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檔案管理制度篇一
一、辦學(xué)方向
1．學(xué)校中長期發(fā)展規(guī)劃、實施計劃及辦學(xué)目標(biāo)和任務(wù)。
2．教師考核評價制度(方案)。
3．適齡人口入學(xué)情況統(tǒng)計表，殘兒少入學(xué)情況統(tǒng)計表。
4．留守學(xué)生花名冊，關(guān)愛留守兒童的有關(guān)制度、措施等材料。
5．學(xué)校確保適齡兒童按時入學(xué)、學(xué)籍管理、控輟保學(xué)相關(guān)規(guī)定、措施的資料。
二、領(lǐng)導(dǎo)班子
1．校長聽、評課記錄，校本教研情況，作報告講座等資料。
2．領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)情況，成員個人校長聽、評課記錄，校本教研情況，作報告講座等資料。
3．備課組工作資料。
三、教師隊伍
1．師資水平統(tǒng)計表，教職工、專任教師花名冊，教師分工情況登記表。
2．電教設(shè)備施用情況登記表。
3．校本資源庫建設(shè)情況。
4．師德建設(shè)有關(guān)記載、制度。
5．班主任工作評價制度和獎懲制度。
6．教師按時參加各類培訓(xùn)情況，教師培訓(xùn)經(jīng)費落實情況資料。
7．教師業(yè)務(wù)檔、繼續(xù)教育檔。
8．青年教師、骨干教師培訓(xùn)制度、培訓(xùn)計劃及實施情況的檔案。
四、規(guī)范辦學(xué)
1．學(xué)校各類組織機構(gòu)及分工情況表，各類會議記錄、校務(wù)日志、班務(wù)日志。
2．學(xué)校教代會、工會活動情況的有關(guān)材料、檔案。
3．校長聽課及論文發(fā)表資料。
4．制訂有學(xué)校章程，有學(xué)校規(guī)章制度匯編（行政管理、教學(xué)管理、教職工隊伍管理、學(xué)生管理、資產(chǎn)管理、后勤管理、安全管理、檔案管理等學(xué)校內(nèi)部管理制度）。
5．各類安全制度、各類安全預(yù)案及定期演練等資料。
6．設(shè)施、設(shè)備管理制度。
7．學(xué)生學(xué)籍管理制度及學(xué)生信息表。
8．教學(xué)安排、教學(xué)檢查等資料。
9．地方課程、學(xué)校課程落實等資料。
10．學(xué)校常規(guī)教學(xué)管理相關(guān)文件、通報、資料。
11．科學(xué)實驗課、綜合實踐課所開成的實驗報告等資料。
12．減輕學(xué)生課業(yè)負(fù)擔(dān)等資料。
13．家長會、家長學(xué)校、家長委員會活動情況的相關(guān)資料、檔案。
14．德育工作領(lǐng)導(dǎo)小組及分工，德育工作計劃，德育活動有關(guān)資料。
15．學(xué)生成長記錄袋，學(xué)生德行，學(xué)生素質(zhì)教育報告冊資料及檔案。
16．德育宣教陣地（廣播室、閱覽室、板報）等資料。
17．班隊活動、學(xué)生干部培養(yǎng)、學(xué)生評優(yōu)、學(xué)生進(jìn)步表彰獎勵、國旗下講話稿等記載、文件、檔案。
18．法制教育開展情況的檔案資料。
19．舉辦“兩節(jié)兩會”（藝術(shù)節(jié)、科技節(jié)）資料。
20．實施陽光體育運動有關(guān)資料，“兩課兩操”活動落實等有關(guān)資料。
21．體質(zhì)檢測和健康教育、心理健康教育、衛(wèi)生講座、傳染病防治等有關(guān)表冊、資料。
22．各種興趣小組活動情況的資料檔案。
23．勞動教育工作計劃、實施方案及實施情況的資料檔案。
五、教育科研
1．學(xué)校教研機構(gòu)、規(guī)劃及制度建設(shè)等資料。
2．教研活動開展情況，課題研究、實施、進(jìn)展、成果推廣，及活動記載檔案。
六、高效課堂
1．高效課堂實施方案
2．課堂氛圍
3．課堂評價標(biāo)準(zhǔn)及聽課記錄
4．學(xué)生作業(yè)完成情況資料
5．班級課堂管理模式和班級特長學(xué)生數(shù)量
七、教育經(jīng)費
1．學(xué)校公用經(jīng)費、建設(shè)經(jīng)費及寄宿生生活補助撥款及發(fā)放情況的資料。
2．教職工養(yǎng)老、醫(yī)療等社會保險的住房公積金辦理的相關(guān)資料。
3．學(xué)校校務(wù)公開情況的資料。
4．經(jīng)費管理制度。
5．教師培訓(xùn)經(jīng)費。
6．教育財務(wù)檔。
八、辦學(xué)條件
1．校園總體規(guī)劃并附規(guī)劃圖。
2．辦學(xué)條件情況統(tǒng)計表。
3．校舍改造、設(shè)備添置的相關(guān)資料。
九、校園安全
1．管理機構(gòu)。
2．管理制度和應(yīng)急預(yù)案。
3．安保措施、消防設(shè)施、安全視頻網(wǎng)絡(luò)、交通安全、用水用電安全、安全通道、樓梯護(hù)欄等。
4．安全教育工作開展情況。
5．周邊環(huán)境。
十、教育質(zhì)量
1．學(xué)困生轉(zhuǎn)化情況的資料檔案。
2．科普知識宣傳材料，學(xué)生“三小”（小發(fā)明、小制作、小創(chuàng)造）活動開展及獲獎情況的資料檔案。
3．學(xué)生體質(zhì)健康測試記錄表。
4．音樂、美術(shù)成績考核統(tǒng)計表，學(xué)生作品獲縣級以上獎勵資料。
檔案管理制度篇二
信貸業(yè)務(wù)檔案管理辦法（草案）
第一章總則
第一條、為了進(jìn)一步規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案管理，切實做好信貸風(fēng)險控制基礎(chǔ)工作，根據(jù)公司章程、貸款管理制度等規(guī)定，制定本辦法。
第二條、本辦法所稱信貸業(yè)務(wù)檔案是指公司在辦理信貸業(yè)務(wù)過程中形成的，用以記錄和反映信貸業(yè)務(wù)全過程的真實記錄資料，包括借款人和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、貸后管理資料、法律文件和信貸運作資料等重要文件、憑據(jù)和圖表、聲像。
第三條、信貸業(yè)務(wù)檔案管理要遵循以下原則：
（一）集中統(tǒng)一管理原則。法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案，如評級、授信、審查、審批、貸后管理等相關(guān)信貸業(yè)務(wù)檔案收集和整理集中到公司綜合檔案部門統(tǒng)一管理。權(quán)證類檔案原件應(yīng)存放在會計部門專門保險柜中。
（二）及時完整、真實有效原則。業(yè)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案移交前的收集、整理和立卷工作，并對移交前檔案資料的真實、完整、有效、保密等負(fù)責(zé)；綜合檔案部門負(fù)責(zé)客戶信貸業(yè)務(wù)檔案移交后的整理、立卷、歸檔、保管和日常維護(hù)工作，并對移交后的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案的安全管理、提供利用、銷毀整理、保密等負(fù)責(zé)；公司各部門應(yīng)在年末30個工作日內(nèi)將信貸業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)一交檔案庫保管。
（三）保密性原則。信貸業(yè)務(wù)檔案涉及國家、公司和借款企業(yè)的秘密，檔案管理人員、調(diào)閱人員和其他相關(guān)人員均需嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。
（四）規(guī)范管理原則。信貸業(yè)務(wù)檔案管理是公司綜合檔案管理體系的一部分，公司各部門應(yīng)配合綜合檔案部門對客戶信貸業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，做到原始資料賬冊化，資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，檔案移交制度化。
第二章 信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé) 第四條、公司以客戶為單位建立信貸業(yè)務(wù)檔案，落實人員統(tǒng)一管理。公司設(shè)立專門的信貸檔案管理庫，配備專門人員，集中統(tǒng)一管理信貸業(yè)務(wù)檔案。檔案資料包括公司信貸決策所依據(jù)的有關(guān)資料、信貸決策產(chǎn)生的有關(guān)資料、向監(jiān)管當(dāng)局報備報批材料及監(jiān)管當(dāng)局信貸批復(fù)、文件等。
