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倉庫單證員工作流程實用篇一
在國際貿(mào)易的每一筆“生意”進行過程中，不論外銷、貨代、報關(guān)、報檢中的“哪一員”，其“合同、定單、報關(guān)、報檢、運輸、倉儲、銀行、保險”等各個環(huán)節(jié)，無一不是通過各種單據(jù)憑證來維持。下面由小編為大家分享外貿(mào)單證員工作流程，歡迎大家點擊查看。
1.客戶詢盤：一般在客戶下purchaseorder之前，都會有相關(guān)的orderinquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細節(jié)上的了解。
2.報價：業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，performainvoice給客戶做正式報價。
3.得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單purchaseorder。
4.下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。
5.業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預(yù)計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
6.1：如果是l/c付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認l/c已經(jīng)收到，收到l/c后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證。
6.2：如果是t/t付款的客戶，要確認定金已經(jīng)到賬。6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行d/a等方式收匯等，需經(jīng)理確認。
7.驗貨
7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。
8.制備基本文件。工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件(應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員)。
9.商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的'出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10.租船訂倉：
10.1.如果跟客人簽定的合同是fobchina條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知(ingorder)，通常在開船一周前可拿到定倉紙。
10.2.如果是由賣方支付運費，應(yīng)盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
10.3.如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。
10.4.向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。
11.安排拖柜：
11.2.傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。
11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
12.委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間(船截關(guān)前)。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。
13.獲得運輸文件：
13.1.最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找l/c或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。
13.3.及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應(yīng)做登記。
14.準(zhǔn)備其他文件
14.1.商業(yè)發(fā)票：l/c要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與l/c上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。l/c上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。
原產(chǎn)地證書：forma原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在l/c的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，forma證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
