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質(zhì)量體系文件發(fā)放要求篇一
通過分析不合格產(chǎn)生和潛在的原因,制訂并實(shí)施糾正和預(yù)防措施,以消除造成實(shí)際或潛在不合格的原因。
適用范圍
適用于日常服務(wù)過程中發(fā)生的服務(wù)質(zhì)量不合格、內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審和第三方審核機(jī)構(gòu)中提出的不合格的處理。
管理者代表負(fù)責(zé)組織對重大服務(wù)質(zhì)量問題和管理評審中提出的糾正和預(yù)防措施的跟蹤和驗(yàn)證。
各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織本部門對需采取糾正和預(yù)防措施的問題制定方案并監(jiān)督實(shí)施,對處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤和驗(yàn)證。行政部對各部門制定和實(shí)施的糾正和預(yù)防措施要進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
工作程序
糾正和預(yù)防措施的提出
針對以下情況應(yīng)考慮采取糾正和預(yù)防措施
出現(xiàn)重大的服務(wù)不合格見《不合格品/服務(wù)控制程序》;
日常服務(wù)過程中重復(fù)出現(xiàn)的相似特性的不合格;
征詢、調(diào)查、檢查中發(fā)現(xiàn)的重復(fù)出現(xiàn)或影響惡劣的服務(wù)過程的不合格;
用戶提出的不合格見《處理客戶投訴的工作流程》;
內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審或第三方機(jī)構(gòu)審核中提出的不合格;
任何不符和質(zhì)量文件或gb/t19001-2000:iso9001-2000標(biāo)準(zhǔn)的情況;
發(fā)現(xiàn)的潛在不合格。
各部門人員均可根據(jù)上述情況提出應(yīng)采取糾正和預(yù)防措施的問題。
糾正和預(yù)防措施的應(yīng)用
各部門之間依據(jù)條款的內(nèi)容隨時都可以書面形式簽發(fā)《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》對提出的不合格項(xiàng),應(yīng)在報告中進(jìn)行描述。
《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》的簽發(fā)
管理評審中提出的不合格由管理者代表簽發(fā)《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》。
內(nèi)部質(zhì)量審核中的不合格由內(nèi)審員簽發(fā)《內(nèi)審不合格報告》。
服務(wù)過程中的不合格或用戶提出的不合格屬部門行_限范圍以內(nèi)能解決的,由責(zé)任部門主管或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》,超越責(zé)任部門權(quán)限以外或涉及到其他部門的,應(yīng)提交管理者代表簽發(fā)《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》。
第三方機(jī)構(gòu)審核中提出的不合格由該機(jī)構(gòu)審核員簽發(fā)《不合格報告》。
征詢、調(diào)查和檢查活動中發(fā)現(xiàn)的不合格,由該項(xiàng)活動的負(fù)責(zé)人簽發(fā)《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》。
糾正措施
實(shí)施的責(zé)任部門,應(yīng)對報告中提出質(zhì)量問題進(jìn)行分析,查明發(fā)生不合格的原因,提出防止問題再發(fā)生具體措施和完成期限,填寫在《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》的相關(guān)欄目。
由部門主管提出的糾正措施方案或重大的質(zhì)量問題和管理評審中提出的不合格制定的糾正措施方案應(yīng)報經(jīng)理審批后實(shí)施。
預(yù)防措施
各部門根據(jù)公司內(nèi)部或外部的消息,如對服務(wù)過程有影響的信息及反饋信息(如審核結(jié)果、服務(wù)報告、用戶意見調(diào)查、投訴記錄等)分析潛在不合格的原因,并制定相應(yīng)的預(yù)防措施,組織人員填寫《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》,報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
管理者代表負(fù)責(zé)組織對預(yù)防措施的監(jiān)督實(shí)施和驗(yàn)證,具體監(jiān)督驗(yàn)證工作由行政部實(shí)施。如預(yù)防措施實(shí)施有效,應(yīng)納入質(zhì)量體系文件。
在規(guī)定的時間期限內(nèi),《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》簽發(fā)人負(fù)責(zé)對糾正和預(yù)防措施的實(shí)施進(jìn)行驗(yàn)證,以確定其是否執(zhí)行和有效。當(dāng)有客觀證據(jù)證實(shí)糾正或預(yù)防措施已經(jīng)完成并且是有效的,《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》即予以關(guān)閉;若糾正和預(yù)防措施尚未完成或沒有實(shí)際效果,簽發(fā)人應(yīng)組織有關(guān)人員進(jìn)一步深入分析原因,重新制定措施,確定完成日期。
《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》由發(fā)出部門和行政部各保存一份。必要時管理者代表可保留一份。
當(dāng)糾正和預(yù)防措施引起質(zhì)量體系文件更改時,則由各相關(guān)部門將更改內(nèi)容納入相應(yīng)的體系文件中,按《文件和資料控制程序》要求審批后實(shí)施。
相關(guān)文件
《不合格品/服務(wù)控制程序》
《文件和資料的控制程序》
《處理客戶投訴的工作流程》
相關(guān)記錄
《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》
