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第二十六條
檔案是學(xué)校信息資源的重要組成部分。檔案館要不斷改進(jìn)和完善管理工作，加大力度推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的保護(hù)和檔案信息資源共享。
第五章 檔案的利用和開放
第二十七條
檔案館要主動做好檔案利用工作，按照規(guī)定向全校和社會開放檔案，積極發(fā)揮檔案的信息功能，提高檔案利用率。利用和開發(fā)檔案要遵循如下原則：
（一）檔案館對于自形成之日起滿30年的檔案，除非解密或需要控制使用部分外，均應(yīng)按國家規(guī)定，向全校和社會開放。對于其中涉及國家安全和學(xué)校重大利益的檔案，須經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可分期分批開放；
（二）向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先使用權(quán)，無償利用，并可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)予以維護(hù)；
（三）凡持有合法證明的單位和個人，在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱利用屬于開放范圍的檔案，并可以摘錄和復(fù)制；
（四）向社會開放檔案的利用實(shí)行有償服務(wù)，按規(guī)定合理收費(fèi)；
（五）境外組織或個人利用學(xué)校檔案的，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定辦理；
（六）未經(jīng)學(xué)校授權(quán)或上級主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，任何組織和個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。第二十八條 學(xué)校館藏檔案屬于下列情況之一者不予開放：
（一）涉及黨和國家秘密的；
（二）涉及專利和技術(shù)秘密的；
（三）屬于個人隱私的；
（四）檔案形成部門規(guī)定限制利用的。
第二十九條
檔案館向?qū)W校和社會開放檔案時，應(yīng)熱情為利用者服務(wù)。
查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案，須經(jīng)檔案形成單位或個人以及檔案館負(fù)責(zé)人同意，其中涉密檔案須經(jīng)學(xué)校保密委員會辦公室同意，必要時報(bào)請校領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。
第三十條
檔案館提供利用重要、珍貴的檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人同意方可提供。
第三十一條
檔案館是學(xué)校出具檔案證明的唯一合法部門。加蓋檔案館公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。
第三十二條
檔案館應(yīng)根據(jù)學(xué)校和社會需要，有計(jì)劃、有步驟地對檔案資料做好編研工作。為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理和領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價值的參考資料。
第六章 考核與獎懲
第三十三條
學(xué)校對檔案管理工作進(jìn)行考核，決定獎罰。有下列事跡之一的單位和個人，由學(xué)校給予表彰與獎勵：
（一）對檔案的收集、整理、利用做出顯著成績的；
（二）對檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的；
（三）對檔案學(xué)及檔案史料研究做出重要貢獻(xiàn)的；
（四）將重要的或珍貴的檔案捐贈給學(xué)校檔案部門的；
（五）同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。
第三十四條
對于違反《中華人民共和國檔案法》的行為，應(yīng)按照《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》規(guī)定的程序和處理方法予以處罰，并按有關(guān)規(guī)定建立備案制度。
第三十五條
有下列行為之一的，由檔案館責(zé)令限期改正，或者報(bào)請學(xué)校檔案工作委員會處理；情節(jié)嚴(yán)重，構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：
（一）損毀、丟失檔案的；
（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的；
（三）涂改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；
（五）不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；
（六）玩忽職守，明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的。
第七章 附 則
第三十六條 本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋。第三十七條
本辦法自公布之日起執(zhí)行。
同濟(jì)大學(xué)檔案服務(wù)篇三
關(guān)于公路工程竣工文件材料立卷歸檔
整理要求
各施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位：
為進(jìn)一步做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，省交通廳下發(fā)了豫交辦【2011】39號關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知。對工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收提出了明確要求，為貫徹落實(shí)好該通知精神，切實(shí)做好檔案管理工作，對于s236平郟快速通道的工程技術(shù)檔案工作特做以下要求：
一、各有關(guān)單位必須加強(qiáng)檔案工作的統(tǒng)一管理，各施工、監(jiān)理單位應(yīng)建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，明確有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分管項(xiàng)目檔案工作，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集、整理工作，杜絕竣工驗(yàn)收前突擊整卷。設(shè)計(jì)、監(jiān)理及施工單位注意收集在工程建設(shè)過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性及系統(tǒng)性，應(yīng)加強(qiáng)對施工工地檔案資料管理人員的培訓(xùn)和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內(nèi)容。對日常工程檔案的收集整理工作，有關(guān)部門要不定期的進(jìn)行現(xiàn)場抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
二、做好平時工作的監(jiān)督檢查，經(jīng)常性地督促、檢查、指導(dǎo)。各級領(lǐng)導(dǎo)要對工程項(xiàng)目檔案管理工作引起高度重視。
三、竣工資料的整理方法嚴(yán)格按照省廳印發(fā)的《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》附件中的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行整理。
