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試論文書檔案的信息化管理論文篇一
當(dāng)今社會,以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)在社會各個領(lǐng)域高速發(fā)展,為時代帶來了一場深刻變革,電腦網(wǎng)絡(luò)正以驚人的速度深入到社會的各個角落,信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)施的大量普及使得信息化進(jìn)程成為當(dāng)今社會發(fā)展各個領(lǐng)域的主流。而檔案原生具有可信息化的基礎(chǔ),人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化是時代發(fā)展的需要。人事檔案信息化是指用科技手段和信息技術(shù)對人事檔案材料資源實(shí)施基于現(xiàn)代電子信息環(huán)境下的管理和利用。人事檔案管理的信息化改造是細(xì)致復(fù)雜而系統(tǒng)的工程,也是改造優(yōu)化現(xiàn)有檔案系統(tǒng)、資料轉(zhuǎn)化和整理的過程。國家檔案局中央檔案館印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》里面提出我國檔案管理工作的任務(wù)中,重要的一項(xiàng)就是信息化建設(shè)。因此人事檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化是當(dāng)前高職院校管理工作的重要任務(wù),是當(dāng)今社會信息化潮流的必然趨勢。
1.2高職院校人事制度改革和發(fā)展要求檔案管理信息化。
隨著院校規(guī)模不斷擴(kuò)大,人員越來越多,人事制度管理也越來越復(fù)雜,高職院校人事制度改革是院校發(fā)展的必然要求,是在新的環(huán)境中生存和發(fā)展并更好地滿足人事制度優(yōu)化改良的重要策略。檔案管理信息化是高職院校人事制度改革的重要項(xiàng)目之一,隨著高職院校管理制度改革的推進(jìn)和當(dāng)前社會環(huán)境信息化潮流的要求,傳統(tǒng)模式人事檔案管理越來越無法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)要求,材料信息數(shù)量越來越多,種類越來越復(fù)雜,檔案提取和操作日益頻繁,傳統(tǒng)模式對人事檔案的管理已無法滿足現(xiàn)實(shí)環(huán)境提出的相應(yīng)要求,因此,要以信息化技術(shù)對人事檔案管理進(jìn)行改造和建設(shè),把檔案管理信息化融入到人事制度改革中去才能適應(yīng)當(dāng)前的客觀現(xiàn)實(shí)對人事檔案管理工作的需要。
1.3實(shí)現(xiàn)人事檔案自身價值需要高職院校人事檔案管理信息化。
高職院校人事檔案管理工作的根本價值在于檔案能否具備一個高效準(zhǔn)確合理的利用基礎(chǔ),人事檔案記錄了大量的人事信息,是單位人事調(diào)整、個人辦理相關(guān)手續(xù)的重要依據(jù),信息服務(wù)的準(zhǔn)確性和高效性是人事檔案管理工作的兩項(xiàng)基本原則。另外人事檔案也是人才開發(fā)工作重要的人事材料基礎(chǔ),人事檔案作為人才信息的資料庫記錄了大量人才相關(guān)的重要信息資源,可為開發(fā)和利用人才資源提供信息上的支持與保障。人事檔案管理工作從針對客體上分為實(shí)體和信息化兩部分,實(shí)體檔案針對客體是檔案的原始憑證、紙質(zhì)文件,這種形式所特有的唯一性、真實(shí)性和法律憑證作用是其他形式所不可替代的,不過實(shí)體檔案管理工作操作復(fù)雜,利用手續(xù)繁瑣,檢索麻煩、管理效率十分有限。人事檔案信息化管理相對實(shí)體檔案具有高效便利的特點(diǎn),可極大提高檔案工作管理的效率,簡化檔案利用的復(fù)雜程序,充分發(fā)揮人事檔案的功能,更大實(shí)現(xiàn)檔案價值。
試論文書檔案的信息化管理論文篇二
摘要:信息技術(shù)的產(chǎn)生,逐漸滲透到社會生活的方方面面,社會生產(chǎn)形式發(fā)生變化,時代要求也在改變。為了順應(yīng)時代潮流,建設(shè)社會主義現(xiàn)代化,檔案信息化逐漸成為了促進(jìn)檔案管理發(fā)展的重要手段。本文分析了檔案管理的現(xiàn)狀,要實(shí)現(xiàn)檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展,檔案的信息化管理是必然趨勢,同時提出促進(jìn)檔案信息化管理的建議和方法。
關(guān)鍵字:檔案管理;發(fā)展趨勢;信息化。
檔案管理是指對數(shù)據(jù)信息的收集、保存、管理利用的工作??萍夹畔⒒瘯r代的產(chǎn)生與發(fā)展,要求檔案的管理方式也要做出相應(yīng)的調(diào)整。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求,信息化檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生。檔案的信息化管理是指利用數(shù)字化的檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理特性,通過信息系統(tǒng)平臺對檔案信息進(jìn)行整理、傳輸之后,實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源整合,合理配置以及有效利用,最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。
1、與時俱進(jìn)的時代要求。
信息技術(shù)的到來,促進(jìn)社會各項(xiàng)活動逐漸步入電子信息時代。傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時代的需求,檔案管理工作必須進(jìn)行內(nèi)部的整體改革。電子檔案便于保存、整理和查詢利用的特點(diǎn),已經(jīng)意味著它可以取代紙質(zhì)檔案時代,加速促進(jìn)檔案管理的發(fā)展。電子檔案的應(yīng)用,是檔案管理信息化的一個重要標(biāo)志。
2、信息化管理有利于對傳統(tǒng)檔案的管理與保存。
傳統(tǒng)的檔案管理,是利用紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合與利用。一方面,紙張不易保存,并且查找工作量大而繁瑣,很多檔案部門都無法避免地會存在檔案資源的人為損壞或自然老化的問題,不利于檔案的保護(hù)。目前,檔案信息保護(hù)的最好辦法就是利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案的電子化處理,使得檔案信息化。既利于保存,查找便捷,也可以提高管理工作的效率,降低檔案資源的丟失和損壞風(fēng)險。除此之外,信息化的檔案管理相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理能夠節(jié)省更多的資源和管理空間。小小的存儲光盤就能夠刻錄大量的數(shù)據(jù)信息,優(yōu)化存儲設(shè)備,節(jié)省空間,也節(jié)約了整理管理時間,減輕管理工作人員的負(fù)擔(dān),有利于建立安全有序、規(guī)范穩(wěn)定、利用便捷的檔案管理系統(tǒng),進(jìn)而實(shí)現(xiàn)信息化檔案的共享。
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)明與發(fā)展,各種電子產(chǎn)品的誕生,為檔案信息化管理提供了有利的硬件設(shè)備基礎(chǔ)。手機(jī)、電腦、打印機(jī)、相機(jī)等已經(jīng)普及到全世界,每一個電子設(shè)備都是一個信息存儲共享工具。隨時隨地查詢信息已經(jīng)成為了時代的需求。現(xiàn)在每一個檔案管理工作人員不用每日在龐大的檔案管理室穿梭,整理、查找,這些工作都極為繁雜。給每一個人都配置電腦設(shè)備,擁有相應(yīng)的信息系統(tǒng)平臺管理權(quán)限,直接在平臺上進(jìn)行相關(guān)檔案信息的管理工作。簡化了檔案管理流程,加速了檔案管理信息化的進(jìn)程,更加符合現(xiàn)代化社會的科學(xué)發(fā)展觀。
1、從理念上深刻認(rèn)識,重視人才的培養(yǎng)。
要推動檔案信息化管理,就必須從傳統(tǒng)的管理觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。正確認(rèn)識到信息化管理是檔案管理適應(yīng)時代變化的必然發(fā)展趨勢,培養(yǎng)檔案信息資源共享的意識。檔案管理人員應(yīng)該從傳統(tǒng)的管理模式中走出來,樹立檔案管理的信息化思想,注重自身的檔案管理素養(yǎng)、綜合素質(zhì)以及信息化檔案管理下所需要的新的技術(shù)能力培養(yǎng)。檔案部門也需要加強(qiáng)員工專業(yè)技能的培訓(xùn)和指導(dǎo),加速檔案的信息化管理進(jìn)程,盡快實(shí)現(xiàn)檔案資源的信息化和資源共享。
信息化管理過程中,基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是管理工作順利進(jìn)行的前提保障。信息化設(shè)備與信息化方式不匹配,無法實(shí)現(xiàn)信息兼容,直接會造成檔案管理工作的混亂、無法進(jìn)一步開展。所以,信息化管理必須注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),建立一個整體、專業(yè)統(tǒng)一的設(shè)備體系,進(jìn)行統(tǒng)一的數(shù)字化管理,對檔案管理軟件進(jìn)行及時完善優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)檔案的信息一體化管理。
檔案管理能夠穩(wěn)定、健康地發(fā)展離不開健全的管理機(jī)制的制約。無論是檔案管理工作本身的操作規(guī)范,還是檔案管理員工的行為規(guī)范,都需要制定一套科學(xué)合理的管理機(jī)制,符合信息化管理的要求。對檔案的收集、分類管理、歸檔工作都需要依照管理規(guī)定進(jìn)行合理的操作,工作人員也必須遵照管理機(jī)制的行為準(zhǔn)則,進(jìn)行正確的管理流程,保證管理工作的順利開展、檔案信息化的建設(shè)。處理問題的時候也必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行判斷與解決,真正提高檔案信息化管理水平,有序維護(hù)整個檔案信息系統(tǒng),更快更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。
試論文書檔案的信息化管理論文篇三
摘要:社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步已經(jīng)在各方面影響著人們的生活,如今,我們可以借助新科技對檔案進(jìn)行信息化的管理,不僅可以省時省力,還能保證檔案的完整和準(zhǔn)確。本文從婦幼保健院檔案信息化的必要性說起,接著談?wù)摰氖菣n案信息化過程中存在的問題,并針對存在的問題提出幾點(diǎn)可行性的建議。
婦幼保健院中的檔案是一個重要的信息,為了保護(hù)信息的完整性,婦幼保健院通常會專門成立一個檔案室,設(shè)置管理檔案的人員來對檔案進(jìn)行管理,并且采用的多是書寫的形式,這種雖然很實(shí)用,但是存在著很多問題,比如工作人員手寫的失誤,或者是管理中資料的損壞和丟失,都會影響檔案的準(zhǔn)確性和完整性。為了保證檔案的完整和準(zhǔn)確,也為了迎合社會信息化發(fā)展的趨勢,對婦幼保健院檔案進(jìn)行信息化管理是很有必要的。
在信息化的社會里,加強(qiáng)對婦幼保健院檔案的信息化管理是很有必要的。首先對檔案進(jìn)行信息化的管理可以促進(jìn)婦幼保健院整體的信息化和規(guī)范化的管理,提高醫(yī)院信息化、規(guī)范化的水平。其次,對檔案的信息化管理也是婦幼保健院工作的需要,婦幼保健院肩負(fù)著婦女和兒童健康的使命,對于婦女兒童的信息必須做到科學(xué)準(zhǔn)確的保管。其次,檔案的信息化管理可以提高婦幼保健院的工作效率,傳統(tǒng)的檔案管理方式,不僅檔案歸檔比較麻煩,而且檔案歸檔之后對檔案的調(diào)取和使用程序也有很多,造成工作效率低下。對檔案進(jìn)行信息化的管理,只需要一臺計(jì)算機(jī)就可以完成,并且歸檔之后,如果需要調(diào)動程序只需要打開電腦發(fā)出幾個指令即可,實(shí)現(xiàn)了對檔案的合理管理和科學(xué)配置,提高了工作的效率。
二、存在的問題。
(一)婦幼保健院的信息化發(fā)展不均衡。由于地理位置和政策的原因,我國所有地方的發(fā)展水平并不一致,發(fā)達(dá)地區(qū)經(jīng)濟(jì)水平高而且科技信息比較完善,城市的信息化程度比較高,相應(yīng)的婦幼保健院的信息化也是比較高的,但是我國還有不發(fā)達(dá)的地區(qū),這些地方經(jīng)濟(jì)實(shí)力有限,科技信息閉塞,婦幼保健院的信息化可能剛剛開展或者甚至是沒有開展,對于檔案的管理依然采用的是老方法,也可能存在著沒有專門的檔案室這種情況,對檔案的管理非常的松散。各個地區(qū)婦幼保健院的信息化水平不一,是婦幼保健院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理中存在的問題之一。
(二)沒有統(tǒng)一信息化的相關(guān)部門。實(shí)現(xiàn)婦幼保健院檔案的信息化管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作,因?yàn)槊總€保健院檔案進(jìn)行儲存時遵循的方式可能不一樣,而且關(guān)于檔案之間的信息又是不流通的,所以就造成了工作的困難性,目前為止還沒有一個專門的統(tǒng)一的對婦幼保健院檔案進(jìn)行信息化管理的相關(guān)部門。
(三)檔案的安全問題。社會的信息化在給人們帶來便利的同時,也帶來了新的問題,那就是信息的安全性。檔案信息一直都是婦幼保健院的核心信息,因此,在進(jìn)行檔案信息化管理的時候一定要注意檔案的安全性問題,但是在實(shí)際工作中卻有很多影響檔案安全性問題的因素,比如在對檔案進(jìn)行信息化時,操作人員的密保意識、責(zé)任意識以及操作能力等,同時還有計(jì)算機(jī)的設(shè)備問題、互聯(lián)網(wǎng)上的病毒等,都是威脅檔案安全的因素。
(四)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高。婦幼保健院的檔案信息化管理屬于一項(xiàng)新的工作,緊跟著科技的步伐,因此需要檔案管理人員不僅要提高業(yè)務(wù)水平,還要掌握一定的信息管理技能。但是現(xiàn)在存在的情況是,在婦幼保健院檔案信息化管理的工作中,對檔案進(jìn)行管理的操作人員能力普遍不強(qiáng),不能應(yīng)對工作中出現(xiàn)的各種問題。
三、解決對策。
(一)提高管理檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。檔案管理工作具有雙重特點(diǎn),一方面是一項(xiàng)業(yè)務(wù)能力很強(qiáng)的工作,同時又是一項(xiàng)具有服務(wù)性質(zhì)的工作,所以這就要求工作人員具有很高的工作水平,不僅需要工作技能,同時還要具有服務(wù)的意識。對此,可以挑選出工作能力強(qiáng)的員工進(jìn)行信息化管理工作的專門培訓(xùn)。
(二)加強(qiáng)對檔案的保護(hù)。如果實(shí)現(xiàn)婦幼保健院檔案的信息化管理,就一定要做好對檔案信息的保護(hù)工作、對此,首先要加強(qiáng)的就是管理人員的保密意識,可以在對管理人員培訓(xùn)的時候著重保密意識和安全意識的培訓(xùn)。同時還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)上的密保工作,最直接最有效的方法就是設(shè)置密碼。
(三)加強(qiáng)婦幼保健院信息化的建設(shè)。要想實(shí)現(xiàn)對婦幼保健院檔案的信息化管理,可以加強(qiáng)婦幼保健院整體的信息化。由于信息化可以形成一個系統(tǒng),整體的信息化有助于檔案的信息化管理。對此,婦幼保健院可以引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備,建立完整專業(yè)的數(shù)據(jù)庫以及安全系統(tǒng)等。
(四)建立一個統(tǒng)一的檔案信息化管理部門。工作中除了有強(qiáng)大的實(shí)施力和完善設(shè)備之外,還需要一個有能力的組織部門。組織部門的指揮在工作的開展中起著重要的作用,對此政府可以組建一個專門的小組來負(fù)責(zé)婦幼保健院檔案的信息化管理工作,在檔案信息化管理的工作中,有問題可以直接向這個專門的小組進(jìn)行反應(yīng)。四、結(jié)束語婦幼保健院檔案的信息化管理不僅符合了社會信息化的趨勢,還有利于婦幼保健院其他工作的開展,并且還能最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用,是一件弊大于弊的工作,但是在實(shí)際開展中卻存在著很多問題,因此,需要我們對問題進(jìn)行認(rèn)真詳盡的總結(jié)分析并提出相應(yīng)的解決方案。
參考文獻(xiàn):。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇四
摘要:隨著我國城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加速,院校對基建檔案信息使用率的提高,多年的信息化建設(shè),顯著提高了我國院?;n案管理水平,保證發(fā)揮其應(yīng)有的作用,表明了在院校基建檔案管理過程中若能夠合理、科學(xué)運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件,對院校基建檔案信息化建設(shè)具有重要意義。本文試闡述院?;n案信息化的作用,并提出了可行的對策建議。
隨著網(wǎng)絡(luò)化的日益完善,在院?;n案管理中應(yīng)充分利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟件,這是信息時代對院?;n案管理工作提出的要求?;n案能夠如實(shí)記錄院校工程建設(shè)情況,在整個院校檔案管理中有著重要地位,主要服務(wù)于院校的整合、發(fā)展、建設(shè)、管理、維修及改擴(kuò)建。因此,需要提高重視并綜合采用多種措施提高院校基建檔案信息化管理水平。
(一)提高管理人員工作效率。
以前,檔案實(shí)體管理是院校基建檔案管理的重點(diǎn),基建檔案的收集、整理、管理和利用都靠人工完成,管理人員工作量很大,效率也不高。而通過實(shí)行基建檔案的信息化管理,能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時化和自動化,在錄入數(shù)據(jù)后能夠多次反復(fù)利用,并在檔案管理內(nèi)部得到共享。通過建立基建檔案信息數(shù)據(jù)庫,可以讓檢索查詢利用更加簡便。以往的檢索方式為管理人員在目錄中尋找,然后根據(jù)目錄記錄到庫房中查找,費(fèi)時又費(fèi)力,院校基建檔案信息化后,能夠利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)即時的檢索查詢。院校各部門若是需要某些建筑項(xiàng)目的信息,可以直接進(jìn)入校園網(wǎng),按照規(guī)定權(quán)限來檢索查詢,不必通過檔案管理員,減少了管理員的工作量。此外,還可以提升基建檔案的利用效率,為院校決策機(jī)構(gòu)提供準(zhǔn)確可靠的依據(jù)。
(二)提高管理人員業(yè)務(wù)水平。
服務(wù)是檔案管理工作的關(guān)鍵,因?yàn)樵盒7?wù)對象主要為行政人員、教師和學(xué)生,所以這對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí),掌握更多新的技術(shù),緊跟時代發(fā)展的步伐。院?;n案管理工作的準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性、知識性和服務(wù)性,要求管理人員要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識,積極開拓創(chuàng)新,運(yùn)用更加科學(xué)、更先進(jìn)的管理手段,實(shí)行科學(xué)的、標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作水平的提升。院?;n案信息化后,能夠減輕管理人員的工作量,節(jié)省大量的時間,使檔案管理人員有足夠的時間鉆研業(yè)務(wù),學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識,提升管理能力。
(三)保護(hù)基建檔案紙質(zhì)載體。
作為原始的證據(jù)材料,基建檔案紙質(zhì)載體客觀性極強(qiáng)。院校對基建檔案的利用率極高,很多時候都要對某項(xiàng)工程的建筑施工圖紙、立體圖和平面圖等進(jìn)行查閱,因?yàn)閳D紙尺寸大小不同,幅度尺寸普遍很大,必須折疊存放,多次反復(fù)查閱,這樣容易損壞圖紙,不利于圖紙檔案的完整性,也無法滿足院校對圖紙檔案的利用。而在實(shí)現(xiàn)基建檔案的信息化后,改變了以往紙質(zhì)文件分散存放的管理模式,而是按照基建檔案管理要求,在數(shù)據(jù)庫中統(tǒng)一存放,讓基建檔案管理更加科學(xué),確保了檔案的安全和完整。此外,還避免了管理人員和借用者直接接觸原始材料,有效地保護(hù)了基建檔案紙質(zhì)載體。
(一)建立基礎(chǔ)數(shù)據(jù),完善數(shù)字信息資源庫。
在建設(shè)院?;n案基礎(chǔ)資源時,重點(diǎn)是信息資料庫的建設(shè),這是實(shí)現(xiàn)基建檔案信息化管理的基礎(chǔ)。要根據(jù)實(shí)際情況有步驟、有層次地建設(shè)數(shù)據(jù)庫:第一,建立院校單體建筑內(nèi)的子要素?cái)?shù)據(jù)庫。將院校單體建筑作為基本單位,逐一統(tǒng)計(jì)建筑內(nèi)各種建設(shè)信息,小到每個房間中的最小建設(shè)單位,大到整個建筑的總體建設(shè)信息,都需要做好統(tǒng)計(jì)入庫工作。第二,建立院校建筑構(gòu)成的子要素?cái)?shù)據(jù)庫。根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,做好對院校建筑所有構(gòu)成要素的統(tǒng)計(jì)入庫工作,主要內(nèi)容應(yīng)有整個院校建筑的歷史變遷、院校古今布局變化、校舍功能變更的前后變化等。在建立這兩個數(shù)據(jù)庫后,才能確保整個系統(tǒng)能夠順利運(yùn)行,并充分發(fā)揮出其應(yīng)有作用。