《內(nèi)審不合格報告》
編寫:審批:
質(zhì)量體系文件發(fā)放要求篇二
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:培訓(xùn)控制程序
通過對公司所有員工實(shí)施必要的培訓(xùn),使其掌握相應(yīng)崗位的操作技能和服務(wù)質(zhì)量意識,確保員工素質(zhì)滿足公司的要求。
適用范圍
適用于公司所有培訓(xùn)工作。
管理者代表負(fù)責(zé)物業(yè)管理公司年度培訓(xùn)計劃的制定和監(jiān)督實(shí)施工作,年度培訓(xùn)計劃應(yīng)在年終總結(jié)結(jié)束后10個工作日內(nèi)提出,并由物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。
行政部負(fù)責(zé)組織對各類員工培訓(xùn)效果進(jìn)行考核和鑒定;并負(fù)責(zé)保存由公司組織進(jìn)行培訓(xùn)的記錄。
各部門主管和管理處主任配合公司年度培訓(xùn)計劃的要求,制定本部門相應(yīng)的培訓(xùn)計劃見《員工培訓(xùn)計劃表》,并負(fù)責(zé)組織實(shí)施,培訓(xùn)記錄由各部門和管理處負(fù)責(zé)歸檔保管,有必要時,相關(guān)部門制訂部門培訓(xùn)制度,參見《保安人員培訓(xùn)制度》。
工作程序
入職培訓(xùn)
所有新入職本公司的員工都應(yīng)接受該項(xiàng)培訓(xùn)及考核。
對新員工的培訓(xùn)主要包括以下內(nèi)容:
a)公司的基本情況、組織架構(gòu),
b)公司的質(zhì)量方針、目標(biāo)、企業(yè)精神及物業(yè)管理工作基本知識,
c)《員工手冊》、職業(yè)道德及質(zhì)量意識教育,
d)對員工的期望及要求。
該項(xiàng)培訓(xùn)由行政部或行政部指定人員組織實(shí)施并保存記錄。
上崗培訓(xùn)
員工入職培訓(xùn)合格后或轉(zhuǎn)換工種前均需經(jīng)上崗培訓(xùn),培訓(xùn)時間根據(jù)工作崗位的要 求而定。
上崗培訓(xùn)主要內(nèi)容包括
a)應(yīng)知部分:如崗位的基本情況(崗位職責(zé)、人員配置及設(shè)備、設(shè)施的分布等),
b)應(yīng)會部分:崗位工作操作規(guī)程,異常狀況時的特殊處理程序等。
上崗培訓(xùn)由各用人部門負(fù)責(zé)組織,并指定專人進(jìn)行?！杜嘤?xùn)記錄》由各部門保存,《員工培訓(xùn)登記表》保存于員工檔案中。
在職培訓(xùn)
員工參加外部培訓(xùn)按公司有關(guān)行政制度執(zhí)行。
除了以質(zhì)量手冊、流程文件以及作業(yè)指導(dǎo)書等工作文件作為員工的培訓(xùn)教材外,各部門可依據(jù)本部門工作實(shí)際編制培訓(xùn)教材,如編制教材應(yīng)由行政部審核,并由行政部至少每半年組織一次對培訓(xùn)教材的評審。
相關(guān)文件
《保安人員培訓(xùn)制度》
《保潔部員工培訓(xùn)考核流程》
《工程部新入職員工培訓(xùn)流程》
相關(guān)記錄
《培訓(xùn)記錄》
《員工培訓(xùn)登記表》
《員工培訓(xùn)計劃表》
質(zhì)量體系文件發(fā)放要求篇三
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:質(zhì)量記錄控制程序
證明產(chǎn)品滿足規(guī)定要求的程度以及質(zhì)量體系有效運(yùn)行的證據(jù)。
適用范圍
適用于服務(wù)質(zhì)量記錄、質(zhì)量體系運(yùn)行記錄以及分承包方的質(zhì)量記錄。
各部門負(fù)責(zé)標(biāo)識、收集、編目、歸檔、存貯、保管、處理本部門的質(zhì)量記錄。
工作程序
證實(shí)質(zhì)量體系有效運(yùn)行的所有記錄都要進(jìn)行標(biāo)識、收集、編目、歸檔、存貯、保管及處理。
分供方提供的記錄也應(yīng)納入管理范圍。
各部門對接口部門提供的記錄也應(yīng)納入管理范圍。
質(zhì)量記錄的載體可以是書面的,也可以是磁帶、磁盤、膠片、照片以及硬拷貝、電子媒體等。
各部門要根據(jù)自己的實(shí)際情況規(guī)定各種記錄的最低保存期。
所有的記錄要按各類形存檔,記錄夾上要有記錄標(biāo)識和種類的目錄或存檔方式的說明。
對于保存期內(nèi)的記錄要妥善保管,封裝時要作出標(biāo)識。
各部門要編制自己的《質(zhì)量記錄清單》。
行政部保留各部門現(xiàn)行記錄總覽表以及其記錄的空白格式,當(dāng)有任何更改時應(yīng)隨時更新該總覽表。
質(zhì)量記錄的填寫要求
操作人員填寫記錄要清晰及時,不能超過已完成的活動2個小時。
不能隨意涂改質(zhì)量記錄,如涂改則要在涂改處寫上涂改者姓名、日期,否則無效。
各部門各自編制所負(fù)責(zé)的《質(zhì)量記錄清單》,按《文件和資料的編號規(guī)則》進(jìn)行標(biāo)識。
各部門每月上旬按《質(zhì)量記錄清單》收集上月的質(zhì)量記錄,并編目、存放。
質(zhì)量記錄由各部門貯存在適宜的環(huán)境中,防止損壞、變質(zhì)和丟失。
質(zhì)量記錄的查閱由部門主管控制,借閱者要登記在《借閱登記簿》上,在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。
在合同有要求時,質(zhì)量記錄可提供給顧客及其代表查閱。
增加質(zhì)量記錄的內(nèi)容、格式更改。
若取消或增加記錄時,應(yīng)向管理者代表提出申請,參照《文件和資料控制程序》。
若記錄的格式有改變時,應(yīng)到資料室撤換舊的表格。
管理者代表不定期對各部門的記錄現(xiàn)行狀態(tài)進(jìn)行抽查,以確?，F(xiàn)場使用的是最新的記錄格式,以及其記錄的管理,保存的情況良好。
相關(guān)文件
《文件和資料的控制程序》
《文件和資料的編號規(guī)則》
相關(guān)記錄
《質(zhì)量記錄清單》
《借閱登記簿》
編寫: 審批:
質(zhì)量體系文件發(fā)放要求篇四
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:不合格品、服務(wù)的控制程序
確保服務(wù)過程中的不合格產(chǎn)品及體系運(yùn)作和服務(wù)過程中的不合格項(xiàng)(不合格服務(wù))得到及時有效的控制。
適用范圍
對公司各部門提供服務(wù)過程中的不合格產(chǎn)品和不合格項(xiàng)的控制。
各部門主管(管理處主任)或庫管員對不合格產(chǎn)品進(jìn)行評審、標(biāo)識和處置。