第五條、業(yè)務(wù)崗位職責(zé)。業(yè)務(wù)崗負(fù)責(zé)收集整理所經(jīng)辦業(yè)務(wù)的信貸資料，將已審批或發(fā)放信貸業(yè)務(wù)的資料于月后10個工作日內(nèi)交信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員統(tǒng)一歸檔管理，不得長期留存信貸資料原件。抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證等重要物品原件應(yīng)于收件當(dāng)日移交會計部門專門保險柜管理，納入表外科目核算。第六條、信貸業(yè)務(wù)檔案形成后、移交檔案庫前，業(yè)務(wù)管理部門負(fù)責(zé)收集管理信貸業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)管理部門要按照誰經(jīng)辦、誰負(fù)責(zé)的要求，認(rèn)真履行信貸業(yè)務(wù)檔案管理職責(zé)，對所管理信貸業(yè)務(wù)檔案的真實性、有效性、規(guī)范性、完整性和保密工作負(fù)責(zé)。信貸管理系統(tǒng)是信貸電子檔案的主要檔案庫，信貸部門要嚴(yán)格執(zhí)行信貸管理系統(tǒng)相關(guān)管理規(guī)定，確保信貸電子檔案信息及時、準(zhǔn)確、真實和完整，保證電子文檔和紙質(zhì)文檔在時間和內(nèi)容上的統(tǒng)一性。
第七條、不良貸款按規(guī)定移交給風(fēng)險管理部門或其他專業(yè)不良貸款管理部門后，由該部門履行客戶檔案管理職責(zé)。
第八條、業(yè)務(wù)檔案管理員職責(zé)。信貸業(yè)務(wù)檔案庫負(fù)責(zé)審核、接收相關(guān)部門移交管理的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，并對入庫檔案資料的規(guī)范性和完整性把關(guān)；按照信貸業(yè)務(wù)檔案管理要求規(guī)范管理入庫檔案；嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，做好檔案保密工作；負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案的各項基礎(chǔ)管理工作。業(yè)務(wù)檔案庫管理員有權(quán)對相關(guān)機構(gòu)和部門的信貸業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。
第三章信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容 第九條、信貸業(yè)務(wù)檔案資料分為五類：
1、權(quán)證類：采用抵押、質(zhì)押擔(dān)保方式的信貸業(yè)務(wù)，能夠證明對抵押物、質(zhì)押物享有所有權(quán)和處權(quán)的要件；
2、要件類：辦理信貸業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的能夠證明信貸業(yè)務(wù)的合法性、合規(guī)性的基本要件；
3、管理類：法人客戶的基本資料；
4、保全類：貸后管理及資產(chǎn)風(fēng)險管理的相關(guān)資料；
5、綜合類：公司內(nèi)部管理資料。
第十條、信貸業(yè)務(wù)檔案按照客戶建立，一戶一檔，一筆（項）一卷，即一個客戶除權(quán)證類原件（只保存復(fù)印件）以外的所有檔案存放在一起，一筆業(yè)務(wù)（一個項目）的檔案設(shè)為一卷（一個借款合同項下分次發(fā)放的視同一筆），每個客戶檔案內(nèi)再分權(quán)證區(qū)、要件區(qū)、管理區(qū)、保全區(qū)和綜合區(qū)，分別存放各區(qū)規(guī)定的資料。
第十一條、權(quán)證類檔案包括：抵押物他項權(quán)證、產(chǎn)權(quán)證明書、保險單、質(zhì)押權(quán)利的證明、有價單證的復(fù)印件（原件入會計部門專門保險柜保管），抵押物（質(zhì)物）評估報告或作價依據(jù)，抵押物清單，法人客戶貸款的抵押（質(zhì)押）公證書，有權(quán)機關(guān)辦理的抵(質(zhì))押登記表。
第十二條、要件類檔案包括：
（一）企業(yè)授信情況有關(guān)資料、企業(yè)信用等級評定報告和審定意見、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)申請報告和申請書、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)調(diào)查審查審批表、信貸審批委員會貸款批準(zhǔn)意見；
（二）貸款意向書、貸款承諾函、各類法人、自然人等客戶信貸業(yè)務(wù)借款合同（協(xié)議書）、借據(jù)、擔(dān)保合同（擔(dān)保協(xié)議）或擔(dān)保函、核保書、抵（質(zhì)）押核實書、以保證保險為擔(dān)保的保證保險合同、貸款法律審查意見、保證金進(jìn)賬證明資料；
（三）房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)項目立項的批文及可行性研究報告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建筑工程規(guī)劃許可證、土地出讓合同及規(guī)劃紅線圖、國有土地使用證、地價款繳納憑證復(fù)印件、施工許可證、房屋預(yù)售許可證、合作項目提供的合作開發(fā)合同等復(fù)印件以及項目竣工后的工程決算報告等。
第十三條、管理類檔案包括：
1、借款人和擔(dān)保人的相關(guān)資料：《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本或復(fù)印件、《事業(yè)單位登記表》副本或復(fù)印件、《企業(yè)資質(zhì)登記證》復(fù)印件、《特種經(jīng)營許可證》復(fù)印件、《稅務(wù)登記證》（國稅、地稅）復(fù)印件、《外商投資企業(yè)批準(zhǔn)證書》復(fù)印件、《外商投資企業(yè)外匯登記證》復(fù)印件、《中華人民共和國組織機構(gòu)代碼證書》復(fù)印件、事業(yè)法人證書復(fù)印件、民辦非企業(yè)法人登記證書復(fù)印件、及某些行業(yè)必備的衛(wèi)生許可證復(fù)印件、前許可證明復(fù)印件；
有貸款卡的需提交貸款卡證明材料復(fù)印件以及最新年檢證明，企業(yè)法人注冊資本驗資報告復(fù)印件或有關(guān)注冊資本來源的證明材料；法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的身份證明復(fù)印件，法定代表人、負(fù)責(zé)人或代理人的簽字樣本，法人授權(quán)證明書，企業(yè)章程、聯(lián)營協(xié)議復(fù)印件，印鑒卡，借款人企業(yè)項目責(zé)任人任職資格表，企業(yè)變更登記有關(guān)文件的復(fù)印件；
企業(yè)各期財務(wù)報表，企業(yè)轉(zhuǎn)制、改組等重大行為的相關(guān)資料，有關(guān)審計報告，需要政府管理部門批準(zhǔn)事項的文件復(fù)印件等。
2、專業(yè)擔(dān)保機構(gòu)為保證人的還應(yīng)包括一定數(shù)額的擔(dān)保基金已存入公司在指定銀行設(shè)立的專門賬戶、實行專項儲存和專戶管理的證明文件，擔(dān)保責(zé)任余額表，同意提供該保證擔(dān)保的書面文件。
3、以保證保險為擔(dān)保的還應(yīng)包括保險監(jiān)督管理機構(gòu)同意保險人開辦保證保險業(yè)務(wù)的批文、投保人已全額投保保證保險并一次性繳清全部保費的證明文件。
4、自然人作為保證人的還應(yīng)包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明、保證人財產(chǎn)及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔(dān)保的書面文件。第十四條保全類檔案包括：
1、經(jīng)營主責(zé)任人、管戶主責(zé)任人、風(fēng)險監(jiān)控主責(zé)任人名單，重點管理客戶的客戶經(jīng)理組名單，貸后管理方案及貸款臺賬。
2、貸后檢查材料：按規(guī)定填制的《貸后管理臺賬》、《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后首次跟蹤檢查表》及限制性條款落實情況報告；日常檢查形成的《信貸業(yè)務(wù)發(fā)生后定期檢查表》及檢查分析報告，項目法人貸款填制《項目貸款檢查表》；客戶、擔(dān)保人的各期財務(wù)報表；《貸后管理檢查表(按客戶)》及所附專題報告說明等。
3、按規(guī)定復(fù)測客戶信用等級的資料，信貸資產(chǎn)風(fēng)險分類資料。
4、《風(fēng)險預(yù)警信號處理表》及報告，化解措施方案，處理情況報告；潛在風(fēng)險客戶退出方案。
5、信貸業(yè)務(wù)到期處理材料：向借款人發(fā)出的《貸款到期通知書》，會計部門填寫的《還款憑證》；貸款展期的，有《借款展期申請書》，擔(dān)保人同意擔(dān)保展期的書面證明，承貸社信貸業(yè)務(wù)展期決策各環(huán)節(jié)的運作材料，展期備案材料，與借款人、擔(dān)保人簽訂的《借款展期協(xié)議》等。
