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辦公室事務管理內容篇一
今天人們談到秘書，往往與文牘，領導的助手、智囊、參謀等聯系在一起，有的聯系得更廣泛一些。下面是yjbys小編為大家?guī)淼年P于秘書辦公室事務與管理的知識，歡迎閱讀。
掌握對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全檢查的方法;做好信息的保密工作;能夠處理日常辦公事務，如安排值班、履行報銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理;辦公設備和辦公用品的發(fā)放和管理;編制時間表的方法;管理領導和自己的工作日志;熟悉文書形成與處理的基本程序。
1.對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全檢查，改進辦公環(huán)境
(1)安全檢查的方法
1)確定檢查周期。
2)發(fā)現隱患，在職責范圍內排除或減少危險。
3)發(fā)現個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直到解決。
4)發(fā)現隱患，認真填寫“隱患記錄及處理表”。
(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求
1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風。
2)辦公室空間適當、噪聲要低。
3)辦公用品和設備要滿足工作、安全要求。
4)設置相應的消防設施和設備。
5)飲用水符合健康安全要求。
2.做好信息的保密工作
(1)口頭信息的安全保密工作
1)不要在組織內部、外部談論被告知的有關單位的保密信息。
2)在沒有確認對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。
3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。
4)按會議要求傳達會議信息。
(2)紙面信息的安全保密工作
1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。
2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。
3)當傳真保密信息時，應使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等候在傳真機旁。
4)極為重要但不經常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里;不再需要的保密文件要銷毀。
(3)電子信息的安全保密工作
1)計算機顯示器應放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時要人不離機。
2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權的人;有保密信息的軟盤不應帶出單位。
3)使用密碼保護計算機數據，密碼應經常更換;不要隨意安裝借來的程序，經常查毒、殺毒;重要文件要做備份。
3.安排值班工作，編制值班表
(1)值班工作的`主要內容：記好值班電話記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。
(2)值班表包括的內容
1)列出值班時間期限和具體值班時間。
2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責人或帶班人姓名、替班人姓名。
3)用簡短的文字標明值班的工作內容和人員缺勤的備用方案。
(3)值班管理制度的主要內容：信息處理制度，崗位責任制度，保密制度，交接班制度。
4.零用現金的管理
辦公室中設立一筆零用現金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。
(1)秘書必須建立一本零用現金賬簿。
(2)需要使用零用現金時，應填寫“零用現金憑單”，秘書要認真核對零用現金憑單，經授權人審批簽字后，方可將現金支付給需用者。
(3)秘書要認真核對領取者提交的發(fā)票等證據上的用途、內容、金額是否與零用現金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據附在零用現金憑單后面。
(4)每當支出一筆現金，秘書均須及時在零用現金賬簿上記錄。
(5)當支出的費用到一定數額后或月末，秘書到財務部門報銷并將現金返還進行周轉。
5.商務費用報銷
(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。
(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。無論是使用支票還是現金，都要向對方索取相應的發(fā)票。
(3)商務工作結束后，申請者應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。
(4)如計劃的費用需要超出時，應提前向領導報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷。
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