各部門負(fù)責(zé)人對本管轄區(qū)提供服務(wù)活動過程中出現(xiàn)的不合格進(jìn)行確認(rèn)、處理。
工作程序
不合格產(chǎn)品的控制
部門主管或管理處主任對服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)的不合格產(chǎn)品評審后,進(jìn)行記錄和處置;庫管員對采購物資驗(yàn)證出的不合格產(chǎn)品評審后,進(jìn)行記錄、標(biāo)識、隔離,由采購人員確認(rèn)后進(jìn)行退貨或更換,或按進(jìn)行處理。
對使用過程中或采購回的不合格產(chǎn)品的處置應(yīng)由使用部門先填寫《不合格品處理報告》,然后經(jīng)部門主管或管理處主任批準(zhǔn)后作出以下處理:
降級使用于對服務(wù)影響無關(guān)部分;
退貨;
報廢。
不合格服務(wù)的控制
對服務(wù)過程質(zhì)量影響不大或用戶感覺不明顯的不合格服務(wù),各相關(guān)部門應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)作出處理并做好記錄。
根據(jù)服務(wù)工作的檢查記錄,若有不符合要求或不合格的地方,主管部門應(yīng)提出處理意見,可填報《不合格項(xiàng)整改通知》,由相關(guān)的人員執(zhí)行,并在規(guī)定的期限內(nèi)對該服務(wù)工作進(jìn)行復(fù)檢。
因質(zhì)量體系運(yùn)作或因工作失誤造成的使用戶嚴(yán)重不滿的服務(wù),由部門負(fù)責(zé)人或與機(jī)關(guān)部門評審確認(rèn)后,填寫《不合格/糾正、預(yù)防措施報告》,并負(fù)責(zé)組織人員采取有效的糾正措施,在規(guī)定時限內(nèi)給予處理,若在近期內(nèi)無法解決的,則要制定糾正計劃。
因客觀環(huán)境條件(如天氣、交通、市政等)的影響和制約所造成的不能滿足用戶要求的可事先與用戶協(xié)調(diào),經(jīng)用戶同意后,再約定時間進(jìn)行處理。
返工或返修后的服務(wù)項(xiàng)目應(yīng)按相應(yīng)的檢驗(yàn)程序重新驗(yàn)證并做記錄。
相關(guān)文件
《糾正和預(yù)防措施控制程序》
相關(guān)記錄
《不合格品處理報告》
《不合格/糾正預(yù)防措施報告》
《不合格項(xiàng)整改通知》
質(zhì)量體系文件發(fā)放要求篇五
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:分供方管理程序
確保物業(yè)公司選擇的分供方能提供滿足合同要求的物資和服務(wù)。
適用范圍
適用于相關(guān)部門采購物資時,對物資供應(yīng)商(即分供方)和物業(yè)管理服務(wù)項(xiàng)目分承包方的選擇。
行政部組織對分供方和物業(yè)管理服務(wù)項(xiàng)目分承包方進(jìn)行資格審查、質(zhì)量審查和檔案的建立及管理。
物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)確定合格分供方與分承包方名單,并由經(jīng)理或其指定人員簽署采購或分包合同。
工作程序
物資供應(yīng)商的選擇和評審
供應(yīng)商的資格要求:
a)必須有合格的營業(yè)執(zhí)照,
b)供應(yīng)商提供商品的價格,
c)供應(yīng)的物資必須能保證符合所需物資的型號、規(guī)格、質(zhì)量要求等。
各部門(管理處)應(yīng)擬出符合上述要求的若干家供應(yīng)商,對其評審等從以下幾方面進(jìn)行:
a)供應(yīng)商的資質(zhì),信譽(yù)情況,
b)供應(yīng)商的品牌,
c)產(chǎn)品樣品的評審,
d)對比類似產(chǎn)品使用的歷史情況,
e)對比類似產(chǎn)品的試驗(yàn)結(jié)果,
f)供應(yīng)商售后服務(wù)狀況等。
行政部對評審結(jié)果進(jìn)行記錄,并將兩個以上入選的供應(yīng)商評審記錄報物業(yè)管理公司經(jīng)理確認(rèn)批準(zhǔn),形成《分供方評審表》。
物業(yè)管理服務(wù)項(xiàng)目(包括外協(xié)加工及制作)分承包方的選擇和評審
分承包方的資格要求
a)有合格的營業(yè)執(zhí)照,
b)提供的服務(wù)能滿足本公司管理和質(zhì)量要求,
c)在達(dá)到質(zhì)量要求的前提下,價格適宜。
行政部擬定出符合上述要求的若干家分承包方,會同相關(guān)部門或人員對其進(jìn)行初審,內(nèi)容包括:
a)分承包方的資質(zhì),信譽(yù)情況,
b)分承包方的質(zhì)量保證體系資料(如有),
c)分承包方的技術(shù)力量、人員素質(zhì)。
d)價格,
e)有無服務(wù)方面的承諾等。
行政部對評審結(jié)果進(jìn)行記錄,入選的分承包方評審記錄由管理者代表確認(rèn)以后,報物業(yè)管理公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
所有經(jīng)評估合格的供應(yīng)方都應(yīng)列入《合格分供方一覽表》中,該名單由物業(yè)管理公司經(jīng)理批準(zhǔn)。
工程發(fā)包由物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé),應(yīng)注意:
a)工程發(fā)包應(yīng)嚴(yán)格按照投標(biāo)或定向議標(biāo)程序和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行,
b)對方提供的業(yè)績及榮譽(yù)資料必須進(jìn)行驗(yàn)證考查作出評審,
c)建安工程合同除應(yīng)有明確的工程范圍、工期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、竣工時間外,還必須明確取費(fèi)等級、材料設(shè)備供應(yīng)責(zé)任、工程造價核定及撥款結(jié)算的規(guī)定等。
a)由相關(guān)部門起草合同的文本,按《采購與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》核準(zhǔn)。
對分供方的詢價控制參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
合格分供方的年度復(fù)審
物業(yè)管理公司經(jīng)理每年12月組織對合格供應(yīng)商和合同期在1年以上的合格分承包方進(jìn)行一次年度復(fù)審,審核內(nèi)容包括:
a)過去一年分供方的業(yè)績,