6、有問題信貸業(yè)務(wù)處理材料：在訴訟時效內(nèi)和保證期間內(nèi)取得借款人、保證人簽名的《貸款逾期催收通知書》；《貸款風(fēng)險分類認(rèn)定表》、《不良貸款認(rèn)定審批表》及相關(guān)認(rèn)定資料；事實風(fēng)險客戶退出方案，不良信貸資產(chǎn)清收、盤活、保全方案及組織實施情況報告；通過法律程序起訴、裁定、以資抵債、保全的有關(guān)資料等。
7、信貸業(yè)務(wù)總結(jié)評價報告。
8、信貸管理系統(tǒng)中相關(guān)電子檔案資料完整性情況說明。第十五條綜合類檔案包括：信用社內(nèi)部有關(guān)信貸業(yè)務(wù)的各類報表、授權(quán)轉(zhuǎn)授權(quán)文件、行業(yè)分析資料、信貸分析報告、調(diào)查檢查報告、審計稽核報告等。第十六條、本節(jié)規(guī)定的信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是各聯(lián)社檔案管理中的主要內(nèi)容，但不限于此。權(quán)證類、要件類必須存放原件，其他各類檔案可存放復(fù)印件。所有復(fù)印件在不影響信用社權(quán)益的前提下，經(jīng)主管信貸員（客戶經(jīng)理）將復(fù)印件與原件核實后，在復(fù)印件上簽署“經(jīng)核對與原件一致”字樣，核對日期并簽名確認(rèn)。
第四章信貸業(yè)務(wù)檔案管理
第十七條、信貸業(yè)務(wù)檔案的整理、移交和歸檔。
（一）信貸業(yè)務(wù)檔案的整理及移交。信貸部門經(jīng)辦人員要按信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求對檔案資料逐筆整理、排序、組卷，編制歸檔目錄，及時移交。信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員要及時對相關(guān)部門移交的檔案資料進(jìn)行收集整理，歸檔入庫；建立目錄索引，記錄信貸部門移交的信貸業(yè)務(wù)檔案資料，審核確認(rèn)移交檔案資料的規(guī)范性和完整性，并與移交人員共同在移交檔案目錄(一式兩份，各留存一份)上簽字。
（二）信貸業(yè)務(wù)檔案的歸檔。檔案資料歸檔要便于保管、查找和利用。1．立卷、建檔要求：檔案資料要按戶編號建檔，專盒(或夾)保管，標(biāo)明客戶全稱和立檔時間。檔內(nèi)有多筆業(yè)務(wù)的，要按筆立卷，以信貸業(yè)務(wù)審批時間排列卷號。卷內(nèi)資料按照信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的分類要求進(jìn)行排序。客戶基本資料可以歸集后獨立組卷，作為首卷；授信、最高額抵押擔(dān)保作為單筆業(yè)務(wù)立卷。
2．目錄、標(biāo)注要求：以方便檢索為目的，分層次建立三級目錄。一是建立檔案庫客戶目錄，檢索定位到客戶層次，法人客戶及個人客戶分開編目。二是以客戶為單位建立檔案目錄,檢索定位到單筆業(yè)務(wù)，檔案目錄應(yīng)包括客戶名稱、卷號、卷名(包括審批時間、業(yè)務(wù)品種、金額、期限)等，并注明卷與卷之間的從屬關(guān)系。三是建立卷內(nèi)目錄，檢索定位到具體業(yè)務(wù)資料。
3．裝訂要求：已結(jié)清信貸業(yè)務(wù)要按卷裝訂成冊，以運作程序及資料形成時間編制頁碼。
4．與房地產(chǎn)開發(fā)商、汽車經(jīng)銷商等合作批量辦理的個人消費信貸業(yè)務(wù)、個人住房貸款業(yè)務(wù)，可以將合作協(xié)議項下客戶歸集建立總檔，以客戶名稱、審批發(fā)放時間建立總檔目錄，以具體客戶為單位建立分檔，分檔參照立卷、建檔要求管理。其他個人客戶信貸業(yè)務(wù)逐戶建檔。
5．貸款臺賬等難以逐戶歸檔的信貸業(yè)務(wù)檔案以及核銷客戶檔案等重要檔案另柜存檔。《貸審會投票表決表》、會議紀(jì)要、會議記錄本等貸審會檔案，以會次裝訂成冊，逐年建檔。本級社直接經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，其信貸運作檔案歸入客戶檔案管理；經(jīng)本級社貸審會審議、下級社經(jīng)營的信貸業(yè)務(wù)，本級社信貸運作檔案作為貸審會檔案附件歸檔。
第十八條、縣級、市級聯(lián)社（辦事處）經(jīng)辦的信貸業(yè)務(wù)資料和省聯(lián)社需保管的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案，由本級信用社經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)發(fā)生后整理好信貸業(yè)務(wù)原始資料，編制好移交清單，將全部資料移交給本級聯(lián)社信貸管理部門負(fù)責(zé)信貸業(yè)務(wù)檔案管理的指定人員，經(jīng)初步審核后，由該指定人員對信貸業(yè)務(wù)原始資料進(jìn)行排序、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄。資料整理完畢后編制移交清單，將全部資料移交給本級聯(lián)社貸后監(jiān)督檢查部門的指定人員，雙方簽字確認(rèn)。本級聯(lián)社貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級聯(lián)社檔案管理人員入庫。
第十九條、貸后檢查記錄、貸款五級分類資料、企業(yè)各期財務(wù)報表、各種證書的年檢證明復(fù)印件等業(yè)務(wù)后續(xù)資料，應(yīng)及時移交。即主管信貸員（客戶經(jīng)理）取得資料后，實時或批量移交給原信貸檔案接收部門的貸后監(jiān)督檢查部門指定人員，雙方簽字確認(rèn)。貸后監(jiān)督檢查部門在規(guī)定時間內(nèi)審核完畢后，次日由指定人員將全部資料移交給本級綜合檔案部門。
第二十條、信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱。各級信用社要建立信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱登記制度。
（一）內(nèi)部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。借閱本人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，信貸業(yè)務(wù)檔案庫管理員負(fù)責(zé)登記借閱人員名單、時間、借閱內(nèi)容和借閱用途，借閱人簽字確認(rèn)。因工作需要借閱他人經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料的，應(yīng)由借閱人出具借條，并由借閱部門負(fù)責(zé)人簽字同意方可借閱。借閱的檔案不得涂改、圈劃、復(fù)制、拆散原卷冊，用后必須及時歸還。
（二）外部人員借閱信貸業(yè)務(wù)檔案。信貸業(yè)務(wù)檔案要嚴(yán)格保密，原則上不對外借閱。當(dāng)出現(xiàn)經(jīng)濟糾紛、案件等情況，法律、法規(guī)明確規(guī)定的有權(quán)機關(guān)依法需查閱、影印時，必須持有協(xié)助查詢通知書或其他有效法律文書，以及查閱人工作證明。查閱時，信用社應(yīng)有專人在場陪同，不得將原件借出。如遇特殊情況，確需外借的，需經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人和主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可外借。外借檔案必須填寫檔案外借單，登記外借人姓名、外借日期、外借檔案內(nèi)容、外借原因及歸還日期等。存放在金庫的權(quán)證類檔案，一律不得外借。
第二十一條、檔案庫房建設(shè)及檔案存放。檔案庫房要按照當(dāng)?shù)卣畽n案行政管理部門的相關(guān)要求設(shè)。檔案庫應(yīng)配相應(yīng)鐵柜和防盜、防火、防強光、防潮濕、防蟲蛀等方面的設(shè)施。
第二十二條、檔案保管。檔案管理人員要對信貸業(yè)務(wù)檔案妥善保管，嚴(yán)格遵守保密制度，不得違規(guī)借出或透露檔案內(nèi)容。主管部門要定期檢查信貸業(yè)務(wù)檔案的保管情況，檢查間隔期為每半年一次，并書面記錄檢查結(jié)果。
檔案保管期限：短期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少5年；中長期信貸業(yè)務(wù)到期結(jié)清的，其信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年；信貸業(yè)務(wù)到期時未結(jié)清，其后以現(xiàn)金或以資抵債方式收回的，短期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少10年，中長期信貸業(yè)務(wù)檔案再保管期限為至少15年；信貸業(yè)務(wù)到期未結(jié)清、至今未收回的(包括已核銷的信貸業(yè)務(wù))信貸業(yè)務(wù)檔案、各種報表的匯總表、檔案保管及銷毀清冊要永久保管。第二十三條、信貸業(yè)務(wù)檔案的銷毀。保管期滿的法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案要按照以下程序銷毀：
