最新如何做好文件的收集整理工作 收集word文檔的辦法(3篇)

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如何做好文件的收集整理工作收集word文檔的辦法篇一

檔案收發(fā)是各級(jí)機(jī)關(guān)辦公室工作中必不可少的一部分，它承載著重要檔案和信息的收集、傳遞、整理、備案等重要工作，是各類信息收集的平臺(tái)、檔案?jìng)鬟f的驛站，其工作質(zhì)量和好壞直接反映了辦公室的綜合服務(wù)水平，具有高度的政治性、嚴(yán)格的規(guī)范性和嚴(yán)密的程序性。本人結(jié)合實(shí)際工作，談以下幾點(diǎn)

檔案收發(fā)工作是辦公室職能運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，負(fù)責(zé)上級(jí)機(jī)關(guān)文件的注冊(cè)、處理、提交、備案。本級(jí)機(jī)構(gòu)檔案的打印、分發(fā)、存檔、存放等。文件收發(fā)工作是有效執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策配置，保證重要信息安全，保證政令暢通的必然要求，財(cái)政系統(tǒng)中文件收發(fā)工作具有特定的規(guī)律和特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)

(1)重。也就是說(shuō)，職場(chǎng)的責(zé)任很重。檔案收發(fā)工作崗位特殊，責(zé)任重大，處于辦公室職能運(yùn)行地位最核心，聯(lián)系各方利益關(guān)注最廣，服務(wù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策配置最直接，辦公室是整個(gè)局部機(jī)關(guān)的中樞，檔案收發(fā)工作是辦公室的中樞核，牽著頭發(fā)。在我們的財(cái)政系統(tǒng)中，小文件可能關(guān)系到重大民生項(xiàng)目，小錯(cuò)誤可能會(huì)影響很多人的身邊利益。因此，能否勝任自己的職場(chǎng)是我們所有文件收發(fā)人員的責(zé)任、風(fēng)格、素質(zhì)、能力最有效的檢查。

(二)雜。也就是說(shuō)，復(fù)雜而復(fù)雜。很多人認(rèn)為文件的收發(fā)工作是郵遞員的工作，技術(shù)含量不足。否則，只有真正從事這項(xiàng)工作的人才能感受到那件事沒(méi)有巨細(xì)、高標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的要求，就像雜燴一樣，無(wú)視頭緒，混亂無(wú)章

不沉著探索特征規(guī)則，盲人就無(wú)法區(qū)分門戶。

(3)碎。也就是說(shuō)，環(huán)節(jié)是細(xì)碎的。文件的收發(fā)工作，與文件的注冊(cè)、傳閱監(jiān)督、清退保存全過(guò)程相關(guān)的細(xì)節(jié)很多，文件從傳遞前、傳遞中、傳遞后包括接收、計(jì)劃、傳遞、傳遞、反饋、歸檔、清退等一系列流程化管理，從文件的收據(jù)、承包到具體執(zhí)行，傳遞次數(shù)多、時(shí)間跨度長(zhǎng)錯(cuò)過(guò)其中任何不引人注目的細(xì)節(jié)，稍有不慎，就會(huì)導(dǎo)致工作中的被動(dòng)，甚至有些失誤會(huì)給全球工作帶來(lái)負(fù)面影響。

(四)廣。也就是說(shuō)，涉及面很廣。在財(cái)政系統(tǒng)中，文件的收發(fā)涉及面非常廣泛，僅…年年，我局就處理省市財(cái)政部門和縣委、縣政府以上黨政機(jī)關(guān)的文件…部分，各種資金請(qǐng)示文件…部分，累計(jì)達(dá)到10000人以上。其中還涵蓋了涉密、緊急、監(jiān)督等各種文件…其馀，呈現(xiàn)了緊急事項(xiàng)多、涉密風(fēng)險(xiǎn)大、傳達(dá)范圍廣的典型特征。