(二)重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè),實(shí)現(xiàn)上下一體化。
要重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的建設(shè),讓各院校和教育行政部門的信息更加通暢,只有這樣才能將基建檔案信息化管理的作用真正發(fā)揮出來,讓檔案信息資源得到共享。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)是指借助網(wǎng)絡(luò)交換機(jī),將處理檔案信息的計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器進(jìn)行連接,把軟件數(shù)據(jù)庫集合為統(tǒng)一的系統(tǒng),這樣能夠在權(quán)限內(nèi)共享檔案資源,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通信。要將本地區(qū)全部院校當(dāng)成網(wǎng)絡(luò)終端,在系統(tǒng)開發(fā)的時間范圍內(nèi),在系統(tǒng)中錄入院?;窘ㄔO(shè)信息和維修、改造、擴(kuò)建等信息,并由相應(yīng)的教育主管部門審查檢驗(yàn),然后進(jìn)入系統(tǒng)之中,為今后檔案信息檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等日常工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。此外,還能夠?yàn)樯霞壊块T及時提供第一手材料,便于其做出決策,從而加強(qiáng)對重要數(shù)據(jù)的管理,也有利于后續(xù)工作的順利開展。
(三)加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程建設(shè),促進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化。
在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中,能夠讓業(yè)務(wù)流程重組得以實(shí)現(xiàn),這不只是對已有流程的修補(bǔ),同時還是更深層次的再造與變革。在業(yè)務(wù)流程重組中,標(biāo)準(zhǔn)化是主要應(yīng)該解決的問題,是管理信息化應(yīng)該堅(jiān)持的原則。要想讓檔案信息資源得到共享,標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ),缺少標(biāo)準(zhǔn)化則信息化就不存在。在基建檔案信息化建設(shè)過程中,應(yīng)該堅(jiān)持的標(biāo)準(zhǔn)包括管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn),必須將這些標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處,才有利于業(yè)務(wù)流程重組,實(shí)現(xiàn)整個系統(tǒng)效率與性能的提升。若是缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),則無法實(shí)現(xiàn)信息資源共享,容易出現(xiàn)信息化建設(shè)重復(fù)浪費(fèi)的問題,不能提高效率。再者,在業(yè)務(wù)流程建設(shè)過程中,還要堅(jiān)持辦公自動化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),在設(shè)計(jì)文件檔案工程流程及管理模式時,要將全面建設(shè)信息管理的思想體現(xiàn)出來。
(四)重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)。
在院?;n案網(wǎng)絡(luò)化和信息化的發(fā)展過程中,需要不斷提高管理人員的業(yè)務(wù)水平,當(dāng)前,傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)水平無法滿足時代發(fā)展要求,主要體現(xiàn)在檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的信息化管理意識,管理理念十分落后,很少深入鉆研業(yè)務(wù)、開拓創(chuàng)新,這樣會造成硬件設(shè)備的現(xiàn)代化與管理人員觀念落后相互并存的情況。在院?;n案管理中,設(shè)備越來越現(xiàn)代化、檔案種類和載體也更加多樣,對檔案管理水平的要求也日益提升,這需要檔案管理人員具備豐富的科學(xué)技術(shù)知識、檔案管理知識以及較強(qiáng)的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)。院?;n案管理人員不僅要具備豐富的知識,還要掌握一定的檔案保護(hù)技術(shù)、檔案學(xué)、檔案管理學(xué)等專業(yè)知識。此外,在電子文件等各種新型載體出現(xiàn)之后,檔案管理人員還要具備計(jì)算機(jī)、光盤存貯、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進(jìn)管理手段,如此方可讓院?;n案管理從經(jīng)驗(yàn)管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理。所以,要進(jìn)一步提升院?;n案管理人員的素質(zhì),滿足信息化建設(shè)的要求??傊?,近年來隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快,各院校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大,加快了校內(nèi)的基本建設(shè),由此形成了大量的基建檔案,這是院?;窘ㄔO(shè)的歷史記錄,是院校發(fā)展過程中的寶貴財(cái)富,同時也能夠?qū)⒃盒;A(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平反映出來。院?;n案工作任務(wù)重,事項(xiàng)多,其信息化管理水平關(guān)系著自身現(xiàn)代化程度。因此,要重視對信息技術(shù)的應(yīng)用,不斷提高院?;n案管理的信息化水平,從而滿足新形勢發(fā)展的需要,推動院校更快、更好地發(fā)展。
試論文書檔案的信息化管理論文篇五
人事檔案管理雖然具有很強(qiáng)的重要性和不可替代性,但檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)和長期的工作,對檔案管理工作的.重視或忽略都難以在短期內(nèi)顯現(xiàn)出其效果或危害。因此,提高對檔案管理的工作重視,加大關(guān)注檔案管理的重要性,必要性認(rèn)識,提高教育單位內(nèi)部有關(guān)人員的檔案意識,提高上級領(lǐng)導(dǎo)和教育單位各部門對人事檔案工作的支持和配合十分關(guān)鍵。要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性、高效性、信息化,硬件建設(shè)是必不可少的前提,而人事檔案管理工作的重要性獲得領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。要進(jìn)行相關(guān)制度的改革,設(shè)備的購置,人員的調(diào)整,無一不需要上級部門逐一進(jìn)行審批,學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案工作的認(rèn)識如果不夠會造成檔案建設(shè)上重大困難,因此要把檔案管理重要性作為學(xué)院整體工作重要性的必要組成部分,在人事檔案制度和信息化改進(jìn)的相關(guān)要求上予以必要支持;組織人事部門的領(lǐng)導(dǎo)更要對檔案重要性給予必要重視,要將人事檔案工作納入本部門重要議事日程,把檔案工作的規(guī)劃布置,研究考核與本部門其他工作同期開展,定期研究檢查、布署、指導(dǎo)人事檔案工作。
2.2建立制度基礎(chǔ),規(guī)范檔案管理。
為增強(qiáng)高職院校人事檔案工作管理質(zhì)量,提高檔案工作效率,規(guī)范檔案工作流程,科學(xué)化的檔案管理非常重要。要本著合理性和科學(xué)性原則建立一套完整的檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度是管理工作正常進(jìn)行的依據(jù),是檔案管理具體實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn),合理科學(xué)的一整套人事檔案管理規(guī)章制度是實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、科學(xué)化的重要保障。提供資料的相關(guān)部門要對檔案管理目標(biāo)實(shí)施全面細(xì)致地考察,從不同角度、多個側(cè)面真實(shí)準(zhǔn)確地考察所有檔案人員的相關(guān)材料,重視對當(dāng)事人工作能力,性格特點(diǎn)、業(yè)務(wù)水平的記錄,保障形成材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、客觀性和全面性。
2.3建立完備的高職院校人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。
當(dāng)今快節(jié)奏高速發(fā)展的時代環(huán)境要求人事檔案管理工作也要具備與之適應(yīng)的工作效率,迅速有效地實(shí)現(xiàn)信息交流和檔案數(shù)據(jù)更新。為跟上時代步伐,高職院校人事檔案管理的工作重點(diǎn)應(yīng)由實(shí)體管理向信息化管理轉(zhuǎn)變;而信息化管理很多方面依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用,因此建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是這一切的基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建立可實(shí)施人事檔案信息匯總和動態(tài)管理,方便快捷地更新人事檔案數(shù)據(jù),使人事檔案查閱,比對,傳輸上更為迅速準(zhǔn)確。人事檔案數(shù)據(jù)庫要建立在中組部《信息結(jié)構(gòu)體系》的基礎(chǔ)上,循序漸進(jìn),分層次、分步驟、分階段、有序地進(jìn)行。數(shù)據(jù)采集是人事檔案管理工作最基礎(chǔ)的一項(xiàng)內(nèi)容,采集工作一定要以組織人事部門審核的年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷學(xué)位為依據(jù),保證人事檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)信息的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性。
2.4實(shí)施人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。
高職院校人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立和檔案管理的信息化轉(zhuǎn)換,使檔案信息的利用效率大大提高。為實(shí)現(xiàn)信息資源共享,加強(qiáng)檔案信息的交流與傳遞,在局域網(wǎng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案的管理和人事數(shù)據(jù)交流必不可少。實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化信息化交流和共享體系,保障信息安全是前提,在網(wǎng)絡(luò)信息管理中要重點(diǎn)做好管理權(quán)和使用權(quán)的問題,要進(jìn)行密碼和多重驗(yàn)證來核對管理者身份。要以多種方法對數(shù)據(jù)庫采取安全防護(hù)和安全性監(jiān)督。防止非法人員利用網(wǎng)絡(luò)盜取和損壞檔案信息;同時保密性也是人事檔案數(shù)據(jù)管理的重要原則。針對人事部門內(nèi)部要合理設(shè)置操作者和管理用戶的系統(tǒng)權(quán)限,避免不必要的授權(quán)和重復(fù)授權(quán),對于管理權(quán)限的分配要做到責(zé)任和權(quán)限對等,避免出現(xiàn)越權(quán)管理和權(quán)限失效現(xiàn)象。人事檔案數(shù)據(jù)可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享,避免了人事檔案操作程序上的反復(fù)錄入,提高檔案管理工作效率。網(wǎng)絡(luò)化的檔案服務(wù)還可實(shí)現(xiàn)全天候24小時在線,隨時需要都可實(shí)時查詢檔案數(shù)據(jù),方便各種工作情況的要求。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化還可在需要人事信息資料匯總和統(tǒng)計(jì)分析時實(shí)現(xiàn)快速高效的實(shí)時統(tǒng)計(jì),這對決策和組織人事工作而言是極為有利的信息支持。實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理需要運(yùn)用相應(yīng)的電子設(shè)備和信息技術(shù),遵循《干部人事檔案原件管理系統(tǒng)》的相關(guān)原則,把相應(yīng)人事數(shù)據(jù)嚴(yán)格對照檔案原件逐步輸入電腦,建立人事檔案電子數(shù)據(jù)庫。人事檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化以后檔案的管理匯總、統(tǒng)計(jì)利用、查閱、變更都能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化操作,大大提高了檔案工作的效率和管理的科學(xué)性和先進(jìn)性。
3結(jié)語。
為迎接信息時代的到來,高職院校人事檔案管理要積極引入信息化、網(wǎng)絡(luò)化、電子辦公的先進(jìn)理念,運(yùn)用科技手段改進(jìn)檔案管理制度。加快高職院校人事檔案改革的推進(jìn),努力挖掘人事檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理化利用。使人事檔案成為高職院校管理制度改進(jìn)、人力資源開發(fā)以及提升綜合實(shí)力的有力支持。
主要參考文獻(xiàn)。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇六
摘要:職稱改革是我國一項(xiàng)重要的人才選拔和激勵制度,關(guān)系到廣大專業(yè)技術(shù)人員的切身利益。從2009年開始,廣西率先在全國各省區(qū)中實(shí)行無紙化信息評審工作,取得了良好的效果,得到了專業(yè)技術(shù)人員的廣泛認(rèn)可和支持。作為職稱信息化改革的一個重要內(nèi)容,檔案的信息化建設(shè)也被人們提上了日程。轉(zhuǎn)變觀念、加大資金投入,不斷提高從業(yè)人員的素質(zhì),制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),確保檔案信息的安全性是職稱檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
1、引言。
我國的職稱改革已經(jīng)邁入了第二十六個年頭,近三十年來,這項(xiàng)政策在專業(yè)技術(shù)人才的選拔、激勵、使用等方面發(fā)揮了舉足輕重的作用。2008年,經(jīng)過柳州市中小學(xué)教師系列的成功“試點(diǎn)”,2009年開始,廣西在全區(qū)范圍內(nèi)實(shí)行職稱信息化評審的改革。這是廣西在創(chuàng)新人才選拔制度方面進(jìn)行的一次有意義嘗試。從兩年的實(shí)踐來看,這項(xiàng)改革得到了廣大專業(yè)技術(shù)人員的認(rèn)可和支持。作為信息化改革的一個重要內(nèi)容,職稱檔案的信息化建設(shè)也因此被提上了議程。
2.1職稱檔案的內(nèi)容。
職稱檔案是指各單位在開展職稱評審、職稱考試、職稱聘任等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、音像等不同形式的記錄資料。1主要內(nèi)容包括各級人事職改部門的文件及通知、參評對象的各類表格(如評審表、認(rèn)定表、重新確認(rèn)表)、各類佐證材料、職稱證書等。
檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段,將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫。2職稱檔案的信息化建設(shè)是指在職稱信息化改革的背景下,利用各種技術(shù)手段,將各類紙質(zhì)的職稱文件或其它傳統(tǒng)的佐證材料轉(zhuǎn)化成電子檔案數(shù)據(jù),并通過一定的數(shù)據(jù)庫技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的管理和利用。
3.1傳統(tǒng)職稱檔案管理存在的問題。
3.1.1費(fèi)時、費(fèi)力、費(fèi)錢。
以廣西高校教師系列為例,申報高級職稱的紙質(zhì)材料往往包括一式四份的評審表(16k紙雙面打印)、一式二十五份的推薦大表(a3紙打印)、論文的代表作原件一份、各類證書或證明材料復(fù)印件一式一份等。為了能夠提供齊全的材料,參評對象往往需求提前半年收集材料并分類匯總;此外,由于高校教師的教育科研業(yè)績相對突出,一個參評對象完整的紙質(zhì)申報材料往往重達(dá)2~3斤,一個高校一年的職稱材料的搬運(yùn)很有可能會需要使用到微型的面包車,光憑職改工作人員來搬運(yùn)是不現(xiàn)實(shí)的;再次,由于絕大部分申報材料提供的是復(fù)印件,使用到的復(fù)印紙多達(dá)幾百張,這無形中也會給參評對象帶來不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。
3.1.2檔案材料真實(shí)性無保證。
近年來,職稱工作的社會關(guān)注度越來越高,一方面是因?yàn)槁毞Q事關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的切身利益,另一方面是因?yàn)樵诼毞Q評審中出現(xiàn)了不少材料造假的案件,破壞了職稱評審原本的公平性。極少數(shù)申報對象利用紙質(zhì)復(fù)印件材料不容易讓人察覺的缺陷,在職稱評審中“獲利”,使人們對職稱評審的公平、公開和公正,產(chǎn)生了懷疑。
3.1.3檔案材料利用率不高。
檔案的最終目的是利用。一份參評對象的職稱材料,既是該同志基本情況的概述,也是該同志幾年甚至是幾十年來業(yè)績成果的一個總結(jié),具有較大的利用價值。然而,長期以來,很多人存在一種落后和錯誤的觀點(diǎn):職稱材料只是在申報評審時才有用,如果通過評審了,則職稱材料的存檔或利用就顯得可有可無。這種觀念導(dǎo)致人們將職稱檔案把其佐證材料功能與日后的使用功能分離開來,再加上相關(guān)單位職改辦部門保存的材料中主要是以評審表為主,其它申報材料一般如數(shù)退還給申報者本人。因此,大部分參評對象的職稱檔案實(shí)際上利用的程度非常低,形成了所謂的“信息孤島”。
3.2.1省時、省力、省錢。
隨著北部灣經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)的建設(shè)及中國―東盟自由貿(mào)易區(qū)的建成,廣西正處在歷史上最佳的發(fā)展時期,為廣西專業(yè)技術(shù)人員的發(fā)展壯大提供了千載難逢的大好機(jī)遇。以教師系列為例,2004年全區(qū)申報高級職稱的教師人數(shù)只有900多人,而2010年的申報人數(shù)超過了6000人,申報人數(shù)增長了6倍。假設(shè)每份紙質(zhì)申報材料的重量平均在2~3斤,則其總重量將高達(dá)幾頓,這將給檔案的使用和保管帶來極大的困難。而采用無紙化申報后,將大大簡化職稱檔案材料的制作時間和成本。一般情況下,某個單位或個人只需要具備一臺電腦、一個掃描儀或數(shù)碼照相機(jī)、一個移動硬盤就能夠滿足大部分職稱信息化佐證材料的制作、上報、保管和利用的要求。
3.2.2人才的流動性增強(qiáng),對職稱檔案的使用提出了更高的要求。
隨著國家事業(yè)單位崗位設(shè)置改革政策的實(shí)施,很多專業(yè)技術(shù)人員逐漸擺脫了原來“鐵飯碗”、“大鍋飯”的思想束縛,人才的流動日益頻繁,這就要求職稱評審的任務(wù)不單單是選拔人才,更要利用好人才。而利用好人才的一個基本前提,就是要掌握人才的各項(xiàng)基本情況,而職稱檔案正好具備了這樣的`功能。再加上信息化評審后,檔案的信息更加便于檢索、利用、傳遞、保管,相比傳統(tǒng)的職稱檔案而言,具有更大的利用價值。
3.2.3電子設(shè)備的普及和信息化技術(shù)的進(jìn)步為檔案信息化建設(shè)提供了物質(zhì)保障。
幾年前,當(dāng)計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、移動硬盤等電子設(shè)備對于國內(nèi)絕大多數(shù)的消費(fèi)者、甚至是單位來說都是一種奢侈品時,信息化建設(shè)因缺乏基本的載體而只能是一種奢望。而今,筆記本電腦、數(shù)碼相機(jī)、移動硬盤、復(fù)印機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備早已進(jìn)入了“尋常百姓家”,即便是在一些條件比較艱苦的山區(qū)或者鄉(xiāng)鎮(zhèn),也具備了制作信息化職稱檔案的基本設(shè)備;其次,信息化技術(shù)的進(jìn)步為職稱檔案的使用變得更加的便利。如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展解決了多人同步電子檔案上傳或下載的“帶寬問題”,加密碼認(rèn)證技術(shù)解決了檔案材料的安全性問題等。
