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公司郵件使用規(guī)范篇一
為加強對公司統(tǒng)一配備郵箱的管理，規(guī)范郵箱的日常使用，保證郵箱系統(tǒng)的正常運行，特制定本規(guī)定。
二、使用要求
1、所有員工一旦成為公司郵箱的合法用戶，必須嚴格遵守以下規(guī)定：
⑴ 用戶必須遵守《計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際互聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》、《中華人民共和國計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》、《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、《中華人民共和國電信條例》、《全國人大會關(guān)于維護互聯(lián)網(wǎng)安全的決定》、《互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理規(guī)定》和國家其他有關(guān)法律、法規(guī)、行政規(guī)章。
⑵ 用戶不得制作、復(fù)制、發(fā)布、傳播任何法律禁止的有害信息。
⑶ 用戶不得自己或允許他人利用公司的郵件服務(wù)散布大量不受歡迎或未經(jīng)請求的電子郵件、廣告等，也不得散發(fā)包含反動、色情或違反國家法律規(guī)定的有害信息的電子郵件和信息。
⑷ 違反以上規(guī)定，給公司和公司員工造成損失的，由該用戶承擔(dān)全部責(zé)任，部門負責(zé)人承擔(dān)連帶責(zé)任。
2、公司郵件服務(wù)器將開啟垃圾郵件過濾功能，為了不避免發(fā)生郵件被劫持為垃圾郵件，需注意一下幾個事項：
⑴ 外發(fā)郵件必須填寫郵件主題，不得以空白主題發(fā)送郵件。
(2) 郵件附件應(yīng)采用壓縮包形式。
(3) 郵件正文中盡量避免出現(xiàn)網(wǎng)頁地址鏈接內(nèi)容，容易被識別為垃圾郵件。
(4) 對一些論壇或者門戶網(wǎng)站注冊用戶涉及到需要郵箱認證的，填寫其他私人郵箱，禁止使用公司郵件注冊(容易被垃圾郵件攻擊)。
3、公司郵箱僅限本人使用，禁止將公司郵箱以各種形式轉(zhuǎn)讓給他人。公司郵箱的賬號和相應(yīng)的密碼，由用戶自行負責(zé)保管。
三、郵箱管理
上海萬象汽車制造有限公司 no：qh-zd20xx001 1、企劃部負責(zé)管理公司員工的郵箱帳號、空間等工作，并保證電子郵件系統(tǒng)的正常運行(不可抗拒因素除外)。各部門若有新進或離職員工，請及時將名單書面呈報企劃部(部門負責(zé)人簽字)以便企劃部及時分配郵箱帳號。
2、企劃部為了合理使用郵件服務(wù)器空間，將于每半年對郵件進行清理，請大家及時對郵件進行備份，以免不必要的損失(foxmail或outlook上的郵件沒有影響)。
3、企劃室部責(zé)監(jiān)督各郵箱帳號的規(guī)范使用情況，一旦違反上述規(guī)定的，將視情節(jié)輕重給予20～100元的罰款，屢犯者將加重處罰。
公司郵件使用規(guī)范篇二
為使公司的制度及管理流程更加規(guī)范，中通石油集團有限公司的郵箱使用做如下規(guī)定：
1、 公司為每一位員工配備企業(yè)郵箱。
1) 默認安裝設(shè)置郵箱客戶端為：
2) 用戶名為：(如“王雪華”他的郵箱名稱為)用戶名嚴禁改動與調(diào)換。
3) 郵箱密碼修改：第一時間登陸郵箱網(wǎng)頁地址
4) 郵箱賬戶屬性中個人信息為：本人真實全名。如：王雪華
5) 默認信紙規(guī)范如下：
姓名(10號字體 加粗 黑色)
職務(wù) 手機號(10號字體 加粗 黑色)
x有限公司(10號字體 加粗 黑色)
平臺網(wǎng)址：(10號字體 加粗 黑色)
地址 郵編(10號字體 加粗 黑色)
2、申請人員管理
建立企業(yè)郵箱的目的主要是方便外崗人員進行對內(nèi)聯(lián)系，為合理有效的使用郵箱經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)決定，符合一下要求的人員才有資格申請企業(yè)郵箱賬號：
(1) 總公司所有人員，分公司、廠里副經(jīng)理以上干部;
(2) 各分(支)營銷、項目經(jīng)理;
(3) 財務(wù)、統(tǒng)計與客戶對賬崗位人員;
3、申請流程
申請開通企業(yè)郵箱的人員，先提交相關(guān)申請給本部門相關(guān)人員進行審核和記錄備案，經(jīng)公司總經(jīng)理審 批同意后有行政部門創(chuàng)建郵箱賬號。
4、 各類、各級任何請示、回復(fù)、傳達、公務(wù)督辦等一切工作溝通與協(xié)調(diào)必須通過企業(yè)郵箱傳達完成，否則不予辦理。
5、 各類、各級的溝通與協(xié)調(diào)應(yīng)通過企業(yè)郵箱根據(jù)崗位職責(zé)與處理權(quán)限逐層、逐級請示、回復(fù)完成，如屬特重大事項可直接越級請示完成。對于批示、回復(fù)等重要性郵件必須至少保存20個工作日，離職人員不得刪除離職前最近三個月內(nèi)的所有工作文件。