要做好文件收發(fā)工作，必須結(jié)合財(cái)政工作的實(shí)際情況，探索適合本公司實(shí)際的精細(xì)化管理方法，切實(shí)認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的極端重要性，牢牢閱讀細(xì)實(shí)快三字訣竅，追求零錯(cuò)誤、零錯(cuò)誤、零缺陷。確保中樞核不成為梗阻源。

(1)用細(xì)字動(dòng)腦筋。嚴(yán)格細(xì)致是文件收發(fā)的前提。所謂細(xì)節(jié)決定成敗，就是這個(gè)道理，要真正做好這項(xiàng)工作，就必須用細(xì)字來(lái)動(dòng)腦筋。一個(gè)要仔細(xì)推測(cè)。文件收發(fā)人員應(yīng)善于總結(jié)、分析和探索其特定規(guī)。在財(cái)政系統(tǒng)中，最廣泛、最重要的是各種資金請(qǐng)示文件，不認(rèn)真的話，時(shí)機(jī)往往會(huì)被動(dòng)。細(xì)節(jié)見(jiàn)精神，粗心大意是文件收發(fā)工作的大忌，我們要立足于自己的崗位，通過(guò)崗位實(shí)踐，鍛造成為實(shí)際工作的活電腦，努力成為有心人理解人。第二，要仔細(xì)管理。細(xì)分分類是收發(fā)文實(shí)際工作的核心要素，是確保便利查閱的重要手段，是提高工作質(zhì)量效果的關(guān)鍵。俗話說(shuō)記憶力不如爛筆頭，文件收發(fā)工作要嚴(yán)格執(zhí)行痕跡管理，實(shí)行分類存檔保存，確保有章可循，有證據(jù)。切實(shí)登記帳簿，存檔帳簿，找清楚。促使檔案收發(fā)工作真正成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的信息庫(kù)。第三，要規(guī)范操作。規(guī)則不易成為周圍，文件收發(fā)工作環(huán)節(jié)細(xì)致，程序復(fù)雜，各類文件傳遞對(duì)象、渠道、范圍不同，只有在各環(huán)節(jié)處理中固化流程，堅(jiān)持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，形成制度化、規(guī)范化的操作機(jī)制，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表的意見(jiàn)，一一對(duì)應(yīng)檢查，正確傳遞

(二)在實(shí)字上下真功。務(wù)實(shí)肯干是職場(chǎng)職責(zé)所需的本職要求。所謂小崗位連大責(zé)責(zé)任，文件收發(fā)職場(chǎng)平凡，但越平凡的職場(chǎng)越需要毅力和耐心。為了保證工作中沒(méi)有錯(cuò)誤和錯(cuò)誤，必須在實(shí)字上下功夫。其中一個(gè)要堅(jiān)定。文件收發(fā)實(shí)質(zhì)上是服務(wù)保障工作，對(duì)內(nèi)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的決策、業(yè)務(wù)部門，對(duì)外服務(wù)于基層部門、廣大群眾。在實(shí)際工作中，當(dāng)他人因工作需要急于找到文件時(shí)，他們應(yīng)該誠(chéng)實(shí)相待，不厭其煩，耐心面對(duì)。小文件不僅體現(xiàn)了我們收發(fā)人員的工作效率，還體現(xiàn)了財(cái)政部門的精神面貌。第二，我們必須做事務(wù)實(shí)。檔案收發(fā)工作人員必須有高度負(fù)責(zé)的精神，在實(shí)際工作中，每天我們必須處理幾件甚至幾十件各種通知和檔案，工作責(zé)任重，密度大，強(qiáng)度高。要切實(shí)做好上下左右的聯(lián)系，應(yīng)各方面的關(guān)心，不要遺漏，不要錯(cuò)過(guò)，要堅(jiān)決克服麻痹思想，不要疲勞應(yīng)對(duì)，真正進(jìn)入大腦。其三，必須履行責(zé)任。小文件傳達(dá)的是責(zé)任，執(zhí)行的是制度，文件收發(fā)工作必須堅(jiān)決執(zhí)行職場(chǎng)責(zé)任制，收發(fā)、傳達(dá)、存款必須由負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理，層層檢查，避免圖簡(jiǎn)單、節(jié)約程序、通過(guò)的問(wèn)題。確保傳輸不延遲，量大不積壓，不發(fā)生錯(cuò)誤。