14.3.一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
14.4.裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時l/c要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。
14.5.裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。
15.交單：
15.1.采用l/c收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
15.2.采用t/t收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3.如果t/t收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16.業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。
17.文件存檔：所有的文件、l/c和議付文件必須留存一整套以備查用。
18.單證員平時應(yīng)注意收集運價變動，船期，航線，等信息，為業(yè)務(wù)員報價提供幫助。
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倉庫單證員工作流程實用篇二
2、負責(zé)倉庫日常物資的揀選、復(fù)核、包裝工作;
3、負責(zé)月度貨物盤點及異常核對處理工作;
4、負責(zé)保持倉內(nèi)貨品和環(huán)境的'清潔、整齊和衛(wèi)生工作;
6、負責(zé)倉庫對貨物保管，對現(xiàn)場安全進行巡查;
7、完成上級交代的其余工作事項。
8、適應(yīng)倒班工作;
倉庫單證員工作流程實用篇三
倉庫日常工作流程
（一）根據(jù)本規(guī)定做好物資出庫和入庫工作，并使物資儲存、供應(yīng)等環(huán)節(jié)平衡銜接。
（二）做好物資的保管工作，如實登記倉庫實物賬,經(jīng)常清查、盤、點庫存物資，做到,賬、物相符。
（三）做好倉庫安全保衛(wèi)工作，確保倉庫和物資的安全。
做好各種單據(jù)和物品的發(fā)放工作；用完了要及時上報，及時備貨，做到及時下發(fā)，物資充足； 第二條;倉庫設(shè)物資材料實物保管賬,簡稱“倉庫實物賬”和實物標(biāo)志卡，倉庫實物賬按物,資類別、品名、規(guī)格分類進行銷存核算，同時，在每一物資材料存放點設(shè)甚物資材料實物登記卡，根據(jù)入庫單、出庫單及時登記倉庫實物賬及實行卡，保證賬、卡、物相符。
1上崗后第一時間應(yīng)對倉庫的門，窗及各庫區(qū)存放的物資進行巡查，發(fā)現(xiàn)異常立即報告;2.每天下班前對各庫區(qū)的門，窗 等 進 行 檢 查，確 認 防 火、防 盜 等 方 面 確 無 隱 患 后 才 可,離崗下班。
板 要 擺
放
整
齊。周 末應(yīng) 打 掃 庫 內(nèi) 天 花 板、墻
壁的蜘
蛛 網(wǎng)，吸塵及抹窗玻璃。
5,每天一次檢查倉庫區(qū)內(nèi)、外的防火設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題要立即整改并向公司報告。6,合理安排庫內(nèi)堆位預(yù)留足夠的出入通道及安全距離安全高度,物品按指定堆位整齊疊位。發(fā)現(xiàn)傾斜要立即糾正。不準(zhǔn)在貨堆上行走、坐臥，也不準(zhǔn)在貨堆旁的通道坐、臥。
物
出 入 倉
時，倉
管
員
應(yīng)
依
據(jù)，入庫 單
核
準(zhǔn)
出
入
物
品的 名
稱、批 號、數(shù) 量，準(zhǔn)確地收發(fā)貨，收發(fā)完畢后，應(yīng)立即填寫掛在貨堆上的貨卡并立入帳。
按
規(guī)
定
尺
寸，保
持
庫
內(nèi)
合理
干
濕
度，發(fā)
現(xiàn)
干
濕
度
超
過
規(guī)
定，即
使
開
門
通
風(fēng)，保 證 物資完整，不易變質(zhì)。
11．所有怕潮物品應(yīng)及時入庫上架（如辦公紙類）。料庫、料區(qū)潮濕的應(yīng)按規(guī)定下墊尺寸增高50cm 12．根據(jù)各類物品物資說明書的保管要求，結(jié)合實際采取相應(yīng)的措施。
13.堅決拒絕手續(xù)不齊的物品進出。對于貨物的正常出入，倉庫管員要按要求填寫各類單據(jù)，否則堅決不準(zhǔn)帶貨物出倉庫.14．收發(fā)貨后相關(guān)的單據(jù)應(yīng)于第二天上午八點半上報財務(wù)，不允許延誤甚至遺失。
15．倉庫員保管的單據(jù)，帳本應(yīng)妥為保管。
1、請購
1)對于定型物資及計劃內(nèi)物資的請購，由公司根據(jù)庫存物資的儲備量情況向采購人員提出請購, 由財務(wù)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2)對于非定型及計劃外物資的請購，由使用部門根據(jù)需要提出購買物品的名稱、規(guī)格、型號,數(shù)量，并說明使用情況，填寫請購單并由使用部門負責(zé)人簽名認可，報公司由倉庫管員根據(jù)庫存情況提出意見,轉(zhuǎn)采購人員；, 由財務(wù)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