6、 各級、各層收到郵件后，主接收人必須立即予以回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)上級領(lǐng)導(dǎo)，嚴禁拖沓、推諉、延遲，否則將以查詢郵件收發(fā)時間采用倒推方式對責(zé)任人進行嚴厲處罰。
7、 為保證郵箱的使用與容量效率，每天在崗時間內(nèi)必須開啟郵件軟件，并設(shè)置成每五分鐘自動收取，有新郵件要及時查看，因收取不及時造成容量限制及影響工作進度、效率者予以工作瀆職的嚴厲處罰。
8、 不得在郵件系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置除公司郵箱外的個人郵件收發(fā)。
9、 郵箱的使用與管理由人事部門負責(zé)。
公司郵件使用規(guī)范篇三
為了規(guī)范公司發(fā)送郵件的格式統(tǒng)一、文件名命名標準化，進一步健全和完善內(nèi)部管理體系,使公司的各項管理更加科學(xué)化,制度執(zhí)行更加規(guī)范化，特修訂本規(guī)定。
一、電子郵箱地址：
統(tǒng)一使用公司開通的企業(yè)郵箱，企業(yè)郵箱域名為： (即為郵箱后綴)，郵箱用戶名為個人姓的全拼名的首字母組合。單個名字的為姓名的全拼(若有不清楚個人公司郵箱的請參考公司通訊錄或咨詢公司前臺)。
例： (周 凱郵箱)
(姜言言郵箱)
二、電子郵箱管理及使用方法：
1、 郵箱管理：行政部前臺工作人員負責(zé)開通和管理員工個人電子郵箱，并對新進員工或不會使用企業(yè)郵箱的員工進行初步培訓(xùn)。
2、 開通：企業(yè)郵箱開通后，使用者可登錄郵箱網(wǎng)絡(luò)地址頁面，輸入個人用戶名與個人密碼登錄郵箱，并在第一時間更改初始密碼，以保郵件的安全性。 郵件客戶端管理：公司統(tǒng)一使用foxmail郵件客戶端對郵件進行管理，同時使用統(tǒng)一個人簽名。個人簽名使用如下:打開foxmail→點擊工具按鈕→進入賬號管理→點擊簽名→編輯姓名→編輯內(nèi)容：(電話、傳真、手機、郵箱、公司網(wǎng)址、地址、公司logo標志)→在新郵件、新郵件/轉(zhuǎn)發(fā)中點擊新簽名→點擊確定保存。
3、 郵件檢查：公司全員上班之后第一件事為打開企業(yè)郵箱檢查郵件，在外出差的同事對郵箱設(shè)置“郵件到達短信提醒功能”，以便及時處理公務(wù)。
4、 郵件撰寫
(1) 稱呼?？梢苑Q呼對方姓名及身份，注意如果發(fā)給多人的話，有時還要注意
一個順序問題。
(2) 確保無錯別字，表述準確，盡量避免有歧義的詞語。 表述有條理。需要談多件事情時，用1、2、3、等標識。 合理使用大寫，加粗等功能，以突出重點。 使用結(jié)束語。如: 有任何問題請隨時聯(lián)系我;或顯示誠懇和感謝，如：此致敬禮。
5、 郵件發(fā)送
? 收件人：
是你希望直接看到這封郵件或給出回應(yīng)的聯(lián)系人。
? 抄送：
一般是事件相關(guān)聯(lián)系人。
? 密件抄送：
如果一封郵件抄送給5人，而密送給2人，那么密送的兩個人就知道你還同時抄送了另5人， 但抄送的5人卻不知道你密送了其他人。同時，密送的2個人之間也看不到對方的信息。
6、 郵件回復(fù)
(1) 所有郵件應(yīng)在郵件發(fā)送后24小時內(nèi)進行回復(fù)。
(2) 不要隨便點擊全部回復(fù)。
(3) 轉(zhuǎn)發(fā)或答復(fù)郵件時，再次核對郵件主題，有必要時重新設(shè)計主題，使其更準確表達你的意思，避免看到這樣的主題：轉(zhuǎn)發(fā)：轉(zhuǎn)發(fā)：轉(zhuǎn)發(fā)：轉(zhuǎn)發(fā)??
(4) 指正別人錯誤時，盡量以電話或單獨回信建議，應(yīng)避免使用群組信件功能。
(5) 對于事件不熟悉或者事件尚處于待確認階段，也應(yīng)避免使用群組信件。
7、 附件
(1) 公司內(nèi)部提交文件，一律使用企業(yè)郵箱，以附件形式提交，最大不要超過5m。
(2) 發(fā)送郵件前務(wù)必檢查是否已添加附件，以防漏發(fā)。
三、提交郵件文件名命名(見共震文件名使用管理規(guī)定)
四、企業(yè)郵箱使用范圍：
1、 對內(nèi)使用：共震科技所有在職員工，提交文件一律通過企業(yè)郵箱寫郵件(除特別指定的郵件外)。
2、對外使用：凡涉及到公司正常業(yè)務(wù)往來的，一律使用個人的企業(yè)郵箱。凡涉及的業(yè)務(wù)屬于非常規(guī)的業(yè)務(wù)，一律使用公司的公共郵箱，由行政部指定負責(zé)人負責(zé)處理。(郵箱帳號：)
五、不按規(guī)定使用的處理辦法：
1、 郵件提交
·未通過公司郵箱
·未按要求格式
2、 郵件未回復(fù)
處理方法：未按照以上兩點發(fā)送文件，所發(fā)郵件內(nèi)容以無效處理。
六、注意
1、 雖然電子郵件是基本，快速的溝通工具，但是請不要忽略最良好的溝通方式：面對面的交流。
2、 對于非常緊急重要的事情，可以先發(fā)送電子郵件提醒對方注意，但必要的電話及當(dāng)面溝通可以有效的加速事件進展。
3、 對于文字表達不清的事情，請直接用電話或當(dāng)面溝通，避免郵件重復(fù)來回耽誤時間，降低效率。
辦公室
20xx年4月2日
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