(3)以快字求實(shí)效?？焖俑咝谴_保執(zhí)行任務(wù)的現(xiàn)實(shí)需求。財(cái)務(wù)工作千頭萬(wàn)緒，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)點(diǎn)廣泛，對(duì)我們所有文件收發(fā)人員提出了新的更高要求。一個(gè)是快速運(yùn)行。文件收發(fā)工作主要以人工傳遞為主，要提高文件傳遞處理的速度和質(zhì)量，就要多問(wèn)口勤，多請(qǐng)示，多報(bào)告，多追蹤。腿經(jīng)常送，不怕麻煩，迅速反應(yīng)，迅速執(zhí)行。確保第一時(shí)間傳達(dá)給人，傳達(dá)到位。第二，反饋應(yīng)該很快。文件收發(fā)工作不能等，不能拖，不能靠，反而會(huì)形成惡性循環(huán)。要切實(shí)提高工作效率，壓縮處理周期。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的重要文件，應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確地傳輸?shù)礁鞑块T，及時(shí)反饋處理結(jié)果，第三，監(jiān)督要快。文件收發(fā)工作必須以監(jiān)督為基礎(chǔ)，保證最終制度的執(zhí)行、任務(wù)的完成。在實(shí)際工作中，我們?cè)趪?yán)格執(zhí)行各種制度的同時(shí)，還有一部分文件下落不明的原因。因此，收發(fā)文件的工作人員必須克服因處理時(shí)間長(zhǎng)而忘記監(jiān)督，文件傳到領(lǐng)導(dǎo)處不能監(jiān)督，因?yàn)樗枷肼楸苑潘啥幌氡O(jiān)督的恐怖感情，立即進(jìn)行文件回收工作，切實(shí)堵塞漏洞，確保長(zhǎng)期機(jī)制的執(zhí)行。用我們的實(shí)際行動(dòng)，努力為領(lǐng)導(dǎo)，為單位創(chuàng)造高質(zhì)量、高效、方便的辦公環(huán)境。

如何做好文件的收集整理工作收集word文檔的辦法篇二

淺談如何做好文件收發(fā)工作 文件收發(fā)是各級(jí)機(jī)關(guān)辦公室工作中至關(guān)重要的組成部分，它承載著重要文件及信息的收集、傳遞、整理、歸檔等重要工作，是各類信息匯集的平臺(tái)、文件傳輸?shù)捏A站，其工作質(zhì)量與好壞，直接反映出辦公室的綜合服務(wù)水平，具有高度的政治性、嚴(yán)格的規(guī)范性和謹(jǐn)密的程序性。本人結(jié)合實(shí)際工作，淺談以下幾點(diǎn)：
一、文件收發(fā)工作的特點(diǎn)及規(guī)律 文件收發(fā)工作是辦公室職能運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，承擔(dān)著上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文的登記、辦理、呈送、歸檔。本級(jí)機(jī)關(guān)文件的印制、分發(fā)、存檔、保管等。做好文件收發(fā)工作，是有效落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策部署、保證重要信息安全、確保政令暢通的必然要求，而在財(cái)政系統(tǒng)，文件收發(fā)工作又有其特定的規(guī)律和特征，主要體現(xiàn)于以下幾點(diǎn)：
（一）“重”。即崗位責(zé)重。文件收發(fā)工作崗位特殊，責(zé)任重大，處于辦公室職能運(yùn)轉(zhuǎn)地位最核心，聯(lián)系各方利益關(guān)切最廣泛，服務(wù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策部署最直接，如果說(shuō)辦公室是整個(gè)局機(jī)關(guān)的“中樞”，那么文件收發(fā)工作則是辦公室的“中樞核”，牽一發(fā)而動(dòng)全身。在我們財(cái)政系統(tǒng)，看似一份小小的文件可能就事關(guān)一個(gè)重大的民生項(xiàng)目，看似一個(gè)小小的失誤也許就會(huì)影響到很多人的切身利益。因此，能否勝任本職崗位，是對(duì)我們每一名文件收發(fā)人員責(zé)任、作風(fēng)、素質(zhì)、能力最有效的檢驗(yàn)。