b)過去一年供應(yīng)的物資質(zhì)量狀況/分承包服務(wù)的質(zhì)量管理狀況,
c)各部門對相關(guān)分供方工作的檢查和評定記錄,
d)本公司于其在以往的采購活動中未發(fā)現(xiàn)過嚴(yán)重質(zhì)量問題糾紛。
(注:提供一次性服務(wù)的分供方無需進(jìn)行該項(xiàng)目復(fù)審)
凡在評審中確定沒有達(dá)到合同要求的分承包方,經(jīng)物業(yè)管理公司經(jīng)理批準(zhǔn),以下列方式處理:
a)取消其合格分供方資格,
b)要求其限期整改,對未能在限期內(nèi)改進(jìn)的,終止承包合同,取消其合格分承包方資格。
行政部建立合格分供方檔案,并將《合格分供方一覽表》按受控文件的方式發(fā)放到管理者代表和相關(guān)部門。合格分供方檔案主要包括以下內(nèi)容:
a)分供方提供初審時的資料,
b)供應(yīng)商的產(chǎn)品介紹或說明/分承包方年度復(fù)審記錄,
c)分供方提供的其他資料。
相關(guān)文件
《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
《采購與分包合同、協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》
相關(guān)記錄
《分供方評審表》
《合格分供方一覽表》
質(zhì)量體系文件發(fā)放要求篇六
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:采購控制程序
確保采購的物資符合規(guī)定的要求,以保證公司利益。
適用范圍
物業(yè)管理所需要的物資(如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資,保潔用的物資,消防用的物資,保安用的物資等)的采購活動。
內(nèi)部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實(shí)行。
提出采購要求的部門負(fù)責(zé)制定采購計劃。
物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購計劃及配備資源,各管理處主任或部門主管可根據(jù)權(quán)限審批采購計劃。
物資的采購
各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)下月的物資預(yù)計用量并結(jié)合月末庫存情況,在每月30日之前提出下個月的物資采購計劃,說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等(如有特殊要求,須說明)。采購計劃也可以《采購申請單》提出。
各部門將月份物資采購計劃交各管理處主任或部門主管審批,必要時應(yīng)經(jīng)公司經(jīng)理審批,具體執(zhí)行參見《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》。
單項(xiàng)金額在2000元以上的應(yīng)簽署合同、協(xié)議并經(jīng)評審,參見《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》。
各部門將批準(zhǔn)后的采購計劃交負(fù)責(zé)采購的人員,由其在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購。嚴(yán)格在計劃范圍內(nèi)組織采購和安排開支。
如因特殊情況需追加計劃開支或超計劃開支的應(yīng)由各部門提出追加申請,并詳細(xì)說明原因,并按各款執(zhí)行,填寫《采購申請單》。
對常用物資、貴重物資,采購人員應(yīng)在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購,如有急需等特殊情況,經(jīng)部門主管或管理處主任批準(zhǔn)后可在其他供應(yīng)商處購買。
各部門在支付費(fèi)用及采購物資前需借款時,由經(jīng)辦人填寫《借款單》,財務(wù)部根據(jù)相關(guān)合同、協(xié)議或計劃審核后,按《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》辦理借款。
供應(yīng)商的選擇
在采購物資時要選用符合要求的供應(yīng)商,在指定的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進(jìn)行采購活動,按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。
采購回來的物資由提出采購計劃的部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)收,交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄,入庫檢驗(yàn)執(zhí)行《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》。
采購資料的控制
采購資料如有政府、地方法規(guī)關(guān)于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴(yán)格依照執(zhí)行(如消防物資,裝修禁用的石棉等)。
對經(jīng)常要采購的物資如涉及圖樣,規(guī)格,樣板時,要經(jīng)過審批和批準(zhǔn)確保依照這些資料正確購入物資,對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品,其圖紙要求必須要經(jīng)工程部的認(rèn)可,確保符合要求才能發(fā)出。這些資料作為驗(yàn)收的依據(jù)。
對以上的采購資料要有準(zhǔn)確的標(biāo)識方法,如采購定單,分承包方的工程合同的編號。所簽合同應(yīng)在《合同、協(xié)議收文登記目錄》上有記載。
對服務(wù)項(xiàng)目的分承包方合同須說明各項(xiàng)服務(wù)質(zhì)量要求及服務(wù)的評價標(biāo)準(zhǔn)等。
服務(wù)項(xiàng)目的分承包方合同由公司的法人代表或其授權(quán)人員簽訂后實(shí)施。
對提供服務(wù)方面的供應(yīng)商對其過程監(jiān)控參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。
為確保采購的物資不受人為的影響,采購員應(yīng)由各管理處主任或部門主管指定,并應(yīng)遵守《員工手冊》及公司其它文件的相關(guān)規(guī)定。
相關(guān)文件
《分供方管理程序》