（一）檔案管理部門提出銷毀意見，編制法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
（二）經(jīng)檔案保管聯(lián)社主管信貸管理部門的負(fù)責(zé)人同意，并在法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案銷毀清冊上簽署意見。
（三）檔案管理部門和信貸管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案前，應(yīng)按照銷毀清冊上所列內(nèi)容清點核對；銷毀后，要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告主管信貸管理部門的負(fù)責(zé)人。政府檔案行政管理部門對檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法有另行規(guī)定的，應(yīng)同時執(zhí)行，禁止擅自銷毀檔案。第二十四條對于未按本規(guī)定履行職責(zé)，造成檔案損毀、遺失，及擅自銷毀、擅自對外提供、涂改、偽造客戶信貸業(yè)務(wù)檔案和擅自透露客戶信貸業(yè)務(wù)檔案信息的行為，視情節(jié)輕重，按有關(guān)規(guī)定對責(zé)任人給予行政處分，責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。
第五章附則
第二十五條、本辦法實施前已辦理信貸業(yè)務(wù)的檔案原則上要按本辦法進(jìn)行補充、整理、完善和歸檔；新發(fā)生信貸業(yè)務(wù)檔案必須嚴(yán)格按照本辦法進(jìn)行管理。
第二十六條、以錄音、錄像、掃描、縮微等方式保存的客戶信貸業(yè)務(wù)檔案也要集中到綜合檔案部門保管。個體工商戶貸款業(yè)務(wù)檔案管理參照本章有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，農(nóng)戶貸款業(yè)務(wù)檔案管理比照此辦法，并可適當(dāng)簡化。各市州聯(lián)社（辦事處）可結(jié)合實際情況制定信貸業(yè)務(wù)檔案管理實施細(xì)則，并報省聯(lián)社備案。
第二十七條、各級（辦事處）聯(lián)社在未建立貸后監(jiān)督檢查部門之前，法人客戶信貸業(yè)務(wù)檔案由信貸管理部門負(fù)責(zé)整理、審核，并直接移交綜合檔案部門。
第二十八條、本辦法由公司負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。
檔案管理制度篇三
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建設(shè)工程檔案管理制度
一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)............................2
二、檔案分類及歸檔范圍、要求..............................3
三、檔案移交、整理、編號..................................8
四、檔案的利用............................................9
五、檔案的保管...........................................11
六、檔案的銷毀...........................................12
七、檔案保密制度.........................................13
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一、管理責(zé)任部門及相關(guān)人員職責(zé)
（一）、人事行政部人事行政專員統(tǒng)一集中管理檔案并直接向人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)。
（二）、總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》。
（三）、人事行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)審核《檔案銷毀登記表》、《文件丟失損毀報告表》、《檔案借閱審批表》、《檔案查閱審批單》、《檔案復(fù)制審批單》，以及對檔案意外損毀事件進(jìn)行調(diào)查并提出報告。
（五）、其他部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審核本部門《檔案借閱審批表》、《檔案復(fù)制審批單》、《檔案查閱審批單》和明確相關(guān)人員負(fù)責(zé)收集保管本部門的檔案資料，對部門資料的完整性負(fù)責(zé)。
（六）、人事行政專員負(fù)責(zé)：
1、制度的推進(jìn)與執(zhí)行；各部門檔案管理體系的建立、優(yōu)化與督察；
2、督促檔案資料的移交；
3、檔案的收集、接收、鑒定、分類、裝訂、編號、編目、保管、銷毀、編研等；
4、檔案的提供利用、登記；
5、檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)；
6、負(fù)責(zé)檔案管理軟件系統(tǒng)的使用推廣、原始數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)。
（七）、各部門資料員/兼職資料員
1、制度在部門的執(zhí)行；
2、按公司要求建立本部門的資料管理系統(tǒng)并運作；
3、負(fù)責(zé)收集整理本部門形成的本制度歸檔范圍內(nèi)的文件，正規(guī)保管及利用，按期移交檔案室；
4、推進(jìn)本部門對檔案管理軟件系統(tǒng)的利用；
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（八）、檔案管理工作作為人事行政專員、部門資料員、部門兼職資料員每月工作計劃評價的考核內(nèi)容之一。
二、檔案分類及歸檔范圍、要求
1、文書檔案 1.1歸檔范圍： 1.1.1、集團資料
（1）各類營業(yè)證照（營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、開發(fā)資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證、投資協(xié)議、國土成交確認(rèn)函、國土合同等（2）公司章程
（3）集團公司或股東方發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等各類正式行文 1.1.2、紅頭文件
公司下發(fā)和上報的各類正式行文 1.1.3、外來文件
各政府機關(guān)部門、協(xié)會、學(xué)會下發(fā)給公司的與工程項目無關(guān)的其他行政性質(zhì)的通知、邀請等文件 1.1.4、會議資料
（1）會議紀(jì)要利用明源流程存檔（2）專題會會議講義 1.1.5、法律文件
（1）合同、協(xié)議審核；（2）訴訟材料
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1.1.6、物資采購合同 1.1.7、車輛資料
公司擁有所有權(quán)或使用權(quán)的機動車輛的基本信息資料、證件、保險單、維修記錄、事故資料 1.2歸檔要求：
1.2.1、集團證照資料：由人事行政專員關(guān)注各類營業(yè)證照更新時間，在證照更新后1周內(nèi)提出檔案復(fù)制申請，取得復(fù)印件存入檔案室，并統(tǒng)一加蓋“僅限 用”字樣。
1.2.2、行政文件：紅頭文件、法律文件于每月第一周移交；外來文件、車輛資料由行政專員處理完成后3日內(nèi)直接移交。
1.2.3、客服中心資料：法律文件、與客戶簽訂的協(xié)議原件于簽訂后3日內(nèi)移交檔案室。
1.2.4、銷售支持部門資料：銷售過程中產(chǎn)生蓋有銷售公司公章的承諾函或證明、銷售政策文件由銷控專員于產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室；客戶資料、銷售合同由銷支助理在分戶產(chǎn)權(quán)證辦理完成后1個月內(nèi)以樓棟為單位移交檔案室。
2、人事檔案
2.1、歸檔范圍
2.1.1勞動合同、聘用協(xié)議；
2.1.2一般員工調(diào)動、任免、離職、降職文件；
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2.1.3職稱評定材料； 2.1.4面試表；
2.1.5勞務(wù)合同糾紛及處理材料； 2.1.6員工培訓(xùn)計劃、總結(jié)、方案 2.2、歸檔要求
2.2.1員工個人檔案由人事專員保存于部門檔案柜； 2.2.2績效管理資料由人事專員于每年2月份移交檔案室； 2.2.3薪酬資料由人事行政部負(fù)責(zé)人保管。
3、科技檔案