（二）“雜”。即紛繁復(fù)雜。很多人認(rèn)為，文件收發(fā)工作就是“郵遞員”工作，缺少技術(shù)含量，實(shí)則不然，只有真正從事過(guò)這項(xiàng)工作的人才會(huì)體會(huì)到它的事無(wú)巨細(xì)、高標(biāo)準(zhǔn)與嚴(yán)要求，就像一鍋大雜燴，不理出頭緒，就會(huì)造成一團(tuán)亂麻導(dǎo)致雜亂無(wú)章；
不沉下心思摸索其特點(diǎn)規(guī)律，就會(huì)盲人摸象分不清門道。

（三）“碎”。即環(huán)節(jié)細(xì)碎。文件收發(fā)工作，從收文登記、傳閱督辦、清退保存整個(gè)過(guò)程所涉及到的細(xì)節(jié)較多，一份文件從傳遞前、傳遞中、傳遞后就包含了接收、擬辦、呈送、分發(fā)、回饋、歸檔、清退等一系列流程化管理，從收文、承辦再到具體落實(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)傳遞次數(shù)多、時(shí)間跨度長(zhǎng)的特點(diǎn)。如果漏掉其中任何一個(gè)不起眼的細(xì)微環(huán)節(jié)，稍有不慎，就會(huì)導(dǎo)致工作中的被動(dòng)，甚至有些失誤還會(huì)給全局性工作帶來(lái)負(fù)面影響。

（四）“廣”。即涉及面廣。在財(cái)政系統(tǒng)，文件收發(fā)工作涉及面十分廣泛，僅…年全年，我局共辦理省市財(cái)政部門及縣委、縣政府以上黨政機(jī)關(guān)公文…份，各類資金請(qǐng)示文件…份，累計(jì)傳遞達(dá)10000多人次。其中還涵蓋了涉密、應(yīng)急、督辦等各類文件…余件，呈現(xiàn)出了應(yīng)急事項(xiàng)多、涉密風(fēng)險(xiǎn)大，傳遞范圍廣的典型特征。

二、做好文件收發(fā)工作的幾點(diǎn)體會(huì) 要做好文件收發(fā)工作，就必須結(jié)合財(cái)政工作實(shí)情，摸索出一套適合本單位實(shí)際的精細(xì)化管理路子，切實(shí)認(rèn)清做好這項(xiàng)工作的極端重要性，扎實(shí)念好“細(xì)”、“實(shí)“、“快”三字訣，追求零差錯(cuò)、零失誤、零瑕疵。確保不讓“中樞核”變成“梗阻源”。