4.1轉(zhuǎn)變觀念,加大投入。
作為一個“新生事物”,職稱檔案信息化建設(shè)的發(fā)展之路不可能一帆風(fēng)順。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比,信息化建設(shè)面臨設(shè)備的使用和維護(hù)更加復(fù)雜、前期投入的經(jīng)費(fèi)更大、技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握更難等現(xiàn)實(shí)問題,再加上人們接受一個“新生的事物”普遍需要一個較長的過程,致使在實(shí)踐當(dāng)中出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)跟不上職稱信息化改革步伐的征兆。究其原因,主要由于很多單位的領(lǐng)導(dǎo)或職改工作人員不重視導(dǎo)致的。片面追求職稱評審的通過率,“突擊性”的階段性工作,無固定的工作人員等方面的原因使得職改工作在很多單位得不到應(yīng)有的重視,職稱檔案的管理更加容易被人忽視。只有相關(guān)單位加大對職稱信息化建設(shè)的投入,轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念,把“要我建”變?yōu)椤拔乙ā?,才能為職稱檔案信息化的建設(shè)爭取到更為有利的發(fā)展條件。
4.2提高從業(yè)人員素質(zhì)。
職稱檔案的利用率大小,關(guān)鍵在于職改工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。以往紙質(zhì)材料階段,職改工作人員只需在評審會結(jié)束后將相關(guān)的評審文件和紙質(zhì)的評審表歸檔保管即可。而信息化以后,職改工作人員既要指導(dǎo)申報對象如何制作信息化的檔案材料,又要負(fù)責(zé)信息材料的整理、匯總、上報和保管,工作量明顯增加了;其次,信息化后職改工作人員的工作難度也增加了,要求他們不僅懂得基本的電子設(shè)備使用和維護(hù)的方法,且需要學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)傳輸、數(shù)據(jù)庫、繪圖軟件等計(jì)算機(jī)軟件的技能??梢?,只有不斷提高職改工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì),才能為職改檔案信息化建設(shè)提供必要的智力支持。而要提高職改工作人員信息化管理能力,可以考慮以下兩種方法:
(1)加強(qiáng)崗位技能培訓(xùn)。采取集中學(xué)習(xí)和自學(xué)相結(jié)合的方式,對所有職改工作人員特別是缺乏相關(guān)信息化管理知識的人員進(jìn)行培訓(xùn);(2)參加各種計(jì)算機(jī)或信息化方面繼續(xù)教育的培訓(xùn)。必要的繼續(xù)教育能夠防止職改工作人員知識的老化,開拓他們的視野,調(diào)整他們的知識結(jié)構(gòu),提高他們的素質(zhì)。
4.3制定標(biāo)準(zhǔn)、安全第一。
信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和信息的安全性保障是信息化建設(shè)的兩個核心問題。如果沒有相對統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo),那么不同單位的信息化檔案之間的就有可能出現(xiàn)較大的差異性,不利于檔案信息的相互傳遞或者使用;其次,安全性問題是職稱檔案信息化建設(shè)的另一核心問題,由于檔案中大量涉及單位或個人的信息,假如保管不當(dāng),極有可能給當(dāng)事人帶來物質(zhì)上或經(jīng)濟(jì)上的損失。因此,制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),確保信息的安全就顯得十分的迫切。標(biāo)準(zhǔn)的制定可以掌握以下兩個原則:(1)不違反規(guī)定的原則。即根據(jù)現(xiàn)有的相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)制作檔案信息化的要求;(2)普遍性與特殊性相結(jié)合。即各單位、各部門既要在服從上級人事職改部門有關(guān)職稱檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)意見的基礎(chǔ)上,根據(jù)本單位的實(shí)際制定切實(shí)可行的方案和措施。其次,檔案信息化的安全性問題可以通過限制訪問策略(如網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限設(shè)置、加密狗設(shè)置等)及物理安全設(shè)置等方法解決。
總之,信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的一大趨勢,職稱檔案信息化建設(shè)必將隨著職稱信息化改革的深入而顯得更加的迫切。廣大職改工作人員需要克服前進(jìn)道路上面臨的各種困難,才能使職稱工作在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn):
[1]許壯苗.醫(yī)科院校直屬醫(yī)院職稱檔案的特點(diǎn)與管理[j].陜西檔案,2010(4)。
試論文書檔案的信息化管理論文篇七
高職院校管理工作中,人事檔案管理工作相對其他一切管理工作而言,是重要的基礎(chǔ)工作。當(dāng)前形勢下,信息化是高職院校發(fā)展中必須要面對的問題。當(dāng)今社會是一個信息化的社會,幾乎在所有領(lǐng)域,信息化已成為現(xiàn)代及今后發(fā)展的潮流,為順應(yīng)時代要求,人事檔案工作進(jìn)行信息化管理勢在必行。建立網(wǎng)絡(luò)化管理體系和人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),培養(yǎng)專業(yè)的高素質(zhì)信息化檔案管理人才隊(duì)伍是進(jìn)行人事檔案管理信息化的關(guān)鍵所在。
[關(guān)鍵詞]高職院校;信息化;人事檔案。
在當(dāng)前形勢下,把信息化管理引入檔案管理中是院校發(fā)展和時代進(jìn)步的共同要求,為順應(yīng)信息時代潮流和教育單位人事制度發(fā)展的要求,應(yīng)大力加快人事檔案信息化改造,加強(qiáng)高職院校人事檔案管理從傳統(tǒng)領(lǐng)域轉(zhuǎn)向信息化檔案管理的改造。
試論文書檔案的信息化管理論文篇八
隨著信息技術(shù)的在檔案管理領(lǐng)域的快速發(fā)展,檔案管理信息化為檔案管理現(xiàn)代化提出了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。
數(shù)字化檔案管理在機(jī)關(guān)、組織和個人社會活動中逐步實(shí)施,為檔案管理提供了傳統(tǒng)管理無法比擬的優(yōu)勢,使檔案管理工作水平和管理效率得到了大幅度提高。
然而,隨著檔案存放數(shù)量冗多、保管條件差、查找利用率低、管理人員知識單一的問題出現(xiàn)。
所謂檔案信息化,就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù),加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。
換句話說,檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。
這是一個長期的發(fā)展過程,在這一過程中,要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門,從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。
(1)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
主要指檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。
它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎(chǔ)條件,只有建設(shè)先進(jìn)的檔案信息網(wǎng)絡(luò),才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心,是一項(xiàng)長期的工作。
檔案信息資源建設(shè)主要內(nèi)容包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。
檔案信息資源建設(shè)主要形式包括館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。
(3)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。
應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面,它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。
(4)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。
是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面,制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范,并指導(dǎo)實(shí)施的過程。
對于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通,具有十分重大的意義。
(5)人才隊(duì)伍建設(shè)。
人才是最寶貴的資源。
它不僅需要檔案專業(yè)人才,計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,更需要既懂檔案業(yè)務(wù),又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。
二、當(dāng)前檔案信息化管理面臨的問題。
目前,我們傳統(tǒng)的檔案管理大多以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)的整編程序,以提供紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體,利用等方面的檔案管理過程,其工作量巨大,步驟之繁瑣。
電子信息化技術(shù)的飛越發(fā)展給檔案信息化管理帶來新的機(jī)遇,檔案管理信息化仍然存在大量未解決的難題。
數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合,進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會共享的完整服務(wù)體系。
檔案信息化管理面臨諸多困難和挑戰(zhàn),任重而道遠(yuǎn)。
1、面臨創(chuàng)新的挑戰(zhàn)。
原有檔案管理制度的核心一是為了快速查詢、應(yīng)用,還包括工作模式、工作方法的改進(jìn)與加強(qiáng)。
如圍繞檔案信息系統(tǒng)的上線使用及文檔管理一體化。
加強(qiáng)信息化作業(yè)的推廣,加強(qiáng)檔案室與計(jì)算機(jī)室的工作協(xié)調(diào),使系統(tǒng)逐步優(yōu)化,數(shù)據(jù)存儲更合理化,科學(xué)化,對軟件功能的新需求能夠及時進(jìn)行需求分析與功能開發(fā),不斷加強(qiáng)檔案管理軟件的安全性和便捷性,使整套軟件系統(tǒng)更加體現(xiàn)以人為本,科學(xué)至尚、業(yè)務(wù)全面,統(tǒng)籌兼顧的特點(diǎn)。
對于這類整合,檔案管理系統(tǒng)向深層應(yīng)用發(fā)展時,會出現(xiàn)與其它應(yīng)用系統(tǒng)整合的情況,必須用創(chuàng)新思維來處理好各方面的矛盾。
2、面臨標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的挑戰(zhàn),檔案信息化應(yīng)遵循的規(guī)范性原則。
由于檔案自身的復(fù)雜性,我國政府的檔案管理體系亦比較復(fù)雜,分散管理是其突出特點(diǎn),由于多頭管理,各有政策,造成了管理標(biāo)準(zhǔn)化的困難。
制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,是檔案工作現(xiàn)代化的需要,是提高工作質(zhì)量和效率的需要。
通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件,應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則,只有這樣才能使電子文件的歸檔,傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化,數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,避免出現(xiàn)各自為政,互不兼容,重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
造成大量檔案因密級問題無法發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值。
3、人員配備不合理,技術(shù)支持不全面。
從現(xiàn)在的檔案工作人員來看,既掌握信息技術(shù)、又懂檔案專業(yè)的人才很少,多是專業(yè)知識單一,普通操作型人才。
從年齡結(jié)構(gòu)看,年輕的檔案人員極少,40歲以上的占絕大多數(shù),知識和觀念老化等問題突顯。
技術(shù)上一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著局限,若不能很好加以解決,可能會適得其反。
二是在檔案信息化建設(shè)初期,有大量的紙質(zhì)檔案需要通過掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案,目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜,但速度慢,無法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。()。
1、要加強(qiáng)硬件設(shè)備的配置是夯實(shí)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。
檔案部門必須正確認(rèn)識自身所處的地位,多方面爭取領(lǐng)導(dǎo)支持,將檔案信息化管理納入整個單位信息化管理體系當(dāng)中,才能更好的獲得支持,從而改善設(shè)備條件。
隨著檔案信息量的劇增,人們需要采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理。
尤其是使用多媒體技術(shù),傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的光盤儲存,并實(shí)現(xiàn)全屏幕自動檢索。
2、要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件隨著電子政務(wù)的推行,電子文件從形成到歸檔,涉及到的崗位和人員眾多,電子公文、電子檔案的接收、歸檔、管理必須按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行。
3、要提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。
隨著信息化的發(fā)展,檔案工作迫切需要現(xiàn)代化。
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的`應(yīng)用,實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動化,現(xiàn)代通信技術(shù)的采用,實(shí)現(xiàn)了檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化,運(yùn)用現(xiàn)代光學(xué)技術(shù),實(shí)現(xiàn)了檔案的縮微化、光盤化等等,由于檔案管理設(shè)備和手段現(xiàn)代化的不斷采用,需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)檔案隊(duì)伍,才能適應(yīng)新世紀(jì)檔案工作發(fā)展的需要,適應(yīng)未來社會的需要。
因此,檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度,為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。
4、要加強(qiáng)檔案信息的安全網(wǎng)絡(luò)化的正常運(yùn)行。
對信息利用安全,要建立層次分明、角色明確的信息利用機(jī)制,并建立權(quán)限設(shè)置的流程;對信息保管安全,要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗(yàn)機(jī)制,并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具,利用工具,確保信息的保管安全;在系統(tǒng)安全管理上,通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段,在計(jì)算機(jī)硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患,確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行安全;同時,要加強(qiáng)對工作流程、文件信息以及信息保密的工作。
以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)為信息的廣泛應(yīng)用提供了前所未有的技術(shù)基礎(chǔ)和條件。
檔案管理信息化是一種全新的檔案管理模式,其依托于現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)之上,并逐漸實(shí)現(xiàn)管理工作智能化、技術(shù)化、規(guī)范化的發(fā)展要求。
試論文書檔案的信息化管理論文篇九
2.1架構(gòu)防火墻。在對檔案信息化進(jìn)行建設(shè)時,為了進(jìn)一步保障全網(wǎng)具有一定的安全性就要采取恰當(dāng)?shù)拇胧?。由于防火?qiáng)技術(shù)能夠起到過濾的作用,倘若網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)中存在某些病毒亦或是有關(guān)危險性等情況,那么防火墻就會自動實(shí)現(xiàn)過濾的作用,而且還可以提醒用戶。一般情況下,防火墻技術(shù)不但可以確保內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)安全的目的,而且也能夠確保外部網(wǎng)絡(luò)具有一定的安全性,從而最大程度減少全網(wǎng)安全風(fēng)險系數(shù),將其安全系數(shù)加以提升。2.2利用防火墻。因?yàn)閮?nèi)網(wǎng)系統(tǒng)存在著非常大的信息安全隱患,而且引發(fā)其信息安全隱患的因素也比較多,比如操作人員安全意識薄弱,違規(guī)操作;檔案信息化建設(shè)過程中,針對全網(wǎng)安全的問題,并沒有制定相應(yīng)的安全管理制度;技術(shù)管理存著缺陷;違規(guī)外聯(lián)或者違規(guī)接入等。上述這些元素都有可能影響全網(wǎng)安全,而防水墻技術(shù)能夠提高內(nèi)網(wǎng)安全系數(shù),與此同時,還能夠有效的避免外網(wǎng)系統(tǒng)不安全因素的侵入。防水墻技術(shù)與防火墻以及內(nèi)網(wǎng)隔離等技術(shù)有著明顯的區(qū)別,防火墻等技術(shù)主要是針對外網(wǎng)訪問控制系統(tǒng),而防水墻針對的是內(nèi)網(wǎng)安全系統(tǒng),防水墻是最新開發(fā)出來的產(chǎn)品,其主要的作用是確保內(nèi)部檔案信息等重要的數(shù)據(jù)信息不被竊取,目前這種技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在檔案內(nèi)部安全管理中。2.3采用網(wǎng)絡(luò)隔離。由于網(wǎng)絡(luò)中存在較多的安全隱患,因此重要的文件在儲存亦或是輸送的過程中,往往會受到一定程度的干擾,嚴(yán)重的可能出現(xiàn)竊取的現(xiàn)象。而該技術(shù)一般都可以將網(wǎng)絡(luò)中遇到的.安全隱患進(jìn)行處理,從而促使文件可以得到正常的傳輸亦或是存儲,從而將電子檔案的安全性加以提升。一般情況下,網(wǎng)絡(luò)隔離技術(shù)有著諸多的功能,經(jīng)常使用的功能就是處理好系統(tǒng)存在的漏洞情況。不僅僅如此,該技術(shù)還可以恰當(dāng)?shù)慕鉀Q網(wǎng)絡(luò)使用以及安全問題,該技術(shù)經(jīng)常以網(wǎng)絡(luò)安全為主要內(nèi)容,從而達(dá)到互聯(lián)互通的目的。然而,相關(guān)人員在采取該技術(shù)的時候,需要做好相應(yīng)的數(shù)據(jù)交換工作,而交換的方式較為特殊,并不僅僅使用內(nèi)外網(wǎng)直接進(jìn)行交換的,需要在中間設(shè)置一個設(shè)備,通過該設(shè)備來完成相應(yīng)的交換工作,并且在數(shù)據(jù)交換的時候,內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間是處于不聯(lián)通的狀態(tài)。2.4使用入侵檢測系統(tǒng)。一般情況下,系統(tǒng)在入侵以后通常會留有一些痕跡,這樣就需要相關(guān)人員采取恰當(dāng)?shù)臋z測技術(shù),能夠在第一時間查找非法入侵的情況,并采取科學(xué)的措施來預(yù)防此類情況的發(fā)生,減少危害所帶來的損失。一般的檢測技術(shù)有查看共享、查看進(jìn)程等。而通過人為的方式對系統(tǒng)檢測所具有的技術(shù)水平以及工具都會存在一定的限制性,無法滿足對當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展。而該技術(shù)就能夠科學(xué)恰當(dāng)?shù)膶ο到y(tǒng)進(jìn)行檢測,并采取恰當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)行維護(hù)。2.5用戶的賬戶和數(shù)據(jù)保護(hù)。通常情況下,全網(wǎng)系統(tǒng)都會設(shè)置相應(yīng)的賬戶。然而,往往會發(fā)生用戶密碼被盜用亦或是侵入的現(xiàn)象,從而致使信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的情況。所以,依據(jù)用戶賬戶就要采取相應(yīng)的預(yù)防手段,例如設(shè)置較為繁瑣的密碼,只有這樣才能夠提高密碼破解的難度水平、設(shè)置限制權(quán)限不允許其他用戶進(jìn)行登陸等。除此之外,當(dāng)網(wǎng)絡(luò)在通信的環(huán)境下,還能夠?qū)νㄐ胖兴械母鞣N信息做好相應(yīng)的加密工作。這樣做的目的是保障網(wǎng)絡(luò)不被竊取,由于一些文件基本都屬于機(jī)密文件,依據(jù)這類文件來看一定要做好加密工作,從而使文件數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)安全的目的。2.6采用漏洞掃描工具。就網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全漏洞而言,相關(guān)人員能夠應(yīng)用某些經(jīng)常使用的漏洞掃描工具,對有些漏洞采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施,避免出現(xiàn)更多的損害。因?yàn)槟承┓欠ㄈ藛T也是利用這些掃描工具通過這些漏洞而竊取信息的。所以,相關(guān)人員在對漏洞進(jìn)行掃描的過程中,倘若發(fā)現(xiàn)漏洞,那么就要及時采取相應(yīng)的防范措施,避免出現(xiàn)過多的損失。