3.1、歸檔范圍（附件：詳細(xì)列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察設(shè)計、施工、工程監(jiān)理的招投標(biāo)文件、合同（協(xié)議）。3.1.2預(yù)算、結(jié)算文件： 3.1.3項目核準(zhǔn)（立項）階段 3.1.4方案審查階段 3.1.5初設(shè)審查階段 3.1.6施工許可證階段 3.1.7預(yù)售階段
3.1.8竣工驗收備案登記階段 3.1.9產(chǎn)權(quán)證辦理階段
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3.2、歸檔要求
3.2.1政府有關(guān)部門或行業(yè)管理部門的批復(fù)、批示性文件，由報建人員取得后3日內(nèi)移交檔案室；銷支取得派出所出具的門牌號文件后3日內(nèi)移交人事行政專員。
3.2.2工程部檔案按項目的可行性研究、勘察、設(shè)計、施工、竣工驗收階段，在階段工作完成之日起七日內(nèi)移交人事行政專員。
3.2.3施工圖紙由工程部資料員按組團保存完整，并相應(yīng)在二次深化圖及其他工程部相關(guān)圖紙上加蓋“圖紙確認(rèn)”章、在技術(shù)洽談單、變更備忘錄后附圖（變更圖紙）上加蓋“變更確認(rèn)”章。
3.2.4招投標(biāo)文件、合同類檔案傳簽完成后，由經(jīng)辦人移交人事行政專員，人事行政專員存入檔案室一份，在另一份資料上加蓋“財務(wù)部存檔”字樣后移交財務(wù)部。
4、會計檔案
4.1、歸檔范圍
4.1.1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證； 4.1.2、會計賬簿類：
（1）總賬；（2）現(xiàn)金日記賬，（3）銀行存款賬、銀行明細(xì)賬；（4）輔助賬簿； 4.1.3財務(wù)報告類：
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（1）決算報表（經(jīng)會計師事務(wù)所審計后）；（2）月度、季度財務(wù)報表；（3）不定期重要一次性報表；（4）審計報告；（5）驗資報告；（6）資產(chǎn)評估報告。4.1.4其他類：
（1）會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；（2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單； 4.2、歸檔要求
4.2.1會計憑證、賬簿由財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員保存于部門檔案柜，財務(wù)部相關(guān)人員應(yīng)于次月前5個工作日內(nèi)完成當(dāng)月會計憑證、會計報表、會計帳簿的整理和裝訂工作。；
4.2.2財務(wù)報告類、其他類會計檔案由財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定人員于資料產(chǎn)生后3日內(nèi)移交檔案室。
5、實物檔案
5.1、歸檔范圍： 5.1.1、照片、音像類
（1）反映公司工程建設(shè)、經(jīng)營管理等主要職能活動以及重要的工作成果。
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（2）黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及著名人物參加與集團公司有關(guān)的重大公務(wù)活動。
（3）公司組織或參與的重大外事活動。（4）記錄公司重大事件。
（5）與其他檔案有密切聯(lián)系(如表彰、總結(jié)大會)。（6）其他具有保存價值。
5.1.2、公司獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等
5.1.3、上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送給本單位的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等
5.1.4、公司社會交往中獲贈的重要紀(jì)念品、公司組織的各種重大活動中形成的紀(jì)念品、其它有保存價值的實物
5.2、歸檔要求：
5.2.1、底片、沖洗的照片、說明一同整理和存放；數(shù)碼影像統(tǒng)一存入人事行政專員電腦專用文件夾。
5.2.2、其他實物檔案由各部門資料員或兼職資料員負(fù)責(zé)移交人事行政專員。
三、檔案移交、整理、編號
1、移交
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1.1、人事行政專員留存蓋章檔案后，在明源上歸檔，并在相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，由移交人確認(rèn)簽字。
1.2、各責(zé)任人按期移交檔案時在人事專員處相應(yīng)類別的《檔案歸檔登記表》中登記，并確認(rèn)簽字。
1.3、各部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動在相關(guān)費用報銷時，必須將有歸檔價值的文件資料向人事行政專員辦理交接手續(xù)，雙方簽字認(rèn)可后財務(wù)部才給予核報。
2、整理
人事行政專員：鑒定分類→掃描成電子文件→錄入卷內(nèi)目錄→錄入軟件系統(tǒng)→印臨時檔號→裝訂→對號裝盒→入檔案柜
3、編號
全宗號——保管期限—件號
四、檔案的利用
1、查閱
1.1、查閱的授權(quán)范圍
（1）總經(jīng)理、人事行政部負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱全部范圍檔案。（2）部門經(jīng)理有權(quán)查閱本部門產(chǎn)生的所有檔案。（3）普通員工有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的檔案。（4）跨部門檔案查閱需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
（5）由總經(jīng)理親自密封的絕密檔案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授權(quán)，均無權(quán)查閱該檔案。
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1.2、檔案查閱程序要求
（1）權(quán)限內(nèi)的檔案查閱，由查閱人直接在檔案室進(jìn)行紙質(zhì)查閱。（2）權(quán)限外的檔案查閱，由人事行政專員收到查閱者完成審批的“檔案查閱審批”流程后，引領(lǐng)查閱者在檔案室查閱相關(guān)資料，閱后即時歸還。
2、借閱
2.1、借閱程序要求
（1）員工憑經(jīng)審批的《檔案借閱審批表》外借檔案原件資料；（2）人事行政專員收到借閱者完成審批的“檔案借閱審批”流程后，找出檔案原件資料，要求借閱者在《檔案借閱登記表》上簽字，備查。2.2、檔案的歸還
（1）借出的檔案原件，人事行政專員應(yīng)定期進(jìn)行整理和跟蹤，督促各使用人及時歸還，歸還時在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。
（2）檔案使用人歸還檔案時要保證檔案的完整性和本來面目且不應(yīng)無故扣押檔案。2.3、其他規(guī)定
會計檔案原則上不借出。
3、檔案復(fù)制
申請復(fù)制檔案者完成審批流程后，由人事行政專員調(diào)取檔案原件進(jìn)行復(fù)制提供給查閱者，且在檔案復(fù)印件上加蓋“本復(fù)印件僅限于 用”字樣的印章。
所有屬歸檔范圍的資料移交檔案室或移交部門資料員后均不得由當(dāng)事人自行復(fù)印，必須按程序辦理。
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五、檔案的保管
1、檔案的保管期限
人事行政專員根據(jù)文件材料的價值，確定其保管期限，分別劃分為永久保存、長期保存兩類。
保管期限明細(xì)參見附件。
2、專項檔案的保管規(guī)定
2.1、公司各部門檔案（含會計檔案）：應(yīng)指定專人保管，整理立卷，裝訂成冊，存放在專門的檔案柜內(nèi)。人事行政部每月對各部門自行保管的檔案資料進(jìn)行檢查。
2.3、電子版檔案的傳遞和保存
（1）原則上除電子設(shè)備檔案和財務(wù)憑證、報表、帳簿檔案外其他檔案必須同時保存電子版檔案。
（2）人事行政專員制作電子版檔案的目錄，使其與紙質(zhì)檔案的順序一一對應(yīng)，并整和在檔案管理軟件系統(tǒng)上便于調(diào)用。
（3）每年7月份將上年電子版檔案刻制成光盤，一式兩份。定期檢查、殺菌殺毒。
3、檔案的正式裝盒、造冊、錄入軟件系統(tǒng)
3.1、裝訂要求：參照陜西省西安市檔案管理裝訂的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。3.2、裝盒、調(diào)整軟件系統(tǒng)時間：人事行政專員于每年三月進(jìn)行上年檔案的正式裝盒造冊及系統(tǒng)調(diào)整工作。
4、檔案的存放
檔案建目后應(yīng)存放在專用檔案盒內(nèi)，盒脊和面上應(yīng)清晰、牢固標(biāo)明類別、檔號、日期。每一檔案盒內(nèi)應(yīng)有卷內(nèi)目錄（分目錄）及備考表。