（一）在“細(xì)”字上動(dòng)腦筋。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致是做好文件收發(fā)工作的先決條件。所謂“細(xì)節(jié)決定成敗”闡述的就是這個(gè)道理，要想真正做好這項(xiàng)工作，就必須要在“細(xì)”字上動(dòng)腦筋。其一要細(xì)心揣摩。文件收發(fā)人員要善于總結(jié)、分析、摸索其特定的規(guī)律，在財(cái)政系統(tǒng)，涉及最廣泛、最重要的就是各類資金請(qǐng)示文件，如不認(rèn)真仔細(xì)，往往就會(huì)貽誤時(shí)機(jī)造成被動(dòng)。細(xì)微之處見(jiàn)精神，粗心大意是文件收發(fā)工作中的大忌，所以我們要立足本職崗位，通過(guò)崗位實(shí)踐，鍛造成為實(shí)際工作中的“活電腦”，努力爭(zhēng)做一名 “有心人”、“明白人”。其二要精細(xì)管理。細(xì)化分類是收發(fā)文實(shí)際工作中的核心要素，是確保便捷查閱的重要手段，是提升工作質(zhì)效的關(guān)鍵所在。俗話說(shuō)“好記性不如爛筆頭”，文件收發(fā)工作必須嚴(yán)格落實(shí)“痕跡管理”，實(shí)行分類歸檔保存，確保有章可循、有據(jù)可查。切實(shí)做到登記一本賬、存檔一套冊(cè)、查找一口清。促使文件收發(fā)工作真正成為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策的“信息庫(kù)”。其三要規(guī)范操作。不以規(guī)矩難成方圓，文件收發(fā)工作環(huán)節(jié)細(xì)碎、程序復(fù)雜、每一類文件傳遞的對(duì)象、途徑、范圍都不同，只有在每個(gè)環(huán)節(jié)處理中固化流程，堅(jiān)持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的操作方法，形成一整套制度化、規(guī)范化的操作機(jī)制，按照領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的意見(jiàn)，做到一一對(duì)應(yīng)檢查、精準(zhǔn)無(wú)誤傳遞，才能避免因處理環(huán)節(jié)不當(dāng)而造成差錯(cuò)遺漏。

（二）在“實(shí)”字上下真功。務(wù)實(shí)肯干是崗位職責(zé)所需的本職要求。所謂“小崗位連著大責(zé)任”，文件收發(fā)工作崗位平凡，但越平凡的崗位越需要毅力與耐心。要想保證工作中不出任何紕漏與閃失，就必須要在“實(shí)”字上下真功。其一要為人踏實(shí)。文件收發(fā)工作實(shí)質(zhì)就是服務(wù)保障工作，對(duì)內(nèi)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)部門，對(duì)外服務(wù)于基層單位、廣大群眾。在實(shí)際工作中，當(dāng)別人因?yàn)楣ぷ餍枰庇诓檎乙环菸募臅r(shí)候，要以誠(chéng)相待、不厭其煩、耐心面對(duì)，一份小小的文件體現(xiàn)的不僅僅是我們收發(fā)文工作人員的辦事效率，更彰顯出財(cái)政部門的精神面貌。其二要工作務(wù)實(shí)。文件收發(fā)工作人員必須要有高度負(fù)責(zé)的精神，在實(shí)際工作中，每天我們都要處理幾件甚至幾十件各類通知和文件，工作責(zé)任重、密度大、強(qiáng)度高。要切實(shí)做好上下左右的銜接，照應(yīng)到方方面面的關(guān)切，做到不遺漏、不誤事，就要堅(jiān)決克服麻痹思想，杜絕疲于應(yīng)對(duì)，真正做到入腦入心入行。其三要責(zé)任落實(shí)。一份小小的文件傳遞的是一份責(zé)任，落實(shí)的則是一種制度，文件收發(fā)工作要堅(jiān)決落實(shí)崗位責(zé)任制，收、傳、發(fā)、存必須專人負(fù)責(zé)、統(tǒng)一管理、層層把關(guān)，從而避免出現(xiàn)圖簡(jiǎn)單、省步驟、走過(guò)場(chǎng)的問(wèn)題發(fā)生。確保傳遞不延誤，量大不積壓，差錯(cuò)不發(fā)生。