3結(jié)論。
通過以上內(nèi)容的論述,可以得知:檔案信息化在建設(shè)的過程中,由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也要求相關(guān)人員可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上,一起參與到系統(tǒng)安全保護(hù)工作中。除了要對系統(tǒng)的安全進(jìn)行管理外,還需要對員工的操作技能進(jìn)行培訓(xùn),促使員工可以不斷地學(xué)習(xí),最大程度避免因?yàn)槿藶橐蛩囟霈F(xiàn)的安全事件。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇十
我公司為全面提高檔案工作管理水平適應(yīng)數(shù)字檔案管理的需要更好地為單位各項(xiàng)工作服務(wù)筆者所在的單位通過了湖北省檔案工作規(guī)范管理“aaa”級評審。我們以達(dá)標(biāo)升級為契機(jī)我們使用清華紫光檔案管理軟件開發(fā)建立了檔案數(shù)據(jù)庫提高公司檔案信息化管理水平。
(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長。使用軟件,首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描,轉(zhuǎn)換dpf電子文件,然后掛接入庫,以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同,除了入檔案數(shù)據(jù)外,我們還可以根據(jù)不同的需要,選擇不同的電子載體,vcd、dvd光碟、小容量的閃存u盤,大容量的移動硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷,易于傳遞,且儲存時間長,受外部環(huán)境影響小,不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率。
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用,工作量大,效率很低,費(fèi)時費(fèi)力。實(shí)行信息化后,檔案人員從繁重的手工勞動中解脫出來,可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立oa系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口,這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過使用文件管理功能,將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫;文件管理功能完成對文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫中,需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人,每個人分管的檔案都不相同,一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫的檔案時,需要花費(fèi)很長的時間,必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來,然后根據(jù)卷號再去庫房查找,費(fèi)時、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后,專職檔案人員無論是自己負(fù)責(zé)的檔案,還是他人負(fù)責(zé)的檔案,可以實(shí)現(xiàn)即時查詢,檔案人員選取最佳的查詢方式,在檔案庫中檢索出需要的檔案信息,極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對借閱檔案者,可以自動產(chǎn)生催還記錄,對過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢,找到所需的'檔案目錄,同時對電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過檔案管理人員,檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會自動記錄網(wǎng)上對電子檔案查詢和利用的情況,隨時可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶需要借閱檔案實(shí)體,可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù),取走檔案實(shí)體;也可以通過網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請,檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請后,用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理,并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策,由系統(tǒng)自動進(jìn)行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實(shí)行了可控。對過期檔案需鑒定銷毀的,可以直接利用計(jì)算機(jī)管理,操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng),通過銷毀申請自動得到過期檔案的目錄,并打印銷毀申請。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請的檔案目錄和原文信息,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對鑒定銷毀申請的處理意見對其進(jìn)行處理:更改過期檔案的密級和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改,則更改檔案的目錄信息,重新存入檔案庫中;如果選擇銷毀,則將被掛接的原文刪除,并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。
(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面,因此對于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握web技術(shù),ip技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等計(jì)算機(jī)專門技術(shù),還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員,由于該人員缺乏檔案管理方面的知識,一旦出現(xiàn)疏忽情況,網(wǎng)站就沒有人維護(hù)、更新,甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對檔案信息安全不容樂觀。
在公司檔案逐步數(shù)字化的過程中,紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)并存,而由于我們對數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉,容易引發(fā)許多問題。例如,電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑ke的攻擊而造成文件被偷盜、被修改,甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況,現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對安全。
(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度。
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上,與紙質(zhì)載體密不可分,因此真實(shí)性和原始性鑒別,憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制,紙質(zhì)檔案信息密度比較小,所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過光、電信號的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上,不能在載體上直接讀取,必須通過計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換,雖然存儲量大、節(jié)省了貯存空間,但在信號轉(zhuǎn)換過程中,由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響,容易造成信息的丟失或刪改,卻不易被察覺。
(四)電子檔案的法律效力問題。
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定,電子檔案由于沒有固定的載體,所以,制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難,這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
(五)信息化進(jìn)程有待加快。
雖然我單位檔案案信息化工作已開展多年,建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫,但庫存檔案還有一部分沒有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作,檔案的信息化程度不高,而是停留在維持檔案日常的簡單管理上,甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作,手工查閱、檢索、利用檔案,并沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理,使檔案的利用效率偏低,影響了檔案利用工作的水平。
3解決問題的途徑。
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障,我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如:檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度,轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念,增強(qiáng)全社會利用檔案的意識。
首先,檔案人員要抓住有利時機(jī),向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作,介紹檔案工作的情況及取得的成就,通過舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布相關(guān)信息等各種有效的傳播手段,宣傳檔案工作的重要性。其次,盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動,特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位,讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識,重視檔案工作,加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍。
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè),坐等利用”的“管理員”了,而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個歷史轉(zhuǎn)折期,檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變,才能適應(yīng)時代的要求。有的同行認(rèn)為,信息時代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”,和“知識創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,公司檔案管理雖然也要跟上了這個“潮流”,但目前我們使用檔案管理軟件,還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作,檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動,離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長的路要走,需要通過公司員工的共同努力,使豐富的庫藏資源得到充分利用,實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合,從而達(dá)到自動化、實(shí)時化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十一
檔案工作,是各個組織、單位對工作內(nèi)容和工作過程涉及的有價值的相關(guān)歷史性資料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)的活動,其具有憑證價值和參考價值,還是規(guī)范管理的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè),是當(dāng)前檔案管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作和檔案管理科學(xué)化的保障性工作。針對檔案管理信息化建設(shè)方面,本文從提高認(rèn)識,加強(qiáng)投入,為檔案管理信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)性保障;轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式,把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒒芾?;?yōu)化檔案信息化管理建設(shè)工作人員的專業(yè)性結(jié)構(gòu),提升工作能力;加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè),落實(shí)檔案信息公開;注重檔案信息化管理建設(shè)安全性,避免蓄意篡改、非法利用;規(guī)范檔案信息錄入,保證電子檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確;完善數(shù)字檔案館建設(shè)共七個方面闡述了筆者的建議。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十二
隨著建筑業(yè)的蓬勃發(fā)展,各建筑企業(yè)建筑的競爭逐漸加劇,對工程管理信息化提出越來越高的要求.信息化管理效率的提高對管理軟件提出了挑戰(zhàn).當(dāng)前,大多數(shù)企業(yè)在數(shù)據(jù)的保持與處理方面,仍然采用局域網(wǎng)共享的手段,而對于項(xiàng)目管理軟件的實(shí)際操作的應(yīng)用功能不熟悉.當(dāng)前,我國自主研發(fā)管理信息軟件難以滿足工作需求,由于國外的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平與市場意識形態(tài)與我國不同,專業(yè)的信息管理軟件價格昂貴,不能適應(yīng)我國建筑企業(yè)工程管理工作的需要.
2對我國建筑行業(yè)工程管理信息化發(fā)展提出的建議。
2.1促進(jìn)管理信息的均衡發(fā)展。
針對不同地區(qū)存在的工程管理信息化發(fā)展水平差異較大,相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該根據(jù)各地區(qū)的發(fā)展需要,確保各地區(qū)的工程信息平衡發(fā)展,不論是在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的東南沿海地區(qū),還是在內(nèi)陸相對落后的地區(qū),要保證信息的數(shù)量、傳播途徑都能達(dá)到均衡發(fā)展的狀態(tài),為工程管理信息化發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境.
打破傳統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)管理模式,在傳統(tǒng)的電話、書信等通信的基礎(chǔ)上,運(yùn)行運(yùn)行新的通信方式,如:郵件、專門的通訊軟件等.這樣可以極大的提高信息傳遞速度,讓通訊更加方便快捷.建筑企業(yè)若想從根本上提高信息化水平,就必須加強(qiáng)對數(shù)據(jù)的管理,不斷地學(xué)習(xí)科學(xué)的管理信息知識,引進(jìn)先進(jìn)的管理信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)工程管理的高科技信息化.
2.3加強(qiáng)對信息化軟件的開發(fā)與推廣應(yīng)用。
工程管理工作復(fù)雜多變,在具體的工程管理信息化操作過程中,建筑企業(yè)難以找到符合自身發(fā)展的信息化管理軟件.因此,企業(yè)要根據(jù)自身的工程管理現(xiàn)狀,利用先進(jìn)的信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)應(yīng)用計(jì)算,研發(fā)適合自身發(fā)展需要的工程管理信息化軟件,降低購買管理信息軟件所使用的成本,提高企業(yè)的實(shí)際效益.在建筑企業(yè)工程管理過程中,加強(qiáng)對信息化專業(yè)軟件的推廣與應(yīng)用,可以幫助建筑企業(yè)節(jié)省管理運(yùn)行成本,有效地避免在施工過程中對人力和物理的浪費(fèi),并使用專業(yè)軟件時不斷的提高企業(yè)工程管理信息化水平.
實(shí)現(xiàn)工程管理信息化對件整個工程管理至關(guān)重要.通過對工程管理信息化在企業(yè)的應(yīng)用狀況,總結(jié)歸納以下三方面的作用:第一,減輕管理者負(fù)擔(dān),了解工程進(jìn)展.管理人員可以通過公共的、多層次的信息管理平臺,以互聯(lián)網(wǎng)為平臺,進(jìn)行信息傳遞與工作交流,讓工程管理人員及時了解工程進(jìn)展與動態(tài),提高管理人員的工作效率,從而減輕工作負(fù)擔(dān);第二,提高管理水平,預(yù)測工程風(fēng)險.工程管理人員若能有效的將信息技術(shù)應(yīng)用到工程管理中,將會極大的提高工程管理水平,預(yù)測建筑工程中存在的風(fēng)險,并對風(fēng)險進(jìn)行分析,及時采取針對性防范和控制措施;第三:有效地處理與存儲數(shù)據(jù).使用工程管理信息能夠有效地將建筑工程中的信息采用結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的形式加以處理和儲存,以便在工程檢測或驗(yàn)收時作為參考.
隨著我國建筑業(yè)工程管理信息化的發(fā)展,cad技術(shù)的使用已基本普及,但在應(yīng)用高科技工程管理日案件進(jìn)行信息化管理方面,與關(guān)外建筑企業(yè)存在著一定差距.當(dāng)前,大多數(shù)建筑企業(yè)只能簡單的利用局域網(wǎng)絡(luò)和低端軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,運(yùn)用高科技軟件管理的企業(yè)相對較少,這種現(xiàn)狀反應(yīng)了我國建筑企業(yè)在工程管理信息化的發(fā)展趨勢,即對高科技項(xiàng)目管理軟件的應(yīng)用,建筑企業(yè)要根據(jù)自身的發(fā)展?fàn)顩r,制作適合自身發(fā)展需求的管理信息軟件,并實(shí)際的工程管理中進(jìn)行推廣應(yīng)用.