《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》
《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》
《采購與分包合同協(xié)議簽定程序的有關(guān)規(guī)定》
相關(guān)記錄
《采購申請單》
《借款單》
《合同、協(xié)議收文登記目錄》
附錄
《員工手冊》
《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》
編寫: 審批:
質(zhì)量體系文件發(fā)放要求篇七
物業(yè)公司質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理,確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。
適用范圍
適用與質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來文件的管理。
品質(zhì)拓展部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。
要點(diǎn)和實(shí)施
質(zhì)量體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。
質(zhì)量體系文件的使用。
品質(zhì)/拓展部應(yīng)確保凡授權(quán)范圍內(nèi)的人員均能及時得到有效版本的文件。
各部門及所有工作人員應(yīng)確保不持有、不使用作廢/失效的文件。
文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)印或作非授權(quán)的涂改。
質(zhì)量體系文件的保管。
文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。
文件保管方法應(yīng)便于存取查閱。
應(yīng)保持文件夾的完整、齊全。
文件的持有部門或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準(zhǔn)的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單,以便于了解文件變動的情況和檢索。
質(zhì)量體系文件更改的控制。
文件的更改必須由文件的原編寫部門負(fù)責(zé)填寫相關(guān)表格,經(jīng)文件原審核人和批準(zhǔn)人審核、批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。若原審核人、批準(zhǔn)人發(fā)生變動,則應(yīng)由其職務(wù)的接任人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫部門擬定。
文件更改應(yīng)由品質(zhì)/拓展部通知的形式發(fā)布,以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更改后的標(biāo)識。
通知僅下達(dá)給公司持有該文件受控文本的部門和人員進(jìn)行更改,但程序文件和質(zhì)量手冊換版時,則應(yīng)將換版后的文件送達(dá)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。
問更改的方式。
文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規(guī)定,并且由品質(zhì)/拓展部進(jìn)行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進(jìn)行,但劃改時,應(yīng)能辨認(rèn)更改前的內(nèi)容。
文件更改的標(biāo)識和記錄
文件更改后應(yīng)在文件的版本標(biāo)識、修改狀態(tài)標(biāo)識上予以識別,在文件更改記錄上及時予以記錄,以便核對、識別。
文件的換版。下列情況之一,文件應(yīng)予以換版:
(1)同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時;
(2)同一文件一次更改內(nèi)容較多時。
作廢/失效質(zhì)量體系文件處置。
品質(zhì)/拓展部應(yīng)在更換新頁或新版的同時,撤回舊頁或舊版本文件。
撤出的舊頁或舊版本文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄,并在每頁上加蓋藍(lán)色“作廢”或“失效”印章。
作廢/失效文件在適當(dāng)?shù)臅r間(如一年)集中銷毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。
留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件,應(yīng)經(jīng)管理者代表同意,并在其每頁上加蓋藍(lán)色“參考”印章。
外來文件的管理。
外來文件包括:
(1)本行業(yè)強(qiáng)制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;
(2)本公司選定執(zhí)行的國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);
(3)業(yè)主或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來文、來函。
屬于本程序前條的第1、2項(xiàng)的外來文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài),既在其封面或首頁上加蓋藍(lán)色“受控文件”的印章。需分發(fā)的,還應(yīng)編號并辦理發(fā)放簽收。
對于外來文件,品質(zhì)/拓展部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)臺帳,以便追溯其來源和分布。
文件的歸檔。
質(zhì)量體系文件和外來文件一律應(yīng)歸檔。
歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標(biāo)識和編號(外來文件除外)。
文件的發(fā)布、更改、處理的相關(guān)表格應(yīng)隨正本一起歸檔。
文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。
品質(zhì)/拓展部應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定,對歸檔文件實(shí)施更改。但原歸檔文件不撤出,僅加蓋“作廢”或“參考”藍(lán)色印章。