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裝盒檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜內(nèi)，按照、類別的次序自左向右，自上而下地排列。
5、檔案室環(huán)境
檔案室內(nèi)應(yīng)放置滅火器（干粉或1211），人事行政專員要了解其性能并能熟練使用。檔案柜架應(yīng)經(jīng)常放置防蟲藥（衛(wèi)生球、樟腦精、香葉醇），以防檔案損壞。
人事行政專員負(fù)責(zé)對檔案室的環(huán)境衛(wèi)生和防火、防潮、防蟲等情況進(jìn)行檢查，使環(huán)境符合檔案保管的要求。
6、檔案意外損毀的處理
檔案丟失或發(fā)生意外損毀時，人事行政專員應(yīng)立即將事件情況填寫《文件丟失損毀報告表》，報人事行政部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。
檔案丟失、或損毀無法進(jìn)行修補、復(fù)原，人事行政專員或借用人應(yīng)請有關(guān)部門協(xié)助設(shè)法重新補制。在進(jìn)行補救工作的同時，人事行政部經(jīng)理應(yīng)組織對事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。
六、檔案的銷毀
1、目的：判定檔案價值、定期對失去保存價值的檔案銷毀。
2、程序及要求
2.1、人事行政專員要定期鑒別檔案價值，識別出失去保存價值及保管期屆滿的檔案，并填寫《檔案銷毀登記表》，交人事行政部經(jīng)理及行政財務(wù)總監(jiān)審核，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后予以銷毀。
2.2、正式銷毀前人事行政專員應(yīng)再次進(jìn)行核對；銷毀時應(yīng)有人事行政專員和監(jiān)銷人同時在場；銷毀后人事行政專員在銷毀登記表上簽字確認(rèn)。2.3、檔案銷毀情況應(yīng)錄入檔案管理軟件系統(tǒng)。
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3、會計檔案的銷毀
3.1、會計檔案的銷毀應(yīng)由檔案室會同財務(wù)部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。3.2、總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
3.3、銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案室和財務(wù)部共同派人員監(jiān)銷。3.4、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告財務(wù)負(fù)責(zé)人。
3.5、保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
七、檔案保密制度
1、嚴(yán)禁將密級文件、資料帶回家或帶到公共場所，嚴(yán)禁在公共場所談?wù)撁孛苁马棧瑖?yán)禁在私人通信、通話中泄露秘密內(nèi)容；
2、打印密級文件的草稿、校對稿在文件制成后均應(yīng)銷毀，各部門掌握的文件、資料由人事行政部定期回收和銷毀；
3、嚴(yán)禁打聽和記錄與自己工作無關(guān)的秘密，嚴(yán)禁向他人傳播自己知曉的秘密內(nèi)容；
4、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便，將公司的客戶和業(yè)務(wù)自行經(jīng)辦或處理；
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5、嚴(yán)禁任何人利用工作之便或職務(wù)之便將所掌握的業(yè)務(wù)秘密轉(zhuǎn)交給其它單位從事與本司業(yè)務(wù)相關(guān)的工作；
6、嚴(yán)禁與工作無關(guān)的人進(jìn)入總經(jīng)理辦公室、檔案室、財務(wù)部資料室、工程部資料室等辦公重地；
7、公司領(lǐng)導(dǎo)或與公司利益密切相關(guān)的人員出差的任務(wù)、去向，知情者不得向他人泄露；
8、對模范執(zhí)行本規(guī)定者，公司給予表彰獎勵；對失密、泄露者，視其情節(jié)、后果輕重公司將給予行政、經(jīng)濟處罰；對因失密、泄密觸犯國家法律者，將報送司法機關(guān)對其依法處理。本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
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程
檔
案
管
理
制
度
2013年6月
檔案管理制度篇四
1、中華人民共和國檔案法的作用
為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，制定本法。
2、外國檔案編目的含義、任務(wù)和原則
含義：就是指把檔案管理的成果固定化，編制各種各樣的檔案檢索工具，使利用者能夠查到所需要的檔案文件。
任務(wù)：就是在檔案整理成果固定化的基礎(chǔ)上，為利用者查找檔案文件鋪平道路。原則：
3、檔案工作的管理體制
4、檔案中介機構(gòu)的含義與任務(wù)
含義：檔案中介機構(gòu)是一種社會服務(wù)性機構(gòu)，是由檔案行政部門和工商主管部門審批，自收自支，獨立核算，是獨立的法人組織，直接為機關(guān)、企業(yè)和個人代辦檔案事務(wù)的社會服務(wù)機構(gòu)。
任務(wù)：（1）、服務(wù)功能。以完成用戶委托的具體業(yè)務(wù)為主，主要包括：(1)傳授檔案專業(yè)知識和技能的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；(2)承接委托檔案的整理服務(wù)；(3)在檔案或技術(shù)轉(zhuǎn)讓過程中的技術(shù)中介服務(wù)，受委托代查代保管代寄存檔案服務(wù)；(4)現(xiàn)代化技術(shù)的設(shè)計推廣就用服務(wù)(如計算機輔助檔案管理系統(tǒng))。
（2）、咨詢功能。咨詢服務(wù)有口頭咨詢和書面咨詢?yōu)橹?。咨詢服?wù)主要由五方面組成：(1)技術(shù)咨詢，以檔案業(yè)務(wù)部門在檔案管理活動中的技術(shù)問題為咨詢的主要內(nèi)容；(2)管理咨詢，以檔案管理業(yè)務(wù)為咨詢的主要內(nèi)容；(3)專業(yè)咨詢，以提供種類專業(yè)知識為主要咨詢內(nèi)容；(4)研究咨詢，以提供政策性研究報告為主；(5)設(shè)計咨詢，以提供國內(nèi)外檔案理論研究成果與檔案工作的動態(tài)以及各項檔案科研成果為主要內(nèi)容。在以上各種咨詢活動中要告知解決問題的具體途徑和方法，提出指導(dǎo)性意見和具體方案。
（3）、法定功能。檔案中介機構(gòu)的法定功能，就是開展檔案鑒定、評估業(yè)務(wù)。國有企業(yè)，檔案作為一種財產(chǎn)，列入國有資產(chǎn)管理之中，檔案的評估業(yè)務(wù)也隨之產(chǎn)生。
5、信息資源代發(fā)和共享時代的檔案利用
6、檔案用戶需求的構(gòu)成
7、會計檔案的歸檔
一、歸檔時間（1）、每年形成的會計檔案，有會計部門按照財務(wù)例行歸檔要求負(fù)責(zé)整理立卷和裝訂成冊，當(dāng)年的會計檔案會在會計終了后，可暫由財務(wù)部門保存一年，期滿之后，由財務(wù)部門編訂清冊，在隔的一季度一交給檔案中心。
二、（1）、凡是歸檔的會計專業(yè)資料，都應(yīng)將憑證、賬簿和各種報表按項目分類，按憑證號、按時間順序先后排列。（a）、各種原始憑證要裝訂成冊，封面目錄填寫完整、清楚；（b）、各種賬簿、單行本，按統(tǒng)一編排頁次，封面內(nèi)容要填寫完整、準(zhǔn)確；（c）、各種報表按年、季、月分別裝訂成冊（2）、需要歸檔的案卷，裝訂時一律將金屬物（大頭針、曲別針、圖釘?shù)龋┏簦镁€繩裝訂；（3）、會計檔案的用紙、封皮、裝訂規(guī)格應(yīng)盡量統(tǒng)一，如需變化時，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)先與檔案
部門協(xié)商統(tǒng)一后變動，以便于保管（4）、會計檔案的書寫字跡材料要符合清晰、耐久等檔案保管的要求，特別是長期和永久保管的檔案，計算機打印要用激光打印機，手寫材料要用碳素墨水筆和藍(lán)黑墨水筆；
一、科技檔案管理的研究對象、任務(wù)和方法
科技檔案管理學(xué)的基本研究對象是科技檔案和科技檔案工作。
科技檔案管理學(xué)的研究任務(wù)是研究科技檔案的本質(zhì)、形成過程及其規(guī)律、種類、構(gòu)成、特點、功能和作用以及科技檔案的實體管理和開發(fā)利用等；研究科技檔案工作的基本原則和性質(zhì)；研究檔案事業(yè)組織和管理。
科技檔案的研究方法：以生產(chǎn)活動和生產(chǎn)力發(fā)展?fàn)顩r為出發(fā)點，以現(xiàn)代科技知識為基礎(chǔ)。
二、科技文件材料和科技檔案的概述、功能、特點(一)科技文件材料概述和類型