4.1明確工作目標(biāo)。
根據(jù)需要服務(wù)對象的特征和需要,了解工程管理過程中決策部門與執(zhí)行部門的信息需要,針對不同的服務(wù)對象,制定不同的工作方案.明確服務(wù)對象,若有多個服務(wù)對象,則應(yīng)該根據(jù)不同對象提出的目標(biāo)綜合可慮,最后明確總工作目標(biāo).
4.2尋找信息源。
由于建筑工程工作量大、過程復(fù)雜,需要的工程信息涉及眾多方面.分為外部信息和內(nèi)部信息,外部信息有:國家頒布的政策與法規(guī)、宏觀經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展動態(tài)、科學(xué)技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r以及趨勢、建筑管理當(dāng)?shù)氐臍夂蚺c天氣、市場需求以及變化、社會環(huán)境和自然生態(tài)環(huán)境等.內(nèi)部信息有:企業(yè)自身的各種資源狀況、工程決策狀況、工程管理過程中的動態(tài)信息等.實(shí)現(xiàn)工程管理信息化要了解信息來自何方,怎樣獲取信息.
4.3選擇采用技術(shù)。
建立工程管理信息系統(tǒng)需要采用許多相關(guān)技術(shù),如:信息采集技術(shù)、信息篩選技術(shù)、信息分析技術(shù)、信息輸出技術(shù)、加工技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)連接技術(shù)等.其中,篩選技術(shù)主要對信息進(jìn)行過濾,在工程管理過程中,可以將建筑企業(yè)的資源分為信息資源和物資資源,由于物資資源具有一定的稀缺性,在施工時需要節(jié)約使用,防止浪費(fèi),而信息資源帶有冗余性,不加以篩選就會造成信息泛濫.因此,需要對信息資源進(jìn)行認(rèn)真的篩選,既要確保信息的`數(shù)量,也要確保信息的質(zhì)量,這就要求信息系統(tǒng)具備強(qiáng)大信息處理功能.
4.4設(shè)計(jì)應(yīng)用項(xiàng)目。
不同的服務(wù)對象所關(guān)注的信息有所不同.例如:在工程管理過程中,甲方關(guān)心的是工程進(jìn)度、工程質(zhì)量、工程成本控制.而乙方關(guān)心的是施工效率、施工安全、施工環(huán)境等.根據(jù)不同的服務(wù)對象,信息系統(tǒng)應(yīng)該設(shè)立不同應(yīng)用項(xiàng)目,以供不同的對象使用.
5工程管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)。
5.1建立完善的工程信息檔案。
由于工程信息屬于一次性活動,所以工程信息管理系統(tǒng)需要針對具體的工程需求構(gòu)建系統(tǒng),信息系統(tǒng)記錄各個工程管理階段、施工環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的信息,在該工程竣工后,建立完善的工程信息檔案.盡量不要使用長期固定的應(yīng)用系統(tǒng),采集不同工程的信息.
5.2加強(qiáng)施工過程中各部門的聯(lián)系。
由于一項(xiàng)工程會涉及許多建筑企業(yè)以及其他組織,工程管理信息系統(tǒng)建立需要加強(qiáng)各建筑企業(yè)與建筑企業(yè)內(nèi)部各部門的聯(lián)系,在加強(qiáng)各企業(yè)各部門相互聯(lián)系的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用.
5.3兼容性強(qiáng)。
信息系統(tǒng)只有具備強(qiáng)大的兼容性時,才能綜合應(yīng)用各項(xiàng)信息技術(shù),將工程管理過程中的各個子系統(tǒng)聯(lián)系起來.由于各企業(yè)的施工狀況有所不同,在工程管理過程中使用的信息技術(shù)不同,信息系統(tǒng)的構(gòu)造不同,標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)格不同.由于信息系統(tǒng)屬于異構(gòu)網(wǎng)絡(luò),所以,建筑企業(yè)在構(gòu)建信息系統(tǒng)時需要著重解決接口問題.
可以將工程管理理解為數(shù)據(jù)信息在工程各參與方之間進(jìn)行傳遞和互動的過程.傳統(tǒng)的工程管理模式中,使用電話或者書信的方式傳遞數(shù)據(jù)信息,這種方式需要各部門積極配合,若各部門之間缺乏有效的溝通,不能積極的配合,信息傳遞效率就會變得緩慢,從而降低了信息傳遞的有效性和及時性.為了提高信息互動或傳遞效率、提高信息互動質(zhì)量,建筑企業(yè)需要避免管理的交叉重疊.工程信息系統(tǒng)主要以工作人員工作為主要內(nèi)容,圍繞工程管理過程中產(chǎn)生信息,實(shí)現(xiàn)一次輸入,多次利用.運(yùn)用企業(yè)的優(yōu)勢資源,建立安全可靠、方便快捷的數(shù)據(jù)可,促進(jìn)工程管理信息化的實(shí)現(xiàn).
6.2建立一體化工程管理信息系統(tǒng)。
由于建筑行業(yè)飛工作流程極為復(fù)雜,在立項(xiàng)招標(biāo)時遵守國家和行業(yè)規(guī)定的政策或辦法,整個招標(biāo)過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息,這些招標(biāo)信息也是企業(yè)作為成本預(yù)算的主要依據(jù).在具體的施工過程中,工程管理會涉及到計(jì)劃進(jìn)度、成本預(yù)算、定額成本、物資分配、安全管理等方面,在建立信息工程管理信息系統(tǒng)是需要充分的考慮這些方面的因素,突破單方面的限制,將各個要素有效的連接起來,進(jìn)而協(xié)調(diào)各個部門之間的聯(lián)系,加強(qiáng)對各部門的管控,逐步實(shí)現(xiàn)工程管理信息化.建筑企業(yè)可以利用工程管理信息系統(tǒng)不斷的優(yōu)化管理結(jié)構(gòu).
6.3以互聯(lián)網(wǎng)平臺為基礎(chǔ)。
互聯(lián)網(wǎng)是工程信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的基本基礎(chǔ).在工程項(xiàng)目管理過程中,由于各個項(xiàng)目分散并且相距較遠(yuǎn),給工程管理工作帶來較大的困難.針對這種情況,可以應(yīng)用相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)軟件,以互聯(lián)網(wǎng)平臺為基礎(chǔ),建立各個項(xiàng)目之間的聯(lián)系,逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的一體化管理,讓建筑企業(yè)、承包商、業(yè)主等利用互聯(lián)網(wǎng)平臺,充分的實(shí)現(xiàn)信息共享,根據(jù)工程管理的需要,不斷的完善信息管理系統(tǒng).
6.4建立多層次的管理平臺。
工程信息化的建立需要考慮各個合作方需求,創(chuàng)建能夠遠(yuǎn)程監(jiān)控,能夠?qū)嵤┈F(xiàn)場管理、能夠與合作方有效地溝通協(xié)調(diào)、能夠?qū)⑾蛐畔⒓皶r分享的多層次信息網(wǎng)絡(luò)平臺.建筑企業(yè)需要認(rèn)識到,建筑工程實(shí)施工程中各項(xiàng)目施工都會發(fā)生變化,項(xiàng)目的變化必定牽動著厲害關(guān)系人,例如:當(dāng)?shù)卣I(yè)主、設(shè)計(jì)院等.還會牽動到許多施工環(huán)節(jié),例如:現(xiàn)場施工管理、合同管理、材料管理、財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理等.通過建立多層次的管理平臺,才能科學(xué)的管控這些環(huán)節(jié),協(xié)調(diào)與解決各個厲害管理人和各個工程管理環(huán)節(jié)中存在的問題,實(shí)現(xiàn)信息資源信息化,以提高工程管理效率、縮短施工時間、節(jié)省施工成本.
7結(jié)束語。
綜上所述,實(shí)現(xiàn)工程管理信息化能夠減輕管理人員負(fù)擔(dān),了解工程進(jìn)展、提高管理水平,預(yù)測工程風(fēng)險、有效的處理與存儲數(shù)據(jù),極大的提高企業(yè)運(yùn)行管理效益.本文闡述了我國工程管理信息化發(fā)展存在的發(fā)展水平差異較大、對工程管理信息化的認(rèn)識不夠充分、難以滿足工作需求等問題.并針對問題制定了促進(jìn)管理信息的均衡發(fā)展、逐步完善工程管理信息化工作流程、加強(qiáng)對信息化軟件的開發(fā)與推廣應(yīng)用等措施.探討了工程管理信息化的作用與發(fā)展趨勢、工程管理信息化工作流程、工程管理信息化發(fā)展策略,以加強(qiáng)建筑企業(yè)對工程管理信息化的認(rèn)識。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十三
高校后勤檔案由后勤保障部門在各項(xiàng)服務(wù)保障工作中的原始信息數(shù)據(jù)形成。后勤各個部門都依據(jù)本部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容建立相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng),如節(jié)能維修系統(tǒng)、庫房管理系統(tǒng)、安防管理系統(tǒng)等。按照大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn),這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)文件、流媒體文件、圖片文件都屬于后勤檔案收集范圍,具有很高的保存、利用價值。目前,各類服務(wù)保障項(xiàng)目的增加、驗(yàn)收流程的嚴(yán)謹(jǐn),使得數(shù)據(jù)保存的作用和價值愈發(fā)凸顯,加強(qiáng)“痕跡管理”直接導(dǎo)致了巨大的數(shù)據(jù)量。不僅如此,電子檔案數(shù)據(jù)還包括文件本身的數(shù)字轉(zhuǎn)化,通過人工方式生成新的數(shù)據(jù)類型也成為主要的數(shù)據(jù)增長來源。
(二)后勤檔案數(shù)據(jù)類型多源異構(gòu)。
高校后勤檔案涉及后勤行政管理、財(cái)務(wù)管理、工程管理等多項(xiàng)服務(wù)保障項(xiàng)目,檔案數(shù)據(jù)囊括辦公文件、項(xiàng)目合同、宣傳資料等,各個業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)也產(chǎn)生不同類型的數(shù)據(jù)檔案,形成非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)共同存在、交叉聯(lián)系的現(xiàn)象,造成了檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)的新特點(diǎn)。
(三)后勤檔案的利用需求更加多樣化。
大數(shù)據(jù)的應(yīng)用背景下,高校后勤各個部門的業(yè)務(wù)系統(tǒng)不僅是是數(shù)據(jù)的產(chǎn)生者,同時也是數(shù)據(jù)的利用者。在利用檔案數(shù)據(jù)方面涉及后勤制度建設(shè)、文化建設(shè)等方面的工作。后勤利用統(tǒng)計(jì)后的大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析學(xué)校師生對后勤服務(wù)保障的需求、滿意度,作為不斷改善、提升后勤服務(wù)保障工作的依據(jù);同時高校后勤的功能較傳統(tǒng)后勤有了更加豐富的內(nèi)容,后勤社會化程度不斷提高對后勤文化建設(shè)也提出了更高的要求,后勤內(nèi)涵建設(shè)、文化宣傳活動產(chǎn)生的流媒體資料、圖片資料、特色資料檔案也在不斷增多。因此,后勤檔案的利用手段、方式也隨著需求的豐富變得更加多樣化。
(四)大數(shù)據(jù)分析提升后勤檔案利用價值。
高校后勤檔案是后勤一線服務(wù)保障工作最直接、最真實(shí)的信息記錄,并且在推動后勤檔案信息化管理向大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用過渡的進(jìn)程中,各個服務(wù)保障業(yè)務(wù)產(chǎn)生的各種中間數(shù)據(jù)、重點(diǎn)數(shù)據(jù)均有其利用價值。因此,利用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能對不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、工作過程產(chǎn)生的大量初級的、多樣的、碎片化的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入地分析挖掘,才能真正激發(fā)后勤檔案的寶貴利用價值。
隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用,特別是后勤社會化改革的需要,也對高校檔案信息化管理提出了更高的要求。但是,受到檔案收集、整理、歸納的傳統(tǒng)方式影響和缺乏信息化技術(shù)應(yīng)用的限制,后勤檔案管理仍停留在對紙質(zhì)檔案的初級管理層次,尚存在以下幾個問題:。
(一)后勤檔案管理方式傳統(tǒng)粗放,檔案信息決策功能受到限制。
目前,后勤檔案管理缺乏對檔案中記錄的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次地統(tǒng)計(jì)、分析,忽視對各類分散信息的整理,缺乏對大數(shù)據(jù)環(huán)境下動態(tài)數(shù)據(jù)流的前端控制和全程管理的能力,使檔案管理整體結(jié)構(gòu)不合理,容易導(dǎo)致重要信息資料的價值被忽視,無法充分發(fā)揮后勤檔案在服務(wù)保障項(xiàng)目推進(jìn)過程中的指導(dǎo)作用,制約了利用檔案中的信息資料開展推動服務(wù)保障工作的決策作用。
高校后勤檔案管理主要依靠兼職人員進(jìn)行管理,缺乏相應(yīng)的統(tǒng)一管理機(jī)制,后勤檔案管理的制度建設(shè)還需完善。由于后勤檔案管理組織的缺失和機(jī)制建設(shè)不完善,直接造成后勤各類檔案管理工作相對滯后,檔案的保管、保密等工作都沒有相關(guān)的制度參照執(zhí)行,容易造成資料流失,嚴(yán)重影響檔案應(yīng)用效率。
信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用,增加了后勤檔案信息化管理工作的風(fēng)險,直接給信息安全帶來隱患。目前后勤檔案管理主要人員屬于兼職,由于工作量大,工作內(nèi)容繁瑣,因此容易忽略檔案信息安全管理。同時由于管理人員信息化技術(shù)水平的限制,對信息安全的管理存在不足,易造成檔案信息的丟失或泄露。
(四)后勤信息檔案信息化技術(shù)應(yīng)用率低,容易形成“信息孤島”
在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用背景下時代下,復(fù)雜多樣的數(shù)據(jù)類型和存儲格式使電子檔案文件的統(tǒng)一收集難度增加,同時對檔案利用的方式過于傳統(tǒng),缺乏多元化的利用手段,容易使各類檔案形成“信息孤島”,難以發(fā)揮其真正的信息支持功能。
針對目前高校后勤檔案信息化管理存在的問題,在大數(shù)據(jù)背景下,尚無法完全體現(xiàn)后勤檔案的利用價值,實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。因此,高校后勤需要通過設(shè)計(jì)建設(shè)檔案信息化管理平臺,并推動應(yīng)用大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)與檔案信息化管理工作相結(jié)合,實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理方式,進(jìn)一步推進(jìn)高校后勤檔案信息化管理工作改革。
(一)樹立后勤檔案大數(shù)據(jù)信息化管理工作理念,為數(shù)字化管理奠定管理基礎(chǔ)。
要利用大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)充分實(shí)現(xiàn)高校后勤檔案利用價值,必須轉(zhuǎn)變高校后勤“重藏輕用”的管理觀念。明確建立檔案數(shù)字化管理是必要手段,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)決策支持才是檔案管理工作的最終目的。通過創(chuàng)新建立相應(yīng)的信息化管理機(jī)制,才能更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案信息化管理中的作用。
(二)建立高校后勤檔案大數(shù)據(jù)信息化管理工作機(jī)制,確保管理工作規(guī)范、安全、高效。
伴隨高校后勤大數(shù)據(jù)信息管理工作的推進(jìn),應(yīng)及時建立配套的管理制度,明確檔案收集、處理、使用的工作標(biāo)準(zhǔn)和管理責(zé)任,通過制度建設(shè)規(guī)范后勤檔案管理工作。在建立完善制度的同時,明確細(xì)化檔案管理工作的具體要求,配合檔案大數(shù)據(jù)管理建設(shè)需求,確保后勤檔案數(shù)字化管理工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化、規(guī)范化。并通過制度規(guī)范做好檔案使用要求和保密制度,保證后勤檔案安全管理,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)高效利用。
(三)建立高質(zhì)量的檔案管理人才隊(duì)伍,提高檔案數(shù)字化管理工作效率。
目前高校后勤檔案管理工作主要由后勤內(nèi)部的非專業(yè)或兼職人員進(jìn)行管理。這些人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識,數(shù)字化、信息化管理技術(shù)的掌握和使用也受到學(xué)歷、年齡的限制,極大地影響了檔案管理工作效率。因此,在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下,要建立專業(yè)的檔案信息化管理隊(duì)伍。通過引進(jìn)專業(yè)人員或加強(qiáng)本單位專業(yè)人才培養(yǎng),培養(yǎng)和提高管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和綜合管理水平。同時,還要全面加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng),從安全意識、信息風(fēng)險意識以及保密意識等,提高檔案管理工作人員的責(zé)任感,優(yōu)化管理人員內(nèi)部結(jié)構(gòu),有效提高后勤檔案管理工作效率。
作者:呂麗華于濤單位:天津職業(yè)大學(xué)。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十四