（三）在“快”字上求實(shí)效?？焖俑咝谴_保任務(wù)落實(shí)的現(xiàn)實(shí)需要。由于財(cái)政工作千頭萬(wàn)緒，財(cái)政業(yè)務(wù)點(diǎn)多面廣，這就對(duì)我們每一名文件收發(fā)人員提出了新的更高要求。其一要運(yùn)轉(zhuǎn)快。文件收發(fā)工作主要以人工傳遞為主，要提高文件傳閱辦理的速度和質(zhì)量，就要做到口勤多問(wèn)，多請(qǐng)示、多報(bào)告、多追查。腿勤多送，不怕麻煩、快速反應(yīng)、迅速落實(shí)。確保第一時(shí)間傳遞到人，傳達(dá)到位。其二要反饋快。文件收發(fā)工作不能等、不能拖、不能靠，反之就會(huì)形成惡性循環(huán)。要切實(shí)提高辦事效率，壓縮辦理周期。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)批示的重要文件，要及時(shí)準(zhǔn)確的傳送到各個(gè)部門，并及時(shí)將辦理結(jié)果及早、盡快的進(jìn)行反饋，做到急件急傳、快事快辦、案無(wú)積卷、事不過(guò)夜，確保文件不空傳、不橫傳、不誤傳，真正達(dá)到“件件有著落，辦結(jié)有回音”的良好效果。其三要督辦快。文件收發(fā)工作必須堅(jiān)持“督”為底線，才能保證最終的制度落實(shí)、任務(wù)完成，實(shí)際工作中往往會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我們?cè)趪?yán)格落實(shí)了各種制度的同時(shí)，還是有一少部分文件不知去向，究其原因，就是督辦落實(shí)不到位。因此，收發(fā)文工作人員一定要克服因辦理時(shí)間較長(zhǎng)而忘記督辦，因文件傳到領(lǐng)導(dǎo)處不敢督辦，因思想麻痹松懈而不愿督辦的畏難情緒，及時(shí)做好文件回收工作，切實(shí)堵塞漏洞，確保長(zhǎng)效機(jī)制落實(shí)。用我們的實(shí)際行動(dòng)，努力為領(lǐng)導(dǎo)、為單位創(chuàng)造一個(gè)優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的辦文環(huán)境。

如何做好文件的收集整理工作收集word文檔的辦法篇三

一要充分認(rèn)識(shí)做好檢驗(yàn)檢疫文管工作的重要性。加入wto后，國(guó)家一方面急需了解我國(guó)出口商品遭受國(guó)外技術(shù)壁壘以及在新形勢(shì)下出現(xiàn)進(jìn)出商品結(jié)構(gòu)變化、質(zhì)量狀況等情況，另一方面國(guó)家為適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展需要，采取一系列提高通關(guān)效率措施實(shí)行后的效果、情況、反映。如為適應(yīng)外貿(mào)形勢(shì)發(fā)展，加快通關(guān)速度，國(guó)家質(zhì)檢總局在長(zhǎng)江三角洲經(jīng)濟(jì)比較發(fā)達(dá)的地區(qū)實(shí)施檢驗(yàn)檢疫新模式試點(diǎn)工作。在輕紡類產(chǎn)品出口中推出了“過(guò)程監(jiān)督檢驗(yàn)”，在小家電出口中試行“型式試驗(yàn)+跟蹤檢驗(yàn)”等的檢驗(yàn)檢疫新模式，另外，在報(bào)檢業(yè)務(wù)中推行實(shí)施電子報(bào)檢、電子簽證、電子轉(zhuǎn)單，由“過(guò)去的手工操作”向“電子操作”過(guò)渡，以適應(yīng)外貿(mào)“快進(jìn)快出”的形勢(shì)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)“零庫(kù)存”。作為最基層的檢驗(yàn)檢疫部門就有責(zé)任和義務(wù)把執(zhí)行政策過(guò)程中推行情況、企業(yè)反映、執(zhí)行過(guò)程中發(fā)生的新情況、新問(wèn)題、新動(dòng)向及時(shí)上報(bào)，使上級(jí)部門能及時(shí)掌握情況、便于決策，這就要求我們做到準(zhǔn)確、真實(shí)、全面、及時(shí)向上反饋。