四、根據(jù)豫豫交辦【2011】39號關(guān)于下發(fā)《河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔整理規(guī)范》的通知，各個項(xiàng)目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號等系統(tǒng)化整理工作必須利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經(jīng)省交通廳檔案科考察在全省統(tǒng)一使用的檔案管理軟件）。
五、各項(xiàng)目辦對項(xiàng)目檔案的形成以及利用計(jì)算機(jī)檔案管理軟件對項(xiàng)目檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄、光盤的整理制作及移交等工作應(yīng)做統(tǒng)一安排。
六、各單位在合同段交工驗(yàn)收前將已經(jīng)系統(tǒng)化整理的項(xiàng)目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，公路局工程科和監(jiān)理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規(guī)定辦理移交手續(xù)。案卷的編制說明內(nèi)容包括本合同段項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容，檔案整理執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目檔案整理情況及組卷數(shù)量，竣工圖編制質(zhì)量及其他需要說明的問題。
七、檔號的統(tǒng)一編寫部分為：s236pjl/….二〇一四年二月十三日
同濟(jì)大學(xué)檔案服務(wù)篇四
檔案管理辦法
第一條
目的
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。第二條
檔案范圍
公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。其中，文件包括：規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。第三條
檔案分類及編號
1、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為五大類： 1.1行政類 1.2財(cái)務(wù)類 1.3人事類 1.4業(yè)務(wù)類 1.5政策類
2、機(jī)要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第四條第2款條。
3、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。
4、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》。第四條
機(jī)要檔案
1、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。其中：
2、劃分標(biāo)準(zhǔn)： 2.1絕密檔案包括：
? 公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略 ? 經(jīng)營方向 ? 經(jīng)營規(guī)劃
? 經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策 ? 戰(zhàn)略性的合作協(xié)議 2.2機(jī)密檔案包括： ? 財(cái)務(wù)資料
? 公司重要會議紀(jì)要 ? 公司經(jīng)營情況
? 人事檔案、薪資性檔案、勞動合同 ? 技術(shù)資料 2.3秘密檔案包括： ? 重要項(xiàng)目資料 ? 項(xiàng)目合同協(xié)議 第五條
檔案裝訂
1、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號。
2、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第六條
保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：
1、永久保存： ? 公司章程； ? 公司證照； ? 各級批文； ? 印鑒；
? 公司經(jīng)營計(jì)劃； ? 公司經(jīng)營總結(jié)； ? 財(cái)務(wù)報(bào)表； ? 人事資料；
? 大型活動圖片、音像資料； ? 其他核定須永久保存的文書。
2、十五年保存： ? 會計(jì)憑證；
3、兩年保存：
? 期滿或解除的合同協(xié)議； ? 完結(jié)后的項(xiàng)目方案；
? 其他經(jīng)核定須保存兩年的文書。? 部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)； ? 完結(jié)后的部門請求報(bào)告； ? 完結(jié)后無長期保存必要文書。
4、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第七條
保管部門
1、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。
2、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由行政人事部負(fù)責(zé)保管。
3、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第八條
檔案移交
1、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
2、會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
3、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
4、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
5、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。
6、、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》。
7、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第九條
檔案調(diào)閱
1、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
2、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)理助理核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。（保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》）。
3、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。
4、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。
5、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
6、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。
7、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。第十
檔案銷毀
1、超過保存期，且無保存價值的檔案應(yīng)銷毀。
2、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請表》，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。
3、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。
4、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》。
5、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的１月和７月。
6、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。第十一條
其他