高校檔案是高校從事科研教學(xué)、黨政管理及其余各項(xiàng)活動過程中形成的對社會和學(xué)校具有一定保存價值的各種文字記錄、影像資料、圖標(biāo)資料等不同存儲類型的歷史記錄,是高校進(jìn)步發(fā)展的歷史見證,也是衡量一所高校教育教學(xué)質(zhì)量是否提高、科研學(xué)術(shù)水平和管理水平是否取得長足進(jìn)步的重要尺度,在高校發(fā)展中起著舉足輕重的作用。隨著高校無紙化辦公、數(shù)字化教學(xué)以及科技網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,信息技術(shù)在高校檔案管理過程中發(fā)揮了極其重要的作用,加之?dāng)?shù)字化校園建設(shè)的提出,也要求高校充分利用信息技術(shù),不斷獲取信息、更新信息、及時有效的傳遞信息和應(yīng)用信息,不斷向社會提供更多具有重要意義的檔案信息。高校檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化,無疑能有效快捷、保質(zhì)保量地為我國高等教育科研管理事業(yè)服務(wù)。
1高校檔案管理工作中存在的不足。
1.1管理形式落后、意識淡薄。
現(xiàn)如今我國諸多高校的高層管理者認(rèn)為高校的當(dāng)務(wù)之急是緊抓、狠抓教育教學(xué)質(zhì)量和科研學(xué)術(shù)水平,忽視檔案管理工作,致使高校檔案管理工作地位不高、責(zé)任不明,在一定程度上影響了高校檔案管理工作的順利開展,甚至滯緩了學(xué)校的高效建設(shè)與快速發(fā)展。一些管理者認(rèn)為檔案管理就是簡單的記錄和保管,工作任務(wù)簡單,無需專業(yè)人士負(fù)責(zé)管理,采取其他工作人員兼職或改行或者聘用離退休人員從事檔案管理,致使管理人員素質(zhì)參差不齊,專業(yè)知識水平欠佳,工作中疏漏百出,如各類檔案分類不清、歸檔范圍不明,導(dǎo)致各類檔案收集不齊全;加之,缺乏檔案管理的理論指導(dǎo),使得整理檔案時文件先后順序顛倒,案卷標(biāo)題擬定不準(zhǔn)確,保管期限寬嚴(yán)劃分不一,組卷水平整體不高,嚴(yán)重影響高校檔案管理質(zhì)量。更有甚者,很多高校在檔案管理與建設(shè)過程中投入資金不足,使得創(chuàng)新管理工作開展受阻,庫房和辦公設(shè)施落后,加之長年累積在檔案管理上的故步自封,使得繁雜工作得不到優(yōu)化,形成惡性循環(huán)進(jìn)而阻礙了檔案管理的建設(shè)發(fā)展[1]。
1.2管理制度不完善、體制不健全。
普通高等學(xué)校檔案管理工作起步較晚,制度不完善,體制不健全,對檔案的日常管理與建設(shè)工作不重視,以致檔案資料建設(shè)不齊全,相當(dāng)一部分檔案存于個人或者沒有及時收集整理歸檔。如各學(xué)院每學(xué)期都有教師外出培訓(xùn)學(xué)習(xí),卻無具體實(shí)施過程中的文字記錄,也無培養(yǎng)計(jì)劃與總結(jié);各院系實(shí)驗(yàn)室每天對學(xué)生開放實(shí)驗(yàn),但沒有詳細(xì)的使用記錄和改進(jìn)意見統(tǒng)計(jì),均對高校的教育改革和建設(shè)形成一定阻礙。在教學(xué)和科研工作中,雖然各職能部門管理者傾注了大量的心血,細(xì)致工作,詳實(shí)記錄,但部分工作出于種種原因當(dāng)時未能全面、及時的記錄或材料零星記錄或分散存放,加上無專業(yè)人士管理負(fù)責(zé),幾經(jīng)易手容易導(dǎo)致資料丟失、混亂。這樣一來,在日后學(xué)校建設(shè)或改革中需要相關(guān)材料時,不得不重新添補(bǔ)、整理,花費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力,造成了巨大損失的同時給學(xué)校的日常教學(xué)管理和教學(xué)工作帶來一定程度上的影響。
1.3檔案使用效率低下、功能單一。
高校檔案是高校發(fā)展歷程的見證,也是高校改革發(fā)展的寶貴財(cái)富。但是,檔案只有經(jīng)過開發(fā)利用才能成為有效資源,其價值才能被很好地發(fā)掘和利用,才能很好的服務(wù)于高校的建設(shè)發(fā)展中。然而,當(dāng)前高校由于疏忽了檔案管理工作,缺乏檔案宣傳,使得檔案信息資源的重要性得不到重視。而且,檔案檢索系統(tǒng)缺乏或不完善、不科學(xué),不能及時準(zhǔn)確地為使用者提供向?qū)Ш筒樵兯栀Y料;檔案編研工作力度不足,不能及時有效的對信息進(jìn)行編輯加工或形成各種編研成果,信息分散削弱了檔案信息資源的高效性;硬件建設(shè)不足,設(shè)備更新緩慢也是阻礙檔案利用效率的重要因素。因此,高校管理者需提高檔案管理意識,加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè),保障檔案設(shè)施的先進(jìn)性,只有這樣才能使得檔案信息資源在科研教學(xué)、行政管理等工作中得到很好的利用。
高校是一個信息化高度發(fā)展及應(yīng)用極為普遍的教育機(jī)構(gòu),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在這里得到快速發(fā)展和應(yīng)用,并給日常教學(xué)科研及行政管理等工作中帶來極大的便利。作為高校資源建設(shè)的重要部分,檔案的信息化管理也受到越來越多的關(guān)注和支持,從而開展檔案信息化管理也是響應(yīng)學(xué)校信息化發(fā)展號召的需求,保障學(xué)校信息資源及時有效地記錄、更新及傳播[2]。
2.1檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。
高等學(xué)校是傳播文化、傳承文明的文化事業(yè)機(jī)構(gòu),它的文化沉積與文化理念是高等學(xué)校發(fā)展和辦學(xué)的重要內(nèi)涵。檔案管理部門是負(fù)責(zé)收集、記載、保管和研究并提供這些相關(guān)資料、信息的部門,在高等學(xué)校文化底蘊(yùn)與文化積累過程中,具有舉足輕重的作用。教育體制的不斷深入革新,高校的全面快速發(fā)展使得交往活動與教學(xué)科研管理等相關(guān)工作門類眾多、內(nèi)容多彩,相應(yīng)的檔案門類和信息數(shù)據(jù)急劇增長;另外一方面,隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展,高校發(fā)展也進(jìn)入信息化時代,電子政務(wù)使辦公自動化程度得到提高及普及,檔案載體類型也由最初單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展成為圖片、聲像、光盤、移動硬盤等多種載體檔案,載體信息容量大,不穩(wěn)定因素多,因此,需要對載體信息實(shí)施信息化管理。
2.2檔案工作人員素質(zhì)提升的需求。
隨著教育事業(yè)的快速發(fā)展,科技的迅猛進(jìn)步,高校教育越來越綜合性與專業(yè)化,齊頭并進(jìn),互為推動,使得教育人才更加特色化和精英化。這也就意味著從事檔案管理的工作者知識結(jié)構(gòu)專一、管理模式獨(dú)具特色,才能更好的順應(yīng)高校獨(dú)具特色的信息化快速發(fā)展的需要。此外,無紙化自動辦公也加快了檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程,電子文件等新載體檔案已取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,也就使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足新載體檔案管理的需求,也對新時期高校檔案管理人員的知識水平和專業(yè)技能提出新的要求。更具專業(yè)特色和管理技能的檔案管理人員的出現(xiàn)也必然會除舊革新,使得檔案管理進(jìn)入信息化時代。
2.3檔案信息資源開發(fā)利用的需求。
隨著高校信息化的深入發(fā)展,檔案信息資源備受人們的廣泛關(guān)注,學(xué)校師生及社會人士對檔案信息的依賴程度也日趨漸長,這就要求更加系統(tǒng)、更加完善和更加精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。檔案信息化本來就是一項(xiàng)全新的工作,是一個極其系統(tǒng)的工程,也是檔案管理模式一次質(zhì)的飛躍。電子檔案以其輕巧便捷、存儲容量大、使用壽命長、易傳播復(fù)制等特點(diǎn)已逐步取代了過去的紙質(zhì)檔案。加之,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息化時代的發(fā)展,人們對檔案信息的系統(tǒng)全面、及時有效的更新服務(wù)提出了更高的要求。檔案管理者就要在門類眾多、內(nèi)容多彩、信息量龐大的檔案信息資源中精簡加工、汲取精華,及時有效的提供信息化服務(wù)。
高校檔案信息化是以國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求為導(dǎo)向,以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ),信息資源建設(shè)為核心,擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)和利用為目標(biāo),同時以檔案信息化人才隊(duì)伍為依托,以政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、管理制度等為保障體系的信息化工作。
3.1檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)。
檔案信息化管理離不開規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求,只有規(guī)范管理形式,將管理模式形成制度化標(biāo)準(zhǔn),才能逐漸向現(xiàn)代化信息管理方向發(fā)展。高校檔案信息內(nèi)容豐富、形式多樣,應(yīng)建立統(tǒng)一科學(xué)的檔案管理目錄標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理規(guī)章制度,合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)管理和查詢規(guī)范等方式快捷準(zhǔn)確的為查詢者提供檔案資料。甚至可以結(jié)合各大高校的自身情況,建立符合自身發(fā)展的信息資源庫,在符合國家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策下,兼具綜合性、可操作性和向?qū)?,區(qū)分不同情況,科學(xué)、有序地制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系和完善的管理和運(yùn)行制度[3]。
全球信息化建設(shè)加快各大高校之間數(shù)據(jù)庫的銜接,使得各大高校之間的信息資源共享更為便捷快通。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息在數(shù)字化和信息化的發(fā)展模式下,已經(jīng)嚴(yán)重滯后于高校的發(fā)展需求,各大高校就必須借鑒成功高校的辦學(xué)理念和經(jīng)驗(yàn),結(jié)合自身發(fā)展特點(diǎn),建立極具特色的、同時附有專業(yè)性、共享性、規(guī)律性和多樣性的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫,以便于各大高校之間的網(wǎng)絡(luò)交流和資源共享。在數(shù)字化檔案建設(shè)與管理中,遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則,加大檔案管理軟件的實(shí)施力度,努力提高檔案管理技術(shù)與操作應(yīng)用水平,確保為檔案信息交換和資源共享提供便利條件[4]。
3.3檔案管理人員自身素質(zhì)的專業(yè)化建設(shè)。
隨著高校教育事業(yè)的現(xiàn)代化和信息化的逐步推進(jìn),高校檔案信息化管理工作需要必須注重引進(jìn)或培養(yǎng)一批專業(yè)知識技能過硬、計(jì)算機(jī)操作及相關(guān)軟件應(yīng)用嫻熟的復(fù)合型人才。同時注重營造學(xué)習(xí)高新技術(shù)知識的良好環(huán)境,加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德培訓(xùn),逐步提高現(xiàn)有管理人員的信息意識、專業(yè)知識和管理技能,確保高校檔案信息化工作管理的順利推進(jìn)。另外,高校加強(qiáng)對檔案信息化管理建設(shè)工作過程中的指導(dǎo)和監(jiān)督工作,同時要求各部門各院系在紙質(zhì)文件歸檔的時候也應(yīng)完成電子文件的歸檔任務(wù),確保紙質(zhì)文件與電子文檔的齊全完整,從而更好地為高校師生服務(wù)[5]。
作者:王莉娜蘇穎超張海峰單位:榆林學(xué)院銅陵學(xué)院。
參考文獻(xiàn):。
[2]梁晶晶.淺談檔案信息化管理的必要性[j].辦公室業(yè)務(wù),(6):38.。
[5]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設(shè)[j].現(xiàn)代情報,(6):63-67.。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十五
摘要:人事檔案是個人的成長經(jīng)歷記錄,對于用人單位而言,有著重要的指導(dǎo)和參考作用。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理方式也在發(fā)生改變。但是,由于一些觀念的影響,信息化管理的開展進(jìn)度緩慢。本文就通過探討檔案管理工作信息化過程中遇到的問題,提出一些改進(jìn)策略。
隨著社會的發(fā)展,規(guī)范化和誠信化是當(dāng)今社會人事工作的兩大標(biāo)準(zhǔn),人事檔案作為人力資源的憑證和依據(jù),已經(jīng)為社會和個人所重視。因?yàn)槿耸聶n案是個人情況的真實(shí)記錄,能夠清楚地反映個人的經(jīng)歷和背景,這對于用人單位而言,是最直接有效的衡量憑據(jù)。但是,目前我國大多數(shù)用人單位的人事檔案還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料,而且由于紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn),丟失檔案、遺漏檔案的情況時有發(fā)生。這樣不僅給個人帶去一些不必要的麻煩,而且用人單位也無法全面掌握人員情況,給管理帶來困難。所以為了解決紙質(zhì)檔案的明顯缺陷,數(shù)字化的檔案已經(jīng)是許多用人單位所倡導(dǎo)的一種方式,那么如何加強(qiáng)這些檔案的信息化管理,已經(jīng)成為用人單位必須探究的新問題。
因?yàn)槿藛T流通的關(guān)系,人事檔案的管理工作也變成了一項(xiàng)動態(tài)性的工作,所以對于檔案管理人員而言,對人員檔案的變更及時進(jìn)行記錄和修改是一項(xiàng)看似輕松卻很繁瑣的一件事。而且由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔,檔案的錄入還需花費(fèi)管理人員的大量時間,所以工作效率想提高卻找不到法門。同時,一個單位的人員數(shù)量不少,管理人員不可能將每個人的人事信息都爛熟于心。但如果實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,一旦出現(xiàn)人事變動,管理人員可以通過管理軟件的強(qiáng)大功能來減少檔案變更所花費(fèi)的時間,就可以大大提升工作效率。
(二)確保人事信息的及時更新。
人事檔案管理一旦實(shí)現(xiàn)信息化,管理系統(tǒng)的相關(guān)功能就可以對新錄入的人事信息自動進(jìn)行分門別類,保證人事信息的及時更新。作為實(shí)現(xiàn)信息化管理最重要的功能之一,信息的及時更新能夠幫助用人單位在作出相關(guān)人事決策時,不會因?yàn)檫z漏而作出錯誤的決定,從而保證了職工的切身利益。
(三)保證人事的管理合法化。
人事糾紛是現(xiàn)在許多用人單位比較頭疼的問題,而且也讓許多人的利益得不到保障。特別是有些單位在辭退員工的工作上不規(guī)范處理,由此產(chǎn)生人事檔案信息不全的問題,造成許多勞動糾紛。因此,使一些簡單問題復(fù)雜化,導(dǎo)致雙方都要花費(fèi)大量精力去完善人事信息,影響日常工作的順利進(jìn)行。而如果實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化,及時更新信息系統(tǒng),就可以保證人事信息的準(zhǔn)確和全面性。因此,只要管理人員不出現(xiàn)人為疏漏,檔案信息會一直存在系統(tǒng)中,為個人和單位提供最有效的憑證,從而減少勞動糾紛,并催生出一系列人事管理的合理制度,保證人事管理的合法化。
人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的保密性質(zhì),傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案發(fā)生篡改、涂改的事件不在少數(shù),而實(shí)現(xiàn)信息化之后,系統(tǒng)的保密性增加了檔案的安全性,只要加強(qiáng)管理系統(tǒng)的密碼保護(hù),人事檔案信息的秘密性就可以得到保證,當(dāng)然還要注意網(wǎng)絡(luò)h客的攻擊等特殊情況的出現(xiàn),及時進(jìn)行檔案備份,以確保信息安全。
(一)對人事檔案工作本身缺乏重視。
人事檔案管理工作是每一個用人單位的重點(diǎn)工作,但是不少單位的人事檔案管理存在一個“雷聲大、雨點(diǎn)小”的情況,其根本原因就是沒有對人事管理工作形成一個正確的認(rèn)識。大部分人認(rèn)為該項(xiàng)工作只是輔助性質(zhì)工作,因而放松了對其的管理力度,造成檔案管理工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于單位的其他工作,而也正是對人事檔案管理工作的不重視,提出信息化就顯得有些困難。因?yàn)樾畔⒒鸵馕吨乱徽子布O(shè)施,這筆經(jīng)費(fèi)投入在許多用人單位看來,有些不值得,這也是人事檔案管理信息化推進(jìn)困難的原因之一。
管理手段上的傳統(tǒng)。現(xiàn)在許多用人單位提供的`人事檔案還局限在紙質(zhì)檔案上,管理的中心點(diǎn)依舊是實(shí)體檔案,沒有跟上電子化檔案的大潮。所以在利用效率上依舊很低,而且檔案管理的材料無論是從管理還是保管,都依舊是人工操作。在工作量巨大的檔案管理工作面前,無疑使得許多工作人員感覺力不從心。
(三)專業(yè)管理人才缺乏。
檔案管理工作雖然不是一項(xiàng)新工作,但是隨著信息化的推進(jìn),這項(xiàng)工作也開始慢慢發(fā)生蛻變。使得檔案管理不再是一項(xiàng)人人都可以“兼職”的輕松活。因此,檔案管理信息化過程中的尷尬就出現(xiàn)了,沒有專業(yè)的管理人才,使得檔案管理工作出現(xiàn)高屬性低配置的情況,影響了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。