文件的補(bǔ)發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
質(zhì)量體系文件的借閱。
公司外部人員需借閱文件時應(yīng)符合下列條件之一:
(1)是公司的服務(wù)對象;
(2)是公司的主管上級;
(3)是公司的承包方;
(4)按法律、法規(guī)或合同規(guī)定提供借閱的需方。
公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司人事、商業(yè)和技術(shù)機(jī)密,但上款第4項(xiàng)的除外。
人員離開公司或工作崗位發(fā)生變化時,品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)回收所發(fā)文件,并在文件發(fā)放簽收-記錄中注明回收原因和時間。
公開文件的控制。
凡公開的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊、規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等均屬受控文件范圍。
凡公開的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號、生效日期。
負(fù)責(zé)實(shí)施公開文件的部門應(yīng)指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
凡公開的文件夾發(fā)生更改時,應(yīng)以原公開的形式,在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)今年性更改,以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。
凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書,包括公開張貼文件其中的部分(外來文件除外),均應(yīng)標(biāo)明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。
品質(zhì)/拓展部負(fù)責(zé)保存文件和資料管理形成的全套記錄,各部門或文件持有人負(fù)責(zé)保存持有的記錄,保存期為3年。
《文件銷毀申請表》文件編碼:
相關(guān)支持文件。
質(zhì)量體系文件發(fā)放要求篇八
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:文件和資料控制程序
確?，F(xiàn)場所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。
適用范圍
適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。
行政部是文件和資料的歸口管理部門。
各部門(管理處)負(fù)責(zé)本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。
工作程序
文件和資料的分類
質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)
外來文件(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)
其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)
文件和資料的編號
按《文件和資料的編號規(guī)則》執(zhí)行。
文件和資料的受控狀態(tài)
質(zhì)量手冊分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋受控文件印章,注明受控號,非受控文件一般只進(jìn)行編號。
質(zhì)量體系文件均為受控文件,加蓋受控文件印章。
質(zhì)量記錄除原版文件應(yīng)加蓋受控章留存外,其它現(xiàn)場使用的可不蓋受控章。
文件和資料的編寫、審批
質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門編寫;質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)組織改編、編寫,管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。
文件和資料的發(fā)布
受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門和數(shù)量,領(lǐng)用人在《文件和資料領(lǐng)用簽收表》上簽名,領(lǐng)取注有受控號和加蓋受控文件印章的文件和資料。
使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批準(zhǔn)后,重新發(fā)放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。
文件和資料的更改
文件和資料更改時,由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》,審核批準(zhǔn)由原審批人進(jìn)行,當(dāng)原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。
文件和資料更改審批通過后,由行政部實(shí)施,資料管理員按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》的名單,到領(lǐng)用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁、換版后的新文件,應(yīng)同時收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。
文件和資料的管理
文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質(zhì)量文件清單》受控。
各部門保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。
借閱文件和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規(guī)定的時間歸還。
其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。
文件和資料的換版與作廢