1.檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。2.所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。3.所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。4.以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。
5.各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
同濟(jì)大學(xué)檔案服務(wù)篇五
檔案管理辦法
第一章
總則
第一條 為加強(qiáng)xx公司及所屬公司檔案的管理，進(jìn)一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發(fā)展和經(jīng)營管理服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制訂本辦法。
第二條
本辦法適用于集團(tuán)本部及所屬公司。
第二章
檔案管理體制
第三條 集團(tuán)所屬公司應(yīng)將檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，制定企業(yè)檔案發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃，并確定一名單位領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。
第四條
集團(tuán)本部辦公室配備專職檔案人員，負(fù)責(zé)集團(tuán)本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統(tǒng)所屬公司的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條
集團(tuán)所屬公司要配備相應(yīng)的專（兼）職檔案人員，負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數(shù)字化的組織與實(shí)施工作。
第六條
集團(tuán)本部及所屬公司檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，分級保存。集團(tuán)本部屬于公司存檔的檔案由集團(tuán)專職檔案人員統(tǒng)一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保存。不得由經(jīng)辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業(yè)的檔案材料據(jù)為己有。
第三章
檔案歸檔范圍
第七條
檔案歸檔范圍是指集團(tuán)本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實(shí)物檔案等。
第八條
歸檔文件材料的主要來源
（一）集團(tuán)及所屬公司各職能部室形成的文件材料；
（二）集團(tuán)及所屬公司和派出機(jī)構(gòu)上報(bào)的文件材料；
（三）集團(tuán)及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；
（四）集團(tuán)及所屬公司參與的合作項(xiàng)目按要求提交的文件材料；
（五）集團(tuán)及所屬公司外購設(shè)備所帶來的文件材料；
（六）集團(tuán)及所屬公司執(zhí)行、辦理的外來文件材料； 第九條
集團(tuán)本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標(biāo)明的保管期限由責(zé)任部門負(fù)責(zé)保管，期滿后經(jīng)本部門經(jīng)理和主管經(jīng)理批準(zhǔn)后自行銷毀。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。
第四章
文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計(jì)劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。系統(tǒng)所屬各檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員負(fù)責(zé)本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。
第十一條 歸檔時間
（一）集團(tuán)本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。
（1）蓋章存檔文件一周內(nèi)歸檔；
（2）部門形成的應(yīng)歸檔文件應(yīng)在該項(xiàng)目結(jié)束后的一個月內(nèi)歸檔；
（3）上級批復(fù)、股權(quán)類、產(chǎn)權(quán)變動及等重要文件隨時歸檔；
（4）黨群類文件應(yīng)于次年三月底前歸檔；
（5）因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會議的文件材料，應(yīng)按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。
（二）會計(jì)檔案應(yīng)由本單位財(cái)務(wù)部門按照《會計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。
（三）基建工程項(xiàng)目檔案或市政檔案，應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可按工程進(jìn)度分階段歸檔。
（四）集團(tuán)本部及所屬公司應(yīng)于每年6月底前完成上全部實(shí)體檔案的歸檔與數(shù)字化工作，并于7月底前將電子數(shù)據(jù)報(bào)集團(tuán)備份。集團(tuán)辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進(jìn)行檢查，并通報(bào)結(jié)果。
第十二條 歸檔要求
（一）歸檔的文件材料必須按其形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內(nèi)容完整無缺，各項(xiàng)簽字手續(xù)完備；
（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應(yīng)自行留存復(fù)印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復(fù)印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經(jīng)辦人簽字；
（三）各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，具有重大意義的文件應(yīng)同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復(fù)制若干份歸檔；
（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結(jié)束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內(nèi)容包括：事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。
（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求，易于長久保存。
（六）電子文件的歸檔實(shí)行“雙套制”，即紙質(zhì)檔案與電子文件同時歸檔。
（七）電子文件還應(yīng)做好網(wǎng)絡(luò)歸檔和脫機(jī)載體同時歸檔，即電子文件進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進(jìn)行脫機(jī)載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。
第十三條 檔案的接收與移交