科技文件材料：記錄和反映生產(chǎn)、科研、紀(jì)檢、設(shè)備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱。
類型：(1)圖樣科技文件材料
(2)文字科技文件材料
(3)其他形式的科技文件材料
（二）科技檔案的概述
企事業(yè)單位和國家機構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件。
（三）、科技檔案的功能
1、科技檔案的知識儲備和依據(jù)憑證功能。
2、科技檔案情報功能。
3、科技檔案的促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟效益的功能。
（四）、科技檔案的特點
專業(yè)性、種類和類型的多樣性、成套性、現(xiàn)實性等特點。
三、科技文件材料的形成、積累
（一）、科技文件材料的形成。
科技文件形成工作，就是伴隨著企事業(yè)單位管理活動的進(jìn)行，按照一定的原則、要求與方法，有秩序地、有規(guī)律地編制和逐步形成文件的工作。
(二)、科技文件材料的積累
指按照一定的要求和方式，將文件材料及時集中的妥善保管起來。
積累工作的基本要求：一是明確職責(zé)。二是明確范圍，三是確保積累質(zhì)量，四是完善積累條件。
科技文件形成積累的方法和措施
1、以科技、生產(chǎn)程序和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為依據(jù)；
2、根據(jù)產(chǎn)品開發(fā)的類型和建筑工程的性質(zhì)；
3、抓住薄弱環(huán)節(jié)和難于形成的科技文件材料；
4、做好三納入、四參加、四同步，使科技文件材料形成積累制度化。
四、科技文件材料鑒別、整理、歸檔
(一)科技文件的鑒別.文件材料鑒別工作的主要內(nèi)容包括：歸檔文件完整性的鑒別、歸檔文件準(zhǔn)確性的鑒別、文件屬性的鑒別、文件保存價值和保管期限的鑒別以及歸檔文件密級的鑒別。(二)、科技文件材料的整理 1、組卷原則
遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持科技文件材料的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用（成套性）。
2、組卷的要求
（1）案卷內(nèi)科技文件材料內(nèi)容必須準(zhǔn)確反映生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備及其管理活動的真實情況。
（2）文件材料要真實、齊全完整、益于長期保存。
（3）案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久要求.不能有熱敏紙，不能用鉛筆、圓珠筆等。3、組卷方法
(1)直接針對具體項目的管理性科技文件材料放入所在針對的項目里組卷。
(2)產(chǎn)品、科研課題、基建項目、設(shè)備儀器方面的科技文件材料按其部件、結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷。
（3）引進(jìn)項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。
（4）一個單位保存一套相關(guān)的通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖，并單獨組卷；采用了這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項目，其科技文件材料組卷時可在卷內(nèi)備考表中說明并標(biāo)注標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖的圖號。組卷方法
（5）底圖以張為單位單獨保存和管理。
（6）產(chǎn)品更新?lián)Q代或更換零部件時，保留新形成的科技文件材料并單獨組卷排列在原產(chǎn)品案卷之后。
(7)設(shè)備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設(shè)備中的隨機文件材料可以單獨組卷。
4、卷內(nèi)科技文件材料的排列
案卷內(nèi)管理性文件按問題、時間和重要程度排列。
案卷內(nèi)圖樣材料按圖樣目錄排列沒有圖樣目錄的按其所反映的隸屬關(guān)系和有機聯(lián)系排列。
案卷內(nèi)科技文件材料排列應(yīng)文字材料在前、圖樣在后.有譯文的譯文在前,原文在后.5、案卷編目
a、卷內(nèi)科技文件材料頁號編寫 b、案卷封面的編制 c、案卷脊背的編制
d、卷內(nèi)目錄的編制 e、卷內(nèi)備考表的編制
6、案卷裝訂
1）案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。
2）案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊成統(tǒng)一幅面的，破損的要修復(fù),圖紙折疊時標(biāo)題欄露在右下角。
3）長期保存的案卷裝訂時必須去掉金屬物。
4）案卷采用散裝形式時，卷內(nèi)文件材料要按照要求有序排列。并且每份文件的右上角要加蓋“檔號章”.(三)、科技文件的歸檔
科技文件歸檔制度是用來指導(dǎo)歸檔工作的依據(jù)。歸檔制度的內(nèi)容包括歸檔范圍、時間、要求、份數(shù)、歸檔手續(xù)。
五、科技檔案的管理
科技檔案的管理包括：收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用。
（一）科技檔案的收集 科技檔案收集工作，是指基層科技檔案部門和科技專業(yè)檔案館，根據(jù)國家和專業(yè)主管機關(guān)工作的規(guī)定，通過接收等方式，把具有保存價值的科技文件或科技檔案，集中到科技檔案部門統(tǒng)一管理的一項業(yè)務(wù)管理活動。(二)科技檔案的整理
科技檔案的整理，是科技檔案進(jìn)入檔案部門后經(jīng)歷的第一次技術(shù)處理過程，即通過對科技檔案的分類或歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。分類原則、構(gòu)成
是以全部檔案為對象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。
科技檔案分類方案的構(gòu)成：說明、類目表和類號。
分類的基本方法：對象分類法、特征分類法?？萍紮n案具體分類
產(chǎn)品檔案二級類目按種類、型號設(shè)置。
科研檔案二級類目按課題設(shè)置。
基建檔案二級類目按工程性質(zhì)或用途設(shè)置。
設(shè)備儀器類檔案二級類目按設(shè)備儀器種類設(shè)置。
科技檔案的排架、編號
產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器類檔案分別按大類、項目（一個產(chǎn)品、一個課題、一項工程、一臺設(shè)備儀器）排架。
科技檔案號主要指科技檔案全宗號、分類號和案卷號。產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備儀器類檔案分別以最低分類類目編寫案卷順序號。
(三)科技檔案的鑒定
科技檔案的鑒定就是根據(jù)一定的原則和標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)地判斷科技檔案歷史與現(xiàn)實的價值，確定其保管期限。
科技檔案鑒定工作包括對科技檔案的價值鑒定和質(zhì)量鑒別兩方面內(nèi)容。
（四）科技檔案的保管
科技檔案保管工作，是在科技檔案日常管理中，創(chuàng)造適合科技檔案保管條件與環(huán)境，妥善保管科技檔案，建立和維護(hù)良好的科技檔案庫藏秩序和科技檔案業(yè)務(wù)工作。
（五）科技檔案的統(tǒng)計
科技檔案的統(tǒng)計工作是通過數(shù)字和報表，掌握和解釋科技檔案宏觀管理和微觀管理基本情況的一項科技檔案業(yè)務(wù)工作。
科技檔案的開發(fā)利用，就是將科技檔案中的各種實用價值予以揭示，并通過各種科學(xué)有效的方法，直接服務(wù)于國家的各項工作，滿足人們的各種利用需求的一項工作。開發(fā)利用工作內(nèi)容：
建立和完善科技檔案的檢索系統(tǒng)
開展科技檔案編研工作
采取多種方式，直接提供利用
收集反饋信息，不斷完善科技檔案的管理、服務(wù)系統(tǒng)
檔案管理制度篇五
檔案管理制度
發(fā)布日期：
2012-11-14 訪問次數(shù)
: 6649 信息來源:市招商局 字號：[ 大 中 保護(hù)視力色：小 ]
為加強檔案管理工作，提高檔案工作質(zhì)量，更好地為單位工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本局檔案工作的實際，制定本制度。
一、檔案立卷歸檔制度
為了使本局的立卷歸檔工作順利進(jìn)行，完整地保存本單位在各項活動中形成的文件材料，供領(lǐng)導(dǎo)工作決策和各項工作服務(wù)，特制訂本制度。
1、凡是在本局日常工作及重大招商活動中直接形成的應(yīng)當(dāng)歸檔并具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史真實記載。