文件和資料每版更改不超過五次,修改次數(shù)號用正字的筆劃數(shù)表示,一表示第一次更改,t表示二次更改……正表示第五次更改,若1次更改內(nèi)容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。
作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》及時收回并記錄,立即蓋上作廢印章,統(tǒng)一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上保留資料印章方可留用。
支持性文件
《文件和資料的編號規(guī)則》
《文書、檔案、資料管理辦法》
相關(guān)記錄
《文件和資料領(lǐng)用簽收表》
《文件和資料更改申請表》
《質(zhì)量文件清單》
《借閱登記簿》
《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》
編寫:審批:
質(zhì)量體系文件發(fā)放要求篇九
物業(yè)管理有限公司質(zhì)量管理體系文件
--出入口管理辦法
1.目的
對小區(qū)(大廈)出入口進(jìn)行有效控制,維護(hù)管理服務(wù)區(qū)域的正常秩序。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責(zé)
職務(wù)/崗位工作內(nèi)容
部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)出入口安全管理工作的全面指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
安全主管/主辦負(fù)責(zé)出入口安全工作的具體組織、落實(shí)、培訓(xùn)考核。
安全班長負(fù)責(zé)出入口安全工作的巡查及監(jiān)督。
安全管理員負(fù)責(zé)出入口安全工作的具體實(shí)施。
4.方法和過程控制
對普通來訪人員的管理
各管理處根據(jù)各自物業(yè)的特點(diǎn),在確保管理服務(wù)區(qū)域安全的情況下,可選擇以下對普通來訪人員的管理辦法:
a.凡進(jìn)入封閉或半封閉式管理服務(wù)區(qū)域的來訪者,必須問明其來意,并與業(yè)主(用戶)取得聯(lián)系,經(jīng)業(yè)主(用戶)同意,并在《來訪人員情況登記表》上登記后方可讓其進(jìn)入。離開時,封閉式管理服務(wù)區(qū)域需登記離去時間,半封閉式管理服務(wù)區(qū)域可根據(jù)情況不做記錄。
b.對開放式管理的管理服務(wù)區(qū)域的來訪者,可不登記,但安全員及控制中心必須密切注意其行為,對行跡可疑的人員,安全員要及時采取妥善的方法進(jìn)行盤問、控制,確保轄區(qū)安全。
禁止所有推銷、收廢品、發(fā)廣告及無明確探訪對象的外來人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域。制止任何人員攜帶易燃、易爆、劇毒等危險品進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域。
如來訪人員在業(yè)主(用戶)家超時停留,出入口崗或中心應(yīng)通知相關(guān)崗位核實(shí)情況,如發(fā)生異常情況及時按《突發(fā)事件處理程序》處理。
管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)的所有設(shè)施、游樂場地,只為住戶開放,安全員應(yīng)禁止外來人員使用,避免其損壞公共設(shè)施,破壞衛(wèi)生環(huán)境。
安全員對來訪人員進(jìn)行合理有效的管理,在管理中發(fā)生爭執(zhí)或沖突,應(yīng)及時通知中心或上級協(xié)調(diào)解決,同時注意保護(hù)現(xiàn)場。
執(zhí)行公務(wù)人員的管理
執(zhí)行公務(wù)的執(zhí)法人員因公進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,相應(yīng)崗位的安全員應(yīng)請其出示證件,予以登記,并立即通知管理處負(fù)責(zé)人,負(fù)責(zé)人接獲此信息后立即致電對方單位核實(shí)身份,同時安排人員陪同前往。
執(zhí)行公務(wù)人員對管理服務(wù)區(qū)域業(yè)主房屋進(jìn)行搜查應(yīng)請其出示執(zhí)行部門開具的搜查證,需要查扣業(yè)主物品的應(yīng)請其列出清單雙方簽字確認(rèn)。
外地執(zhí)法人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,除上述內(nèi)容外,還必須有本市執(zhí)法部門陪同及本地相應(yīng)部門的證明,并需登記陪同人員的證件,予以核實(shí)后方可放行。
執(zhí)行公務(wù)的其它部門的國家公務(wù)員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域也須登記,并了解公干的目的,由管理處安排人員陪同前往。
執(zhí)行公務(wù)人員因公務(wù)保密或其他特殊原因不能明示公干目的時,當(dāng)值安全員必須及時聯(lián)系部門經(jīng)理,由部門經(jīng)理或其指定授權(quán)人視具體情況處理。
物資放行的管理
物資搬運(yùn)時,須到管理處或授權(quán)部門辦理申請手續(xù),申請人需按要求填寫《物資搬運(yùn)放行條》,寫明物資名稱、數(shù)量和本人資料。若非物主本人辦理,需物主提供書面委托書或物主電話委托,由搬運(yùn)人在《物資搬運(yùn)放行條》上簽名,經(jīng)手人員除查驗(yàn)申辦人的身份證外,還須與物主本人聯(lián)系確認(rèn)。在裝修入伙期間,屬施工方工具材料的可由裝修負(fù)責(zé)人或申辦人員辦理,經(jīng)手人員須查驗(yàn)身份證及臨時出入證或業(yè)主委托書。
經(jīng)手人還須與管理處出納員核對,追收尚未交納的各項(xiàng)費(fèi)用并簽字認(rèn)可;出納不當(dāng)班或外出時,應(yīng)將尚未交納費(fèi)用的住戶及其費(fèi)用清單交管理處或中心值班人員,由委托人(主辦以上人員)簽字認(rèn)可,手續(xù)完善后方可放行。
由安全員核實(shí)所搬貨物與申請內(nèi)容是否相符。安全員負(fù)責(zé)記錄、核對搬運(yùn)車輛的牌號、司機(jī)身份證號或駕駛證號、姓名、單位或住址等并請其簽字,手續(xù)完善后予以放行。
施工人員的管理
所有施工人員憑管理處簽發(fā)的《人員臨時出入卡》進(jìn)出管理服務(wù)區(qū)域。
安全員在檢查《人員臨時出入卡》時應(yīng)核對房號、相片、施工人員姓名、證件有效期及管理處公章。
若出入證丟失或過期,施工人員應(yīng)到管理處補(bǔ)辦證件或延期后方可進(jìn)入施工現(xiàn)場。