專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門或個人應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在部門經(jīng)理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。
第五章
檔案的分類管理與保管
第十四條 集團(tuán)本部文書檔案依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（da/t22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進(jìn)行分類；著錄方法按照《檔案著錄規(guī)則》（行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)da/t18—1999）執(zhí)行。系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。
基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規(guī)程》和《市政基礎(chǔ)設(shè)施工程資料管理規(guī)程》。
聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應(yīng)依據(jù)《照片檔案整理規(guī)范》、《磁性載體檔案的管理規(guī)范》、《電子文件和電子檔案管理規(guī)范》的要求執(zhí)行。
第十五條 系統(tǒng)所屬公司應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量，設(shè)置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設(shè)置應(yīng)符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規(guī)定，檔案的排架方法要科學(xué)和便于利用。
第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修復(fù)。
第六章
檔案的借閱、開發(fā)和利用
第十七條 檔案的借閱
（一）集團(tuán)本部人員可直接借閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經(jīng)理審批同意后即可辦理借閱手續(xù)。
文件正式下發(fā)或蓋章之日起三個月內(nèi)，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統(tǒng)查閱電子檔案。
以上規(guī)定系統(tǒng)所屬公司可參照執(zhí)行。
（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調(diào)閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門經(jīng)理及經(jīng)辦部門主管經(jīng)理簽署意見并報(bào)總經(jīng)理和董事長批準(zhǔn)后，在經(jīng)辦人的陪同下方可調(diào)閱紙質(zhì)復(fù)印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人簽字辦理借閱手續(xù)，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續(xù)借閱者需辦理續(xù)借手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。
（三）外部董事、公司監(jiān)事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負(fù)責(zé)協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。
（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護(hù)檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事者責(zé)任。
（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復(fù)印件，以備查閱，并嚴(yán)格執(zhí)行公司保密制度，確保文件資料的安全。
（六）電子檔案按權(quán)限檢索、查詢，無權(quán)限查閱文件的用戶，在網(wǎng)上填寫借閱申請，通過審核批準(zhǔn)后查閱。
第十八條 檔案的開發(fā)和利用
系統(tǒng)各公司檔案管理部門應(yīng)根據(jù)本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發(fā)利用工作，對檔案進(jìn)行加工整理、匯編專題資料或編制工程項(xiàng)目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展的需要。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第十九條 檔案的保管期限
文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規(guī)定執(zhí)行。
第二十條 檔案的鑒定與銷毀
（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經(jīng)理、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同組成，對鑒定結(jié)果寫出書面報(bào)告。
（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統(tǒng)一保管，并在案卷備考表中注明。對應(yīng)銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)區(qū)檔案局備案，得到區(qū)檔案局批準(zhǔn)后方可到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。
（三）對保管期滿但沒有了結(jié)債權(quán)債務(wù)的財(cái)務(wù)檔案，要適當(dāng)延長保管期限，待了結(jié)后再銷毀。銷毀會計(jì)檔案須經(jīng)區(qū)財(cái)政局批準(zhǔn)并備案。
（四）銷毀檔案必須嚴(yán)格、嚴(yán)肅、慎重。銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清冊要永久保存。
第八章 檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)與管理
第二十一條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)系統(tǒng)信息化的管理工作，所屬公司應(yīng)按照集團(tuán)檔案信息化的統(tǒng)一安排，逐步實(shí)現(xiàn)各門類檔案的電子化管理。
第二十二條 集團(tuán)信息技術(shù)部負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份、技術(shù)支持與安全運(yùn)行維護(hù)。
第二十三條 集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，主要包括：
（一）負(fù)責(zé)劃分集團(tuán)本部人員的使用權(quán)限并進(jìn)行授權(quán);
（二）在集團(tuán)信息技術(shù)部的配合下，負(fù)責(zé)系統(tǒng)所屬公司用戶組的設(shè)置與使用權(quán)限的管理；
（三）負(fù)責(zé)定期收集各功能模塊的使用意見及改進(jìn)需求，及時反饋并協(xié)調(diào)軟件公司進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的完善與升級工作；
（四）負(fù)責(zé)督促與檢查系統(tǒng)所屬公司檔案數(shù)字化的實(shí)施，以及完成后電子數(shù)據(jù)的上報(bào)備份工作。
第二十四條 所屬公司應(yīng)指定專門部門（或?qū)Ｈ耍┴?fù)責(zé)本公司檔案信息系統(tǒng)的管理工作，主要包括：