(二)建立完善的人事檔案管理制度。
人事檔案關(guān)系到單位人員的切身利益,所以對于管理人員而言必須要細(xì)心認(rèn)真。而針對檔案信息化的新要求,管理制度的重要性更加凸顯,所以必須堅(jiān)持制度改革的要求,從實(shí)際出發(fā),根據(jù)單位自身的特點(diǎn),制定一套完善的管理制度。該制度應(yīng)該明確檔案管理信息化過程中的人員職責(zé)和工作要求,管理人員應(yīng)該做到在工作中遇到問題,能夠及時反應(yīng),保證事態(tài)不惡性發(fā)展。而對人事檔案的提取和查閱,應(yīng)該有相關(guān)的手續(xù)流程,保證檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性。
(三)注重專業(yè)管理人才的培養(yǎng)。
人事檔案的信息化管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作,所以傳統(tǒng)認(rèn)為的檔案管理是人人都可兼職的看法是錯誤的,在倡導(dǎo)信息化管理時,一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍是必不可少的。管理人員在完成本職工作時,除了具有較強(qiáng)的專業(yè)知識外,還要根據(jù)信息化的發(fā)展程度,掌握更為先進(jìn)的管理方法和電腦操作技術(shù)。因此,用人單位在建設(shè)檔案信息化時,應(yīng)該加大對相關(guān)人員的培訓(xùn)力度,組織學(xué)習(xí)相關(guān)的知識技能,對于特殊的技能,有必要邀請專業(yè)老師進(jìn)行培訓(xùn),這樣才能達(dá)到信息化管理要求。
檔案管理工作的信息化,意味著要更新一大批硬件設(shè)施,比如必備的電腦、打印機(jī)等,而對于一些特殊檔案的日常安全保護(hù),滅火器以及除濕機(jī)也是必不可少的。因?yàn)槿耸聶n案如果出現(xiàn)損毀,補(bǔ)救工作會相當(dāng)困難。所以除了及時備份,日常硬件的維護(hù)工作也非常重要。因?yàn)橄嚓P(guān)設(shè)備的添置,防盜也成為必須注意的問題。人事檔案是重要的社會資源,對于個人和用人單位都極其重要,因?yàn)楝F(xiàn)代社會對人才的要求越來越高,人事檔案作為最重要的憑證,加強(qiáng)對檔案的管理是必然的。而信息化的手段,可以更好地進(jìn)行檔案管理。所以,只有轉(zhuǎn)變觀念、合理利用信息化平臺、充分發(fā)揮信息化技術(shù),才能真正提高檔案管理工作的水平。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十六
建設(shè)工程檔案受關(guān)注程度小,不表明它不重要,恰恰相反,建設(shè)工程需要投入巨大資源,缺少技術(shù)因素不能成形,沒有技術(shù)因素的保障也難以反映工程質(zhì)量。在工程項(xiàng)目實(shí)施以前,立項(xiàng)文件就成為落實(shí)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)和實(shí)施項(xiàng)目的關(guān)鍵依據(jù),其后的項(xiàng)目設(shè)計(jì)、招投標(biāo)又要以立項(xiàng)文件作為依據(jù)。開工以后,材料檢驗(yàn)文件、施工圖紙、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、工程記錄、設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場簽證等文件是保證施工進(jìn)程的重要依據(jù)。工程竣工驗(yàn)收,評定工程質(zhì)量除了要有外觀依據(jù),還需上述這些資料依據(jù)。例如,混凝土強(qiáng)度是否符合設(shè)計(jì)要求,必須通過強(qiáng)度試驗(yàn)才能驗(yàn)證,沒有試驗(yàn)報告就不能說明問題;再如,建設(shè)工程中存在許多隱蔽工程,如果沒有覆蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄,也就無法對隱蔽工程的施工質(zhì)量進(jìn)行恰當(dāng)?shù)脑u價。建設(shè)工程的使用壽命通常在幾年到數(shù)十年之間,重要工程的壽命還要超過1,使用期間需要維護(hù)、修理,所取得的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)還要為其他工程所借鑒,如果沒有完整、準(zhǔn)確的檔案資料作為依據(jù),這些事情都會落空。可見,工程檔案不僅是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分,同時也是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映,其重要性是不言而喻的。建設(shè)工程檔案本身只是一個靜態(tài)概念,但檔案管理卻是一個動態(tài)過程,它既是檔案管理部門的份內(nèi)事,更與工程項(xiàng)目參建各方關(guān)系密切,而且工程建設(shè)周期長,檔案種類多、數(shù)量巨大,并且專業(yè)性與綜合性都很強(qiáng),管好工程檔案并不是一件容易的事情,由于現(xiàn)狀種種原因,建設(shè)工程檔案質(zhì)量并不理想。因此,提高工程檔案管理質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
(一)工程檔案成套性差,缺漏不準(zhǔn)確欠真實(shí)。
建設(shè)工程檔案來自于各個參建單位,雖然各單位的材料有所區(qū)別,但其內(nèi)在聯(lián)系經(jīng)整理后應(yīng)當(dāng)配套,并成為有機(jī)整體。然而,現(xiàn)實(shí)中的`檔案往往成套性很差,缺東少西,完整性不足。例如,質(zhì)量保證材料不全,缺少質(zhì)檢報告,沒有出廠合格證,未履行簽字手續(xù)等。此外,材料記錄不準(zhǔn)確、不真實(shí)。例如,試驗(yàn)報告前后日期無法對應(yīng),資料歸類不準(zhǔn)確,隱蔽工程驗(yàn)收記錄不真實(shí)等。
(二)重建輕管根深蒂固,資源配置難以到位。
與工程項(xiàng)目的投資、工期、質(zhì)量和安全相比,檔案所發(fā)揮的作用比較間接、滯后和抽象。因而,無論政府、投資方還是項(xiàng)目管理人員都會更看重前面幾項(xiàng),而容易忽視檔案管理,在資源配置方面也必然會向前面幾項(xiàng)傾斜。例如,檔案管理人員的配置數(shù)量與項(xiàng)目投資規(guī)模嚴(yán)重失調(diào),人手不足很難管好檔案。
(三)參建單位各有不足,監(jiān)督不到位是主因。
建設(shè)工程檔案管理中的問題是綜合性的,參建各方都存在不足。建設(shè)單位在項(xiàng)目前期不做好檔案管理規(guī)劃,對施工單位的培訓(xùn)指導(dǎo)不充分,造成文件資料缺失和檔案管理效果不佳。設(shè)計(jì)單位水平參差,管理無序,導(dǎo)致竣工圖編制和準(zhǔn)確性審核遇到麻煩。監(jiān)理單位對施工材料審核不嚴(yán),材料真實(shí)性存疑。施工單位資料記錄不規(guī)范、不準(zhǔn)確,很多記錄源于資料員事后補(bǔ)錄、造檔,使檔案資料不能真實(shí)反映施工狀況。出現(xiàn)這個問題的根本原因是執(zhí)行與監(jiān)督不到位,事后監(jiān)督方式難以避免檔案管理中的漏洞。
(一)注重管理制度建設(shè),增強(qiáng)檔案責(zé)任意識。
建設(shè)工程檔案管理質(zhì)量的提高,離不開完善的檔案管理制度作為保障。因此,在工程項(xiàng)目啟動之初,就應(yīng)建立一套符合建設(shè)工程特點(diǎn)的檔案管理制度,理順檔案管理與工程建設(shè)的關(guān)系,明確檔案管理責(zé)任和檔案工作方法。檔案管理必須落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制,明確參建各單位的主要領(lǐng)導(dǎo)對本單位的檔案工作承擔(dān)主要責(zé)任,只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作,檔案管理才能從一開始就步入正軌。為了確保檔案工作與工程建設(shè)同步,各單位必須指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案工作,并通過落實(shí)崗位責(zé)任制增強(qiáng)檔案意識,提高檔案管理成效。
(二)依法督導(dǎo)檔案管理,強(qiáng)化履約評價監(jiān)管。
檔案管理制度的貫徹實(shí)施,重在監(jiān)督到位。作為工程建設(shè)質(zhì)量監(jiān)督管理部門,應(yīng)按照《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的要求,依法督導(dǎo)工程建設(shè)單位的檔案管理工作,在推動工程建設(shè)、保證工程質(zhì)量的同時,全程跟蹤、監(jiān)督、檢查建設(shè)工程的檔案管理,切實(shí)保證建設(shè)工程檔案管理在法制軌道上健康有序地發(fā)展。為了保證建設(shè)工程各參建單位做好本單位的檔案工作,在項(xiàng)目前期應(yīng)通過招投標(biāo)文件以及合同協(xié)議方式設(shè)立專門的檔案管理?xiàng)l款,明確檔案資料整理、歸檔要求和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任,再通過強(qiáng)化履約評價監(jiān)管,落實(shí)和管控各單位的檔案工作。一般可在每季度、項(xiàng)目竣工后進(jìn)行。
(三)完善檔案工作程序,加大檔案考核力度。
建設(shè)工程檔案管理應(yīng)依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn),統(tǒng)一檔案收集、整理、歸檔、移交等各環(huán)節(jié)的操作流程,明確分類方法和保管期限,并根據(jù)文件材料產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)規(guī)律,理順文件歸檔渠道,固化歸檔工作流程,使檔案工作與工程建設(shè)同步有序進(jìn)行,確保檔案管理全過程受到控制。由于建設(shè)工程檔案管理工作面寬、時間跨度大、文檔數(shù)量巨大,所以既要加強(qiáng)各參建單位的協(xié)同與配合,同時也要加大檔案工作的考核力度。通過對檔案工作流程、成果的考核,促其嚴(yán)格按照合同約定履行檔案管理各階段的目標(biāo)任務(wù)。
(四)加強(qiáng)檔案技能培訓(xùn),提升檔案服務(wù)能力。
建設(shè)工程參建單位多,不是所有單位都配置專職檔案人員,不少單位是由技術(shù)人員兼職檔案人員,甚至還有個別單位臨時聘用檔案人員,這樣很難保證檔案人員的專業(yè)素質(zhì)。因此,必須由建設(shè)單位在建設(shè)初期組織所有參建單位的檔案人員進(jìn)行集中培訓(xùn),以提高他們的專業(yè)知識水平。但是,建設(shè)單位組織的培訓(xùn)效果往往不明顯,其中就與思想上還沒有真正認(rèn)識到檔案管理的重要性有關(guān)。所以,檔案人員培訓(xùn)應(yīng)立足于服務(wù)意識的提高,樹立檔案參與國家建設(shè)、惠及民生的服務(wù)理念,堅(jiān)定平凡崗位可以創(chuàng)造不平凡業(yè)績的信念,通過提升檔案服務(wù)能力來保障檔案管理質(zhì)量。
針對建設(shè)工程檔案管理牽涉單位多、范圍廣、周期長、數(shù)量多的特點(diǎn),最有效的辦法還是通過信息化管理手段,通過文件與檔案一體化管理模式,在檔案管理部門之間、各參建單位之間建立統(tǒng)一收發(fā)端口以及創(chuàng)立文件與檔案統(tǒng)一編碼系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)文件產(chǎn)生與檔案收集的無縫對接。目前,云計(jì)算平臺、業(yè)務(wù)規(guī)則技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動互聯(lián)技術(shù)都已成熟,只要量化標(biāo)準(zhǔn)、固化業(yè)務(wù)流程,并開發(fā)出一套完整的文件信息管理在線云平臺,就有望實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理及全過程監(jiān)控。隨著城市建設(shè)規(guī)模不斷擴(kuò)大,建設(shè)工程檔案管理任務(wù)日益繁重,在這種形勢下提高檔案管理質(zhì)量面臨諸多挑戰(zhàn)。上文通過工程檔案管理現(xiàn)狀,從多個方面探討了提高檔案管理質(zhì)量的方法,希望通過此拋磚引玉之舉,引來更多真知灼見,共同推動建設(shè)工程檔案管理事業(yè)更好地發(fā)展。
試論文書檔案的信息化管理論文篇十七
摘要:在實(shí)施工程檔案信息化管理時,工程檔案的管理者面對著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn),只有在全面促進(jìn)檔案管理人員的積極性與主動性,才會對信息化檔案的管理開辟出新紀(jì)元。信息化管理模式對于工程檔案有效的管理是前提條件,傳統(tǒng)的管理模式不再適用于現(xiàn)代化的工程檔案管理,因此,本文主要探究基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對于工程檔案的信息化管理。
當(dāng)前電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,在生活中普遍地應(yīng)用到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),在辦公中的應(yīng)用是不斷趨于標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化,大部分的工作都會依據(jù)計(jì)算機(jī)或是互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行辦理,這對于工程的檔案管理工作帶來了新的要求,以往的傳統(tǒng)管理模式,已經(jīng)不能適用于當(dāng)今社會發(fā)展的步伐。因此對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新是對工程檔案管理的有效措施,構(gòu)建健全的管理模式,將工程檔案存在的作用發(fā)揮到最大化。
對于工程檔案信息化理解主要以兩方面來闡述:一是工程檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化進(jìn)行有效的實(shí)現(xiàn);二是有效地對工程檔案進(jìn)行存儲、傳遞、接收和運(yùn)用一體化;三是完成工程檔案的信息化的高度共享;四是要創(chuàng)新工程檔案的管理模式。如今,針對工程檔案信息化管理的內(nèi)容主要有工程檔案的檢索和工程檔案內(nèi)容信息的存儲:工程檔案文件主題詞的自動標(biāo)引;工程檔案的數(shù)據(jù)備份;工程檔案的文件目錄的打??;工程檔案的整理與文書立卷;工程檔案的保護(hù)以及庫房的管理;工程檔案的咨詢與借閱管理;工程數(shù)據(jù)處理的各個階段都依據(jù)有關(guān)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)以及國家的政策作為構(gòu)建依據(jù)的。
因?yàn)楣こ虣n案的反復(fù)查閱與長時間的保存,對于原件丟失或是損壞都是不可避免的,這對于工程檔案的利用和保管上帶來了極大的煩擾。通過對低檔平板掃描儀記錄的方式的應(yīng)用,可以將大量文檔實(shí)現(xiàn)電子化存儲,對于問題的解決有著巨大的作用,在電子化存儲下,對于大量文檔的應(yīng)用、查閱、管理方面還有待提升。信息化的管理模式的應(yīng)用就是對于傳統(tǒng)的管理模式手抄記錄轉(zhuǎn)換為應(yīng)用信息技術(shù)存儲工程檔案,這是工程檔案的管理取得的重要成果,還極大地提高了服務(wù)水平??梢哉f,信息化技術(shù)的運(yùn)用是完成科學(xué)開發(fā)工程檔案資源的基礎(chǔ)。
電子化信息的不斷發(fā)展,對于我國工程檔案管理帶來了新的機(jī)遇,但是同樣也產(chǎn)生了大量的問題有待解決。
(一)面臨安全與革新的挑戰(zhàn)。
原本的工程檔案管理的中心主要就是為了運(yùn)用、查詢,基于此來確保工程檔案管理具有更高的保密性。在檔案管理系統(tǒng)邁向新紀(jì)元發(fā)展空間中,會對應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)整合,比如文檔管理一體化等。此類整合必須要應(yīng)用新思維來處理各方之間的矛盾。除此之外,網(wǎng)絡(luò)本身與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間還存在著一定的問題,不單單是硬件資源會受到自然的影響,還會受到人為破壞,并且數(shù)據(jù)信息與軟件資源容易受到病毒的侵害。在未采取相應(yīng)的管理措施下,在安全意識方面也較為薄弱,這樣就給犯罪分子提供了可乘之機(jī)。
(二)面對標(biāo)準(zhǔn)化和法制化的挑戰(zhàn)。
因?yàn)楣こ虣n案自身的特點(diǎn)就比較復(fù)雜,最為突出的特點(diǎn)就是分散管理。因?yàn)槎喾矫孢M(jìn)行管理,各個部門都有屬于自已的一套標(biāo)準(zhǔn),因此對管理標(biāo)準(zhǔn)化造成了巨大的困難。在工程檔案的立法方面也比較欠缺,致使眾多的工程檔案因?yàn)槊芗瘑栴}影響,而埋沒了自身存在的價值。
(三)技術(shù)支持不充分。
第一,電子文件在實(shí)質(zhì)上對于它的保管期限與保管條件等方面是存在著巨大的局限性,如果不能對其進(jìn)行有效的解決,會造成適得其反的情況發(fā)生。第二,基于工程檔案信息化建設(shè)的初級階段,一些紙質(zhì)的工程檔案經(jīng)過電子儀器的掃描即可以轉(zhuǎn)化為電子檔案,盡管它的價格很便宜,但是掃描的時間較長,無法滿足將原始的紙質(zhì)工程檔案快速地轉(zhuǎn)化為電子檔案。
(四)人員配備不合理。
就當(dāng)前的工程檔案管理人員而言,既有專業(yè)知識,又掌握信息技術(shù)的人很少,由于存檔的技術(shù)人員的知識較為單一,必然會出現(xiàn)專業(yè)與工作崗位不對口等問題。
合理性原則。利用數(shù)字化方法來接受工程檔案文件,其應(yīng)對規(guī)范性的原則要有持續(xù)性,構(gòu)建于信息檔案有關(guān)的法律體系,只有這樣才會使電子文件順利地完成歸檔,對于傳統(tǒng)的工程檔案數(shù)字的保存與應(yīng)用等工作來實(shí)現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化,避免重復(fù)建設(shè)、互不相容的狀況產(chǎn)生。安全性原則。由于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的進(jìn)程的不斷加快,網(wǎng)絡(luò)潛在的威脅也越見突出。所以,對于網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的開發(fā)與研究力度一定要加大,要應(yīng)用較強(qiáng)的安全措施,全面地保障工程檔案信息的安全。效益性原則。對于工程檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)艱巨的任務(wù),在特定的環(huán)境下一定要遵守的是效益性原則,最為主要的是信息化工程的效益。選取數(shù)字化的內(nèi)容主要是以經(jīng)典為理念,核心要與社會應(yīng)用的熱點(diǎn)進(jìn)行有效的結(jié)合,把重要的工程檔案進(jìn)行數(shù)字化處理,會收獲較大的社會及經(jīng)濟(jì)效益;應(yīng)用效果不大的對于工程檔案是是不需要數(shù)字化的,避免浪費(fèi)財(cái)力、人力、物力。