我們知道，規(guī)范、科學(xué)的文件管理不僅能為本單位、本部門開(kāi)展檢驗(yàn)檢疫工作提供可靠的執(zhí)法保障，為領(lǐng)導(dǎo)、檢驗(yàn)檢疫一線人員及時(shí)傳送國(guó)家政策、上級(jí)主管部門的業(yè)務(wù)規(guī)范性文件及各方面的信息，同時(shí)為政府部門、廣大進(jìn)出口企業(yè)提供相關(guān)政策、產(chǎn)品質(zhì)量信息、商品預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)導(dǎo)向等。文件管理工作的做得好不好，不僅可以反映出一個(gè)單位、一個(gè)部門的綜合管理水平的高低，也能反映出辦公室文管人員工作責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力、協(xié)調(diào)能力、處事能力的強(qiáng)弱。入世以來(lái)，國(guó)際形勢(shì)發(fā)展、變化相當(dāng)快，文件管理工作出現(xiàn)了新情況、新動(dòng)向，以紙質(zhì)為主的文件管理逐步向電子文本過(guò)渡，因此，檢驗(yàn)檢疫文件管理工作在新形勢(shì)下如何進(jìn)一步適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，為檢驗(yàn)檢疫一線提供一流的服務(wù)有著十分重要的意義。

二要認(rèn)清形勢(shì)，把住“三性”。

隨著形勢(shì)的不斷發(fā)展，檢驗(yàn)檢疫文件管理工作出現(xiàn)了“廣、強(qiáng)、多、快”新特點(diǎn)?！皬V”：文件涉及面較廣， “強(qiáng)”：文件保密性強(qiáng)，“多”：文件總量多、緊急文件多、上報(bào)文件多，“快”：要求上報(bào)快。針對(duì)出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)，文管人員必須轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立起大局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、保密意識(shí)。在處理文件時(shí)，把握住“三性”，即及時(shí)性、準(zhǔn)確性、安全性。

一是要把住“及時(shí)性”。隨著文件流轉(zhuǎn)形式的多樣化，過(guò)去單一的信件郵寄形式逐步更快捷的方式轉(zhuǎn)移，如傳真、快遞、電子郵件、電視電話等，文件的流轉(zhuǎn)速度明顯不斷加快。就拿太倉(cāng)檢驗(yàn)檢疫局來(lái)說(shuō)，2002年一年收到方方面面來(lái)文共計(jì)1000余份，比2000年增長(zhǎng)了近一倍，“食品、動(dòng)植物預(yù)警通報(bào)”傳真就收到108份，要求上報(bào)的情況也從原來(lái)的1周左右壓縮到1-2天內(nèi)完成。緊急文件也比過(guò)去要多得多，為了防止國(guó)外病蟲(chóng)害及疫情的傳入，國(guó)家質(zhì)檢總局及時(shí)將國(guó)外疫情如登革熱、霍亂、瘋牛病以及松材線蟲(chóng)等病蟲(chóng)害疫情通報(bào)，均以電文下發(fā)。因此，在這種新形勢(shì)下，文管人員必須“急事急辦，特事特辦”，及時(shí)將急件傳遞給領(lǐng)導(dǎo)、一線閱辦，使上級(jí)文件精神要求得以及時(shí)落實(shí)。