（一）負(fù)責(zé)按照集團(tuán)的統(tǒng)一安排與部署，組織實(shí)施與推進(jìn)本公司檔案信息系統(tǒng)的上線運(yùn)行工作；
（二）負(fù)責(zé)本公司各門類檔案的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)的掛接、存儲以及數(shù)據(jù)備份，并于每年7月底前完成上一檔案數(shù)據(jù)的更新工作；
（三）負(fù)責(zé)對本公司電子檔案信息的及時性、準(zhǔn)確性進(jìn)行監(jiān)督與檢查。
第九章 審批過程中文件的管理
第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負(fù)責(zé)。
第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續(xù)，填寫《文件資料借閱申請單》。
（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀(jì)要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續(xù)：
1.集團(tuán)本部人員借閱時，由借閱人、借閱部門經(jīng)理及借閱部門主管經(jīng)理簽字同意后，經(jīng)存檔部門經(jīng)理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續(xù)。
2.外單位借閱時，須持單位介紹信，由本公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門填寫《文件資料借閱申請單》，經(jīng)借閱部門經(jīng)理和主管經(jīng)理簽署意見后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。
（二）對于企業(yè)章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告以及公司各種戰(zhàn)略研究報(bào)告、各種投資決策、各種經(jīng)濟(jì)分析報(bào)告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質(zhì)文件，有文件綱要的只提供文件綱要。
第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質(zhì)文件。如果需要開發(fā)利用或會議使用，只能使用文件復(fù)印件，文件全文不對外借閱或發(fā)放（會議文件可向主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放，會議結(jié)束要收回；研討會只發(fā)文件綱要的紙質(zhì)復(fù)印件）。
第十章 被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)
檔案的管理
第二十八條 管理職責(zé)
（一）集團(tuán)本部專職檔案人員負(fù)責(zé)對被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
（二）系統(tǒng)所屬被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)應(yīng)指定專（兼）職檔案人員負(fù)責(zé)本公司形成的應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數(shù)字化的交接實(shí)施工作。
第二十九條 檔案的歸屬和流向
（一）被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案由所屬企業(yè)的上一級公司負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保管。
（二）合并企業(yè)，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的公司集中統(tǒng)一管理。第三十條 歸檔范圍
應(yīng)歸檔的文件材料可參照第八條的規(guī)定執(zhí)行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：
（一）營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼本、稅務(wù)登記證等憑證類文件；
（二）企業(yè)章程、股東會、董事會、經(jīng)理辦公會紀(jì)要（記錄）、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等決策性文件；
（三）實(shí)施方案、主管部門意見、請示、報(bào)告及上級審批文件、資產(chǎn)評估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、合同、協(xié)議等資產(chǎn)類文件；
（四）職工安置方案、安置協(xié)議、公證書、花名冊等材料；
（五）遺留問題的善后處理文件；
（六）法律依據(jù)文件、工商注銷文件及交接憑據(jù)等文件；
（七）其它具有保存價值的文件材料。
第三十一條 歸檔時間、內(nèi)容與要求
（一）歸檔時間
清算、轉(zhuǎn)讓、撤銷程序全部完成后，應(yīng)歸檔的文件要在三個月內(nèi)完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。
合并企業(yè)文件材料的收集整理應(yīng)與企業(yè)合并的實(shí)施進(jìn)程同步進(jìn)行，并在企業(yè)完成合并的一個月內(nèi)的完成檔案的移交歸檔工作。
（二）歸檔內(nèi)容
1.集團(tuán)所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應(yīng)按第三十條規(guī)定全部上交；
2.集團(tuán)所屬參股企業(yè)被清算或集團(tuán)參股股權(quán)完全轉(zhuǎn)讓時，歸檔的文件材料為紙質(zhì)的歷屆股東會或董事會文件；
3.集團(tuán)所屬企業(yè)股權(quán)全部轉(zhuǎn)讓及企業(yè)控股權(quán)轉(zhuǎn)讓出集團(tuán)的，被轉(zhuǎn)讓企業(yè)應(yīng)將股東會、董事會、經(jīng)理辦公會紀(jì)要、投資決策、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、歷史變更及重要的財(cái)務(wù)文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業(yè)。
（三）歸檔要求
1.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、合并、被撤銷企業(yè)的檔案歸檔要求應(yīng)依據(jù)本規(guī)定之第十二條的要求執(zhí)行；
2.被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的上一級公司檔案部門接收檔案時，要認(rèn)真驗(yàn)收并辦理交接手續(xù)。歸檔部門應(yīng)填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點(diǎn)清楚后，由移交人、移交人所在公司經(jīng)理共同簽字后，進(jìn)行移交；
3.向系統(tǒng)外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理或被授權(quán)人的批準(zhǔn)后方可對外移交，并辦理移交手續(xù)。
第三十二條 集團(tuán)及所屬公司接收的被清算企業(yè)、轉(zhuǎn)出的企業(yè)、被撤銷企業(yè)的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調(diào)閱。如特殊情況需調(diào)閱時，必須填寫《檔案借閱申請單》，經(jīng)調(diào)閱人及其公司經(jīng)理簽署意見后，報(bào)集團(tuán)總經(jīng)理同意，方可調(diào)閱。
第十一章 附則
第三十三條 本辦法由xx公司經(jīng)理辦公會審議通過，自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。
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