加強(qiáng)機(jī)讀數(shù)據(jù)的前期工作。如若想做好工程檔案信息化管理,那么機(jī)讀數(shù)據(jù)庫的存在是重要的組成部分。因?yàn)闄C(jī)讀數(shù)據(jù)的質(zhì)量主要針對于管理系統(tǒng)的效率高低的決定,對機(jī)讀數(shù)據(jù)做好準(zhǔn)備工作,提高對著錄、標(biāo)引等方面的重視力度。檔案著錄的內(nèi)容主要指檔案內(nèi)容的選擇、分析、記錄的過程。形式特征主要是指檔案信息的外表,比如文種、標(biāo)題、載體、形成時間等,內(nèi)容特征是指依據(jù)檔案內(nèi)容特點(diǎn)所揭示的項(xiàng)目,比如主題詞、分類號等。標(biāo)引與著錄是對檔案內(nèi)容的濃縮,這樣才會有效地將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中進(jìn)行多方面的處理。重視光盤技術(shù)在工程檔案信息化管理中的運(yùn)用。光盤主要是通過光電存貯技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展中的產(chǎn)物,是信息的檢索與信息存儲、電子化的歸屬。利用光盤進(jìn)行存儲,其顯著的特點(diǎn)在于它的存儲密度高、可靠性強(qiáng)、壽命長等,它會把大量的工程資料刻入到一張光盤內(nèi),以此來實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理,對于原文件進(jìn)行掃描錄入的方式,極大地減小了對庫房空間的占用,降低了存儲設(shè)備資金的投入,以此來減小成本。網(wǎng)絡(luò)化管理是工程檔案信息化管理的必然趨勢。網(wǎng)絡(luò)化是基于計(jì)算機(jī)管理模式快速發(fā)展下的必然產(chǎn)物,通過對網(wǎng)絡(luò)搜索,使工程檔案查詢速度非常快,也非常便利,它改變了傳統(tǒng)的借閱模式。計(jì)算機(jī)把網(wǎng)絡(luò)分為了上下級并且與各處室緊密相連,成為一個具有高效性的有機(jī)整體,來有效地銜接其他部門與檔案部門之間的.各個業(yè)務(wù),每一個部門都可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入到工程檔案信息庫中去查詢。網(wǎng)絡(luò)化的管理模式主要就是采用了內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器在一定空間內(nèi)對于工程的資源檔案進(jìn)行存儲,簡稱為檔案存放區(qū)。為加強(qiáng)工程檔案數(shù)據(jù)的安全性,在進(jìn)入系統(tǒng)時應(yīng)該有一個用戶的口令才可以進(jìn)入到工程檔案的數(shù)據(jù)庫中,只有隸屬于檔案部門工作人員才有權(quán)利更改已經(jīng)入庫的檔案。為了確保工程檔案中的數(shù)據(jù)的安全性,要加大對系統(tǒng)的管理措施,在系統(tǒng)密碼的設(shè)置上可以設(shè)置雙層防護(hù),這樣才會有效防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng);在修改時在系統(tǒng)中一定要設(shè)置雙重密碼,以此來防止沒有權(quán)限的操作人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行更改,一定要確保數(shù)據(jù)是安全的、準(zhǔn)確的、完整的。檔案信息化管理需加強(qiáng)病毒防治,來確保安全。對計(jì)算機(jī)病毒要加大防護(hù)力度,這是確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正常運(yùn)營的核心工作,如果計(jì)算機(jī)感染病毒,那么最為嚴(yán)重的狀態(tài)會導(dǎo)致整個系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓,因此要構(gòu)建比較嚴(yán)格的管理機(jī)制,做預(yù)防工作。具體的要求是符合操作的規(guī)范性,同時還要定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢測與維護(hù);為了防止突然狀況的發(fā)生一定要對數(shù)據(jù)隨做隨保存,做好重要資料的備份,以免產(chǎn)生不必要的影響;不要對來歷不明的程序進(jìn)行拷貝,在拷貝之前一定要做好查毒殺毒的前期準(zhǔn)備,以此來確保萬無一失。積極促進(jìn)工程檔案管理部門實(shí)施信息化管理。第一,對基礎(chǔ)性工作進(jìn)行強(qiáng)化,認(rèn)真地構(gòu)建實(shí)施計(jì)劃,只有基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的工作做到規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化,才會有效地推進(jìn)工程檔案信息化的管理。第二,強(qiáng)化人才建設(shè),工程檔案信息化建設(shè)主要運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)來進(jìn)行服務(wù)。作為當(dāng)今信息化社會的工程檔案工作者一定要具備基礎(chǔ)的電子與計(jì)算機(jī)文件管理知識。這便要求工程檔案的管理人員要對自身文化、專業(yè)知識、人文素養(yǎng)的不斷提升,來有效地對工程檔案進(jìn)行信息化管理。
五、結(jié)束語。
工程檔案信息化管理是一項(xiàng)比較全面、長期且具體的工作,工程檔案的管理團(tuán)隊(duì)對于工程檔案信息化的效率起著至關(guān)重要的作用,所以,加大工程檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)是當(dāng)前建設(shè)信息化管理的重中之重。信息化是當(dāng)前社會發(fā)展的必然趨勢,工程檔案管理者只有不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn),自主上進(jìn),才會適應(yīng)時代與社會的需求,以便更好地服務(wù)于社會。
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試論文書檔案的信息化管理論文篇十八
人事檔案是對個人經(jīng)歷、工作業(yè)績、家庭情況等方面的記載,是較為完整的個人信息的存儲庫,是單位選拔人才、個人晉級晉升等人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)。隨著人事制度改革不斷深入,傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案管理已不能滿足新形勢下人事管理的高效化要求。人事檔案的信息化管理,已成為人事檔案管理研究的新課題。
一、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題。
1.人事檔案基礎(chǔ)工作投入不足,單位重視度有待提高。目前,對人事檔案管理工作有些單位還不夠重視,認(rèn)為人事管理出不了大效益,沒必要投入太多,致使檔案的基礎(chǔ)工作薄弱,人事檔案管理制度形同虛設(shè),制約了人事檔案功能的最大發(fā)揮。
2.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高,專業(yè)化信息化程度低。人事檔案管理隊(duì)伍中,有的年齡偏大,有的屬照顧性調(diào)入,沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn),業(yè)務(wù)素質(zhì)較低;老一代管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重,對檔案信息化缺乏必要認(rèn)識,不懂信息技術(shù),而年輕人員雖懂得信息技術(shù),但對檔案管理的基礎(chǔ)知識、原則和流程等卻懂得不多,復(fù)合型人才少,導(dǎo)致人事檔案信息化管理難以開展。
3.管理手段落后,管理方法有待創(chuàng)新。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天,很多單位人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上,雖然配備了計(jì)算機(jī),也僅局限于打印檔案目錄,不能進(jìn)行人事信息的查詢和檢索,沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制,跟不上時代發(fā)展對檔案工作管理的要求,致使檔案管理效率不高,檔案利用率低。
4.缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前,許多單位在建設(shè)檔案信息化過程中,往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng),卻忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。如計(jì)算機(jī)等設(shè)備型號各異,檔次參差不齊,檔案信息的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一等等,都制約著信息交流的范圍和程度,影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。
5.人事檔案信息化管理制度不健全。人事檔案信息化管理上仍照搬套用原有制度,沒有根據(jù)工作的發(fā)展以及信息化的要求,制定完善、符合實(shí)際需要的信息化檔案管理制度,致使人事檔案信息化管理工作缺少規(guī)范,容易出現(xiàn)各種紕漏,可能出現(xiàn)信息被竊取、服務(wù)器被h客和病毒攻擊等問題。
1.極大提升人事檔案管理工作的效率。實(shí)行人事檔案信息化管理后,可以依據(jù)信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息采集、確認(rèn)、生成、歸檔、利用,以完整的信息化流程實(shí)現(xiàn)對人事檔案的實(shí)時化和網(wǎng)絡(luò)化管理,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)錄入一次就可以在檔案管理內(nèi)部實(shí)行資源共享,即時查詢,既可避免手工抄寫失誤,又將檔案管理人員從繁重的手工操作中解脫出來,更好地收集和編研檔案,提高了工作效率。
2.有利于對人事紙質(zhì)檔案的保護(hù)。傳統(tǒng)檔案大多是紙質(zhì)材料,是最原始的證明材料,經(jīng)常查詢,增加磨損,影響保存壽命。實(shí)行信息化管理后,檔案信息可以從數(shù)據(jù)庫中直接查詢,減少與紙質(zhì)檔案的直接接觸,有利于對原始檔案的保護(hù)。
3.促進(jìn)單位用工管理水平的發(fā)展。人事檔案信息化管理,可以將人事信息及時、高效地運(yùn)用于單位日常運(yùn)作中,使管理者能實(shí)時掌握本單位的人力資源情況,便于更好地優(yōu)化人員配置,促進(jìn)發(fā)展;還可有效提升人事檔案管理質(zhì)量,可便利為職工辦理各種手續(xù),如根據(jù)個人人事檔案辦理社會保險和醫(yī)療報銷手續(xù),在進(jìn)行工資調(diào)整和計(jì)算工齡時提供準(zhǔn)確、有效的證明材料等。
1.強(qiáng)化對人事檔案信息化管理重要性的認(rèn)識。人事檔案管理信息化建設(shè)的成功開展,單位重視是一個必不可少的條件。單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都要正確認(rèn)識新形勢下人事檔案信息化管理工作的重要地位和作用,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念,緊跟時代潮流,充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理,使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效,促進(jìn)單位管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
2.加大對檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的投入,加快檔案管理現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化基礎(chǔ)設(shè)施是人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提,關(guān)系著檔案信息化建設(shè)的成敗和整體水平。在充分認(rèn)識人事檔案信息化管理重要意義的基礎(chǔ)上,要加大對檔案信息化建設(shè)的投入,配備必要的硬件和軟件設(shè)施,為人事檔案信息化管理提供硬件、技術(shù)保障,使人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化。
3.加強(qiáng)信息化培訓(xùn),提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案信息化建設(shè),人才是關(guān)鍵。應(yīng)盡快建立起一支以管理型人才為基礎(chǔ),復(fù)合型人才為重點(diǎn),高科技專門人才為骨干的人事檔案管理隊(duì)伍,以滿足檔案管理信息化建設(shè)的需要。在一時難以引進(jìn)新型人才的形勢下,要加強(qiáng)對現(xiàn)職人員的培訓(xùn),分期分批參加有關(guān)信息化管理知識的培訓(xùn),開展多種形式的技術(shù)交流,并大膽啟用現(xiàn)有技術(shù)骨干,給他們壓擔(dān)子,使他們在實(shí)踐中成長,成為既熟悉傳統(tǒng)業(yè)務(wù)知識、又懂信息技術(shù)的雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。
4.加強(qiáng)人事檔案信息資源建設(shè)和日常維護(hù)。人事檔案信息化管理的核心問題是檔案信息資源建設(shè),如果沒有可提供利用的人事檔案信息資源為基礎(chǔ),檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容是建立人事電子檔案,在保管好紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上,對人事檔案資料按照類別,逐頁掃描,全部錄入計(jì)算機(jī),實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。在錄入數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上,建立每個人的個人檔案信息平臺,以姓名、崗位、身份證號、本人照片等重要信息作為檢索,以人事檔案的目錄作為條目鏈接。同時,個人的基本情況、人事變動、工作調(diào)動、考核、獎懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料也要通過計(jì)算機(jī)及時進(jìn)行更新,實(shí)現(xiàn)人員信息日常管理的動態(tài)化和科學(xué)化,達(dá)到人員信息數(shù)據(jù)新、資料全、準(zhǔn)確無誤的工作標(biāo)準(zhǔn),為單位日常人力資源管理提供高效及時的服務(wù)。
5.建立健全人事檔案信息化管理制度,使人事檔案信息化管理更加科學(xué)、規(guī)范、合理。任何一項(xiàng)工作的持續(xù)開展,都離不開制度的保障。人事檔案信息化管理也是如此。由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度,致使人事檔案信息化管理過程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問題,如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統(tǒng)一方式,易使人事檔案信息丟失,在檢索、調(diào)用時出現(xiàn)困難。因而在信息化建設(shè)的過程中必須結(jié)合單位人事檔案信息化管理的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度,使人事檔案信息化管理工作有章可循、有據(jù)可依,促使檔案管理工作規(guī)范化、制度化,確保人事檔案信息化管理的各個環(huán)節(jié)順暢,更具實(shí)效和活力。
6.加強(qiáng)人事檔案的保密和安全工作,確保檔案信息化管理有效運(yùn)行。信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法,但也給檔案管理帶來安全隱患。人事檔案信息的安全主要是檔案信息存儲安全和利用安全。在管理中,要高度重視安全保密工作,牢固樹立安全保密意識,一定要對人事檔案管理的相關(guān)政策進(jìn)行認(rèn)真的研究,在對各種信息資料的密級進(jìn)行嚴(yán)格界定的基礎(chǔ)上,正確運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能,對通用數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類加密。要正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系,既要克服求穩(wěn)怕險、不思進(jìn)取的保守觀念,又要防止不設(shè)界限、隨隨便便的麻痹思想。要采取有效措施和技術(shù)手段,建立檔案數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制。在技術(shù)安全管理方面,做到檔案內(nèi)部局域網(wǎng)不與外網(wǎng)連接,積極預(yù)防電腦h客、病毒和計(jì)算機(jī)的故障對檔案信息安全和保密帶來的威脅。要制定信息錄入、信息維護(hù)、設(shè)備管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等系列管理辦法和規(guī)定,確保系統(tǒng)的安全性、可靠性和可控性,以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的制度來確保檔案信息化管理安全可靠運(yùn)行。
作者:陶俊秀單位:榮成人事考試中心。
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