二是要把住準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確性就是不出任何差錯(cuò)，它是文管部門工作質(zhì)量的一個(gè)最基本要求。準(zhǔn)確性是貫串在整個(gè)公文處理的每一道程序里，要不發(fā)生任何差錯(cuò)，就要必須按照《檢驗(yàn)檢疫系統(tǒng)公文處理辦法》把住每一道程序關(guān)。公文是代表機(jī)關(guān)的“臉面”“形象”，如果公文中的任何一點(diǎn)差錯(cuò)如出現(xiàn)錯(cuò)字、別字或不符合要求的公文流轉(zhuǎn)出去，不但會(huì)有損機(jī)關(guān)的形象，甚至?xí)o機(jī)關(guān)造成損失。收文是這樣發(fā)文同樣如此，認(rèn)真登記，做到不漏登、錯(cuò)登、重復(fù)登，這樣會(huì)給借閱查找及歸檔帶來(lái)不便。文件傳遞過(guò)程中也要講求準(zhǔn)確性。如閱辦部門是多個(gè)部門或兩個(gè)以上部門，則根據(jù)文件內(nèi)容采用“先主后輔”的原則，避免文件橫向傳遞，確保了文件安全、準(zhǔn)確。

三是把住“安全性”。所謂安全性就是說(shuō)使文件安全按公文要求流轉(zhuǎn)，做到文件不遺失、不損壞、不失密。隨著國(guó)際貿(mào)易、交往的增多，檢驗(yàn)檢疫工作中產(chǎn)生的國(guó)家秘密事項(xiàng)也隨之增多，如檢疫技術(shù)、疫情監(jiān)測(cè)資料、動(dòng)植物疫情、敏感商品質(zhì)量情況、重大索賠案情等，一旦泄密后果將是很嚴(yán)重的，甚至將影響到國(guó)家對(duì)外政策。

三要轉(zhuǎn)變觀念，處理好服務(wù)與管理、保密之間的關(guān)系。

文件管理、歸檔其最終目的是為查閱服務(wù)。因此，檢驗(yàn)檢疫文管人員必須轉(zhuǎn)變觀念，以過(guò)去強(qiáng)調(diào)“保管”向“服務(wù)”轉(zhuǎn)變，文管人員只有樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，才能在日常文管工作中做到主動(dòng)服務(wù)，才能做好服務(wù)到位。服務(wù)內(nèi)容可以根據(jù)實(shí)際情況不斷拓展，如協(xié)助科室做好文件復(fù)印件的整理裝訂，方便檢驗(yàn)人員查找；可以在局域網(wǎng)上實(shí)施文件共享；也可以將檔案目錄檢索公布于眾等，所有采取的一切措施其目的只有一個(gè)-----方便使用者，為檢驗(yàn)檢疫工作提供服務(wù)。由于檢驗(yàn)檢疫工作的特殊性，檢驗(yàn)檢疫人員下廠檢驗(yàn)經(jīng)常要對(duì)照條文執(zhí)行如規(guī)范性文件、管理辦法、實(shí)施意見(jiàn)等，文管人員應(yīng)主動(dòng)復(fù)印好文件送到科室，并作好相應(yīng)記錄，如文件作廢或變化及時(shí)通知科室更換。

當(dāng)然，為檢驗(yàn)檢疫一線提供服務(wù)不是說(shuō)不講原則，文管人員還要正確處理好服務(wù)與保密、文件管理之間的關(guān)系。我們說(shuō)，管理與服務(wù)不是對(duì)立的，而是相輔相承的。文件管理是為了更好地服務(wù)，服務(wù)也要講求原則，但并不是說(shuō)文件因?yàn)橐芾?、要保密而放棄服?wù)。有些文件內(nèi)容直接關(guān)系黨和國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)利益，機(jī)密性很強(qiáng)，也是國(guó)內(nèi)外敵特獵取的主要目標(biāo)，因此有些文件必須經(jīng)過(guò)一段相對(duì)封閉時(shí)期，才能逐步擴(kuò)大利用范圍，其中有些內(nèi)容涉及到國(guó)家和集體利益的將長(zhǎng)久保密，因此，對(duì)保密文件還是應(yīng)嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理，不隨意擴(kuò)大范圍查閱范圍。在流轉(zhuǎn)過(guò)程中不讓無(wú)關(guān)人員接觸，確保文件不丟失，復(fù)制文件必須經(jīng)批準(zhǔn)，并按密級(jí)文件管理。

四要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身綜合素質(zhì)。

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