2、本局領(lǐng)導(dǎo)和各科室承辦人員應(yīng)將辦理完畢或工作中形成的文件材料，及時主動地交檔案管理員立卷歸檔，集中管理，任何科室和個人不得據(jù)為已有。
3、文件歸檔范圍，按余姚市檔案局的有關(guān)規(guī)定收集。
4、局各科室按指定的兼職檔案人員，負(fù)責(zé)本科室在工作中形成的檔案，做好收集、整理工作，并按規(guī)定時間造好移交清冊，簽字驗收，移交局辦公室。
5、局辦公室檔案管理員按照檔案歸檔范圍要求，負(fù)責(zé)收集全部應(yīng)歸檔文件、基建、聲像等材料。
6、局辦公室財務(wù)人員應(yīng)在次年的六月底前，按規(guī)定立卷歸檔，暫由財務(wù)人員保存一年后，移交檔案管理人員。
7、電子文件實行集中統(tǒng)一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進(jìn)行，物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。
8、各科室根據(jù)歸檔要求，在應(yīng)歸檔電子文件產(chǎn)生時打上相應(yīng)的標(biāo)記；把經(jīng)辦過程中的情況隨時記錄在相應(yīng)的文件中；辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔，把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行分類集中拷貝，編制機讀目錄和《歸檔電子文件登記表》。
9、歸檔電子文件的著錄應(yīng)符合國家檔案著錄規(guī)則基本要求。入庫的電子檔案，每兩年要機讀抽查一次，發(fā)現(xiàn)問題及時補救。
10、各科室一般應(yīng)及時將上年度應(yīng)歸檔的電子文件向辦公室歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全、編目規(guī)范、帳目一致、手續(xù)清楚，移交清單一式二份，交接雙方簽字后各執(zhí)一份。
11、檔案管理員負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導(dǎo)工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準(zhǔn)確率。
12、隨著計算機技術(shù)和設(shè)備的更新、發(fā)展，對庫存電子檔案應(yīng)進(jìn)行同步更新復(fù)制或補救新版本，歸版或有問題的載體仍需保存三年。
二、檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是存入各類檔案的重地，庫房鑰匙由專人保管，非檔案室人員不得入內(nèi)。
2、庫房要堅固，有防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施，并采取必要的預(yù)防措施和設(shè)置必要設(shè)備，確保檔案的安全。
3、庫房內(nèi)要保持適應(yīng)的溫度和濕度。根據(jù)季節(jié)不同氣候變化加強管理，做好每日的溫、濕度記錄。
4、庫房內(nèi)經(jīng)常保持整齊、整潔，每天下班前要認(rèn)真檢查庫房，關(guān)好門窗，注意電源，清理廢紙等易燃物品。在庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，確保庫房安全。
5、庫房內(nèi)檔案分類存放，排列要整齊有序，編制櫥箱號碼和存放案卷示意圖，便于查找。不得在庫房內(nèi)存放個人物品或堆放雜物。
6、要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理校對工作，做到帳、物相符。對破損、變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補復(fù)制。庫藏檔案因移交、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據(jù)。
7、電子檔案應(yīng)配備專用的電子文件柜，每年定期備份，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設(shè)備；環(huán)境溫度選定在17℃—20℃，相對濕度選定在35%—45%。
8、檔案管理員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦好檔案庫房的交接手續(xù)。
三、檔案查閱利用制度
1、本單位檔案供本單位各科室查閱利用，查閱檔案資料時需辦理查閱登記手續(xù)，填寫“借閱登記表”。查閱黨組會議記錄須注明借閱用途，并經(jīng)黨組主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
2、外單位查閱檔案資料，須持所在單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，予以查閱。
3、查閱檔案，只限于在指定場所進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將案卷帶出綜合檔案室。
4、嚴(yán)守機密，不得翻閱和摘抄利用以外的檔案。
5、查閱檔案和需復(fù)?。ú糠只蛉浚n案材料的，應(yīng)在利用效果登記表上注明，并經(jīng)登記。
6、數(shù)字檔案查詢一般通過網(wǎng)上進(jìn)行，查閱者通過網(wǎng)上檔案查詢系統(tǒng)查詢檔案，檔案管理員接到查詢申請后，按檔案查借閱權(quán)限從網(wǎng)上發(fā)往借閱者。借閱者一周內(nèi)須將網(wǎng)上查閱的電子文件發(fā)回檔案室。如確因工作需要可去檔案室查閱紙質(zhì)檔案。
7、要愛護(hù)檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改、劃杠、折角、添字等，如發(fā)現(xiàn)有上述情況者，按《檔案法》規(guī)定進(jìn)行必要處理。
8、建立檔案《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》簿，查閱檔案資料者，要及時將利用效果反饋給綜合檔案室。數(shù)字檔案的查閱，查閱者需按要求在網(wǎng)上填寫《檔案借閱登記》和《檔案利用效果登記》，對借閱和利用進(jìn)行登記，以更好地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。
四、檔案保密制度
1、檔案管理員要增強保密觀念，嚴(yán)格遵守國家《檔案法》和《保密法》所規(guī)定的保密紀(jì)律，不得泄露所藏檔案的內(nèi)容，不準(zhǔn)出賣、盜竊檔案機密，違者按情節(jié)依法懲處。
2、定有密級文件、資料，統(tǒng)一由專人收拆登記，發(fā)送時不得以普通郵件寄發(fā)。
3、已歸檔的機密、秘密文件、資料，只限于直接需要的部門和人員使用，查閱時須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
4、各科室暫時保存的機密、秘密文件、資料，應(yīng)妥善保管，不要讓外來人員隨便翻閱，用后立即歸檔。
5、對定有密級的文件、資料，未經(jīng)密級審批單位批準(zhǔn)，一般不準(zhǔn)翻印和摘抄。摘抄保密文件、資料的工作筆記本，調(diào)離工作時收回注銷。
6、不得擅自擴大文件、資料的閱讀范圍，確因工作需要攜帶秘密以上文件、資料外出，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7、不歸檔的秘密及內(nèi)部（重復(fù)或多?。┪募?、資料，均應(yīng)登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定統(tǒng)一銷毀，不準(zhǔn)擅自處理和當(dāng)廢紙出售。
8、數(shù)字檔案要求配備專門工作人員負(fù)責(zé)計算機系統(tǒng)的管理工作，設(shè)置計算機操作系統(tǒng)用戶口令，安裝殺毒軟件，并及時更新。嚴(yán)禁在計算機上運行各種來歷不明的軟件、游戲等。
9、保密的電子檔案數(shù)據(jù)信息不得直接或間接與互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)絡(luò)連接，必須實行物理隔離。
10、對已存儲的電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改時，要建立修改臺帳。有保存電子數(shù)據(jù)檔案的計算機送維修時，應(yīng)將有關(guān)數(shù)據(jù)的內(nèi)容清空、刪除或?qū)⒂脖P摘除，并做計算機修理登記。
11、嚴(yán)格注意口頭保密，做到守口如瓶，執(zhí)行保密紀(jì)律，在公共場所、投稿、通訊、通電中，不得泄漏及涉及機密事項。電子檔案數(shù)據(jù)錄入工作人員必須遵守檔案保密制度，不得泄露所接觸檔案內(nèi)容。
12、定期組織或結(jié)合安全保衛(wèi)工作，進(jìn)行保密教育和保密檢查。
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