所有施工裝修人員必須嚴(yán)格按照《裝修管理責(zé)任書》的內(nèi)容進(jìn)行操作。如有違章,安全員有權(quán)進(jìn)行制止或停水停電,需延時加班的裝修須經(jīng)管理處同意后方可進(jìn)行。
管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)政府配套公共設(shè)備設(shè)施施工,施工人員應(yīng)在管理處辦理相應(yīng)手續(xù),經(jīng)部門經(jīng)理或相關(guān)專業(yè)人員同意后方可施工。
服務(wù)供方人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,需穿制服、佩帶工作證方可進(jìn)入。
公司內(nèi)部人員的管理
公司員工憑工牌進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域,應(yīng)自覺服從安全員的治安管理,身份核實(shí)后,可不作登記。
公司員工在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)各項(xiàng)活動要嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)章制度,使用指定的員工通道和專用電梯。
參觀人員的管理
所有的參觀人員必須經(jīng)管理處同意后方可進(jìn)入,同時管理處須派人陪同。
引導(dǎo)進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域的參觀人員注重禮儀,愛護(hù)環(huán)境,愛護(hù)公物。
勸止參觀人員在管理服務(wù)區(qū)域內(nèi)的高聲談?wù)?引導(dǎo)其自覺遵守公共秩序。
請參觀人員在指定范圍內(nèi)活動,按指定路線行走,未經(jīng)允許應(yīng)阻止攝像和照相。
特殊來訪人員的管理
認(rèn)真、細(xì)致、全面的做好接待工作。
各崗位安全員統(tǒng)一佩帶白手套,來訪者經(jīng)過崗位時致軍禮。
注重儀容儀表,禮節(jié)禮貌,保持良好的軍人姿態(tài)。
對推銷、發(fā)廣告人員的管理
凡推銷人員、廣告人員進(jìn)入管理服務(wù)區(qū)域必須事先與顧客有約,并進(jìn)行登記后方可進(jìn)入。
可從尊重顧客的角度,采取跟蹤、尾隨的方法,觀察其行為,如有違規(guī),立即進(jìn)行糾正或勸其離開管理服務(wù)區(qū)域。
對推銷、廣告人員,懷疑其具有違法嫌疑時,可對其身份進(jìn)行驗(yàn)證或向?qū)Ψ絾挝贿M(jìn)行證實(shí),如沒有合法身份,可交派出所處理。
對每一位外來人員都應(yīng)友善、禮貌的對待,盡量避免發(fā)生糾紛與沖突,若出現(xiàn)處理不了的情況,應(yīng)立
即請班長或主管進(jìn)行協(xié)助調(diào)解,把糾紛控制在可處理范圍。
5.質(zhì)量記錄和表格
《物資搬運(yùn)放行條》
《來訪人員情況登記表》
《人員臨時出入卡》
質(zhì)量體系文件發(fā)放要求篇十
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:進(jìn)貨檢驗(yàn)程序
通過對進(jìn)貨檢驗(yàn)的控制,防止未經(jīng)驗(yàn)證及不合格的物資投入使用,以確保公司提供服務(wù)的質(zhì)量。
適用范圍
對所采購物資的入庫驗(yàn)證。
由提出申請的部門主管負(fù)責(zé)驗(yàn)收,或由行政部人員驗(yàn)收,行政部主管負(fù)責(zé)監(jiān)督。
工作程序
依據(jù)審批后的《采購申請單》或《采購計劃》對所采購回的物資進(jìn)行入庫檢驗(yàn)。
批量采購回的物品數(shù)量少于10個全檢,11-50抽檢10個,51-100抽15個,101-200抽20個,200個以上抽檢10%,500件以上抽檢5%。
驗(yàn)證根據(jù)情況可采用核對數(shù)量、外觀檢查、樣板核對和合格證檢查等方式進(jìn)行。對涉及安全性能的產(chǎn)品如電器類、水暖器材、消防用具類、化工原料必須要有合格證;對小五金類、絕緣材料類、標(biāo)準(zhǔn)件類和其他雜項(xiàng)類應(yīng)核對規(guī)格、型號和數(shù)量與采購文件是否一致,外觀和包裝有無破損等。
驗(yàn)證合格由驗(yàn)證人在《材料入庫驗(yàn)收單》上進(jìn)行記錄,對驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的不合格品按《不合格品/服務(wù)的控制程序》執(zhí)行。
對急需使用的來不及檢驗(yàn)的物品,由行政部主管或管理處主任或其授權(quán)人員簽名后,可予以緊急放行。放行部分要由庫管員注明數(shù)量、批號,并要有明確標(biāo)識,以便一但發(fā)現(xiàn)問題時可以返回。沒有放行的部分按常規(guī)進(jìn)行檢驗(yàn)。
對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品要經(jīng)過檢驗(yàn)合格后方使用,并將檢驗(yàn)結(jié)果作出記錄。
對外購設(shè)備在投入使用前應(yīng)根據(jù)使用條件及要求進(jìn)行檢驗(yàn),并作出記錄,對、條款,產(chǎn)品的驗(yàn)收是以相關(guān)的要求進(jìn)行(如制作圖樣、書面要求、說明書、采購協(xié)等)
對分供方提供服務(wù)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目的初始驗(yàn)證。
當(dāng)分供方提供服務(wù)時,根據(jù)雙方協(xié)議內(nèi)容及對其提供的條件及資料進(jìn)行驗(yàn)證(如配備設(shè)備、人員素質(zhì)、工程材料等),此驗(yàn)證是指服務(wù)/工程項(xiàng)目開始前進(jìn)場的條件的驗(yàn)證。
若分供方提供的服務(wù)項(xiàng)目有階段性時,則對每一階段開始前進(jìn)行驗(yàn)證,以確保各階段的有效銜接。
若對驗(yàn)證符合要求時,才能通知對方開始服務(wù)/工程項(xiàng)目。
若對驗(yàn)證方不合要求時,應(yīng)通知對方不能開工,直至滿足條件為止。
對所有以上的檢驗(yàn)作出記錄并保存。
相關(guān)文件
《不合格品/服務(wù)的控制程序》
相關(guān)記錄
《采購申請單》
《材料入庫驗(yàn)收單》
《采購計劃》
《材料入庫驗(yàn)收單》
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