2、驗收
1）庫管員根據(jù)采購計劃進行驗貨；
2）對于印刷品的驗收，公司依據(jù)使用部門提供的樣板進行；
倉庫單證員工作流程實用篇四
1.匯報關(guān)系：
向倉庫經(jīng)理匯報工作。
下屬人員為單證員。
2.崗位職責(zé)：
2.1.負責(zé)依據(jù)記賬憑證，操作倉庫系統(tǒng)記賬，確保記賬及時、準(zhǔn)確和真實；系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實物和單證保持一致。
2.2.起草系統(tǒng)記賬規(guī)則（單證作業(yè)指導(dǎo)書）。
2.3.接收客戶收發(fā)貨指令，或其他指令，必須書面。每日與客戶確認客戶指令完成情況，每日與倉管員確認庫內(nèi)指令完成情況，核對收發(fā)貨和庫存數(shù)據(jù)，并保持邏輯一致，無差異。
2.4.審核送貨和提貨駕駛員的身份與指令相符，保留駕駛員登記信息和證件復(fù)印件。
2.5.根據(jù)客戶指令，出具入庫單和出庫單，當(dāng)面交接給該任務(wù)對應(yīng)倉管員。
2.6.入庫操作向庫管員派發(fā)入庫單應(yīng)附貨卡和二維碼標(biāo)簽，附入庫破損記錄表。當(dāng)日入庫操作完畢，應(yīng)向倉管員收回填寫完整的入庫單，向質(zhì)量主管收回填寫完整的入庫破損記錄表。向倉管員回收入庫照片。
2.7.出庫操作提前一天派發(fā)出庫單，倉管員提前揀選備貨，單證員應(yīng)主動與倉管員確認備貨情況。當(dāng)日出庫操作完畢，應(yīng)向倉管員收回填寫完整的出庫單。向倉管員回收出庫照片。
2.8.從倉管員收到移庫單，現(xiàn)場抽樣確認無誤，立即完成系統(tǒng)相應(yīng)操作。
2.9.從質(zhì)量主管收到動盤盤點表、循環(huán)盤點表和破損變動表，現(xiàn)場抽樣確認無誤，立即完成系統(tǒng)相應(yīng)操作。
2.10.所有記賬所依據(jù)的憑證，包括各種客戶指令和表單，應(yīng)標(biāo)記是否已經(jīng)操作記賬完成，以及完成日期，完成后應(yīng)分類，按日期順序，每月5日前建冊歸檔上一月所有憑證。
2.11.每日應(yīng)導(dǎo)出庫存報告，收發(fā)貨報告，電子版發(fā)送倉庫經(jīng)理和運營總監(jiān)，并在文件名標(biāo)明日期，按月歸檔。
2.12.負責(zé)整理每日發(fā)送客戶的報表，電子文檔歸檔留底，郵件發(fā)送客戶，抄送倉庫經(jīng)理和運營總監(jiān)。
3.崗位授權(quán)
單證員分工，任務(wù)分派；單證員績效考核。
4.任職資格：
大專以上學(xué)歷，物流管理或信息管理專業(yè)。
5.考核辦法：
單證正確及時完整；
系統(tǒng)操作正確及時完整；
報表正確及時完整；
文件歸檔正確及時完整；
倉庫單證員工作流程實用篇五
一、請購
1.對于定型物資及計劃內(nèi)物資的請購，由倉管部根據(jù)庫存物資的儲備量情況向采購干事提出請購。
2.對于非定型及計劃外物資的'請購，由使用部門根據(jù)需要提出購買物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量，并說明使用情況，填寫請購單并由使用部門負責(zé)人簽名認可，報倉管部由倉管員根據(jù)庫存情況提出意見轉(zhuǎn)采購部。
二、驗收
1.倉管員根據(jù)采購計劃進行驗貨。
2.對于印刷品的驗收，倉管部依據(jù)使用部門提供的樣板進行。
3.貨物如有差錯，及時通知財務(wù)主管與采購干事，以扣壓貨款，并積極聯(lián)系印刷商做更正處理。
4.所有物資的驗收，一律打印入庫單或直撥單，一式三聯(lián)，第一聯(lián)交財務(wù)部，第二聯(lián)倉庫留存，第三聯(lián)送貨人留存，(如欠帳，此聯(lián)由送貨人留存，憑此聯(lián)到財務(wù)結(jié)賬，如是采購現(xiàn)金付款，則此聯(lián)交領(lǐng)用部門備查)。
5.對于直拔物資，倉管員做一級驗收之后，通知使用部門做二級驗收合格，則由部門負責(zé)人直接在直拔單上簽字即可。進倉物資的驗收，由倉管員根據(jù)供貨發(fā)票及請購單上標(biāo)明的內(nèi)容認真驗收并辦理入倉手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)所采購物資不符合規(guī)定要求，應(yīng)拒絕收貨，并及時通知采購部進行退、換貨手續(xù)。
三、保管
1.倉管部對倉庫所有物資負保管之責(zé)，物資堆放整齊、美觀、按類擺放，并標(biāo)明進貨日期，按規(guī)定留有通道、墻距、燈距、掛好物資登記卡。
2.掌握商品質(zhì)量、數(shù)量、衛(wèi)生、保質(zhì)期情況，落實防盜、防蟲、防鼠咬、防變質(zhì)等安全措施和衛(wèi)生措施，保證庫存物資完好無損。
四、盤點
1.倉庫必須對存貨進行定期或不定期清查，確定各種存貨的實際庫存量，并與電腦中記錄的結(jié)存量核對，查明存貨盤盈、盤虧的數(shù)量及原因，每月底打印盤點表，報財務(wù)審查核對。
2.管理實現(xiàn)了電腦化管理，所有商品的入庫、直拔、領(lǐng)出、庫存統(tǒng)計直接通過電腦系統(tǒng)完成。
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